PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ HOẠCH
TRƯỞNG PX FLEXO
TRƯỞNG PX OFFSET TRƯỞNG CHẾ BẢN TRƯỞNG PX SÁCH TRƯỞNG PX GIẤY
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP
CỦA CÔNG TY
I Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp
Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2000, vì thế, công tác lập và thực
hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty khá chuẩn mực và nằm trong thể thống nhất
với các hoạt động quản lý khác nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng của
Công ty. Trong chuyên đề này, nhằm trình bày rõ được thực trạng công tác lập và
thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty, tác giả sẽ tập trung làm rõ một số điểm
chủ yếu sau:
- Tổ chức bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty: sự phân
công chức năng, quyền hạn, trách nhiệm và phối hợp giữa các thành viên
trong bộ máy này;
- Các căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty;
- Các nội dung cơ bản của kế hoạch tác nghiệp điển hình đang được Công ty
áp dụng;
- Hoạt động thực hiện kế hoạch tác nghiệp (điều độ sản xuất) của Công ty:
phương pháp thực hiện, hoạt động theo dõi, phân tích…
1. Bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất của Công ty
1.1. Sơ đồ bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất:
Sơ đồ:
1.2. Phân công chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác
nghiệp:
Phó Giám đốc: là người thực hiện các nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành sản xuất-kinh
doanh của toàn Công ty.
Phòng kế hoạch: là đầu mối chính trong lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tác
nghiệp, thể hiện qua việc:
- Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng hỗ trợ Phó Giám đốc trực tiếp lập kế

- Sổ giao nhận nội bộ…
- Các quy trình sản xuất và ghi chép tại từng công đoạn sản xuất, dây chuyền
sản xuất
2. Căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch tác nghiệp của Công ty được lập theo tháng, theo tuần và chịu ảnh hưởng
của 2 nhóm đơn hàng:
- Đơn hàng cho các kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ phù hợp với kế hoạch
năm do Tổng Công ty giao;
- Các đơn hàng ngắn hạn theo yêu cầu của khách hàng ngoài ngành và một số
thành viên trong Tổng Công ty không nằm trong kế hoạch cung ứng nội bộ;
Mỗi loại trên có những căn cứ lập kế hoạch tác nghiệp khác nhau.
- Với các đơn hàng cho nội bộ:
Hàng năm Tổng Công ty có một bản kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ
giao cho Công ty trong đó nêu rõ số lượng sản phẩm từng loại cần cung ứng
trong năm cho từng đối tượng/thành viên trong tổng. Công ty sẽ liên hệ với
các đơn vị thành viên để nắm rõ hơn lịch trình cụ thể cho các nhu cầu và lên
kế hoạch cho các tháng trong năm. Vì vậy kế hoạch tác nghiệp đối với các
sản phẩm này là tương đối rõ ràng và ổn định. Tuy nhiên, thực tế cũng có sự
điều chỉnh trong năm về số lượng và tiến độ các sản phẩm in như tạp chí còn
phụ thuộc cả vào tiến độ cung cấp nội dung in; (Xem thêm Bảng kế hoạch
cung ứng sản phẩm nội bộ tại Phụ lục…)
- Với các đơn hàng khác, do tính chất của các đơn hàng ngắn và khó có thể dự
báo trước, do đó, kế hoạch tác nghiệp được lập dựa trên: các hợp đồng đã ký
với khách hàng; các hợp đồng dự tính ký được trong tháng do Phòng Kinh
doanh và Phòng kế hoạch đưa ra.
Khi lên kế hoạch tác nghiệp cho các bộ phận của Công ty, Phòng Kế hoạch đã có
xem xét đến các yếu tố sau:
- Quy trình công nghệ: Quy trình công nghệ của Công ty đã được thể hiện
thành từng quy trình sản xuất cho từng phân xưởng, từng bộ phận, trong mỗi
phân xưởng, có các công đoạn kỹ thuật khác nhau cũng đã được mô tả. Cán

nghiệp cũng phải căn cứ vào tiến độ giao hàng và công suất của máy móc thiết bị
để chia nhỏ nhiệm vụ cho từng tổ, nhằm đảm bảo trong cùng một thời gian xưởng
vẫn vừa có thể thực hiện được đơn hàng khác không làm chậm tiến độ. Bởi ngay
khi ký hợp đồng kế hoạch đã ước tính được công suất của dây chuyền để có thể ra
lệnh sản xuất một cách chính xác, cũng như khâu tác nghiệp xác định nhiệm vụ cụ
thể cho từng khâu, công đoạn, từng tổ trong từng ca từng giờ sản xuất.
3. Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty
Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty được thể hiện ở việc chuẩn bị và lập
kế hoạch cho 5 yếu tố sau:
- Lên lịch sản xuất cho từng tổ, xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng của khách
hàng: thời gian, số lượng, chủng loại, quy cách;
- Lên kế hoạch mua và dự trù nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của
Công ty;
- Lên kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị;
- Kế hoạch tài chính ngắn hạn;
- Kế hoạch bố trí lao động;
- Kế hoạch bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp và cho người lao động.
3.1. Lập lịch trình sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu
Lịch sản xuất trong tuần được lập cho từng đơn hàng từng, xưởng sản xuất theo sự
sắp xếp của Phòng Kế hoạch. Đồng thời với việc lên lịch sản xuất, Phòng Kế
hoạch kiểm tra tình trạng tồn kho nguyên vật liệu, phân tích nhu cầu nguyên vật
liệu cần có của các đơn hàng và yêu cầu Phòng Kinh doanh xem xét, mua hàng đưa
vào kho trước các thời hạn quy định để đảm bảo cung cấp kịp thời cho các tổ sản
xuất. Thứ tự thực hiện các đơn hàng được Phòng Kế hoạch sắp xếp dựa trên độ gấp
của đơn hàng kết hợp với các đặc điểm của đơn hàng đó, ví dụ như: mức độ phức
tạp của các khâu chuẩn bị chế bản, tách màu, bình bản...hay độ sẵn có của nguyên
vật liệu. Với các đơn hàng phải mất nhiều thời gian tách màu, chế bản làm film sẽ
phải ưu tiên hơn.
Trong một số trường hợp, khi đơn hàng cần các nguyên vật liệu đặc dụng mà Công
ty không sẵn có và không thể mua được nhanh chóng, phải chờ nhập khẩu hoặc

tố giá cả và lịch trình thanh toán phù hợp với thực tế sản xuất đơn hàng, tạo thuận
lợi cho khách hàng đồng thời đảm bảo được nhu cầu tài chính thực hiện đơn hàng
của Công ty như đưa ra các tỷ lệ thanh toán trước phù hợp. Các hợp đồng và lịch
thanh toán này được Phòng Kế hoạch chuyển sang Phòng Tài chính – Kế toán để
theo dõi và cân đối nguồn vào. Khi Phòng Kế hoạch đưa ra yêu cầu cung ứng vật
tư cho Phòng Kinh doanh, phòng này có trách nhiệm kiểm tra tổng nhu cầu cần
mua, xác định mức ngân sách và báo cho Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện
chuẩn bị dựa trên cân đối các đầu vào các hợp đồng. Đối với các đơn hàng cung
ứng nội bộ, cũng thực hiện tương tự như các khách hàng ngoài ngành khác, tuy
nhiên cân đối có thuận lợi hơn do đã có kế hoạch sản lượng của cả năm.
Ví dụ như trong hợp đồng in cho Canon, số lượng 30.000 cuốn, giá trị hợp đồng
330 triệu, yêu cầu ứng trước 40% (tức 132 triệu), Phòng Kế toán dự kiến sử dụng
ngay số tiền này thanh toán cho việc mua giấy đợt 1 để thực hiện đơn hàng, dự trữ
giấy in loại này trong kho không còn đủ cho thực hiện đơn hàng.
3.4. Sắp xếp và bố trí lao động, nhân lực
Hàng năm, Công ty có lập kế hoạch nhân lực cho từng tháng trong năm nhưng dựa
trên các kế hoạch mở rộng, đào tạo của Công ty_. Trong quá trình tác nghiệp hàng
tháng, tuần, Phòng Kế hoạch căn cứ vào số lượng công việc phải hoàn thành, thời
điểm hoàn thành nếu xét thấy phải điều chuyển lao động hoặc tuyển dụng lao động
thời vụ sẽ kết hợp với phòng Hành chính xem xét cân đối năng lực lao động hiện
có theo định mức lao động của từng bộ phận với lượng công việc họ phải hoàn
thành để tuyển dụng, hoặc thuê lao động đáp ứng nhu cầu công việc.
3.5. Kế hoạch bảo hộ, vệ sinh công nghiệp cho người lao động
Ngành nghề kinh doanh của Công ty là sản xuất/ cung cấp dịch vụ in ấn và sản
xuất giấy vệ sinh và khăn thơm các loại. Công nhân chịu ảnh hưởng nhiều của
nghề nghiệp, phải tiếp xúc nhiều với các loại hoá chất độc hại từ giấy và mực in,
bụi giấy ảnh hưởng nhiều đến sức khoẻ của công nhân. Công tác bảo hộ lao động
được chú trọng góp phần tao sự yên tâm cho công nhân sản xuất. Trong quá trình
sản xuất in ấn được sử dụng máy móc là chủ yếu, số lượng máy móc nhiều kích
thước máy lớn, vận hành bằng điện do vậy đảm bảo trang thiết bị an toàn lao động

phòng kinh doanh để có sự chuẩn bị kịp thời các loại vật tư cần thiết.
Nếu đơn đặt hàng liên quan đến việc giao nhận hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ
đi kèm khác, Trưởng kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư đến
các Bộ phận liên quan để liên hệ, bố trí.
c. Giao nhận công việc
Sau khi đã có kế hoạch chuẩn bị về thiết bị, dịch vụ vật tư, Trưởng hoặc phó kế
hoạch tiến hành giao việc cho các cán bộ điều hành sản xuất để họ trực tiếp
triển khai, theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Quá trình
giao nhận việc được thực hiện thông qua Phiếu giao nhận việc. Trong quá trình
giao nhận việc giữa Trưởng kế hoạch và cán bộ điều hành sản xuất, mọi tài liệu
của khách hàng liên quan đến việc thực hiện hợp đồng như mẫu, market, film,
bản can,... cũng được bàn giao cho cán bộ điều hành sản xuất. Trong trường
hợp là những sản phẩm định kỳ đã dược ký hợp đồng nguyên tắc. Trưởng kế
hoạch có thể chỉ định cán bộ điều hành sản xuất làm việc giao nhận trực tiếp
với khách hàng.
Cán bộ điều hành sản xuất được giao việc của Phòng kế hoạc thực hiện viết
phiếu sản xuất và giao việc đến các bộ phận sản xuất liên quan, bao gồm:
- Phiếu sản xuất thiết kế, chế bản cho Tổ vi tính Bộ phận Chế bản
- Phiếu sản xuất cho Bộ phận chế bản, in Offset, sách
- Phiếu sản xuất cho bộ phận Giấy, flexo và gia công
Các phiếu xản xuất được lập và giao cho các bộ phận thực hiện 1 bản, phòng
kinh doanh 1 bản và lưu lại kế hoạch 1 bản. Cán bộ điều hành sản xuất căn cứ
vào Phiếu sản xuất để xắp xếp, tính toán và ghi đầy đủ, chi tiết vào các mục yêu