Luận Văn Đề Tài:Nâng cao chất lượng công tác
quản trị mua hàng
Mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị
trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nớc.
Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp
đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý
tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng.
Sau hơn mời năm đổi mới nền kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc ngoặt
lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên
thị trờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao
chất lợng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi hỏi phải có sự t
duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trờng. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò
của ngời lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời
lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có
Chơng 1:
Cơ sở lý luận chung của quản trị mua hàng trong
doanh nghiệp thơng mại
1.1
Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào ( đối với doanh nghiệp thơng
mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng
loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng. Nếu bán
hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thống và
tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó
cho tới khi tìm ra đợc điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa
ngời với ngời
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ
hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua
bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại
doanh nghiệp với số lợng, chất lợng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ
cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
2
Vị trí
của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu
mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lợng, và chất lợng thì dẫn
đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trờng thì bán hàng là khâu quan trọng nhng mua hàng
là tiền đề tạo ra lợng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp.
Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề
hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi
nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp
cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu
chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một
trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi
nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa
học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu:
Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thơng mại trong đó khi doanh nghiệp cần
mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua
vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định l
ợng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu
thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp .
Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lợng hàng thích hợp =
một lần mua
số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiếnPhơng pháp này có u điểm sau
:
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng đợc xác định xuất
phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng hàng hoá dự trữ thực tế đầu
kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Q=
2
1
**2
C
DC
C=
2
C
* (Q/2) +
1
C
*Q/D)
Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp
nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau :
+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u đãi của các nhà
cung cấp.
+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những cơn sốt thị trờng, do đó có thể thu đợc lợi nhuận
siêu ngạch .
Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là :
+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho
doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn .
: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã
nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó .
Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau
: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung
cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô
hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua .
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nớc:
Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp đợc tiến
hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đợc sản xuất trong nớc.
Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu):
Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nớc ngoài về
để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc. Trong đó có hai hình thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung
gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và máy móc thiết bị từ nớc ngoài vào Việt
Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong nớc. Trong hoạt động dịch vụ này công ty không
cần phải sử dụng vốn của mình và đợc hởng một khoản gọi là phí uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến
khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trờng để mua đến khi bán đợc hàng và thu tiền về bằng vốn
6
của chính mình. Với hình thức này công ty sẽ xem xét nguồn hàng và tính toán mọi chi phí phát
sinh trong quá trình nhập khẩu. Đồng thời công ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi
hàng hoá đợc chuyển tới tay ngời mua để từ đó biết đợc kết quả của việc nhập hàng
Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác nh: phân loại theo
phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phơng thức mua theo
hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ ... Mỗi phơng pháp trên đều có những
u và nhợc điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm,
từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận tiện nhất và
tốt nhất.
1
mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có
những ràng buộc chặt ( điều kiện không thể nhân nhợng đợc ) và có những ràng buộc
lỏng ( điều kiện có thể nhân nhợng đợc ). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra
những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển và thanh toán,
các dịch vụ sau bán ...nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngời
mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những ràng buộc
chặt để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì
vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp
chúng vào trong một hợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng th
ơng lợng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà
cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ
ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh.
Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không
quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận ( không đạt đ
ợc sự thoả thuận ) và thực hiện hợp đồng ( hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc ). Đảm
bảo sự hợp lý về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp
đợc nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn
giúp cho doanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng
tiếc có thể xảy ra.
1.2 )Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
1.2.1.) Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
+)
Khái niệm:
Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt
động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với
số lợng và gí cả nh thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì,
chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông th
ờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn
thờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại. Ngoài ra
mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác
định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ
từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt
động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh
nghiệp.
+)
Vai trò của quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ
chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàng thờng xuyên, đều đặn và
9
kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng
tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá
trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình
phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân
tích các yếu tố trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môi trờng chung hiện tại và tơng lai; thực
trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và
dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nớc và
ngoài; chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực
hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.
1.2.2) Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho
nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng.
Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua
bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào ? ... Một ngời tiêu dùng
khi mua hàng cũng có quyết định nh vậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm
các khâu đợc đặt trong sự lựa chọn lớn hơn ở góc độ của các nhà doanh nghiệp với nhau. Đây
M- Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh
B Lợng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo.
Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có )
Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh sau:
M = B + D ck D dk
Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lợng
hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua vào của từng mặt hàng
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng hàng tối u mà doanh
nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp .
b )
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đợc mục tiêu trên doanh nghiệp
phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và nh thế nào.
Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thơng mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng.
Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung ứng thông qua các bạn hàng, hội chợ, triển lãm, các
tạp chí, các phơng tiện truyền thông, qua mạng ... Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng
một cách sáng tạo nguyên tắc không nên chỉ có một nhà cung cấp . Muốn vậy phải nghiên
cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đợc khả
11
năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn
nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng nh với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hởng không nhỏ tới giá
thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan
trọng đối với nhà quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền thống cho
rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mớicó thể lựa chọn đợc nhà cung cấp với
giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thờng thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thờng
xuyên tính toán lựa chọn ngời cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng...
không cần phải dựa trên nguyên tắc nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì
còn tiếp tục mua hàng của họ
+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp
hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các
nhà cung cấp trên các mặt sau.
Sự đánh giá đợc thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự u tiên mà doanh nghiệp quy định,
phơng pháp này còn đợc dùng để đánh giá thờng xuyên nhà cung cấp hiện tại của doanh
nghiệp. Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó trên thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết
định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung cấp hay không, ở mức độ nào. Sau khi lựa chọn đợc nhà
cung cấp tốt nhất doanh nghiệp nên tiến hành thơng lợng và đặt hàng.
C )
Thơng lợng và đặt hàng
.
Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thơng lợng và đặt hàng để đi
đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
Trong đó, thơng luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hởng tới quyết định mua hàng. Mục
tiêu của quá trình thơng lợng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lợng, phơng tiện và phơng
pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng có biến động
- Xác định phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ và xác định thời
hạn thanh toán.
Khi đã tham gia đàm phán thơng lợng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn những
nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có nh vậy, doanh nghiệp mới đạt
đợc các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần
tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện
theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng
phải đợc lập thành nhiều bản ( ít nhất là hai bản) . Hợp đồng mua hàng phải thể hiện những nội
dung sau:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và
hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng đợc xác định ngay từ
đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài
chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp :
+ Trờng hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc các cho nhu cầu sản
xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định. Nh vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là
có kết quả và có hiệu quả .
+ Trờng hợp 2 : Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm,
doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để
tránh phạm phải sai lầm đó .
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nh những mặt tồn
tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên
quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền
14
với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc. Bất kể một sai sót nào của
nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của
doanh nghiệp .
1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua
hàng
.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại
.
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh
rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy trì đợc hoạt động
kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của
khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng
cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả
chung của doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài chính của doanh
thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanhDo đó khi lập kế hoạch mua hàng doanh nghiệp dựa trên
cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cung ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng
hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì không đáng kể. Đồng vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi
doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua đợc hàng hoá với giá rẻ hơn, đ
ợc u tiên trong trờng hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt nh vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm
đợc chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi nhuận.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực sản xuất
hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá để cung ứng tạo điều kiện
để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh doanh.
1.3.2) Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng
.
Để hoạt động mua hàng đạt hiệu quả cao thì các nhà quản trị không chỉ hiểu rõ về quá
trình quản trị mua hàng mà còn cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hởng tới quá trình quản trị mua
hàng cũng nh các quy tắc để đảm bảo mua hàng có hiệu quả. Để hoạt động bán hàng đợc tốt
thì quá trình mua hàng phải theo sát nhu cầu ngời tiêu dùng dới góc độ cơ hội đợc lựa chọn ng
ơì mua, số lợng của ngời mua, sự quan tâm của ngời bán với ngời mua đối với hàng hoá của
doanh nghiệp cơ cấu tiêu dùng của ngời mua đối với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu tăng
giảm hàng hoá tiêu dùng, sự khác lạ của hàng hoá, sự nhạy cảm về giá của ngời mua, sự liên
quan về giá đối với doanh thu của doanh nghiệp, lợi ích của ngời mua và vai trò quyết định của
ngời mua sắm. Bên cạnh đó còn có một loạt các tác nhân gây ảnh hởng đối với mua hàng, cờng
độ cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội
tại của hoạt động mua hàng. Có rất nhiều nhân tố ảnh hởng tới kết quả hoạt động mua hàng.
Sau đây là một số nhân tố chính :
a )
Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng
.
Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt hàng. Mỗi mặt
hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ vị trí chủ đạo và cũng có những
mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và
lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lợng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh
doanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa .
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi :
Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợc nhu cầu của khách
hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh
nghiệp có.
17
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và đúng thời
điểm nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần.
Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ. Mua của
ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả.
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trờng.
Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chính xác mức tiêu thụ
về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng hợp lí không thừa cũng không nên
thiếu .
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất lợng, cho nên tuỳ
vào mục tiêu của doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên. Chính sách mua hàng với mục tiêu của
nó là tiền đề, là hớng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng.
+ Kết quả tiêu thụ
:
Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua
hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể
dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ nh thế nào, và nếu có đ
doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm đợc
các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trờng và biết phân tích ảnh hởng của thị
trờng, nắm đợc chính sách kinh tế của nhà nớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu
mua.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị tr-
ờng về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp :Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm
phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn đợc một nhân viên mua
hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp.
+
Năng lực của nhà quản trị mua hàng
:
Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình
mua hàng. Nhà quản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ đợc về
nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năng của từng ngời, biết đợc ngời nào có khả năng đảm nhận
việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn
Vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thơng trờng thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn,
doanh nghiệp sẽ đợc các nhà cung ứng u tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng
chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản u đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng
nhiều khi tránh đợc tình trạng thủ tục rờm rà Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị tr
ờng có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua.
Ngoài ra còn có các nhân tố khác nh tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa
học kĩ thuậtđều có ảnh hởng đến công tác mua hàng.
b)
Nhân tố bên ngoài ảnh hởng đến quá trình quản trị mua hàng
.
để đảm bảo bán đợc với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi. Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các
doanh nghiệp thơng mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Sự cạnh tranh
này doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đa ra các điều khoản
u đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng của mình. Cho nên
doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để
làm sao mua đợc hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác. Có nh thế mới đảm bảo thắng đợc
các đối thủ cạnh tranh thông qua giá. Vì thế nếu nhà cung cấp nào đa ra giá cả hay các điều
khoản u đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút đợc các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình.
Các cơ quan nhà nớc:
Các cơ quan nhà nớc ở trung ơng và địa phơng đều có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh
và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nớc và cơ
quan địa phơng theo dõi, kiểm tra và giám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động
kinh doanh của mình. Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ
quan nhà nớc mà ngợc lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ về các vấn đề
20
có liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng. Thông qua hệ thống cơ quan nhà nớc, nhà
quản trị sẽ tìm đợc nguồn cung ứng tốt đảm bảo đợc mục tiêu mua hàng của mình. Hơn nữa cơ
quan nhà nớc còn ảnh hởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính
sách nh thuế Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả cao và ngợc lại. Lúc
đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí.
Đó là một số các nhân tố ảnh hởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những
nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh đợc nhng cũng có những nhân tố khách quan
nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh đợc. Đối với
những nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận
nó. Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đờng cho việc hoàn thành nghiệp
vụ mua hàng. Bởi một chính sách mua hàng tốt sẽ cân nhắc đúng và chỉ rõ ngời cung ứng và
nhân viên mua hàng. Để có một chính sách mua hàng đúng không chỉ đơn thuần là kết quả khó
nhọc của hoạt động marketing trong doanh nghiệp mà quan điểm của marketing là lấy khách
hàng và thị trờng làm trung tâm. Bởi doanh nghiệp chỉ có thể bán đợc cái mà khách hàng cần
+ Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị.
Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lợng mua hàng bằng cách thông qua đào tạo và đãi ngộ
nhân sự. Cần phải đầu t cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách có khoa học sao cho phù hợp
với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
22
Chơng 2:
Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty
bách hoá số 5 Nam Bộ.
2.1 Vài nét sơ lợc về công ty bách hoá số 5 Nam Bộ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp, nguyên là cửa hàng
Bách Hóa Cửa Nam cũ. Công ty đợc thành lập tháng 5 năm 1954 trong nền cơ chế kế hoạch hóa
tập trung, hoạt động kinh doanh theo phung thức hạch toán báo số. Nhiều năm liền cửa hàng
bách hóa Cửa Nam là lá cờ đầu trong ngành thơng nghiệp quốc doanh của thủ đô.
Sau khi nền kinh tế nớc ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của
nhà nớc. Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993, cửa hàng Bách hóa Cửa Nam đợc
phép tách ra thành một doanh nghiệp độc lập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thành
phố Hà Nội. Với t cách là một pháp nhân kinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép
kinh doanh số 1050 (UBND), có vốn điều lệ là 530.000.000 VNĐ. Có trụ sở, con dấu riêng và
cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty hoạt động và hạch toán
độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trớc pháp luật khi tham gia vào các
hoạt động kinh tế xã hội.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt xu hớng phát triển,
hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở ra hai gian hàng siêu thị và một quầy
thời trang tự chọn. Chỉ qua vài năm hoạt động, siêu thị số 5 Nam Bộ đã rất phát triển và đợc
đánh giá là một trong những siêu thị lớn nhất Hà Nội.
Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã có một bề dày truyền thống hoạt động kinh
doanh, tổ chức lãnh đạo. Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng đợc nâng lên,
thể hiện thông qua việc đóng góp ngân sách nhà nớc ngày càng tăng. Công ty đã lập đợc nhiều
thành tích suất sắc và đợc nhà nớc tặng thởng nhiều huân chung bằng khen, cờ thi đua của thành
24
Copyright: Tài liệu đại học ©