Kỹ năng cho nhân viên văn phòng
Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều
việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau? Những mẹo
nhỏ sau đây có thể là phương pháp giải quyết cho bạn đấy.

Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý

Đây là điều đầu tiên mà nhân viên văn phòng cần phải làm. Sự hỗ trợ đắc lực của
các công cụ như máy vi tính, lịch… đã giúp cho việc sắp xếp công việc có phần
nhẹ nhàng hơn rồi. Nhưng chúng ta không nên “lạm dụng” các phương tiện đó mà
hãy dành cho cuốn sổ tay và cây bút một vị trí trong công việc của bạn. Nó là cách
làm truyền thống đơn giản, hiệu quả mà ít gặp rủi ro nhất.

Bạn hãy tạo cho mình một lịch làm việc bằng cách ghi vào cuốn sổ những công
việc cần làm. Cái list làm việc rất khoa học đó giúp bạn không bị nhầm lẫn giữa
việc nào làm rồi và việc nào chưa làm. Với sự nhỏ gọn của 2 vật dụng này, bạn có
thể đem theo chúng ở khắp mợi nơi hơn hẳn chiếc laptop dù đã được xem là nhỏ
gọn.

Rèn luyện óc tổ chức

Óc tổ chức cũng là một điều kiện cần thiết cho một nhân viên văn phòng. Bạn có
đảm bảo mình có thể nhớ chi tiết tất cả các công việc. Ví như tấm ảnh này ai chụp
cho bạn? Bạn có nhớ được ngày sinh của từng thành viên trong gia đình mình? Và
còn rất nhiều câu hỏi khác nữa. Nếu bạn trả lời tốt thì không sao, bạn là một nhân
viên pro, bằng không thì bạn phải điều chỉnh lại cách tổ chức cho chính bản thân.

Giải pháp cho bạn:

Rèn luyện cách làm việc tổ chức. Bạn hãy viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và
làm theo những gì đã viết trên cuốn sổ. Sắp xếp cho mình một không gian làm


- Thứ nhất: Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh
số (2), việc không gấp đánh số (3)

- Thứ 2: Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc
bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

- Thứ 3: Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau.
Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc
không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ
biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

- Thứ 4: Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành
công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ
Găng.

Và tới ngày cuối của tuần làm việc bạn sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc
trong tuần. Như vậy, bạn chỉ mất khoảng 30 phút cho việc sắp xếp cũng như tổng
kết công việc của một tuần, nhưng bàn làm việc của bạn sẽ gọn gàng và ngăn nắp
rất nhiều. Hiệu quả làm việc của một nhân viên cũng sẽ tăng lên rất nhiều, tránh
được những áp lực trong công việc.

Muốn làm được điều này, bạn hãy test lại mức độ của các tài liện đó xem cái nào
đã dùng và cái nào chưa dùng để có cách giải quyết chúng.

Hãy biết từ chối công việc nhẹ nhàng

Phải làm nhiều việc một lúc, công việc bộn bề bạn phải làm cho tốt phần việc của
mình. Nếu quản lý tiếp tục giao việc cho bạn mà khả năng không thể giải quyết
được, hãy nhẹ nhàng từ chối khéo léo, chắc chắn người quản lý cũng hiểu bạn

xác định được những gì có thể xảy ra và có phương án giải quyết. Một nhà quản lý
tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ
là, bỏ qua những việc quan trọng. Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới
còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Với sự cẩn trọng này bạn sẽ chủ
động được trong công việc.