CƠ SỞ KHOA HỌC VIỆC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
I VAI TRÒ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ ĐẤT ĐAI
Đất đai là nguồn lực tự nhiên có vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế
xã hội của mỗi một quốc gia, là yếu tố quan trọng bậc nhất cấu thành thị trường bất
động sản. Hiện nay, thị trường hàng hoá, dịch vụ phát triển nhanh chóng nhưng
còn mang nhiều yếu tố tự phát, thiếu định hướng. Thị trường bất động sản, thị
trường sức lao động phát triển còn chậm chạp, tự phát. Thị trường vốn, công nghệ
còn yếu kém. Do vậy, việc hành thành đồng bộ các loại thị trường là yếu cầu cấp
bách nhằm đáp ứng đòi hỏi của sản xuất, đời sống. Nhà nước đóng vai trò là tác
nhân quan trọng thúc đẩy sự hình thành đồng bộ các loại thị trường tạo ra sự vận
động nền kinh tế đa dạng. Vai trò quản lý Nhà nước về đất đai thể hiện:
Thông qua hoạch định chiến lược, quy hoạch, lập kế hoạch phân bổ đất đai
nhằm phục vụ cho mục đích kinh tế-xã hội của đất nước, đảm bảo sử dụng đất
đúng mục đích, đạt hiểu quả cao và tiết kiệm, giúp cho Nhà nước quản lý đất đai
chặt chẽ, giúp cho người sử dụng đất có các biện pháp hữu hiệu để bảo vệ và sử
dụng đất có hiệu quả cao.
Thông qua công tác đánh giá, phân hạng, kiểm kê, thống kê đất để có các
biện pháp kinh tế- xã hội có hệ thống, có căn cứ khoa học nhằm sử dụng đất đai có
hiệu quả.
Thông qua việc ban hành và thực hiện hệ thống chính sách về đất đai như
chính sách giá cả, chính sách thuế, chính sách đầu tư…Nhà nước khuyến khích các
tổ chức, các chủ thể kinh tế, các cá nhân sử dụng đầy đủ, hợp lý đất đai, tiết kiệm
đất đai nhằm nâng cao khả năng sinh lời của đát đai, góp phần thực hiện mục tiêu
kinh tế-xã hội của cả nước và bảo vệ môi trường sinh thái.
Thông qua việc kiểm tra, giám sát quản lý và sử dụng đất đai, Nhà nước nắm
chắc tình hình diễn biến về sử dụng đất đai, phát hiện những vi phạm và giải quyết
những vi phạm pháp luật đất đai
II. SỰ CẦN THIẾT PHẢI LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH TRONG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ ĐẤT ĐAI.
1. Khái niệm, phân loại và đặc điểm hồ sơ địa chính.
1.1 Khái niệm.
chưa phát triển, điều kiện đất đai ít biến động, ít có sự thay đổi về mục đích sử
dụng, cũng như chủ thể sử dụng và các quan hệ sử dụng.
- Hệ thống bằng khoán: là hệ thống hồ sơ quản lý đất đai một cách thống
nhất, trên cơ sở đó hệ thống bản đồ địa chính cùng với các hệ thống quản lý hoàn
chỉnh và đồng bộ.
Hệ thống bằng khoán ra đời sau khi hệ thống thông tin phát triển, khi có các
quan hệ đất đai phát triển và phức tạp nằm ngoài quản lý của địa phương
Nội dung của hệ thống bằng khoán bao gồm: Hệ thống bản đồ địa chính quy
định thống nhất trong cả nước; thứ hai là hệ thống hồ sơ sổ sách để ghi chép, quản
lý thông tin về mảnh đất, và cuối cùng là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong
cả nước. Với nội dung trên thì hệ thống bằng khoán đảm bảo thông tin thống nhất,
chặt chẽ, việc quản lý diễn ra trên cả nước. Việc sử dụng hệ thống này tạo điều
kiện để phát triển quan hệ hàng hoá tiền tệ về đất đai một cách chính xác, đầy đủ sẽ
ngăn chặn tình trạng thông tin ngầm tạo điều kiện cho thị trường bất động sản phát
triển lành mạnh. Đồng thời cho phép điều chỉnh quy hoạch và thay đổi mục đích sử
dụng đất một cách linh hoạt.
Với những ưu điểm trên thì hệ thống bằng khoán cũng có những nhược điểm
của nó như: để tạo được hệ thống bằng khoán thì cần phải có chi phí đầu tư rất lớn,
hệ thống vận hành quản lý phải có đủ trình độ và phương tiện, các cán bộ phải có
trình độ chuyên môn ngiệp vụ cao.
Bên cạnh việc sử dụng hai hệ thống trên thì có thể sử dụng hệ thống hỗn hợp
tức là sử dụng đồng thời hai hệ thống địa bạ và bằng khoán. Việc kết hợp hai hệ
thống trên không có nghĩa là sử dụng 2 thông tin hệ thống trên một mảnh đất mà có
loại thì sử dụng hệ thống địa bạ thì tốt, đơn giản, dễ làm, nhưng có loại đất thì phải
sử dụng thông tin đất đai. Thật vậy, có những những loại đất ít biến động thì ta nên
sử dụng hệ thống địa bạ sẽ đơn giản mà vẫn đảm bảo được thông tin đầy đủ. Còn
đối với đất đô thị, công nghiệp có rất nhiều biến động xẩy ra nếu sử dụng hệ thống
địa bạ thì thông tin về thửa đất sẽ không chính xác bằng việc sử dụng hệ thống
bằng khoán. Vì với những loại đất đô thị, công nghiệp mang nhiều yếu tố kinh tế,
nó chứa đựng nhiều yếu tố về vốn và sử dụng vốn nên rất cần thông tin được cập
Sổ mục kê đất được lập thành 3 bộ, bộ gốc lưu tại Sở địa chính, 01 bộ lưu tại
phòng Địa chính cấp huyện, 01 bộ lưu tại UBND xã do cán bộ địa chính trực tiếp
quản lí.
+ Sổ theo dõi biến động đất đai: được lập để theo dõi và quản lí chặt chẽ tình
hình thực hiện đăng kí biến động, chỉnh lí HSĐC hàng năm và tổng hợp báo cáo
thống kê diện tích theo định kỳ.
Sổ theo dõi biến động đất đai được lập cho từng xã, mỗi xã lập một bộ lưu
tại UBND xã, do cán bộ địa chính lập và quản lí.
+ Sổ cấp GCNQSD đất: nhằm theo dõi quá trình cấp giấy GCNQSD đất; ghi
nhận những thông tin về từng thửa đất đã cấp GCNQSD đất.
Đơn vị lập và giữ sổ: Phòng Địa chính cấp huyện chịu trách nhiệm lập và
giữ sổ cấp giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền của cấp huyện; Sở Địa chính cấp
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy
chứng nhận thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh.
+ Biểu thống kê diện tích đất đai
- Hệ thống tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết:
Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính bao
gồm: toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế - kĩ thuật đã
được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập bản đồ địa
chính, trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa.
Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký biến
động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm:
+ Các giấy tờ do chủ SDĐ giao nộp khi kê khai đăng ký như: đơn kê khai
đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc SDĐ (Quyết định giao đất, GCNQSD
đất được cấp ở những giai đoạn trước, giấy tờ chuyển nhượng đất đai v.v...) các
giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước mà người SDĐ đã
thực hiện v.v...
+ Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn kê
khai đăng ký của cấp xã, cấp huyện.
+ Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện đăng ký đất
công việc lập và quản lý HSĐC.
• Về lập hồ sơ
Cấp xã, phường, thị trấn thực hiện lập sổ địa chính thông qua đăng ký đất
đai ở cấp xã, lập sổ mục kê theo địa giới địa chính, lập sổ theo dõi biến động đất
đai ngày khi kết thúc đăng ký đất đai ban đầu và bắt đầu thực hiện đăng ký biến
động đất đai, lập biểu số liệu thống kê đất đai.
Cấp huyện lập biểu số liệu thống kê đất đai; thực hiện nghiệm thu, kiểm tra,
xác minh công tác lập sổ của cấp xã, phường, thị trấn; tiến hành lập sổ theo dõi cấp
GCNQSDĐ của hộ gia đình, cá nhân.
Cấp tỉnh tiến hành lập sổ cấp GCNQSD đất do cấp tỉnh quản lý, đồng thời
thành lập hệ thống hồ sơ xác định, kiểm tra công tác đăng ký, cấp GCNQSDĐ của
cấp huyện; lập bản đồ địa chính, biểu số liệu thống kê; thành lập tài liệu liên quan
đến quyết định hành chính trong công tác phúc tra, thanh tra.
• Về phân cấp quản lý HSĐC
- Cấp xã quản lý hồ sơ do mình lập ra và bản đồ địa chính.
- Cấp huyện quản lý hồ sơ do mình lập ra, bản đồ địa chính và toàn bộ hồ sơ
của cấp xã.
- Cấp tỉnh quản lý hồ sơ do mình lập ra và toàn bộ hồ sơ của cấp huyện.
Cấp nào thành lập và phê duyệt tài liệu nào thì có quyền lưu trữ tài liệu đó.
Như thế HSĐC được lữu trữ ở hai nơi: nơi hình thành và nơi tiến hành phê duyệt.
Với việc phân cấp như thế này sẽ giúp cho ta tra cứu thông tin một cách dẽ dàng,
giúp cho việc kiểm tra, thanh tra sẽ nhanh chóng hơn.
3. Vai trò của việc xác lập hồ sơ địa chính.
Đất đai có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế-xã hội và Nhà
nước nào cũng muốn nắm giữ quyền lúc đó để phát triển kinh tế-xã hội, vì vậy cần
phải có sự quản lý của Nhà nước về đất đai. ở nước ta Nhà nước đại diện chủ sở
hữu toàn dân về đất đai và thống nhất quản lý về đất đai, nhằm đảm bảo việc sử
dụng đất một cách hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và có hiệu quả cao. Công tác lập và
quản lý hồ sơ địa chính là một trong những nội dung quan trọng trong công tác
quản lý Nhà nước về đất đai, nó là cơ sở để bảo vệ chế độ sở hữu toàn dân với đất
chẽ toàn bộ quỹ đất trong phạm vi lãnh thổ, đảm bảo cho đất được sử dụng đầy đủ,
tiết kiệm và có hiệu quả cao. Thực hiện lập hồ sơ địa chính để tăng cường vai trò
quản lý của nhà nước. Nhà nước muốn quản lý chặt chẽ toàn bộ đất đai trước hết
cần nắm vững các thông tin về tình hình đất đai bao gồm:
Đối với đất đai Nhà nước đã giao quyền sử dụng đất, các thông tin cần biết
gồm: tên chủ sử dụng, hình thể, vị trí, kích thước, diện tích, hạng đất, mục đích sử
dung, hạn mức sử dụng đất, những ràng buộc về quyền sử dụng, những thay đổi
trong quá trình sử dụng đất và cơ sở pháp lý.
Đối với đất chưa giao quyền sử dung, các thông tin cần biết: vị trí, hình thể,
diện tích, loại đất. Tất cả các thông tin trên phải được thể hiện chi tiết đến từng
thửa đất. Đây là đơn vị nhỏ nhất chứa đựng các thông tin về tình hình tự nhiên,
kinh tế, xã hội và pháp lý của đất đai theo yêu cầu quản lý Nhà nước về đất đai.
Với những yêu cầu về thông tin đất đai đó, qua việc thực hiện đăng ký đất
đai, thiết lập HSĐC đầy đủ, chi tiết đến từng thửa đất trên cơ sở thực hiện đồng
loạt các nội dung: đo đạc lập bản đồ địa chính, quy hoạch sử dụng đất, giao đất,
cho thuê đất…Nhà nước mới thực sự quản lý được tình hình đất đai trong phạm vi
lãnh thổ và thực hiện quản lý chặt chẽ mọi biến động theo đúng pháp luật.
Lập và quản lý HSĐC là một trong những nội dung quan trọng trong công
tác quản lý Nhà nước có quan hệ hữu cơ với các nội dung, nhiệm vụ khác của quản
lý Nhà nước. Hệ thống HSĐC chứa đựng đầy đủ các thông tin về tự nhiên, kinh tế,
xã hội của từng thửa đất. Hệ thống các thông đó là sản phẩm kế thừa từ việc thực
hiện các nội dung, nhiệm vụ quản lý Nhà nước về đất đai khác như:
+ Đối với hệ thống chính sách về quản lý và sử dụng đất: Đây là cơ sở pháp
lý cao nhất cho việc thực hiện lập HSĐC. Lập HSĐC không chỉ tuân thủ các quy
định về đăng ký đất đai, lập HSĐC và cấp GCNQSD đất mà còn chấp hành đúng
chế độ và quản lý đất đai giúp cho việc lập HSĐC đầy đủ hơn. Đồng thời HSĐC sẽ
cung cấp thông tin và tình hình đất đai để phân tích, đánh giá việc thực hiện các
chính sách, bổ sung, điều chỉnh chủ trương chính sách quản lý đất đai.
+ Với nhiệm vụ điều tra, đo đạc thì kết quả công tác điều tra, đo đạc là tài
liệu lập nên HSĐC, bên cạnh đó thông qua HSĐC để góp phần nâng cao độ chính
4.1. Hồ sơ địa chính bao gồm:
- Bản đồ địa chính;
- Sổ địa chính;
- Sổ mục kê đất đai;
- Sổ theo dõi biến động đất đai.
4.2. Nội dung HSĐC bao gồm các thông tin về thửa đất sau đây:
- Số hiệu, kích thước, hình thể, diện tích, vị trí;
- Người sử dụng thửa đất;
- Nguồn gốc, mục đích, thời hạn sử dụng đất;
- Giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính về đất đai đã thực hiện
và chưa thực hiện;
- GCNQSD đất, quyền và những hạn chế về quyền của người sử dụng đất;
- Biến động trong quá trình sử dụng đất và các thông tin khác có liên quan.
Nghị định 181/CP của Chính phủ về thi hành luật đất đai ban hành ngày
29/10/2004 đã quy định “nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ,
chính xác, kịp thời, phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo
quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất”,…
Thực hiện Luật đất đai và Nghị định 181/CP của Chính phủ, Bộ Tài nguyên
và Môi trường đã có Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT về việc hướng dẫn lập,
chỉnh lý, quản lý HSĐC, trong đó nội dung chủ yếu về lập, quản lý HSĐC như sau:
*Nguyên tắc lập HSĐC:
- HSĐC được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.
- Việc lập và chỉnh lý HSĐC thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục hành chính
quy định tại chương XI của Nghị định 181/2004/NĐ-CP về thi hành luật đất đai.
- HSĐC phải đảm bảo tính thống nhất giữa bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ
mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai; thống nhất giữa bản gốc và bản sao;
thống nhất giữa GCNQSD đất và hiện trạng sử dụng đất.
* Bản đồ địa chính: là bản đồ về các thửa đất, được lập để mô tả các yếu tố
tự nhiên của thửa đất và các yếu tố địa hình có liên quan đến SDĐ. Nội dung bản
đồ địa chính gồm các thông tin về thửa đất gồm vị trí, kích thước, hình thể, số thứ
* Sổ mục kê đất đai là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất nhưng
không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên quan đến quá
trình SDĐ. Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra cứu thông tin về
thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai. Nội dung sổ mục kê đất đai bao
gồm:
- Thửa đất gồm số thứ tự thửa, tên người sử dụng đất hoặc người được giao
đất để quản lý, diện tích, mục đích SDĐ và những ghi chú về thửa đất (khi thửa đất
thay đổi, giao để quản lý, chưa giao, chưa cho thuê, đất công ích, v.v.);
- Đối tượng có chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất hoặc có hành lang
bảo vệ an toàn như đường giao thông; hệ thống thuỷ lợi (dẫn nước phục vụ cấp
nước, thoát nước, tưới nước, tiêu nước, đê, đập); công trình khác theo tuyến; sông,
ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến; khu vực đất chưa
sử dụng không có ranh giới thửa khép kín trên bản đồ gồm tên đối tượng, diện tích
trên tờ bản đồ; trường hợp đối tượng không có tên thì phải đặt tên hoặc ghi ký hiệu
trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính.
* Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ để ghi những biến động về SDĐ trong
quá trình SDĐ. Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai gồm tên và địa chỉ của
người đăng ký biến động, thời điểm đăng ký biến động, số thứ tự thửa đất có biến
động, nội dung biến động về SDĐ trong quá trình sử dụng (thay đổi về thửa đất, về
người sử dụng, về chế độ SDĐ, về quyền của người SDĐ, về GCNQSD đất).
Các mẫu sổ sách địa chính được ban hành như mẫu sổ địa chính (mẫu số -
01/ĐK), mẫu sổ mục kê đất (mẫu số 02/ĐK), mẫu sổ đăng ký biến động đất đai
(mẫu số 03/ĐK) nhằm đáp ứng yêu cầu thay đổi so với quy định trước đây về phân
loại mục đích sử dụng đất, đối tượng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, đăng ký
biến động đất đai,...
* Lập HSĐC:
a. Bản đồ địa chính
Bản đồ địa chính được lập trước khi tổ chức việc đăng ký quyền sử dụng đất
và hoàn thành sau khi được Sở Tài nguyên và Môi trường xác nhận.
Ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất thể hiện trên bản đồ địa
- Mục đích SDĐ được ghi theo mã quy định tại Thông tư 29/2004/TT-
BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Sổ mục kê đất đai được chỉnh lý theo những biến động về SDĐ. Khi ranh
giới thửa đất không bị thay đổi mà có thay đổi về số thứ tự, diện tích, mục đích
SDĐ thì các thay đổi đó được chỉnh lý vào phần ghi chú của thửa đất. Khi thửa đất
có thay đổi ranh giới, tách thửa, hợp thửa thì thửa đất cũ bị xoá bỏ và bổ sung thửa
đất mới vào trang sổ của tờ bản đồ đó.
c. Sổ địa chính
Sổ địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn để ghi
thông tin về người sử dụng đất và thông tin về SDĐ của người đó đối với thửa đất
đã cấp GCNQSD đất.
Mỗi trang sổ để đăng ký cho một người SDĐgồm tất cả các thửa đất thuộc
quyền sử dụng của người đó. Nội dung thông tin về người SDĐvà thửa đất trên sổ
địa chính được ghi theo nội dung thông tin đã ghi trên GCNQSD đất đã cấp.
d. Sổ theo dõi biến động đất đai
Sổ theo dõi biến động đất đai được lập để theo dõi tình hình đăng ký biến
động về sử dụng đất và làm cơ sở để thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm.
Sổ theo dõi biến động đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn,
do Văn phòng đăng ký quyền SDĐ và cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn lập,
quản lý. Việc ghi vào sổ thực hiện đối với tất cả các trường hợp đăng ký biến động
về SDĐđã được chỉnh lý trên sổ địa chính.
Trách nhiệm lập HSĐC:
- Sở TN&MT chịu trách nhiệm tổ chức việc lập HSĐC.
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm triển
khai việc lập HSĐC gốc và làm hai (02) bản sao từ bản gốc để gửi cho Văn phòng
đăng kí quyền SDĐ thuộc Phòng TN&MT và UBND cấp xã.
Văn phòng đăng kí quyền SDĐ được phép thuê dịch vụ tư vấn trong việc đo
đạc địa chính, chỉnh lí tư liệu đo đạc và bản đồ, lập bản đồ địa chính, lập sổ mục kê
đất đai; phải trực tiếp thực hiện việc lập sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai
và chỉnh lí HSĐC.
+ Bản lưu GCNQSD đất, hồ sơ xin cấp GCNQSD đất, hồ sơ xin đăng kí
biến động về SDĐ đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước
ngoài được mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư;
+ GCNQSD đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước
ngoài mua nhà ở gắn với quyền SDĐ ở, cộng đồng dân cư đã thu hồi trong các
trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại GCNQSD đất;
Copyright: Tài liệu đại học ©