BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ
CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: TH.S TRẦN THU HÀ

Sinh viên thực hiện

: ĐINH HẢI YẾN

Mã SV

: 1405QTVC066

Lớp

: ĐH_QTVP14C

Khóa

: 2014 - 2018


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI

Từ viết tắt

Nghĩa của từ viết tắt

KH

Khoa học

VP

Văn phòng

QĐ

Quyết định

KHXH

Khoa học xã hội

NĐ- CP

Nghị định Chính phủ

VB

Văn bản


1.5.3. Chức năng pháp lý. ......................................................................... 14
Tiểu kết ........................................................................................................... 15


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP
VIỆT NAM..................................................................................................... 16
2.1. Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam............ 16
2.1.1. Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam........................ 16
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. ........... 16
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.......... 19
2.2. Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. .................................................... 22
2.2.1. Sự chỉ đạo của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đối với Công
tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý ............................................. 22
2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý .............. 23
2.2.3. Số lượng các văn bản ban hành...................................................... 24
2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý ........... 26
2.2.5. Thể thức văn bản............................................................................. 31
2.2.6. Văn phòng hành chính của văn bản ............................................... 36
2.2.7. Quản lý văn bản .............................................................................. 37
2.2.8. Đánh giá Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam....................................................... 41
Tiểu kết ........................................................................................................... 47
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC
LÂM NGHIỆP VIỆT NAM. ........................................................................ 48
3.1. Tầm quan trọng của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. ............................... 48
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện Công tác Soạn thảo và ban hành văn

cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho
hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực
đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường
hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng
kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của
đời sống kinh tế - xã hội.
Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung
còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu
mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình
tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi, và những văn bản đó đã, đang
và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội,
làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước.
1


Qua thời gian học tập và nghiên cứu ở trường ĐH nội vụ Hà Nội và tìm
hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở đây. Thực
tế vấn đề công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp
Việt Nam. còn nhiều cấn đề cần quan tâm và đổi mới. Hiểu được tầm quan
trọng trong công tác soạn thảo văn bản em xin chọn đề tài : Công tác Soạn
thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam.. Thực trạng và giải pháplàm khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Để thực hiện đề tài “Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Thực trạng và giải pháp”, tôi thấy
cần tìm hiểu các khái niệm “văn bản”, “quản lý văn bản”, vai trò của công tác
soạn thảo và quản lý văn bản,... Vì vậy, tôi đã tìm đọc Giáo trình “Lý luận và

Bài viết sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến
Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý.
- Phương pháp thu thập thông tin từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm
mục đích tìm ra những khái niệm và tư tưởng cơ bản là lý luận cho đề tài;
- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được
với phần lý luận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định
được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một
số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Công tác soạn thảo soạn thảo và ban
hành văn bản quản lýtại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
6. Bố cục của đề tài
Chương 1. Cơ sở lý luận về Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý.
Chương 2. Thực trạng Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn
bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
Chương 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo soạn
thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam..

3


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các
thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay
ngôn ngữ nhất định nào đó. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của

Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước,
không phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất
kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện
nay,khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình
trong hoạt động của một cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm
văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản
lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền
đạt mệnh lệnh, traođổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách
hành chính – công vụ.
1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong
hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích
của Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo
Điều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản
quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:

5


1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật:
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự
chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã
hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật 2015 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm
1996 và 2003 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật năm 2003).

1.2.3. Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban
hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.
Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này
thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội
dung và hình thức của chúng.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác
nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
1.3. Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
Nội dung soạn thảo và ban hành VBQL là trình tự các bước được sắp
xếp khoa học mà cơ quan QLNN nhất thiết phải tiến hành trong Công tác
Soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
phạm vi hoạt động (4 bước) :
Chuẩn bị
Lập đề cương, viết bản thảo
Trình duyệt, ký văn bản
Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB
• Bước 1: Chuẩn bị
Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
Xác định mục đích ban hành VB, đối tượng và phạm vi áp dụng của VB
Xác định tên loại VB
7


Thu thập và xử lý thông tin
* Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
- Lập đề cương:
+ Đề cương VB là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở
nội dung VB
+ Đề cương VB được xây dựng trên cơ sở những vấn đề được xác định

Đối với VB được thông qua theo chế độ một thủ trưởng: trên cơ sở bàn
bạc, tìm hiểu, thống nhất ý kiến với ban lãnh đạo, thủ trưởng xem xét ký ban
hành và phải chịu trách nhiệm pháp lý về VB mình đã ký.
• Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB (thuộc nhiệm
vụ của cán bộ văn thư)
Ghi số, ngày tháng năm ban hành VB
Vào sổ VB đi, sổ lưu VB
Kiểm tra lần cuối về thể thức VB
Nhân VB đủ số lượng ban hành
Đóng dấu cơ quan
Bao gói và chuyển giao VB
Với những VB quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi VB, cần tiếp
tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận VB.
1.4. Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
1.4.1. Yêu cầu về nội dung:
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính
quyết định đến chất lượng của văn bản.Nó chứa đựng những quy phạm,
những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh.Trong quá
trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác
định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn
bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như
thế nào. Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban
9


hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để
đánh giá hiệu quả mang lại nó.
Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành.

vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi:
được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều
chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành
văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là
sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được
tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có
khả năng thực thi.
Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách
nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể
thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế xã hội.
1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được
thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá
trị pháp lý cho văn bản. Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110 / 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã
quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao
gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên
loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ
mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
11


Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông
tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.

bản hành chính nhà nước có các chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức
năng pháp lý.
1.5.1. Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn
bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức
năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:
- Ghi lại các thông tin quản lý.
-Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống
quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài.
- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.
- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ
thống truyền đạt thông tin khác.
Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh sẽ giúp cho các cơ
quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của
mình.
1.5.2. Chức năng quản lý.
Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức
năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt
công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.
- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng
thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định.
- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả
hoạt động quản lý.

13


Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hộ của
tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã

dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng
quy định pháp luật về nội dung và thể thức.
Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những
yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị
pháp lý cho văn bản. Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài
nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản.
Tiểu kết
Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của Công tác Soạn thảo và ban
hành văn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầu
của công tác soạn thảo văn bản. Từ đó nhận thức tầm quan trọng của công tác
này, tính thiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và ban hành văn bản
đồng thời làm nền móng để phân tích và đưa ra những nhận xét về thực trạng
thực hiện công tác này tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..

15


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM.

2.1. Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
2.1.1. Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
Viện Nghiên cứu Lâm nghiệp là tiền thân của Viện Khoa học Lâm
nghiệp Việt Nam., được thành lập năm 1961. Quá trình phát triển từ 1 viêṇ là
Viện Nghiên cứu Lâm nghiệp 1961-1971; sau đó thành 3 viêṇ (Viện Lâm
nghiệp 1972-1988, Viện Công nghiêp̣ rừng 1974-1988, Viêṇ Kinh tế Lâm
nghiê ̣p 1981-1988); và hơ ̣p nhấ t thành Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. (từ 1988 đế n nay).



- Các đơn vị sự nghiệp khoa học trực thuộc Viện:
Viện Nghiên cứu Lâm sinh, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội.
Viện Nghiên cứu Công nghiệp rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà
Nội.
Viện Nghiên cứu Giống và Công nghệ sinh học Lâm nghiệp, trụ sở
chính đóng tại thành phố Hà Nội.
Viện Nghiên cứu Sinh thái và Môi trường rừng, trụ sở chính đóng tại
thành phố Hà Nội.
Viện Khoa học Lâm nghiệp Nam Bộ, trụ sở chính đóng tại thành phố
Hồ Chí Minh.
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Tây Bắc, trụ sở chính đóng tại thành
phố Sơn La, tỉnh Sơn La.
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp vùng Trung tâm Bắc Bộ, trụ sở chính
đóng tại huyện Đoan Hùng, tỉnh Phú Thọ.
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Đông Bắc Bộ, trụ sở chính đóng tại
thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc;
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Bắc Trung Bộ, trụ sở chính đóng tại
thành phố Đông Hà, tỉnh Quảng Trị.
Viện Khoa học Lâm nghiệp Nam Trung Bộ và Tây Nguyên, trụ sở
chính đóng tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng.
Trung tâm Nghiên cứu Lâm sản ngoài gỗ, trụ sở chính đóng tại thành
phố Hà Nội.
Trung tâm Nghiên cứu Bảo vệ rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà
Nội.
Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế Lâm nghiệp, trụ sở chính đóng tại thành
phố Hà Nội.

18