Đề tài: xây dựng phần mềm quản lý bán hàng
Một cửa hàng kinh doanh thương mại quản lý công việc của mình bằng cách:
• Lưu trữ những bảng danh mục sau:
1. Danh mục hàng hóa, lượng tồn kho đầu kỳ
2. Danh mục kho hàng
3. Danh mục khách hàng và nhà cung cấp
• Việc mua bán hàng tại cửa hàng sẽ được thanh toán ngay (không có công
nợ)
• Trên một hóa đơn có thể bán nhiều mặt hàng, tỷ lệ thuế cho hàng bán ra
luôn là 10%, khách hàng được hưởng chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn
bán hàng theo quy định:
1. Nếu tổng giá trị hóa đơn từ 1 – 3 triệu VNĐ thì chiết khấu là 5%
2. Nếu tổng giá trị hóa đơn > 3 triệu VNĐ thì chiết khấu là 8%
• Một mặt hàng sẽ được bán nếu số lượng tồn kho hiện tại > số lượng yêu
cầu mua
• Để có hàng xuất bán thì doanh nghiệp phải nhận thêm hàng khi tồn kho <
mức tối thiểu thể hiện ở các hóa đơn nhập hàng được cập nhật một cách
định kỳ hoặc bất thường
• Cửa hàng có thể in báo cáo:
1. Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định
2. Báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định
3. Báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho
4. Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng
5. Báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt hàng
6. Báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng
Cụ thể các công tác quản lý bán hàng tại trung tâm:
1. Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đến thì bộ phận bán hàng có chức
năng tiếp nhận và gửi đến bộ phận quản lý kho. Sau khi bộ phận này
cân đối lượng hàng trong kho sẽ gửi thông báo về cho bộ phận bán
hàng. Nếu đủ hàng sẽ ghi nhận đủ sau đó viết hóa đơn xuất bán. Gửi
hàng đồng thời gửi hóa đơn kèm theo đến khách hàng. Mẫu hóa đơn

2
Bộ phận: …………………
Ngày: ……………………
Doanh thu: …………………
Số: …………………

Tên người nộp tiền: ………………………………………………………….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………
Lý do nộp: ……………………………………………………………………
Số tiền (viết bằng chữ): .……………………………………………………
Ngày:…………………
Người thu ký: Người nộp ký:
3. Quản lý bán hàng:
Hạch toán doanh thu: cuối kỳ căn cứ vào hóa đơn bán hàng sẽ hạch toán
doanh thu bán hàng của cửa hàng: báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một
khoảng thời gian xác định, báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời
gian xác định, báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho, báo cáo doanh thu theo
từng khách hàng và theo từng mặt hàng, báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp
và theo từng mặt hàng, báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng.
I. Tổng quan về đề tài:
1. Thuận lợi và khó khăn:
- Là một hệ thống nhỏ trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, đôi
khi phải coi như là dữ liệu đã có (Dữ liệu ở các quá trình hạch toán
khác) nên làm cho dữ liệu thiếu chính xác và quá trình xử lý trở nên
khó khăn.
- Doanh nghiệp kinh doanh không nhiều mặt hàng nên việc quản lý
đỡ vất vả, hàng hóa đều là những măth hàng giá trị nên tuy doanh
thu cao nhưng số lượng hàng hóa không nhiều do đó không bị tràn
dữ liệu.
2. Mục tiêu của việc phân tích thiết kế hệ thống:

- Luôn cảm thấy khối lượng công việc quá lớn đè lên đôi vai.
- Không có thời gian dành cho gia đình do quá bận kinh doanh
- Muốn mở rộng sản xuất kinh doanh nhưng lại sợ không quản lý được.
- Các báo cáo kế toán rất khó hiểu vì bản thân không có nghiệp vụ.
- Cảm thấy không yên tâm về đội ngũ bán hàng của mình.
- Khi cần những báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu thì không có
hoặc phải đợi rất lâu.
Hoạt động kế toán cho một công ty hay cửa hàng nói chung là một chuỗi công
việc rất vất vả và tốn nhiều công sức nếu không nói là phải có sự cần mẫn, chăm
chỉ và sáng suốt. Sự sai sót sẽ khó tránh khỏi nếu công việc chỉ dành riêng cho
một người. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng việc ghi sổ sách thủ công sẽ
làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn làm thất thoát về mặt tài
chính và việc đối chiếu sổ sách, tính toán bằng tay thường xuyên diễn ra hằng
ngày, điều này nhàm chán với con người.Việc tin học hoá trong bài toán quản lí
bán hàng nói chung sẽ giúp cho mọi người làm việc trong bộ phận kế toán công
ty bớt đi phần nào sự nhàm chán đó và đặc biệt là tính chính xác cao. Vì vậy
việc tin học hoá trong bài toán quản lí sẽ làm tiết kiệm được thời gian, sức lực
và giúp cho việc thông tin kế toán được nhanh chóng theo yêu cầu người dung
đưa ra Với sự tiến bộ của khoa học – công nghệ hiện nay, máy vi tính có thể
giúp chúng ta giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết
kiệm tối đa chi phí quản lý, tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt
4
động sản xuất kinh doanh. Phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế nhằm thỏa
mãn nhu cầu đó.
II. Phân tích và thiết kế hệ thống
• Chức năng của hệ thống:
1. Hệ thống: + Đăng nhập
+ Thoát
2. Cập nhật: + Nhà cung cấp
+ Khách hàng

Hàng hóa
Danh sách
khách hàng
Danh mục nhà
cung cấp
Danh mục hàng
hóa
Danh mục hàng
đã bán
Báo cáo tổng
hợp hàng nhập
trong một
khoảng thời
gian xác định
Tồn kho
đầu kỳ
Hóa đơn
Danh mục hàng
tồn kho
Báo cáo tổng
hợp hàng bán
trong một
khoảng thời
gian xác định
Báo cáo tổng
hợp: nhập, xuất,
tồn kho
Báo cáo doanh
thu theo từng
khách hàng và

Xử lý
thu tiền
3.0
Quản lý
kho
4.0
Lập báo
cáo
Lãnh đạo
DM hàng hóa
Hồ sơ đơn hàng
Đơn đặt hàng
Trả lời KH
Đơn đã được duyệt
Hóa
Đơn
đã
thanh
toán
Sổ sách Kế toán
Dữ liệu
Báo cáo
hàng
theo
đơn
DM khách hàng
8
• Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình “Xử lý đơn hàng”:
1.1
Ktra hàng

toán
Giám đốc
Dữ
Liệu
Kế
toán
Hóa đơn đã được xét duyệt
Dữ liệu kế toán
Sổ sách kế toán
Hồ sơ đơn hàng
10
• Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình “Quản lý kho”:
2.0
3.0
Theo dõi
tồn kho
3.2
Giao
hàng
3.3
Lập báo
cáo
Khách hàng
Giám đốc
DM hàng hóa
HĐ đã th.toán
Phiếu xuất kho
Hàng
theo đơn
Thông

12
• Sơ đồ quan hệ thực thể:
ký
Chứ
a
bán
N N N
N
N
#MaNCC
TenNCC
Đchi
…
#SHHD
MaHH
Ngay
…
#MaHH
TenHH
DVT
DGia
…
#MaKH
TenKH
DChi
NCC
Hơp đồng
cung cấp
Khách hàng
N

CHI TIẾT HÓA ĐƠN
14
STT Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích
1 #SHGD Text 7 Số hiệu hóa đơn
2 MaHH Text 7 Mã hàng
3 SLB Number 10 Số lượng bán
4 GiaBan Text 10 Giá bán
5 Ngayban Date-time Ngày bán
6 Thanhtien Text 10 Thành tiền
7 Thue Text 10 Thuế
8 CKTM Text 10 Chiết khấu thương mại
9 PhaiTra Text 10 Phải trả
10 MaKH Text 7 Mã khách hàng
HỢP ĐỒNG CUNG CẤP
STT Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích
1 #SHHD Text 7 Số hiệu hợp đồng
2 MaHH Text 7 Mã hàng
3 DVT Text 7 Đơn vị tính
4 SLN Number 10 Số lượng nhập
5 GiaNhap Text 10 Giá nhập
6 ThanhTien Text 10 Thành tiền
7 DaTra Text 10 Đã trả
8 ConLai Text 10 Còn lại
9 Ngayky Date-time Ngày ký
15
• Mối quan hệ giữa các bảng:
#MaNCC TenNCC DChi Email
#SHHD MaHH SLN GiaNhap ThanhTien DaTra ConLai NgayKy MaNCC
• Thuật toán cập nhật hóa đơn:
DL hóa đơn
hợp lệ
Nhập DL của
Hóa đơn
Lưu DL Hóa đơn
Cập nhật
tiếp
KT
S
Đ
S
Đ
18
BĐ
• Thuật toán xóa Dữ liệu:
Chắc
chắn xóa
Không xóa bản
ghi hiện hành
KT
xóa bản ghi hiện
hành
Có xóa
tiếp
không?
Chọn bản ghi
cần xóa
Đ
Đ