HOÀN THIÊN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG TỔNG
CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

Trong thời gian tới khi hội nhập quốc tế, TCT sẽ có nhiều cơ hội và thách
thức mới trong hoạt động sản xuát kinh doanh, củng cố tốt hơn thị trường tiêu thụ
quốc tế; tranh thủ được vốn đầu tư quốc tế, chuyển giao công nghệ mới, đổi mới
toàn diện công nghiệp chế biến, nâng cao chất lượng và đa dạng hoá sản phẩm ,
tăng khối lượng XK và giá trị kim ngạch XK. Để đạt được điều đó, mỗi bộ phận,
chức năng quản lý của TCT đều phải hết sức nỗ lực cố gắng, mạnh dạn thừa nhận
những ưu điểm khuyết điểm của mình để đưa ra những giải pháp phù hợp với sự
phát triển của toàn TCT. Trong đó, bộ phận kế toán của TCT cũng có tác động
không nhỏ tới tình hình chung của toàn tổng công ty.
3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tạI văn phòng Tổng Công Ty
Cà phê VN
3.1.1 Những ưu điểm cơ bản
Sau 10 năm thực hiện điều lệ tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà
phê Việt nam đã có những bước trưởng thành đáng kể. Từ những ngày đầu mới
thành lập liên hiẹp các xí nghiệp cà phê, đội ngũ kế toán có hơn 350 người là cán
bộ chiến sĩ, sĩ quan ở ác sư đoàn 333,331,359 và các xí nghiệp liên hợp, nông
trường, là những cán bộ kế toán đầy tâm huyết với sự nghiệp phát trển cà phê. Tuy
nhiên, chất lượng nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ vào giai đoạn
lịch sử ấy. Từ đó đến nay, TCT đã mở nhiều lớp tập huấn, nhiều cán bộ thuộc nhiều
thế hệ đã không ngừng học tập vươn lên và trưởng thành đáp ứng yêu cầu trong
điều kiện đổi mới cơ chế quản lý từ cơ chế hạch toán tập trung bao cấp sang cơ chế
thị trường
Cụ thể, tổ chức công tác kế toán của văn phòng TCT đã có những ưu điểm sau:
+ Văn phòng TCT đã vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải tiến
trên máy vi tính là phù hợp với đặc điểm, qui mô của TCT đồng thời với đội ngũ
cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, sử dụng thành thạo máy vi tính
thì việc đưa phần mềm kế toán vào áp dụng tại văn phòng là phát huy triệt để năng
lực của nhân viên kế toán, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác kế toán, đảm

nhánh, một số nơi còn có hiện tượng chứng từ viết tay, không rõ ràng gây khó khăn
cho việc kiểm soát.Việc ghi chép chứng từ ban đầu ở một số chi nhánh còn chưa
được thực hiện tốt, còn sửa trên chứng từ, viết sai, các phần trống chưa được gạch
bỏ.Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ còn được thực hiện ở các chi nhánh, đôi khi
khó cho việc giám sát hoạt động của các chi nhánh
+ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất chưa hợp lý:
Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:
Một số khoản cần mở chi tiết như TK 641, TK 511... thì văn phòng lại không mở
mà ghi chung vào TK cấp 1. Như vậy sẽ không phản ánh đúng thực tế từng khoản
mục chi phí như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bằng tiền
khác...gây khó khăn cho công tác quản lý. Đồng thời hoạt động kinh doanh chính
của TCT chủ yếu là hoạt động XNK trong đó có cả XNK trực tiếp và XNK uỷ
thác nhưng khi phản ánh doanh thu thì TCT không phản ánh chi tiết 2 loại này.
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào hạch toán nghiệp vụ một số trường hợp
chưa đúng.
Đặc biệt trong việc hạch toán một số nghiệp vụ còn chưa đúng theo nguyên
tắc như: TK 642, 1368.336,331…
+Việc vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải tiến trên máy vi
tính là hợp lý với TCT là DN thực hiện chức năng quản lý nhiều đơn vị thành viên.
Tuy nhiên, công việc lại dồn vào cuối tháng do chứng từ ghi sổ không được lập
hàng ngày, cán bộ kế toán phải đi công tác xa dài ngày. Vì không sử dụng sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ dẫn đến việc đối chiếu các nghiệp vụ chỉ được thực hiện giữa sổ
cái TK và bảng chi tiết số phát sinh. Như thế là chưa đầy đủ.
+ Tổ chức bộ máy kế toán còn chưa phát huy tối đa năng lực của cán bộ kế toán.
Trong đó chưa tổ chức bộ phận kế toán quản trị.
+ Tổ chức công tác kiểm tra kế toán nội bộ chưa thành lập bộ phận chuyên trách
riêng kiểm tra, hướng dẫn thi hành các chế độ thể lệ kế toán
+ Tổ chức định kỳ phân tích hoạt động kinh tế: chưa thực hiện thường xuyên, báo
cáo phân tích chưa nêu ra những mặt được của phương hướng giải quyết vướng
mắc mà chỉ đề ra hướng dẫn đến chưa nhìn thấy trước triển vọng có thể đạt được

a) Lập chứng từ ban đầu:
Tại văn phòng TCT Cà phê VN nói chung mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong hoạt động quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng kinh
phí của TCT đều phải được lập chứng từ theo đúng qui định, ghi chép đầy đủ, kịp
thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tại các chi nhánh, một
số nơi còn có hiện tượng chứng từ viết tay, không rõ ràng. Để khắc phục tình trạng
này, TCT có thể bổ sung thêm 1 số chứng từ, nghiên cứu thống nhất mẫu in ấn,
phát hành chứng từ này phục vụ cho việc theo dõi, kiểm soát tại văn phòng TCT
được dễ dàng, thuận tiện, chặt chẽ. Khi nghiên cứu các chứng từ kế toán với các
yếu tố đặc trưng trong mọi trường hợp cần phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của
chứng từ kế toán, thuận tiện cho việc lập và sử dụng chứng từ kế toán.
Các chứng từ cần bổ sung là:
Chứng từ thanh toán nội bộ
Chứng từ thanh toán tiền thưởng
Các chứng từ chỉ lập một lần và phải ghi chép đầy đủ, có đầy đủ chữ ký của người
chịu trách nhiệm và dấu của TCT và phải có chính sách ban hành cụ thể đối với
việc sử dụng chứng từ tại văn phòng TCT. Viêc xây dựng chứng từ kế toán thống
nhất theo một mẫu tạo thuận tiện cho việc ghi chép thu thập thông tin, đảm bảo
tính chính xác, trung thực, dễ phân loại. Đồng thời thuận tiện trong công tác hạch
toán ban đầu trên máy, đảm bảo được yêu cầu cơ bản của việc phân loại thông tin
và mã hoá thông tin.
b) Việc ghi chép chứng từ ban đầu ở một số chi nhánh còn chưa được thực hiện tốt,
còn sửa trên chứng từ, viết sai, các phần trống chưa đựợc gạch bỏ... Như vậy là đã
vi phạm chế độ chứng từ kế toán. Để khắc phục nhược điểm đó, kế toán trưởng cần
có những buổi hướng dẫn chi tiết đến từng loại nghiệp vụ, kiểm tra và xử lý các
chứng từ một cách thường xuyên hơn và xử phạt hành chính đối với các chứng từ
viết sai để giúp kế toán viên hoặc các nhân viên kinh tế có trách nhiệm hơn và hạn
chế những sai sót trong công tác ghi chép, tránh trường hợp chứng từ chồng chất,
không xử lý kịp thời những sai sót.
c) Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ:

chi tiết các khoản phát sinh để phục vụ cho việc quản lý như TK 641, TK 511...
dẫn đến việc các nhà lãnh đạo không đưa ra các quyết định chính xác nhằm làm
tăng doanh thu và giảm chi phí nào không cần thiết đem lại hiệu quả kinh tế. Vì
vậy, theo em, TCT cần mở thêm các tài khoản chi tiết đối với TK 641, TK 511 để
tiện theo dõi, có thể qui định như sau:
TK 6411 : Chi phí nhân viên
TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì
TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 64171 Chi phí giao dịch với khách hàng
TK 64172 Phí kiểm dịch
TK 6418 Chi phí bằng tiền khác
TK 64181 Chi phí để lập bộ chứng từ ( phí thanh toán L/C, thủ tục phí bộ
chứng từ, phí thông báo L/C, chi phí lưu kho, vận chuyển...
Đối với TK 511 nên mở chi tiết TK 5111 “ Doanh thu XNK”
TK 51111 “Doanh thu XNK trực tiếp”
TK 51112 “ Doanh thu XNk uỷ thác”
TK 5112 “ Doanh thu bán hàng hoá”
Ngoài ra để thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các chi nhánh một
cách chặt chẽ, văn phòng TCT mở thêm các tài khoản chi tiết cho TK phải thu của
khách hàng, tạm ứng như:
TK 131A Phải thu của khách hàng A
TK 131B Phải thu của khách hàng B
TK141C Tạm ứng cho cán bộ C
Bởi vì thường các đối tượng khách hàng có quan hệ kinh tế với TCT là những
khách hành lớn trong và ngoài nước cho nên phải mở sổ để theo dõi một
cách chi tiết từng đối tượng thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát.
Về việc vận dụng hệ thống tàI khoản kế toán vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh:
Bên cạnh đó, việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán
một số trường hợp chưa hợp lý theo như chương thực trạng đã trình bày: