Bài toán giám sát nhân viên sử dụng Internet
Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát hoạt động
của nhân viên liên quan tới Internet, từ việc gửi e-mail và các tin nhắn cho đến
việc ghé thăm các trang web trong giờ làm việc.Và sau đó thông báo với họ - một
cách trung thực và đầy đủ nhất - về những gì bạn đã làm và tại sao bạn lại phải
làm như vậy.

Hiện nay, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp phải đối mặt.
Các thiết bị giám sát nhân viên - được biết nhiều như “spyware” - đang trở nên
hấp dẫn, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các thiết bị này nằm ở chỗ gia tăng tính
bảo mật; giảm thiểu các hành vi không đúng mực của nhân viên trong giờ làm
việc; tránh rò rỉ các thông tin mang tính cạnh tranh,....Tuy nhiên, nhiều nhân viên lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến quyền cá
nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giải thích rõ ràng, công ty can thiệp quá
sâu vào sự riêng tư của nhân viên, thì hiệu quả công việc của họ sẽ giảm sút và có
thể những nhân viên tốt sẽ ra đi, thậm chí các vụ kiện tụng sẽ xảy ra.

Vậy lời giải đáp cho bài toán giám sát nhân viên sẽ phải như thế nào? Liệu đó có
phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những đánh giá sơ bộ và một vài
chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới internet.

Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra đời
của một loạt các phần mềm giám sátMột nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây cho thấy tại
Mỹ có đến 31% nhân viên truy cập Internet và kiểm tra hộp thư điện tử thường
xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên toàn thế giới là khoảng 12%. Vì
vậy, số lượng các công ty tiến hành giám sát việc sử dụng e-mail và Internet của

Gartenberg, giám đốc nghiên cứu tại hãng Jupiter Research, cho biết.

“Các nhân viên cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động nhằm bảo vệ
hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”, Gartenberg nói, “Song, về
phía các chủ sử dụng lao động, họ cũng phải giám sát theo một cách thích hợp
nhất để đảm bảo sự cân bằng hợp lý khỏi làm mất niềm tin của các nhân viên đối
với mình”.

Theo Ann Meany, chuyên gia tư vấn nhân sự cho hãng Watson Wyatt Worldwide
thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị giám sát nhân viên nào,
hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:

- Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan tâm hay đơn
thuần chỉ xuất phát từ một sự tưởng tượng nào đó
?
“Việc giám sát nhân viên chỉ vì những mong muốn và sở thích nhất thời sẽ không
phải là lý do thích hợp”, Meany cho biết. Những l ý do đúng đắn có thể là: an ninh
và an toàn cho nhân viên, các vấn đề liên quan tới quấy rối tình dục, hoặc những
mối quan ngại liên quan tới gian lận, gián điệp,...

- Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa công ty?
Trong một công ty công ty nghiên cứu phát triển, công việc của các nhân viên
mang tính độc lập cao thì việc giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn là
những kết quả tích cực. Cũng như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu công ty của bạn xây
dựng những kế hoạch giữ chân nhân viên thông qua các đặc quyền cụ thể như các
dịch vụ về giặt là, chăm sóc vật nuôi, chăm sóc con trẻ,..., bạn phải chấp nhận rằng
các nhân viên sẽ dành một phần thời gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ
các công việc cá nhân.

Nếu bạn nhận được những câu trả lời tích cực, tiếp theo, hãy tuân thủ theo

biết, “Nhưng mỗi công ty phải tự quyết định việc này sao cho phù hợp nhất với
yêu cầu công việc đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các nhân viên sẽ làm việc tốt
hơn và có trách nhiệm hơn nếu bạn hướng dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những
hành vi không thích hợp. Các nhân viên sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định
của công ty.

Tương tự như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều nhân
viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá của họ có thể bị
giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều này.

3. Hãy thể hiện sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời gian của nhân viên

Nếu công ty của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm ngoài giờ,
bạn cần thông cảm và thể hiện sự thiện ý với một vài hoạt động cá nhân trong giờ
làm việc.