Lời nói đầu
Sau nhiều năm chuyển sang nền kinh tế thị trờng, đất nớc đang trên đà
phát triển với những bớc thay đổi ngày càng lớn. Cùng chung với sự thay đổi đó
của đất nớc, các doanh nghiệp hiên nay không ngừng đổi mới, tự hoàn thiện
mình để phù hợp vời điều kiện mới. Từ đó tạo đợc những chuyển biến tích cực
mà một trong những điều phải kể đến là quá trình đổi mới là hoàn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp ngày càng gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và
thích nghi hơn với những thách thức, khó khăn ngày càng nhiều của nền kinh tế
hiện nay. Để từ đó đa doanh nghiệp vợt qua những khó khăn và không chỉ tồn
tại mà còn làm ăn có hiệu quả góp phần chung vào quá trình phát triển của nền
kinh tế xã hội. Nhng bên cạnh đó cũng còn rất nhiều doanh nghiệp không thích
nghi đợc với điều kiện và thách thức mới từ đó làm ăn thua lỗ và kém hiệu quả.
Vì vậy để đảm bảo cho sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp đợc lâu dài
đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức của
mình.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó và qua thời gian thực tập tại công ty
in công đoàn việt nam, tôi đã có dịp tìm hiểu sâu hơn về cơ cấu tổ chức
bộ máy của công ty.
Nhận đợc sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy: Hoàng Văn
Liêu cũng nh của các cô chú cán bộ công nhân viên trong ban giám đốc và
phòng tổ chức của công ty tôi đã quyết định chọn đề tài:
xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh
nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn việt
nam làm nội dung nghiên cứu.
Đề tài này đợc chia làm ba phần:
Phần I : xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

1
Phần II : phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở
công ty in công đoàn việt nam

các mục tiêu đề ra. Bởi vậy cần phải xây dựng và không ngừng hoàn thiện một
cơ cấu nhất định về vai trò, nhiệm vụ cũng nh vị trí công tác cho phép mỗi bộ
phận gắn bó và tham gia có hiệu quả vào những mục đích, kế hoach đã đặt ra
của doanh nghiệp. Nói cách khác để mỗi bộ phận phối hợp, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn
nhau trong hoạt động một cách có hiệu quả nhất thì chúng ta cần phải đợc bố trí
sắp xếp một cách trật tự hớng đích.
Cơ cấu tổ chức tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác
nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những khâu khác nhau, nhằm
đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị. Chức năng quản trị ở đây là hình

3
thức phận công lao động trong lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt
động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị một mặt phản ánh
cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất.
Chung quy lại là phục vụ mục đích, kế hoạch chung đã đợc xác định của doanh
nghiệp.
II- Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
phải bảo đảm những yêu cầu sau:
Mỗi công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản
đi chăng nữa đều phải đòi hỏi những vấn đề đặt ra, có nh thế mới đạt hiệu quả
cao.
Đặc biệt ở đây việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý là một vấn đề vô cùng phức tạp, nó đòi hỏi rất lớn về nhiều mặt, những mặt
đó, những yêu cầu đó bắt buộc phải đợc trong cơ chế thị trờng hiện nay. Nói rõ
hơn là việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hợp lý, phù
hợp với thời đại thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển đợc, còn nếu sơ cứng,
không phù hợp với doanh nghiệp thì doanh nghiệp không thể đừng vững đợc
trên cơ chế thị trờng luôn luôn biến động nh hiện nay, vì thế bắt buộc phải đạt
đợc những yêu cầu tối thiểu sau:

xét ở trên mà còn một vấn đề quan trọng và khó khăn nhất là quán triệt những
yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói rõ
hơn là cần tính đến những nhân tố ảnh hởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình
thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Có thể quy định thành 2 nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu bộ máy quản
trị doanh nghiệp đó là:
- Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nớc: Nhóm này chỉ
ảnh hởng gián tiếp nhng lại có ảnh hởng rất lớn đến việc hình thành, phát triển
và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nhà nớc quản lý vĩ
mô cụ thể là đề ra các chủ chơng, đờng lối, chính sách mà các doanh nghiệp
không theo là không đợc, các doanh nghiệp chỉ đợc thực hiện hoạt động sản
xuất kinh doanh theo những đờng lối, chính sách mà Đảng và Nhà nớc đã đề ra
trong một khuôn khổ luật pháp cho phép. Doanh nghiệp làm những gì mà pháp
luật không cấm và làm theo đờng lối, chủ trơng nhà nớc đề ra.

5
- Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản trị: Tình trạng và trình độ phát triển
khoa học kỹ thuật công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. Tính chất và đặc điểm
sản xuất của doanh nghiệp cũng nh chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại
hình sản xuất.
Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức
năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị . Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức
năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị doanh nghiệp.
- Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị: Quan hệ sở hữu tồn tại
trong doanh nghiệp. Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng,
nhiệm vụ cũng nhu nội dung hoạt động quản trị. Trình độ cơ giới hoá và tự
động hoá các nội dung hoạt động quản trị.
Trình độ kiến thức học vấn cũng nh tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu

quả hoạt động sản xuất kinh doanh rất kém, doanh nghiệp không thể hoạt động
đợc và có thể dẫn đến phá sản.
Một điều ngầm hiểu rằng: Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp không
phải bỏ ra chi phí ra để mua nhng chính nó làm ra một khoản tiền rất lớn cho
doanh nghiệp. Tuy vậy, điều đó không phải cơ cấu tổ chức bộ máy nào cũng
làm đợc, mà chỉ làm đợc với những bộ máy có cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý,
thích ứng với môi trờng.
5- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản:
- Cơ cấu trực tuyến:

7
Với cơ cấu này một ngời lãnh đạo thực hiện tất cả chức năng quản lý và
chịu trách nhiệm về hệ thống do chính mình phụ trách, mọi vấn đề thực hiện
theo kênh đờng thẳng.
+ Ưu điểm: Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ
trởng, mỗi cấp dới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp.
+ Nh ợc điểm: Ngời lãnh đạo một lúc phải thực hiện 5 chức năng (định h-
ớng, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và hoàn chỉnh) do đó đòi hỏi ngời lãnh đạo
phải có kiến thức toàn diện và số đơn vị trực thuộc không lớn. Vì thế cơ cấu này
cha thực hiện đợc chức năng đóng góp của những ngời dới quyền. Chỉ nên áp
dụng cơ cấu này cho một tổ sản xuất hoặc một phân xởng nhỏ.
- Cơ cấu trực tuyến tham mu:
Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng
Cơ cấu này vẫn là cơ cấu trực truyến nhng lãnh đạo đã có thêm một bộ
phận tham mu giúp việc. Cơ quan tham mu có thể là đơn vị hoặc một nhóm các

8
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
1 2 n ba ?


9
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B
n21
- Cơ cấu trực tuyến - chức năng:
Cơ cấu này thờng dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý đợc phận
cônh thành các chức năng chuyên môn, các bộ phận này làm việc t vấn, giúp
việc, tham mu cho Giám đốc và theo dõi về chuyên môn hẹp đối với bộ phận
sản xuất chung nhng không đợc ra lệnh trực tiếp. Các bộ phận chức năng dự
thảo quyết định đa xuống các đơn vị chỉ nhận mệnh lệnh từ một ngời. Các bộ
phận chức năng cũng có thể ra lệnh cho cấp dới theo sự phận cấp.
+ Ưu điểm: Ngời lãnh đạo đợc sự giúp đỡ của ngời lãnh đạo chức năng,
giữa lãnh đạo tuyến với lãnh đạo tuyến còn có nhiều ý kiến khác nhau nên hay
sinh ra họp bàn. Nhìn chung thì cơ cấu này hiện nay vẫn phổ biến ở các doanh
nghiệp.
- Cơ cầu phi hình thức:
Là kiều cơ cấu kết hợp 2 hình thức, cả các bộ phận và cá nhân nằm ngoài
doanh nghiệp đa vào bộ máy. Đây là cơ cấu phi hình thức tìm kiếm đợc thông
tin nhiều chiều, giải quyết các mối quan hệ, thu hút đợc chất xám.
Hiện nay có một bộ phận quan trọng của cơ cấu doanh nghiệp đó là
phóng Maketing, mà nộ dung công việc của nó là ngiêm cứu thị trờng, tìm ra
cái thị trờng cần, phát hiện đầy đủ các đồi thủ cạnh tranhcùng các tiềm năng và

10
Lãnh đạo
doanh nghiệp
Lãnh đạo
chức năng 1
Lãnh đạo

cấu tổ chức bộ máy có sẵn. Những cơ cấu tổ chức bộ máy có trớc, nay có những
yếu tố tơng tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ sở phơng pháp
tranh luận để xác định sự tơng tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ
sở phơng pháp để xác định sự tơng tự là sự phận loại các đối tợng quản trị căn
cứ vào những dấu hiệu nhất định chẳng hạn nh: tính đồng nhất về kết quả cuối
cùng của hoạt động quản trị (sản phẩm, quy trình công nghệ ) tính đồng nhất
về các chức năng quản trị đợc tính gần nhau về lãnh thổ. Ưu điểm mổi bật của
phơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, thiếu
phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy sắp hoạt động là
khuynh hớng cần ngăn ngừa. Nhìn chung đây là phơng pháp đã đợc áp dụng
phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi.

12
Giám đốc
Phòng tài
vụ
Phòng nội
chính
Phòng tổng
hợp
Phòng
hành chính
Phòng kinh
doanh
Phòng kỹ
thuật
Phòng điều
hành SX
Phòng giám đốc
kinh doanh

B ớc 2 : Xác định các thành phần các phòng ban, các bộ phận của cơ cấu
tổ chức bộ máy quản trị và lập các mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận ấy.
Nội dung cơ bản của bớc này đuợc thể hiện ở việc phân hệ chực tuyến, chức

13
năng và chong trình mục tiêu, cơ sở để xác định thành các phần phòng ban , bộ
phận của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết về chuyên môn hoá hoạt động quản trị,
sự phan cấp và phân chia hợp lý cac schức năng nghiệp vụ cũng nh quyền hạn
cho các phòng ban, bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích
các dấu hiệu ảnh hỏng đén cơ cấu tổ chức bộ máy.
B ớc 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn,
quyết đinh số cán bộ công nhân viên và đòi hỏi trình độ kiến thức cho từng
phòng ban, bộ pjận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, từ đó xây dựng điều
lệ, qui tắc lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho cơ cấu bộ máy quản trị hoạt động
có hiệu quả cao.
Trên đây là hai phong pháp cơ bản nhất trong rất nhiều phơng pháp và
nhiều cách để hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xỏng,
tổ sản xuất.Nhng trên thực tế không áp dụng một cách máy móc phơng pháp đó
mà phải còn tuỳ thuộc vào thực tế của từng doanh nghiệp cụ thể để chọn ra
những cách, những phơng pháp phù hợp nhất.
7-Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất trong giai đoạn hiện nay:
Chúng ta có thể nói một câu rằng:Cơ cấu tổ chức bộ máykhông mất
tiền nhng nó lại làm ra tiền . Với trọng trách nh vậy cho nân nó đòi hỏi rất lớn
không phải là vì chi phí và nó đòi hỏi về tính hoàn mỹ và hợp lý cao, luôn bắt
buộc phải thay đổi để phù hợp với xu thế của xã hội và thời đại không ngừng
biến động và phát triển đi lên.
Đất nớc Việt Nam chúng ta từ khi chuyển đổi cơ chế bao cấp sang tự
hạch toán kinh doanh đã làm cho rất nhiều doanh nghiệp phải thay đổi cơ chế
quản lý liên tục và đã có không ít các doanh nghiệp bị phá sản.Đó chính là sự