ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH
HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC
1.1 Đặc điểm khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty
1.1.1. Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty
Với đặc điểm sản phẩm và dịch vụ có hàm lượng chất xám cao, đầu vào
sản xuất trong nước còn hạn chế, ngay từ khi thành lập Công ty đã hướng tới
các nhà cung cấp nước ngoài có uy tín trên thế giới như: Nohma (Nhật),
Hochiki (USA)… Ngoài ra để tận dụng lợi thế của việc sử dụng hàng trong
nước Công ty cũng thực hiện mua hàng hóa của những nhà Cung cấp trong lãnh
thổ Việt Nam tuy nhiên việc lựa chọn nhà cung cấp rất cẩn thận, Công ty xây
dựng nhiều tiêu chí lựa chọn khác nhau. Các nhà cung cấp của Công ty hoạt
động chủ yếu trên lĩnh vực cung cấp các sản phẩm, dịch vụ liên quan đến hệ
thống thông tin, bảo mật, tích hợp hệ thống…
Công ty dùng phương pháp mã hóa nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp ứng với
một mã số cụ thể, phương pháp này được làm trên phần mềm excel và được thực hiện
tại phòng kinh doanh. Hệ thống mã được sử dụng thống nhất tại tất cả các phòng ban
trong Công ty. Việc thay đổi mã, tạo mã mới được thông báo kịp thời tới tất cả nhân
viên sử dụng
Ngoài việc mã hóa nhà cung cấp Công ty còn tiến hành mở chi tiết cho từng đối
tượng nhà Cung cấp, đối với nhà Cung cấp nước ngoài bắt buộc mở chi tiết mỗi nhà
cung cấp một tiểu khoản. Đối với nhà cung cấp Việt Nam Công ty tiến hành mở chi tiết
cho những đối tượng nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên, giá trị hợp đồng lớn các
nhà cung cấp lẻ giá trị hợp đồng nhỏ (bộ phận này chiếm số lượng ít) Công ty tiến hành
mở chung cho một tiểu khoản..
Công ty tiến hành phân loại nhà cung cấp theo lớp nhà cung cấp theo địa bàn trụ
sở của nhà cung cấp bao gồm:
- Lớp 01: các nhà cung cấp trong nước
- Lớp 02:các nhà cung cấp nước ngoài: tại nhiều nước như Nhật Bản, Hàn Quốc,
Nga…
Các nghiệp vụ mua hàng hóa dịch vụ đầu vào kể cả thanh toán trả ngay hoặc trả
chậm đều được hạch toán qua tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp

1.2. Đặc điểm thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công ty
GS – GROUP JSC
1.2.1. Hình thức thanh toán
Công ty sử dụng 2 hình thức thanh toán là thanh toán dùng tiền mặt và
thanh toán không dùng tiền mặt trong đó hình thức thanh toán không dùng tiền
mặt được sử dụng phổ biến hơn.
- Phương thức thanh toán dùng tiền mặt: Đây là phương thức thanh toán
thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phương thức này chỉ thích hợp với các
nghiệp vụ có quy mô nhỏ. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm:
+ Thanh toán bằng tiền VNĐ.
+ Thanh toán bằng ngoại tệ.
- Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: đây là phương pháp thanh
toán thông qua các trung gian như các ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính
trung gian khác. Phương thức này khắc phục được những yếu điểm của việc
thanh toán dùng tiền mặt. Đối với các giao dịch nội địa phương thức này có
nhiều hình thức như: thanh toán bù trừ, thanh toán bằng ủy nhiệm chi (thu),
thanh toán bằng séc…Đối với các giao dịch thanh toán với đối tác nước ngoài
Công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng thư tín dụng.
1.2.2. Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp
Đối với các nhà cung cấp Công ty chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán
không dung tiền mặt. Đối với các nhà cung cấp trong nước Công ty tiến hành
thanh toán bằng ủy nhiệm chi qua các ngân hàng. Đối với các nhà cung cấp
nước ngoài Công ty tiến hành mở L/C để thanh toán. Để thuận lợi cho việc
thanh toán cho nhà cung cấp được nhanh tróng và bảo đảm an toàn về vốn Công
ty tiến hành mở tài khoản tại đa dạng các ngân hàng như : Ngân hàng Ngoại
thương, ngân hàng Cổ phần Thương Tín, ngân hàng Liên Việt…Tiền gửi ngân
hàng dung để thanh toán của Công ty bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ các
loại như EUR, USD… nhưng số lượng ngoại tệ USD gửi tại các ngân hàng là
lớn nhất.
Thời hạn thanh toán với nhà cung cấp được quy định cụ thể trong hợp đồng

thân khác để chứng minh nhân thân. Khi làm phiếu chi, thủ quỹ cần ghi đầy đủ
thông tin của người nhận tiền trên phiếu chi kèm theo giấy giới thiệu và
photocopy giấy tờ tùy thân của người nhận tiền.
d. Trường hợp thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản: Người thụ hưởng phải là
đơn vị phát hành Hóa đơn GTGT. Nghiêm cấm việc chuyển tiền cho bên thứ ba
mà không có quy định trên hợp đồng hoặc chỉ định chuyển tiền bằng văn bản
hợp lệ (ký, đóng dấu…) do đơn vị bán hàng phát hành.
e. Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng: Yêu cầu về chứng từ thanh toán được
áp dụng giống như trường hợp thanh toán bằng tiền mặt. Thời hạn thanh toán áp
dụng đối với trường hợp này không có gì thay đổi so với các trường hợp khác.
1.3. Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công
ty
Việc quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu là do
phòng tài chính kế toán thực hiện. Kế toán trưởng cùng các nhân viên trong
phòng cụ thể là kế toán mua hàng và bán hàng thường xuyên theo dõi sổ chi tiết
của các khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn mua (bán) hàng hóa về
số liệu, về thời hạn thanh toán, thời gian nợ quá hạn….để quản lý cũng như phát
hiện những trường hợp xảy ra nhằm đưa ra phương án xử lý kịp thời. Kế toán
mua hàng, kế toán bán hàng, Kế toán trưởng đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính
hợp pháp, hợp lệ của các Hóa đơn GTGT bán hàng hóa dịch vụ dựa vào các
thông tin trên Hóa đơn, Phiếu thu tiền, Báo giá, Hợp đồng,… và kiểm tra sự tồn