BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
----------

LỮ THỊ KIM PHỤNG

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP
TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2012


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
------------

LỮ THỊ KIM PHỤNG

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP
TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Chuyên Ngành
Mã ngành


Danh mục các hình vẽ, đồ thị
MỞ ĐẦU ........................................................................................................................1
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP ....................................................5
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN .............5
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán .................................................................5
1.1.2. Các chu trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán .........................6
1.1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán .......................................8
1.2. HỆ THỐNG ERP....................................................................................................8
1.2.1. Khái quát về hệ thống ERP .................................................................................8
1.2.2. Ảnh hƣởng của hệ thống ERP đến hệ thống thông tin kế toán .........................10
1.2.2.1. Dữ liệu đầu vào...............................................................................................10
1.2.2.2. Hệ thống xử lý ................................................................................................11
1.2.2.3. Lƣu trữ ............................................................................................................12
1.2.2.4. Thông tin kết xuất ...........................................................................................12
1.2.3. Các lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa ......................13
1.3. KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG
ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA ......................................14
1.3.1. Rủi ro hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP .................14
1.3.2. Phân loại hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán ................................15
1.3.3. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh
nghiệp nhỏ và vừa........................................................................................................17
1.3.3.1. Kiểm soát chung .............................................................................................17
1.3.3.2. Kiểm soát ứng dụng (Kiểm soát chu trình nghiệp vụ) ...................................21
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ............................................................................................23


CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH
THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ......................24



3.1. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH
DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG
ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA .............................................................43
3.1.1. Thiết kế, chọn lọc và áp dụng hoạt động kiểm soát phù hợp với mục tiêu, điều
kiện của doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đã và đang ứng dụng ERP...................43
3.1.2. Nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin
kế toán..........................................................................................................................43
3.1.3. Tối ƣu hóa hệ thống ERP ..................................................................................44
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH
THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ......................45
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ..............46
3.2.1.1. Mục tiêu kiểm soát .........................................................................................46
3.2.1.2. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu .......................................46
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí ...................50
3.2.2.1. Mục tiêu kiểm soát .........................................................................................51
3.2.2.2. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí ............................................51
3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHUNG VỀ MẶT CÔNG NGHỆ KỸ
THUẬT ........................................................................................................................57
3.4. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP ............60
3.5. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH
NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA ............................................................................................61
3.5.1. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa .....................................................................61
3.5.2. Đối với nhà cung cấp dịch vụ, tƣ vấn và triển khai ERP ..................................62
3.5.3. Đối với cơ quan hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa .............................................63
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ............................................................................................63
KẾT LUẬN CHUNG ...................................................................................................64

COSO

lận về báo cáo tài chính
(Committee of Sponsoring Organizations)

ERP

: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(Enterprise Resources Planning)
: Hệ thống thông tin quản lý

MIS
(Management Information System)
: Doanh nghiệp nhỏ và vừa
SME
(Small and Medium Sized Enterprise)
: Đạo luật Sabanes- Oxley
SOX

(Sarbanes- Oxley Act)

TP.HCM : Thành phố Hồ Chí Minh
UPS

: Bộ lƣu điện
(Uninterruptible Power System)


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Tiêu thức phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa .............................................. 25

thông tin của doanh nghiệp đƣợc tập trung, và có khả năng chia sẻ cho tất cả bộ phận,
phòng ban theo nhu cầu cập nhật và truy xuất thông tin. Hơn thế nữa, ERP giúp cho
doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hoạt động kinh doanh . Hệ thống ERP mang lại khả
năng đáp ứng thông tin cho cả yêu cầu bên trong (kế toán quản trị) lẫn bên ngoài
doanh nghiệp (kế toán tài chính). Đồng thời, ERP giúp cho việc xử lý thông tin kế toán
đƣợc nhanh chóng hơn, cung cấp thông tin kịp thời.
Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP có
trung thực, hợp lý và đáng tin cậy không. Điều này phụ thuộc vào hệ thống kiểm soát
hệ thống thông tin kế toán tốt hay không, đặc biệt là hoạt động kiểm soát trong chu
trình doanh thu và chu trình chi phí. Do đó, việc kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
trong môi trƣờng ứng dụng ERP là yêu cầu cần thiết hiện nay của các doanh nghiệp
nhỏ và vừa trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Ở Việt Nam, cũng đã có một số công trình nghiên cứu về hệ thống ERP, về hệ
thống thông tin kế toán nhƣ là của Trần Thanh Thúy, 2011, “Tình hình ứng dụng ERP
và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp
Việt Nam”, hoặc là của Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, 2011, “Kiểm
soát và đảm bảo an toàn hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa”, Tạp
chí khoa học và công nghệ, Đại học Đà Nẵng – Số 3. Tuy nhiên, trong các công trình
trên, chƣa có đề tài nghiên cứu nào về kiểm soát hệ thống thống tin kế toán trong
doanh nghiệp nhỏ và vừa, mà các doanh nghiệp này ứng dụng ERP.
Với tinh thần đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI
TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH”.


~2~

2) Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
 Hệ thống hóa các lý luận về kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP

vực thƣơng mại, dịch vụ.
4) Phƣơng pháp nghiên cứu
Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu đã đề cập bên trên, đề tài sử dụng kết hợp các
phƣơng pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lƣợng dựa trên cơ sở phƣơng
pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Ngoài ra, đề tài đã sử dụng những
phƣơng pháp kỹ thuật chủ yếu nhƣ phƣơng pháp thống kê mô tả, thống kê phân tích,
phân tích so sánh và tổng hợp.
 Phƣơng pháp nghiên cứu định tính chủ yếu đƣợc sử dụng trong đề tài là để

nghiên cứu lý luận về hệ thống ERP, phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát hệ thống


~3~

thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa, chủ
yếu là chu trình doanh thu và chu trình chi phí.
 Phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng đƣợc sử dụng để trình bày, mô tả, phân

tích tình hình ứng dụng ERP và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng
ứng dụng ERP của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Những thông tin dùng trong phân tích đƣợc thu thập từ những nguồn cụ thể sau:
 Nguồn thông tin thứ cấp: Những vấn đề lý luận đã đƣợc đúc kết trong sách

giáo khoa chuyên ngành trong nƣớc và nƣớc ngoài. Các số liệu thống kê đã đƣợc xuất
bản, các báo cáo tổng hợp từ các tổ chức, cơ quan quản lý có liên quan. Kết quả các
nghiên cứu trƣớc đây đƣợc công bố trên các tạp chí khoa học trong nƣớc và quốc tế.
 Nguồn thông tin sơ cấp:

 Phƣơng pháp thu thập số liệu là phỏng vấn có cấu trúc, hệ thống. Đối
tƣợng đƣợc phỏng vấn là các bộ phận, phòng ban và các nhân viên đã và đang tham

góc độ tiếp cận hệ thống thông tin kế toán, nhất là việc kiểm soát AIS trong môi
trƣờng ứng dụng ERP, đặc biệt là đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Với
mục đích làm rõ vấn đề kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP, đặc biệt là đối
với chu trình doanh thu và chu trình chi phí, đề tài hệ thống hóa lại những kiến thức
nền tảng và có căn cứ để bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành
kế toán và doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề này.
 Về mặt thực tiễn

Đề tài giúp cho các nhà quản lý SME ở TP.HCM có cái nhìn khái quát
về hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán khi ứng dụng ERP.
Bên cạnh đó, đề tài đƣa ra định hƣớng và một số giải pháp hoàn thiện
hoạt động kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP, chủ yếu là chu trình doanh
thu và chu trình chi phí phù hợp với điều kiện của SME ở TP.HCM. Từ đó giúp nhà
quản lý SME có giải pháp điều chỉnh các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát
mang tính thực tế, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và hữu hiệu nhất.


~5~

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HỆ
THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI
TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP

1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần có quan hệ tƣơng tác với
nhau nhằm thu thập các dữ liệu đầu vào, lƣu trữ, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin
cho ngƣời sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - Viết tắt là
AIS) là một hệ thống đƣợc thiết lập nhằm thu thập, lƣu trữ và xử lý dữ liệu liên quan


trình xử lý, cung cấp thông tin lần sau thông qua các phƣơng thức:
 Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán
 Các tập tin, bảng tính lƣu trữ dữ liệu trong môi trƣờng tin học hóa
 Kiểm soát: Những quy định, thủ tục và chính sách đƣợc thiết lập trong hệ

thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống
kế toán, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tƣợng sử
dụng thông tin.
 Thông tin kết xuất: Thông tin của AIS thể hiện trên nội dung của các báo

cáo kế toán (Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và hệ thống sổ sách kế toán.
· Chứng từ
· Tài khoản
· Đối tƣợng quản lý

Dữ liệu đầu
vào

· Quy trình
· Phƣơng thức
· Bộ máy

· Báo cáo tài chính
· Sổ kế toán
· Báo cáo quản trị

Thông tin
kết xuất


doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ và
thanh toán với nhà cung cấp. Hoạt động mua hàng và thanh toán tiền gồm bốn hoạt
động chính: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ từ các bộ phận, phòng ban có
nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp và đặt mua hàng hóa, dịch vụ, (2) Nhận hàng hóa,
dịch vụ từ nhà cung cấp, (3) Ghi nhận nợ phải trả và (4) Thanh toán với nhà cung cấp.
 Chu trình sản xuất (Chu trình chuyển đổi): Là tập hợp theo trình tự các

hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm.
Quá trình sản xuất, chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm hoàn thành sẽ
trải qua bốn hoạt động chính: (1) Thiết kế sản phẩm, (2) Lập kế hoạch sản xuất, (3)
Tiến hành sản xuất và (4) Tập hợp chi phí, tính giá thành.
 Chu trình tài chính: Là một chuỗi các hoạt động lặp đi, lặp lại liên quan

đến các nghiệp vụ giữa đơn vị cổ đông hay chủ nợ dài hạn3. Chu trình này bao gồm
các hoạt động chính: Dự báo nhu cầu tiền, bán cổ phiếu cho nhà đầu tƣ, vay mƣợn
tiền, chi trả cổ tức và lãi vay, thanh toán các khoản nợ và chuẩn bị các báo cáo.
Ngoài ra còn có thêm Chu trình báo cáo tài chính và Chu trình nhân sự.
 Chu trình báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính giữ vai trò
chủ đạo trong AIS của doanh nghiệp. Chu trình báo cáo tài chính không phải là chu
trình hoạt động mà là chu trình thu thập và xử lý dữ liệu tổng hợp từ các chu trình
doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất và chu trình tài chính, sau đó cung cấp
thông tin tài chính cho các đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp. Thông tin trên báo cáo tài chính đƣợc cung cấp phải tuân thủ theo yêu cầu của
chuẩn mực kế toán và các quy định hiện hành của chế độ kế toán.
 Chu trình nhân sự: Là một chuỗi các hoạt động lặp đi, lặp lại bao
gồm các hoạt động: Tuyển dụng, thuê, huấn luyện nhân viên mới, đánh giá hiệu quả
làm việc của nhân viên, tính toán tiền lƣơng, ghi nhận nghiệp vụ tiền lƣơng, thanh toán
tiền lƣơng, chi trả các khoản thuế, bảo hiểm và chuẩn bị các báo cáo.
 Giữa các chu trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Đầu ra của chu trình này


dụng tin học cho tất cả bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Với mô hình này, dữ
liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là chứng từ bằng giấy, hoặc là dữ liệu, chứng
từ điện tử do các bộ phận, phòng ban khác chuyển đến kế toán. Doanh nghiệp tổ chức
hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có sự khai thác, truy xuất, chia sẻ dữ liệu và
cung cấp thông tin lẫn nhau.
Quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có sự liên quan chặt
chẽ giữa các bộ phận, phòng ban. Xu hƣớng hiện nay là đa số các doanh nghiệp tự
động hóa công tác quản lý bằng cách sử dụng phần mềm ERP - Hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp.
1.2. HỆ THỐNG ERP
1.2.1. Khái quát về hệ thống ERP
Trong những năm trở lại đây, khái niệm Hệ thống hoạch định nguồn lực
4

Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Hệ thống
thông tin kế toán Tập 2, NXB Phƣơng Đông.


~9~

doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- Viết tắt là ERP) đã ngày càng trở
nên phổ biến.
Theo Gartner Group of Stamford, ERP là thuật ngữ nhằm mô tả hệ thống phần
mềm doanh nghiệp đƣợc hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm
soát kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp.
Hay theo CIO5, ERP là "một thế hệ hệ thống sản xuất mới" bao gồm hệ MRP
(Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human
resources) đƣợc tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu
một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng công nghệ thông tin trong


Đặc điểm của hệ thống ERP
Theo Zeng et al. (2003)7, một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:
 Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ

chức trong tƣơng lai.
 Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh

nghiệp nhƣ: Bán hàng, mua hàng, sản xuất, kế toán - tài chính…
 Tính liên kết: Đây là một trong những đặc điểm nổi bật của ERP. Với đặc

điểm này, các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đƣợc gắn kết chặt chẽ và chia sẻ
thông tin với nhau một cách dễ dàng. Khi sử dụng ERP, thông tin đƣợc phản ánh theo
thời gian thực, liên tục và mang tính kịp thời.
Vì đặc trƣng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ
có thể hoạt động độc lập nhƣng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế nên tính chia sẻ
thông tin và liên kết đƣợc thể hiện rất rõ, góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác
nghiệp và ra quyết định một cách kịp thời và chính xác của nhiều đối tƣợng khác nhau.
Trong hệ thống ERP, quy trình làm việc đƣợc thống nhất và trách nhiệm đƣợc xác
định rõ ràng.
1.2.2. Ảnh hƣởng của hệ thống ERP đến hệ thống thông tin kế toán
Ứng dụng hệ thống ERP đƣợc xem là mức độ ứng dụng CNTT cao nhất vào
trong công tác kế toán cho đến hiện nay. Khi doanh nghiệp ứng dụng ERP sẽ dẫn ảnh
hƣởng đến công tác kế toán, cụ thể nhƣ sau:

1.2.2.1. Dữ liệu đầu vào
 Hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị ảnh hƣởng trên nhiều phƣơng diện

trong môi trƣờng ứng dụng ERP: Nội dung, quy trình xét duyệt chứng từ; hình thức
chứng từ (chỉ hiển thị trên màn hình hoặc in ra từ hệ thống ERP), số liên chứng từ

mà chúng đƣợc thực hiện đồng thời cùng một lúc. Công việc nhập liệu có thể không
do nhân viên kế toán thực hiện mà dữ liệu đƣợc tự động chuyển đến AIS từ nhiều bộ
phận chức năng. Dữ liệu đƣợc các bộ phận chức năng khác nhập và xử lý, sau đó đƣợc
chuyển vào cơ sở dữ liệu kế toán một cách tự động thông qua hệ thống mạng máy tính
để kế toán tiếp tục theo dõi, hạch toán.
Trong môi trƣờng ứng dụng ERP, bộ phận kế toán chỉ thực hiện kiểm tra chứ
không không nhập lại các nghiệp vụ, kế toán trở thành ngƣời kiểm soát hoạt động sản
xuất kinh doanh thông qua các số liệu kế toán mà hệ thống phản ánh. Việc xử lý dữ
liệu của kế toán trên hệ thống ERP chỉ là khâu cuối cùng, mang tính kết quả từ các
phân hệ khác nhƣ mua hàng, bán hàng...
 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ nhập một lần vào phần mềm là tất cả

các tập tin liên quan đến nghiệp vụ đều đƣợc cập nhật. Hệ thống ERP đƣợc thiết kế
nhằm quản lý theo quy trình, thế nên điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết
quả của quá trình xử lý thông tin của bộ phận khác. Điều này giúp tiết kiệm nhiều thời
gian, công sức trong việc nhập liệu, giúp cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng.
 Việc xét duyệt và phê chuẩn có thể đƣợc thực hiện trực tuyến. Nghiệp

vụ đƣợc thực hiện tự động và không lƣu lại phê duyệt trên chứng từ. Trong trƣờng hợp
này, các nhà quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi thiết kế chƣơng
trình phần mềm.
 Nhiều nghiệp vụ, bút toán đƣợc phần mềm ERP sinh ra và xử lý một

cách tự động theo chƣơng trình đã thiết lập sẵn, và đƣợc kiểm soát thông qua quá
trình phê duyệt. Các bút toán thƣờng đƣợc thực hiện một cách tự động trong hệ thống
nhƣ: Bút toán ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn, khấu hao hàng tháng, kết chuyển,
phân bổ, điều chỉnh, v.v...
 Cách thức sửa chữa nghiệp vụ bị sai. Với ý nghĩa là một hệ thống phản



tùy theo đối tƣợng và đa dạng về hình thức (in ra giấy, trên màn hình, có thể ở dạng
bảng biểu, biểu đồ), đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau.
 Thời gian: Khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp có thể biết đƣợc thông tin theo

từng thời điểm. Bất cứ lúc nào cần thông tin đều có thể đáp ứng trên cơ sở thống nhất
về quy trình.
 Đối tƣợng cung cấp thông tin và đối tƣợng sử dụng thông tin: Ngƣời

dùng chỉ có thể cung cấp, truy xuất thông tin đã đƣợc phân quyền.
Việc ứng dụng ERP cũng đặt ra nhiều thách thức cho công tác kiểm soát AIS.
Điều này thể hiện qua:
 Phần lớn chứng từ gốc đƣợc lập đều do phần mềm in ra và chuyển giao

trong nội bộ doanh nghiệp, thông qua hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử.
 Các dữ liệu làm cơ sở để ghi chép kế toán đƣợc hình thành và xử lý trƣớc ở

các bộ phận, phòng ban khác trong doanh nghiệp.


~ 13 ~
 Hầu hết quá trình xử lý đƣợc thực hiện tự động.
 Các đặc tính kiểm soát, bảo mật, an toàn hầu hết đều do toàn hệ thống ERP

quyết định.
Ngoài ra, bộ phận kế toán cũng nhƣ các bộ phận trong doanh nghiệp có thể phải
đối mặt với thách thức trong việc thay đổi quy trình làm việc.
1.2.3. Các lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa
Không ít nhà quản lý doanh nghiệp coi ERP là chìa khóa cho thành công của
doanh nghiệp. ERP cũng đƣợc giảng dạy nhƣ một môn học tại các trƣờng đại học.
Việc ứng dụng ERP vào công tác kế toán nói riêng và công tác hoạch định và


Giới hạn về không gian và thời gian không còn là rào cản lớn đối với bài toán quản lý
của doanh nghiệp.
 Cho phép tạo ra hệ thống kiểm soát tài chính hiệu quả thông qua việc kiểm

tra chéo. Việc phân tích, tổng hợp và xử lý số liệu cũng đƣợc thực hiện một cách
nhanh chóng. Trên cơ sở phân chia trách nhiệm rõ ràng trên hệ thống, việc quản lý
kho, công nợ khách hàng…cũng đƣợc cập nhật theo từng thời điểm.
 Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy. Công tác kế toán chính

xác hơn nhờ phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp nhân viên giảm bớt những sai
sót thƣờng mắc phải trong cách hạch toán thủ công.
 Cải tiến quản lý hàng tồn kho, Kiểm soát chi phí hiệu quả, Theo dõi công nợ

chặt chẽ, làm giảm thiểu nợ quá hạn.
 Giảm chi phí lƣu trữ chứng từ, sổ sách
 Quy trình kế toán đƣợc xác định rõ ràng

1.3. KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI
TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
1.3.1. Rủi ro hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP
Đối với doanh nghiệp, việc nhận diện ra các rủi ro đối với AIS trong môi
trƣờng tin học hóa nói chung, và trong môi trƣờng ứng dụng ERP nói riêng là việc làm
hết sức cần thiết và vô cùng quan trọng. Vì điều này giúp cho doanh nghiệp chủ động
trong việc thiết kế các thủ tục kiểm soát hiệu quả.
Bên cạnh những lợi ích có đƣợc từ việc ứng dụng ERP, vẫn còn đó những rủi
ro. Những rủi ro có thể tóm lƣợc nhƣ sau:
 Xung đột liên quan đến chia sẻ và sở hữu dữ liệu dẫn đến việc nhập liệu và

xử lý không chính xác.

chức. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trọng một đơn
vị. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau mà một đơn vị có thể thiết kế và áp
dụng để đảm bảo tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của AIS.
Xét về mục đích thì hoạt động kiểm soát được chia thành ba loại: Kiểm soát
phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát hiệu chỉnh
(i) Kiểm soát phòng ngừa
Là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và
gian lận ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp.
(ii) Kiểm soát phát hiện
Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời hành vi sai sót hoặc gian lận
nào đó đã thực hiện. Thông thƣờng, ngƣời ta có thể kết hợp giữa kiểm soát phòng
ngừa và kiểm soát phát hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của kiểm soát.
(iii) Kiểm soát hiệu chỉnh
Sau khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải thay thế những hoạt động kiểm
soát đã bị “qua mặt” này bằng những hoạt động kiểm soát khác hữu hiệu hơn hay phải
tăng cƣờng thêm các hoạt động kiểm soát. Việc tăng cƣờng thêm thủ tục kiểm soát
nhằm bổ sung cho một thủ tục kiểm soát khác chính là kiểm soát hiệu chỉnh.
Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến bao gồm:
(i) Soát xét của nhà quản lý cấp cao
Là việc soát xét của nhà lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp nhƣ so sánh kết
quả thực tế với dự toán, với kỳ trƣớc hay với các đối thủ khác. Các chƣơng trình quan
trọng phải đƣợc soát xét để xác định mức độ hoàn thành.
(ii) Quản trị hoạt động
Ngƣời quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét các báo cáo về hiệu quả của từng


~ 16 ~

bộ phận mà mình phụ trách so với dự toán hoặc kế hoạch đã đề ra.
(iii) Phân chia trách nhiệm hợp lý

Kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của
doanh nghiệp nhƣ máy móc, nhà xƣởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu và các tài sản
khác đƣợc bảo vệ một cách chặt chẽ.
Ngoài ra, hoạt động kiểm soát vật chất còn bao gồm việc định kỳ tiến hành
kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu sổ sách. Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần


~ 17 ~

đƣợc giải trình và xử lý thỏa đáng. Kiểm soát vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại,
chất lƣợng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
ổn định của doanh nghiệp.
(vi) Phân tích rà soát
Đây là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán hay giữa các
thông tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biến động bất thƣờng để nhà
quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Ngoài ra, xét về phạm vi thì hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin trong môi
trƣờng tin học hóa đƣợc chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Trong đó,
kiểm soát ứng dụng bao gồm: kiểm soát tự động, kiểm soát thủ công và kết hợp giữa
kiểm soát tự động và thủ công.
1.3.3. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại
doanh nghiệp nhỏ và vừa
Khi ứng dụng ERP, SME cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau
nhằm đảm bảo tính chính xác, tính đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ
diễn ra trong doanh nghiệp.
Các hoạt động kiểm soát chính trong các SME không khác biệt nhiều so với các
doanh nghiệp lớn, tuy nhiên thủ tục chi tiết có thể khác biệt. Bên cạnh đó, một số hoạt
động kiểm soát chính không phải luôn luôn thích hợp trong các SME.
Đối với doanh nghiệp lớn, “Ủy quyền và xét duyệt” là hoạt động kiểm soát rất
hữu hiệu để giảm thiểu các hoạt động kiểm soát chi tiết hơn. Trong khi đó, việc phân