CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU
TIỀN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
I. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
1. Ý nghĩa
Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh biểu
hiện sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm các
hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tròn tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên
chu kỳ sản xuất. Theo cách nhìn của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá
trình này bao gồm rất nhiều các chu trình nghiệp vụ cụ thể, mỗi chu trình
nghiệp vụ lại được cấu thành bởi tập hợp những nghiệp vụ kinh tế có liên quan
chặt chẽ với nhau. Trước hết, doanh nghiệp huy động các nguồn vốn có thể có
trên cơ sở tự có, vay mượn trả lãi (chu trình huy động- hoàn trả vốn), các
nguồn này được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ như tiền mặt, tiền gửi, các
khoản tương đương tiền (chu trình vốn bằng tiền). Nguồn vốn bằng tiền đó
được dùng để mua sắm tư liệu sản xuất, các hàng hoá, dịch vụ (chu trình mua
hàng- thanh toán) và thuê nhân công (chu trình tiền lương- nhân viên) để tiến
hành sản xuất và tích trữ sản phẩm hàng hoá (chu trình hàng tồn kho). Kết
thúc một chu kỳ kinh doanh là chu trình bán hàng- thu tiền.
Như vậy, chu trình bán hàng- thu tiền được coi là chu trình cuối cùng, nó
không chỉ đánh giá hiệu quả của chu trình trước đó và hiệu quả của toàn bộ
quá trình sản xuất kinh doanh và khả năng bù đắp chi phí để tiếp tục mở rộng
quy mô sản xuất. Một chu trình nghiệp vụ bán hàng- thu tiền hiệu quả có nghĩa
là vốn được huy động đúng mức tạo tiền đề cho sản xuất và cho các chu trình
tiếp theo được thực hiện một cách có hợp lý.
Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, quá trình tiêu thụ được
thực hiện khi hàng hoá, dịch vụ được chuyển giao, được người mua chấp nhận
thanh toán. Theo đó, có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau:
Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Doanh nghiệp giao hàng cho người mua
trực tiếp tại kho hoặc các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp và chuyển
quyền sở hữu cho người mua.
Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: Doanh nghiệp chuyển hàng

Lập chứng từ bán h ngà
Bộ phận kho
Kế toán thanh toán
Lưu chứng từ
Trường hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân
chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 02: Quy trình luân chuyển chứng từ
Nhu cầu cung cấp dịch vụ
Bộ phận kinh doanh
Thủ trưởng hoặc kế toán trưởng
Ghi sổ doanh thu và các sổ khác
Cung cấp dịch vụ
Ký duyệt hoá đơn dịch vụ
Lập chứng từ bán h ngà
Bộ phận cung cấp dịch vụ
Kế toán bán h ngà
Lưu chứng từ
Thủ
quỹ
Thu tiền
2.1. Chứng từ
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước và năm nay
+ Các hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Đây là thoả
thuận của doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hoá và dịch vụ mà doanh
nghiệp cung cấp. Đây là văn bản pháp lý để quy định rõ quyền và nghĩa vụ của
các bên tham gia ký kết hợp đồng.
+ Các đơn đặt hàng của các khách hàng
+ Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán
+ Biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế; biên bản quyết toán
cung cấp hàng hoá dịch vụ.

Sơ đồ 05: Theo phương thức bán hàng trả góp
TK 511 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng
TK 3331
VAT phải nộp
TK 515
Lãi trả góp
Sơ đồ 06: Đối với các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán trả lại, doanh thu
trả trước và dự phòng phải thu khó đòi.
TK 111,112,131 TK 521,531,532 TK 511 TK 111,112
Chiết khấu, giảm Kết chuyển các khoản Doanh thu nhận ngay
giá hàng bán giảm trừ doanh thu TK 3387
Doanh thu Doanh thu
Kỳ này Nhận trước
TK131 TK 642
DT chưa thu
TK 3331 Xử lý
nợ phải thu
VAT
phải nộp

TK 711 TK 139
Hoàn nhập dự Lập
Phòng nợ khó đòi dự phòng
3. Chức năng của chu trình bán hàng thu tiền
Bán hàng- thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá, quá
trình trao đổi hàng tiền và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền.
Hàng hoá và tiền tệ ở đây được xác định theo bản chất kinh tế của chúng.
Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng và có thể bán được. Tiền tệ
là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi quan hệ giao dịch thanh toán được

Chức năng này do bộ phận kế toán thực hiện. Khi thực hiện các nghiệp
vụ bán hàng cần đảm bảo rằng tất cả các đợt giao hàng đều phải được lập hoá
đơn và chỉ được lập hoá đơn đối với các nghiệp vụ giao hàng thực sự xảy ra.
Nghiệp vụ giao hàng phải được lập hoá đơn theo giá chuẩn được phê duyệt. Số
tiền ghi trên hoá đơn phải được tính toán chính xác, các hoá đơn bán hàng
phải được ghi sổ doanh thu đúng thời điểm mà nghiệp vụ đó phát sinh.
Xử lí ghi sổ các khoản phải thu
Tiền mặt phải được ghi vào sổ Nhật kí thu tiền, còn các khoản phải thu
từ khách hàng thì theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo
đúng số tiền và đúng thời kì.
Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại phải được phê
chuẩn bởi người có thẩm quyền trước khi chính thức ghi sổ và phải ghi sổ kịp
thời, đầy đủ.
Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu nhưng không thu được
Công việc này thực hiện trong trường hợp khách hàng không có khả
năng thanh toán. Việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng quy định vè chế độ
tài chính kế toán hiện hành.
Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, trước khi khoá sổ
tài khoản và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các
khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này
và đưa vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Lập dự phòng các khoản phải
thu khó đòi nhằm mục đích đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn
chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán.
Với những chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đảm
nhận từng phần việc cụ thể. Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, người quản lí
doanh nghiệp có thể nắm bắt được các thông tin về nghiệp vụ bán hàng.
Vì thế với các nhiệm vụ xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tài
chính nói chung và các thông tin về chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng thì

hình thức kế toán và các phương thức kế toán cho phù hợp với Doanh nghiệp
mình nên hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong các đơn vị khác nhau là khác
nhau.
Việc đánh số thứ tự các chứng từ
Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa
đề phòng được việc bỏ sót, giấu diếm vừa tránh được việc trùng lặp các khoản
phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng.
Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua
Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông
thường hàng tháng có sự tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán
với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng
và thu tiền. Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này
có thể phân công cho người không có liên quan lập ra và gửi qua bưu điện để
người mua dễ dàng trả lời.
Việc xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng
KSNB phải tập trung vào 3 điểm chủ yếu:
+ Bán chịu, bán trả chậm hoặc các chế độ bán hàng hoặc được duyệt y
trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng.
+ Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi đã được phê chuẩn với đầy đủ
các chứng từ đi kèm.
+ Giá bán hàng phải được duyệt trong đó các chi phí vận chuyển, các
hàng giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán phải được thoả thuận trước vì
các khoản này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá bán hàng.
Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán
Việc cách ly đầy đủ trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm
ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền.
Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện
kiểm soát
Đây là yếu tố chủ yếu phát huy nội lực của KSNB. Thông thường nếu sử
dụng KTV nội bộ hoặc kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc

Đối với mục tiêu các khoản tiền thu được đều được phân loại đúng đắn.
KSNB phải thiết kế hệ thống kế toán với sơ đồ tài khoản kế toán chi tiết quy
định quan hệ đối ứng trong các nghiệp vụ thu tiền.
Đối với mục tiêu các khoản tiền thu được đều vào sổ quỹ, sổ cái tổng hợp
các tài khoản 112, 111 chính xác thì KSNB cần tách nhiệm vụ ghi sổ với nhiệm
vụ đối chiếu định kỳ cũng như việc rà soát nội đối với công tác chuyển sổ, cộng
dồn.
II. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN
1. Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán
Báo cảo tài chính
BCTC là tấm gương phản ánh tình hình tài chính của một doanh nghiệp
tạo một thời điểm nhất định và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đó trong
một khoảng thời gian nhất định.
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA số 700 : Báo cáo kiểm toán
phải nêu rõ ý kiến của KTV và công ty kiểm toán về các BCTC trên
phương diện phản ánh (hoặc trình bày) trung thực và hợp lý trên các
khía cạnh trọng yếu, trên phương diện tuân thủ các chuẩn mực và chế
độ Kế toán hiện hành (hoặc chấp nhận ) và việc tuân thủ các quy định
pháp lý có liên quan.
Chu trình bán hàng- thu tiền là một chu trình tương đối phức tạp với số
lượng nghiệp vụ phát sinh lớn và liên quan nhiều chỉ tiêu trên BCTC. Chu trình
bán hàng- thu tiền là một phần của cuộc kiểm toán. Nó có mối quan hệ mật
thiết với các chu trình khác vì vậy, khi kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền
nhất thiết phải kết hợp kết quả kiểm toán của các chu trình khác.
Sơ đồ 08: Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng- thu tiền với các chu trình khác
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Chu trình bán h ng - à
thu tiền
Chu trình huy động - ho n trà ả vốn
Chu trình mua v o- thanh toán à