Luận văn
Nâng cao chất lượng công
tác quản trị mua hàng
Luận văn tốt nghiệp
Mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh
mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản
lý của nhà nước.
Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh
tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc
còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp
bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau
hơn mười năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn
tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước.
Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm
vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng
cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó
đòi hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế
thị trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất
quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người
lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi
khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì
vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan
trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận
thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập
trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ
phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương
thức kinh doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức
Lớp K36A4
3
Luận văn tốt nghiệp
Chương 1:
Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với
doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp
thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu
của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với
bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá
và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó
thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được
điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa
người với người
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem
xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện
mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao
nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số
lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ
cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
4
Hương
Lớp K36A4
5
Luận văn tốt nghiệp
- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải
hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không
phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà
khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh
không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách
hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách
hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là
ngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách
hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận. Mua
hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh
giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy
nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao
hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm
thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh
doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa
học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh
nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao
nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ
nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc
quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào
mà người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị
trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh
doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh
nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch ”.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
7
Luận văn tốt nghiệp
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa
vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi
vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu
trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí
1
C
- Chi phí một lần mua hàng
2
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta
có:
Q=
2
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có
những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương
pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược
điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì
không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy
hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp
này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược
điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh
nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với
nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ.
Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp,
tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của
cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược điểm
là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển
vốn chậm.
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phương
thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải
làm thủ tục cho bên bán
Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,
doanh nghiệp đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới
phải thanh toán lô hàng đó.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
9
Luận văn tốt nghiệp
Luận văn tốt nghiệp
1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp
phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía
nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy
nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và
rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có
thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà
cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến
tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các
nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất
là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo
sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp
chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp
này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà
cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán
để thu hút người mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là
trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để
xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và
giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua
hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng
nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách
hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đư-
ợc hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá
khan hiếm,...) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
12
Luận văn tốt nghiệp
nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn
giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh
những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại.
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại.
+) Khái niệmvề quản trị mua hàng:
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh
nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các
bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi
và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các
mục tiêu đã xác định.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua
hàng gì? của ai, với số lượng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức
tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các
kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là
điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để
công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động
mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và
các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng
không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số
lượng là bao nhiêu... để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp
nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì
thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất
đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
14
Luận văn tốt nghiệp
cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn
mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục
tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và
tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua
hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc
hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng :
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể
hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua
được hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với
nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản
trị mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình
mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây
là quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến
việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như:
đánh giá môi trường chung hiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng
hoá đó trên thị trường; cu cấu thị trường của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự
báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi
suất trong nước và ngoài; chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ
Hương
Lớp K36A4
16
Xác định
nhu cầu
Tìm v à
lựa
chọn nhà
cung cấp
Thương
lượng và
đặt h ngà
Theo dõi và
thực hiện
giao h ngà
Đánh giá kết quả mua h ngà
Thoả mãn Không thoả mãn
Luận văn tốt nghiệp
- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh
nghiệp cần tức là thị trường cần.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên
cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để
thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được
nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn
và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng
chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số
lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh
nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.
Mua với số lượng bao nhiêu? để xác định được số lượng hàng hoá mua
vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu
vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn
mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh
nghiệp chưa tối ưu.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu
mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng
hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà
cung cấp cho phù hợp.
b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu
trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là
doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có
thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông
qua các hình thức:
+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
18
Luận văn tốt nghiệp
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng
một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn
vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết
định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong
việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với
doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ
hàng để bán, đôi khi bị ép giá...
+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm
được độ rủi ro, tránh được sự ép giá... nhưng lại có hạn chế là không được
giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính
ổn định về giá cả và chất lượng không cao... các nhà quản trị cần có sự lựa
chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức
là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm
kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các
nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ
”
+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh
của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì
cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp.
Phương pháp đê lựa chọn:
+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để
có quyết định lựa chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa
trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường( so với các nhà cung
cấp khác)
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
20
Luận văn tốt nghiệp
+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và
21
Luận văn tốt nghiệp
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng,
phương tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có
biến động
- Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác
định thời hạn thanh toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi
phí vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao
hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…
Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp
phải lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao
tiếp tốt. Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong
đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp
nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn
bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì
nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải được
lập thành nhiều bản (ít nhất là hai bản). Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với
các nha cung cấp bằng một trong những hình thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua – bán. đây là hình thưc mang tình pháp lí cao nhất.
Nội dung của hợp đồng mua – bán bao gồm:
. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên.
. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
. Đơn giá và phương định giá.
Phương pháp và điều kiện giao nhận.
. Điều kiện vận chuyển.
. Phương thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và
phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)
biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho
người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
23
Luận văn tốt nghiệp
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức
đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những
mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của
hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh
nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng đư-
ợc các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định. Như
vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.
+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới,
tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng
như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của
các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của
mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động
quản trị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến
khâu kếtthúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến
kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp.
1.3 Sự cần thiết và phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản
trị mua hàng.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh
tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trường khi có nhu
cầu, mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí
tốt hoạt động mua hàng.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay
từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt
hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp
không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị
giao chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ l-
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
25
Copyright: Tài liệu đại học ©