LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH, TUYỂN DỤNG LAO
ĐỘNG
I. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH TNNS
I.1 Khái niệm về hoạch định TNNS (kế hoạch hoá nhân lực).
Hoạch định TNNS là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và các
chương trình nhằm bảo đảm rằng cơ quan sẽ có đúng số lượng, đúng số người
được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ.
Hoặc nói một cách khác:
Hoạch định TNNS là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống
những yêu cầu về TNNS đề đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số người, có đầy đủ
các kỹ năng theo đúng yêu cầu.
Như vậy, thực chất hoạch định TNNS (kế hoạch hoá nguồn nhân lực) là
phương pháp xác định các yêu cầu về nguồn nhân lực trong tương lai và vì vậy nó
được xây dựng song song với các kế hoạch khác và tham gia vào mọi giai đoạn sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• MỘT SỐ KHÁI NIỆM.
Hoạch định nghĩa là tài liệu, tiên đoán, hay dự báo những thay đổi hay biến
thiên, cũng như phòng ngừa các rủi ro trong lai. Có bốn khái niệm hay từ ngữ được
sử dụng trong dự báo. Đó là:
- Trước nhất, đó là khái niệm xu hướng lâu dài hay xu hương trường kỳ (the long-
run trend): Xu hướng lâu dài là xu hướng dự báo nhu cầu đối với sản phẩm hoặc
nhân sự của một hãng, thường là năm năm trở lên trong tương lai. Thấy trước xu
hướng này là điều rất quan trọng bởi vì một hãng sẽ không tìm được đủ người có
đủ trình độ theo nhu cầu, nếu họ không chuẩn bị tuyển dụng và đào tạo nhân sự
trước. Lý do rất đơn giản là có một số loại công nhân chỉ cần đào tạo và phát triển
chỉ trong vài tuần lễ hay vài tháng, nhưng có loại phải đào tạo cả hàng năm mới có
khả năng đảm nhận các nhiệm vụ mới.
- Khái niệm thứ hai đó là khái niệm biến thiên theo chu kỳ (cyclical variation): Biến
thiên theo chu kỳ là một sự chuyển động hay biến động mà chúng ta có thể tiên
đoán được một cách hợp lý về tuyến xu hướng xảy ra trong giai đoạn hơn một
năm. Hiểu rõ được các vấn đề này rất quan trọng bởi vì chúng ta có thể tăng thêm
N
(Ngun: Giỏo trỡnh qun tr nhõn s - Nguyn Hu Thõn)
Nhỡn chung khi d bỏo TNNS nh qun tr phi suy xột nhiu yu t khỏc
nhau. Theo quan im thc t: Suy xột k nhu cu v sn phm v dch v ca
cụng ty l vic quan trng nht v trờn ht. Trong mt c quan sn xut kinh doanh
thỡ doanh thu cn phi d phũng trc tiờn. Sau ú, chỳng ta nghiờn cu khi
lng sn phm ỏp ng vi khi lng doanh thu ny. Sau cựng, chỳng ta mi
Các kế hoạch tổng thể
Phân tích
công việc
Chúng ta cần nhân lực
nào để hoàn thành
công việc
Nhân lực nào đã
có sẵn trong cơ
quan
Có ăn khớp
không
Nếu không chúng ta cần loại
người nào và làm cách nào
để tuyển mộ họ
Đánh giá thành
tích
Ngân hàng dữ
kiện của cơ quan
cung cấp nhân sự lấy từ đâu? Nguồn cung cấp nhân sự có thể lấy từ trong nội bộ cơ
quan hoặc phải tuyển mộ từ bên ngoài. Nhiều công nhân có sẵn trong cơ quan sẽ
đáp ứng đủ nhu cầu trong tương lai, cũng có khả năng trong tương lai xí nghiệp sẽ
hạn chế hoạt động vì nhiều lý do, lúc đó cấp quản trị sẽ phải áp dụng nhiều biện
pháp để giải quyết vấn đề phức tạp này. Rất nhiều trường hợp số công nhân hiện
hữu còn thiếu nhiều kỹ năng và chưa đủ khả năng đảm nhận các công việc trong
tương lai. Trường hợp này cần phải có các khoá huấn luyện....
2. Bước 2: Đề ra chính sách
Sau khi các chuyên viên phân tách và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng
của công ty nhờ vào hệ thống thông tin, bộ phận TNNS sẽ đề xuất một số chính
sách, thủ tục và kế hoạch cụ thể. nếu công ty đủ khả năng cung ứng nhu cầu. Công
ty có nên áp dụng chính sách có không hay cần sắp xếp lại. Trong trường hợp dư
thừa nhân viên công ty có chính sách gì và hành động như thế nào? Và trường hợp
thiếu nhân viên, công ty cần có chính sách và kế hoạch cụ thể. Trong cả hai trường
hợp trên, giám đốc nhân sự phải cân nhắc, tính toán sao cho phù hợp với ngân sách
của công ty, và trình lên cho ban giám đốc phê duyệt.
3. Bước 3: Thực hiện các kế hoạch.
Sau khi đã có các chính sách và kế hoạch, nhà quản trị TNNS sẽ phối hợp
với trưởng các bộ phận liên hệ để thực hiện chương trình và kế hoạch TNNS theo
nhu cầu. Cụ thể có hai kế hoạch sau đây:
3.1 Khiếm dụng nhân viên
Trong trường hợp khiếm dụng – nghĩa là thiếu nhân viên đúng theo khả năng,
nhà quản trị cần phải thực hiện thuyên chuyểnnhân viên theo đúng khả năng và
tiềm năng của họ hoặc thăng chức và giáng chức theo đúng khả năng và tiềm năng
của công ty. Tóm lại, nhà quản trị phải sắp xếp lại TNNS.
Trong trường hợp thiếu hẳn nhân viên, nhà quản trị phải thực hiện cả một
chương trình tuyển mộ, tuyển chọn nhân viên từ nguồn bên ngoài. Sau đây là các
chương trình cụ thể:
3.1.1 Thuyên chuyển
Nhờ các loại hồ sơ lưu trữ mà nhà quản trị dễ dành trong việc thuyên chuyển
ngoài.
3.2 Thặng dư nhân viên (surplus of personnel)
Sau khi phân tích và đối chiếu nhu cầu và khả năng hiện có về TNNS, nhà
quản trị sẽ thấy ngay TNNS của công ty ra sao. Trong trường hợp thặng dư, nhà
quản trị sẽ áp dụng các biện pháp sau đây:
- Hạn chế tuyển dụng lại
- Giảm bớt giờ lao động
- Cho về hưu sớm. Đây là vấn đề rất lớn đối với người Nhật. Hậu quả của việc tuyển
dụng suốt đời theo chủ nghĩa thâm niên làm ngân sách lương bổng phình to tới
mức nhiều công ty đã cho nhân viên về hưu sớm ở lứa tuổi 50, mực dù họ rất thiếu
nhân viên.
- Giãn thợ - cho nghỉ tạm thời (layoffs)
4. Bước 4. Kiểm tra và đánh giá
Trong mỗi giai đoạn, nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra xem xét các kế
hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đã đề ra hay không. Cần phải tiến
hành đánh giá các kế hoạch để từ đó rút ra những bài học và tích luỹ kinh nghiệm.
I.5 Các phương pháp dự báo tài nguyên nhân sự
Có rất nhiều phương pháp dự báo TNNS. Sau đây là một số phương pháp có
thể áp dụng được tại Việt Nam.
1. Phân tích xu hướng (Trend Analysis)
Cách dự báo sơ khởi một cách logic đó là nghiên cứu xu hướng tuyển dụng của
công ty trong 5 năm qua vào cuối kỳ mỗi năm. Mục đích là xác định xu hướng mà
nhà quản trị nghĩ rằng nó có thể tiếp diễn trong tương lai. Tuy nhiên, các yếu tố
khác - chẳng hạn thay đổi về doanh thu và năng suất, cũng sẽ ảnh hưởng tới nhu
cầu tuyển dụng.
2. Phân tích tỷ số nhân quả (Ration Analysis)
Đây là kỹ thuật xác định tỷ suất giữa một số nguyên nhân nào đó (chẳng hạn
doanh thu) và số công nhân cần phải có để đạt được kế hoạch doanh thu đó. Kỹ
thuật này cũng giống như dự báo yêu cầu về các loại nhân sự khác nhau. Chẳng
hạn, nếu bạn tính toán được tỷ suất giữa mại viên và thư ký, bạn có thể tính toán
yêu cầu họ cho biết các giải pháp.
6.2. huyên gia điền vào mẫu và nộp lại cho ban tổ chức.
6.3 quả được thu thập lại và chuyển lại cho các chuyên viên kèm theo bảng vấn
lục mới được đính lại và rõ ràng hơn.
6.4. huyên gia sẽ điền vào bảng vấn lục thứ hai. Tiến trình cứ như thế tiếp tục
cho đến khi họ đạt được sự nhất trí.
Kỹ thuật này rất tốn kém và mất nhiều thời gian cho nên chỉ nên áp dụng hạn
chế đối với các vấn đề quan trọng.
7. Ngoài các kỹ thuật phổ biến nêu trên đây còn có rất nhiều kỹ thuật khác như kỹ thuật dự báo tính từ
mức khởi điểm 0 (Zero base foressting), phương pháp từ dưới lên (bottom up approach – nghĩa là cấp dưới đề
kế hoạch lên cấp trên cao hơn), phương pháp mô phỏng áp dụng trong máy tính (simulation)....
II. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG
II.1 Các khái niệm cơ bản.
1. Khái niệm về tuyển mộ nhân viên
Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ
nhiều nguồn khác nhau đế đăng ký nộp đơn tìm việc làm.
Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng tuyển mộ là một hoạt động nhằm chuẩn bị
cho công tác tuyển chọn. Bởi vì tuyển mộ thu hút nhiều lao động để có cơ hội lựa
chọn những người thích hợp. Ngày nay, khi có nhu cầu tuyển mộ các doanh nghiệp
đều sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo, truyền hình hay
bảng thông báo... Đây là những hình thức đã giúp cho các doanh nghiệp thu hút
nhanh và nhiều người tới đăng ký.
Tuyển mộ nhân viên có thể từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng chủ yếu từ hai
nguồn chính: đó là nguồn nội bộ và nguồn từ bên ngoài (bạn bè của nhân viên,
nhân viên cũ, ứng viên tự nộp đơn xin việc, nhân viên của các hãng khác hay các
trường đại học và cao đẳng hoặc những người thất nghiệp hay công nhân làm nghề
tự do). Nhưng bất kể tuyển từ nguồn nào cũng phải có một chính sách thích hợp,
bởi vì mỗi nguồn có ưu và nhược điểm nhất định.
2. Khái niệm về tuyển chọn
Tuyển chọn là quá trình lựa chọn và ra quyết định xem trong số các ứng viên
1. Môi trường bên trong.
Môi trường bên trong là các yêu tố bên trong tổ chức, Công ty như khả năng
tài chính, chính sách nhân sự, thái độ quản trị, uy tín của Công ty và các hoạt
động xã hội, quảng cáo. Mặt khác, còn những yếu tố về các quan hệ công đoàn,
các chính sách về tiền lương, tiền thưởng.... Tất cả những yếu tố này có được
người lao động và đây chính là điểm hấp dẫn thu hút người lao động khi Công ty
tiến hành tuyển chọn.
Phẩm chất, khả năng của nhân viên luôn là yếu tố quan trọng. Nhưng yếu tố
này đôi khi bị xem nhẹ khi các điều kiện về thời gian và tài chính không cho
phép thực hiện một cách có quy mô. Như vậy, nhiều khi khả năng tài chính là
một cản trở, ảnh hưởng rất lớn đến tuyển chọn lao động. Mỗi Công ty đều có sứ
mạng và mục đích riêng của mình. Mỗi cấp quản trị đều phải hiểu rõ sứ mạng
của Công ty mình. Trong thực tế, mỗi bộ phận phòng ban đều phải có mục tiêu
của mình. Mục đích hay sứ mạng của Công ty là một yếu tố môi trường ảnh
hưởng đến các bộ phận chuyên môn như sản xuất, kinh doanh, tài chính và quản
trị nhân lực.
Theo Stephen P. Robbins thì môi trường rất quan trọng tiềm ẩn trong tổ chức
đó là bầu không khí văn hoá của tổ chức. Đó là hệ thống ý nghĩa hay giá trị được
chia sẻ. Những giá trị được chia sẻ này xác định, ở một mức độ lớn, những điều
mà công nhân viên thấy và xác định xem họ như thế nào. Những giá trị và niềm
tin được chia sẻ này tạo nên các chuẩn mực cho họ theo. Vậy, việc tuyển chọn
còn bị ảnh hưởng bởi bầu không khí văn hoá của Công ty, một Công ty có bầu
không khí năng động thoải mái, chắc chắn các cấp quản trị sẽ chọn được những
người có đầu óc thông minh, có tham vọng và nhất là năng động và óc sáng
kiến. Việc tuyển dụng còn ảnh hưởng bởi phản ứng của công đoàn chắc chắn
công đoàn sẽ phản ứng nếu tuyển chọn không bình đẳng, phân biệt đối xử.
2. Môi trường bên ngoài.
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển chọn của một tổ chức từ bên ngoài
được gọi là môi trường bên ngoài. Đó là các yếu tố khung cảnh kinh tế dân số -
lực lượng lao động, luật lệ của nhà nước, văn hoá xã hội, đối thủ cạnh tranh,
- Nhân viên thực hiện những công tác gì?
- Khi nào công việc được hoàn tất?
- Công việc được thực hiện ở đâu?
Copyright: Tài liệu đại học ©