1
thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa
chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở xí
nghiệp bảo dỡng của công ty cổ phần vận tải ô tô
Nam Định
I) Tổng quan về công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định :
1) Quá trình hình thành và phát triển, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của
công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định :
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định đợc thành lập theo quyết định số
1124/1999/QĐ - TTg ngày 03/12/1999 của Thủ tớng Chính phủ. Công ty có văn
phòng giao dịch đặt tại Km2 đờng Điện Biên - xã Lộc Hoà - thành phố Nam Định -
tỉnh Nam Định. Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một công ty có t cách
pháp nhân độc lập theo quy định của pháp luật Nhà nớc, công ty là một đơn vị hạch
toán độc lập có con dấu riêng và chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình.
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định có một lịch sử vẻ vang và truyền thống
hơn 40 năm xây dựng và phát triển.
Từ Xí nghiệp công t hợp doanh vận tải ô tô Nam Định ra đời ngày 20/04/1960
theo quyết định của Uỷ ban Hành chính ( nay là Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định ),
sau thành lập nên Xí nghiệp vận tải ô tô Nam Hà. Trong những năm chống Mĩ, trên
các tuyến đờng từ Bắc vào Nam, ở đâu cũng in dấu bánh xe của công ty tham gia
vận chuyển hàng ngàn tấn lơng thực, thực phẩm, quân trang, quân dụng chi viện kịp
thời cho chiến trờng. Đất nớc thống nhất, trong hoàn cảnh khắc phục khó khăn do
chiến tranh để lại, với phơng tiện cũ xong công ty đã chủ động chuyển mô hình từ
sản xuất kinh doanh từ phục vụ chiến đấu sang phục vụ sản xuất nâng cao đời sống
nhân dân.
Năm 1976, Nhà nớc sáp nhập hai tỉnh Ninh Bình và Nam Hà thành tỉnh Hà Nam
Ninh. Theo đó, ngành vận tải ô tô cũng đợc sáp nhập và công ty trở thành Xí nghiệp
liên hiệp vận tải ô tô Hà Nam Ninh vào ngày 01/01/1977 theo quyết định của Thờng
vụ tỉnh uỷ và quyết định số 294/QĐ - TC ngày 22/03/1977 của Uỷ ban nhân dân
tỉnh Hà Nam Ninh. Xí nghiệp đợc tổ chức lại từ ba xí nghiệp hạch toán độc lập trớc

dụng vốn, đa các mặt hàng sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển ổn định, đóng
mới và sửa chữa thành những xe có chất lợng cao đảm bảo nhu cầu đi lại của nhân
dân.
Hiện nay, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là:
- Kinh doanh vận tải hành khách, hàng hoá.
- Kinh doanh hoạt động dịch vụ bến bãi
- Kinh doanh đóng mới, sửa chữa và bảo dỡng các phơng tiện vận tải đờng bộ
- Kinh doanh vật t, phụ tùng và xăng dầu phục vụ cho công tác bảo dỡng sửa
chữa ô tô và vận tải
- Đào tạo và nâng cấp bậc công nhân cơ khí và lái xe

2
3
Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh chủ yếu nh trên, công ty cổ phần vận tải ô
tô Nam Định vừa là đơn vị sản xuất vừa là đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, cho
nên sản phẩm chính của công ty là:
-Ngời vận chuyển ( Ngời ) -Tấn hàng luân chuyển ( Tấn- Km )
-Ngời luân chuyển ( Ngời- Km ) -Số vỏ xe đóng mới ( Cái )
-Tấn hàng vận chuyển ( Tấn ) -Số xe sửa chữa ( Cái )
Vì là đơn vị kinh doanh vận tải nên công ty có phạm vi hoạt động trong và
ngoài tỉnh, trên phạm vi cả nớc và các nớc láng giềng theo hiệp định ký kết đang áp
dụng giữa hai nớc.
Với chức năng và nhiệm vụ kể trên, trong những năm vừa qua công ty đã đạt đợc
những bớc tiến đáng kể trong việc tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên do phải cạnh
tranh gay gắt với các đơn vị khác trong cùng lĩnh vực nên công ty đã gặp nhiều khó
khăn. Tuy đã có cố gắng nhiều nhng do thích nghi và hoà nhập cha tốt với cơ chế
mới của công ty cộng với những tác động khách quan cho nên hiệu quả kinh tế của
công ty đạt đợc vẫn còn cha đều nhau giữa khối công nghiệp và khối vận tải. Tuy
vậy công ty bằng nhiều kinh nghiệm và cố gắng nên cũng đã khẳng định đợc chỗ
đứng của mình trong nền kinh tế thị trờng và ngày càng làm ăn có lãi.

Quyết định các vấn đề tổ chức nhân sự của công ty bao gồm: Thông qua điều lệ
công ty và sửa đổi điều lệ, bầu Hội đồng quản trị, bầu ban kiểm soát và ban thanh lý
quyết định giải thể công ty.
Thông qua các báo cáo tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh, quyết toán
tài chính của công ty trong niên độ kế hoạch trớc đó, đề ra phơng án lập các quỹ và
sử dụng lợi nhuận, đề ra phơng hớng và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau.
Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành:
Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch. Giám đốc
do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành

Đại hội đại biểu cổ đông
XN bảo d-
ỡng ô tô
Đội xe ca
số 2
Phòng kế
toán tài vụ
Phó chủ tịch HĐQT kiêm
phó giám đốc
XN
bến xe
Đội xe ca
số 1
Phòng kỹ
thuật vật t
Ban kiểm soát
Chủ tịch HĐQT kiêm
giám đốc điều hành
Phòng kế
hoạch kinh

ký kết hợp đồng lao động, ban hành một số quy chế về công tác tiền lơng của cán bộ
công nhân viên trong công ty và các chế độ đối với ngời lao động khi còn làm việc
và khi nghỉ chế độ. Ngoài ra, phòng còn giúp việc cho giám đốc về công tác khen
thởng, kỷ luật trong toàn công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn
công ty và cho các xí nghiệp thành viên, tham mu giúp lãnh đạo giải quyết xử lý
những vấn đề vớng mắc trong vận tải hành khách và trong sản xuất. Ngoài ra, còn có
nhiệm vụ ký kết các hợp đồng vận tải với các tỉnh và các hợp đồng sửa chữa đóng
mới ô tô.
Phòng kế toán tài vụ:
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ quản lý hạch toán, theo dõi vấn đề tài chính
của công ty. Chỉ đạo việc thu chi hàng ngày, quan hệ giao dịch với ngân hàng và

5
6
các đối tác kinh doanh, thực hiện các chế độ báo cáo tài chính theo dõi sự biến
động của toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty. Thực hiện chức năng giám sát
bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là công cụ quan
trọng nhất trong quản lý kinh tế của công ty, tham mu cho giám đốc công tác tài
chính thông qua mua sắm tài sản, thiết bị, vật t dùng cho sản xuất.
Phòng kỹ thuật vật t:
Phòng kỹ thuật vật t có nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật sản xuất đóng xe ô tô, kiểm
tra và quản lý phơng tiện vận tải, thiết bị máy móc toàn công ty, lập kế hoạch mua
sắm, dự trữ , quản lý nhập xuất vật t, phụ tùng, phơng tiện vận tải mới, theo dõi
đôn đốc bảo dỡng thiết bị, trực tiếp điều hành cửa hàng vật t, phụ tùng ô tô.
Các đơn vị thành viên:
Các đơn vị thành viên căn cứ vào khả năng lao động, thiết bị sản xuất, phơng
tiện vận tải, nhu cầu thiết yếu của đơn vị mình để hàng năm thực hiện kế hoạch sản
xuất, kế hoạch vận tải của công ty giao cho.

dỡng. Bớc đầu tiên, tổ tháo rỡ tiến hành công việc tháo rời theo cụm ( máy, gầm,
điện, đệm ). Tiếp theo đó, tổ kiểm tu tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lợng của từng
chi tiết, loại nào dùng đợc, loại nào cần sửa chữa, loại nào bỏ đi để thay thế mới. Sau
đó, các tổ khác tiến hành sửa chữa, gia công hoàn chỉnh từng bộ phận, tiến hành lắp
ráp toàn bộ theo quy trình kỹ thuật của từng xe và cho xe chạy thử. Cán bộ KCS
xuống kiểm tra thông số kỹ thuật, công suất xe, . . . đồng thời hoàn chỉnh xe giao
cho khách hàng.
Quá trình bảo dỡng sửa chữa ô tô đợc thể hiện qua sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình sửa chữa ô tô
Nhận xe vào xởng

7
8
Tháo rời cụm xe
Cabin, thùng xe
Máy
Gầm
Điện
Đệm
Vật t thay thế
Tháo rời chi tiết kiểm tra, phân loại
Bỏ đi
Dùng lại
Kiểm tra, sửa chữa
Phục hồi , sửa chữa
Gia công cơ khí
Lắp ráp toàn bộ
Lắp ráp thành cụm
Chạy thử
Sửa chữa(nếu có)

Trong bộ máy kế toán của phòng kế toán tài vụ trực thuộc văn phòng công ty có
8 ngời gồm 1 nam và 7 nữ. Kinh nghiệm làm việc của ngời thấp nhất là 2 năm và
của ngời cao nhất là 33 năm. Trong đó, trình độ của các nhân viên kế toán là: 3 ngời
tốt nghiệp đại học, 1 ngời tốt nghiệp cao dẳng và 4 ngời tốt nghiệp trung cấp. Ngoài
những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty, ở mỗi đơn vị trực thuộc, công ty
cũng bố trí 2 nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán này cũng có trình độ và kinh
nghiệm làm việc tơng đơng với những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty.
Bộ máy kế toán của công ty có cơ cấu nh sau:
Đứng đầu là kế toán trởng với chức năng và nhiệm vụ nh sau:
Phụ trách chung các mặt hoạt động của phòng kế toán tài vụ và là ngời chịu
trách nhiệm lớn về mặt quản lý kinh tế tài chính của toàn công ty. Chỉ đạo phân
công nhiệm vụ, lập chơng trình công tác của tháng, quý, năm cho những ngời trong
phòng. Trực tiếp phụ trách phần tài chính, các khoản phải thu, phải trả hàng ngày,
công nợ xử lý kịp thời và thờng xuyên báo cáo với giám đốc để có thể đa ra các biện
pháp giải quyết hợp lý và hiệu quả nhất. Tham gia vào những chủ trơng đầu t, các
hợp đồng lớn của công ty có liên quan đến nhiều hoạt động tài chính. Tập hợp và hệ
thống các chế độ, chính sách, các quy định hớng dẫn và vận dụng, áp dụng vào công
ty. Thảo ra các công văn và dự thảo các văn bản có liên quan đến quản lý tài sản,
nguồn vốn để trình giám đốc công ty ký duyệt. Ký duyệt các khoản thu, chi hàng
ngày, các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nớc.
Kế toán tiền mặt- ngân hàng: Có chức năng và nhiệm vụ sau:
Theo dõi mở sổ giao dịch, đối chiếu, thực hiện lệnh thu- chi, lập kế hoạch vay
vốn, lập các chứng từ giao dịch với Ngân hàng. Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, tình hình công nợ, thanh quyết toán các khoản tạm ứng trong
tháng, thanh quyết toán các khoản phải thu- phải trả đúng kỳ.
Kế toán vật t, tài sản cố định: Có nhiệm vụ:
Quản lý toàn bộ tài sản cố định, theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định,
tình hình mua sắm mới, đầu t xây dựng cơ bản, biến động, điều động tài sản cố định
trong toàn công ty. Theo dõi quản lý khấu hao và trích khấu hao tài sản cố định cho
các đối tợng, đại tu sửa chữa của các loại tài sản cố định để tính khấu hao và xác

Kế toán
tiền mặt-
ngân hàng
Kế toán trởng
Kế toán tổng
hợp kiêm chi
phí giá thành
Kế toán
tiền lơng và
BHXH
Kế toán vật
t, tài sản cố
định
11
12
của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán nh vậy đã giúp cho các cấp lãnh đạo công ty
trong việc theo dõi hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có những đờng
lối chính sách đúng đắn. Có thể nói đó là bộ máy giúp việc đắc lực cho lãnh đạo
công ty.
4.2)Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty:
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một doanh nghiệp Nhà nớc nên hệ
thống chứng từ kế toán của công ty sử dụng đầy đủ các biểu mẫu chứng từ theo
đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ đó bao gồm:
-Chứng từ về quỹ gồm có: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ, giấy đề
nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng.
-Chứng từ về tiền gửi ngân hàng gồm: uỷ nhiệm chi, sec, phiếu chuyển khoản.
-Chứng từ bán hàng và quản lý gồm: hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn kiêm phiếu
xuất kho, hợp đồng mua bán ô tô, hợp đồng cung cáp dịch vụ thuê xe, hợp đồng sửa
chữa ô tô, các hoá đơn tìên điện, hoá đơn tiền nớc,. . .
-Chứng từ về tài sản cố định(TSCĐ): biên bản giao nhậnTCĐ, thẻ TSCĐ, biên

báo cáo kế toán theo đúng Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp bao gồm các
biểu mẫu sau:
-Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN
-Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Mẫu số B02-DN
-Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN
Mỗi quý, trên cơ sở các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về phòng kế toán tài vụ,
kế toán tổng hợp sẽ tập hợp lại và lập báo cáo chung cho toàn công ty. Các báo cáo
tài chính của công ty đợc lập theo quý và năm, thời hạn gửi báo cáo tài chính quý
chậm nhất là 20 ngày từ ngày kết thúc quý, còn đối với các báo cáo tài chính năm
thì thời hạn nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuối mỗi
niên khoá, hội đồng quản trị xem xét thông qua quyết toán để trình đại hội cổ đông
các báo cáo tài chính nêu trên. Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty phải gửi các báo
cáo tài chính cho cơ quan tài chính, chi cục thuế, và các cơ quan quản lý khác.
Ngoài những báo cáo bắt buộc, công ty còn phải lập thêm các biểu mẫu khác nh:
báo cáo giá thành, báo cáo tăng giảm và hao mòn TSCĐ báo cáo tăng giảm nguồn
vốn kinh doanh.
Tơng ứng với hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chứng từ, hiện nay, công ty tổ
chức các loại sổ kế toán nh sau:
-Sổ Cái các tài khoản
-Các Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,6,7,8,9,10 (lập riêng cho từng đơn vị và cho
toàn công ty).
-Các bảng kê số 1, 2,3,4,5,6 (lập riêng cho từng đơn vị và cho toàn công ty).
-Các bảng phân bổ, sổ chi tiết (về theo dõi vật liệu và thành phẩm)
Vì công ty đợc tổ chức bởi nhiều đơn vị trực thuộc nên để tiện cho việc theo dõi
công ty tiến hành mở cho mỗi đơn vị trực thuộc một hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp
riêng theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sau đó, căn cứ vào các sổ tổng hợp và chi
tiết của từng đơn vị trực thuộc công ty tiến hành mở sổ chung cho toàn công ty chi
tiết theo hai khối: khối công nghiệp và khối vận tải để làm cơ sở lập các báo cáo

13

Sổ Cái
TK621,622,
627,154
Bảng tổng hợp xuất vật
t, tổng hợp tiền lơng
Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ
14
15
số liệu giữa sổ Cái TK621, 622, 627 với các bảng tổng hợp nói trên đảm bảo tính
khớp đúng giữa các số liệu, kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê số 4, Nhật ký chứng từ số
7, sổ Cái TK621, 622, 627, bảng tính giá thành các bảng tổng hợp để lên báo cáo tài
chính.
II)Tình hình tổ chức kế toán chi phí sửa chữa tại Xí nghiệp
bảo dỡng của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định :
1) Đối tợng tâp hợp chi phí:
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định với sản phẩm sản xuất chủ yếu là sửa
chữa các loại ô tô theo yêu cầu của khách hàng và phục vụ trực tiếp cho nhu cầu của
công ty. Dịch vụ sửa chữa mang đặc điểm gắn liền với chu kỳ sản xuất ngắn nhng
chi phí lại rất đa dạng và phức tạp. Mặt khác, công việc sửa chữa ô tô lại mang tính
chất đơn chiếc, theo hợp đồng, đồng thời công ty thực hiện chính sách khoán gọn
cho từng đơn vị thành viên. Xuất phát từ thực tế đó, công ty đã tổ chức theo dõi và
tập hợp chi phí cho từng đơn vị trực thuộc. Theo đó, hàng tháng, kế toán tiến hành
tập hợp chi phí phát sinh ở từng đơn vị và tổng hợp lại theo từng khoản mục để tính
ra chi phí chung cho toàn công ty của tháng đó. Do đó, đối tợng tập hợp chi phí sửa
chữa của công ty là toàn bộ xí nghiệp bảo dỡng ô tô.
2)Phơng pháp kế toán tập hợp chi phí sửa chữa:
Cùng với việc sử dụng các chứng từ theo quy định, nh trên đã nói, công ty còn
mở riêng cho xí nghiệp bảo dỡng một hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình
thức Nhật ký chứng từ. Việc mở hệ thống sổ riêng nh vậy giúp công ty theo dõi đợc

1mx 2m
Kg 50
2
ống ổ trục
Cái 1
3 Bông đệm Kg 20
... . . . . . . . . . . . .. . .
. . . . . . . .. .
. . . . . . . . . . . .. . . . . ..
GĐ công ty
(Ký, họ tên)
Trởng phòng kỹ
thuật
(Ký, họ tên)
GĐ XN bảo dỡng
(Ký, họ tên)
Biểu số 01
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định
Sổ giao nhận vật t
Ngày 10/02/2003 Hồi: 10
h
30 phút
Tại kho: Vật liệu chính
Xuất cho: XN bảo dỡng
Lý do xuất: dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4
STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng
1 Tôn kẽm 1,2 ly
1m x2m
Kg 50
2