TIỂU LUẬN:

Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ
chức sự kiện của Công ty TNHH
Liên hiệp Nguyễn Lê LỜI MỞ ĐẦU Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy
Nguyễn Hoài Long – giảng viên chủ nhiệm, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong
suốt thời gian qua. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nguyễn Lê, cùng với sự
hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Hòai Long, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm
thực tế (công việc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo
mối quan hệ, xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao quát về hoạt động kinh doanh
cũng như hoạt động marketing trong một doanh nghiệp cụ thể, đặt trong điều kiện thực
tế tại Việt Nam.

Công ty; thực trạng quy trình tổ chức cùng đánh giá của đối tác.
- Đánh giá hiệu quả chương trình hoạt động tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:
Đánh giá chung của đối tác; đánh giá của công chúng tham dự.
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện cho
công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê.
- Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho Nguyễn Lê.
- Một số yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện cần
quan tâm. CHƯƠNG 1: THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG
TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ.
I. Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện:
1. Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện:
a. Khái niệm tổ chức sự kiện:
Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ tới Thế vận hội Olympic, World
Cup, Sea Game, lễ trao giải Oscar, hay lễ hội Sài Gòn 300 năm. Trên thực tế, dịch vụ
này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ
động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm
mới và nhiều hoạt động khác.

o Họp báo
o Hội nghị
o Hội thảo.
o Ra mắt sản phẩm.
o Tiệc cảm ơn.
o …
Biểu diễn nghệ thuật:
o Hội diễn văn nghệ.
o Cuộc thi.
o Ca nhạc.
o Thời trang.
o Lễ hội văn hóa.
o …
Sự kiện khác:
o Hội chợ, triển lãm.
o Road show (triển lãm di động qua nhiều địa phương).
o Sự kiện cộng đồng.
o … - Các phân loại thứ hai, một số các loại sự kiện điển hình và đi kèm với những mục
tiêu khác nhau:
Họp, hội thảo:
o Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm.
o Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới.
o Trao đổi ý kiến.
o Tìm kiếm sự đồng thuận.
o Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn động.
Sự kiện đoàn thể:
o Tuyên dương (thành tích công trạng).

phẩm,…) để thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đó tham gia các chương trình
của sự kiện.
Ví dụ: Những nhà đầu tư chứng khoán trong một cuộc hội thảo có chương trình dự
một buổi dạ tiệc với nhiều chương trình vui chơi giải trí tại khu liên hiệp mới xây.
Mục tiêu của buổi dạ tiệc là thu hút khách tham dự, giữ khách ở lại vui vẻ và giao tiếp
với mọi người.
Xe đã chờ sẵn để đưa khách tới dạ tiệc. Khi khách lên xe, họ được tặng một gói
quà với sự hướng dẫn là chỉ được mở khi tới tiệc cocktail. Gói quà đó là những cây
gậy đánh golf có in hình logo của công ty.
Mục đích đầu tiên của Nhà tổ chức đối với cây gậy đánh golf là phân chia khách
thành các đội theo màu sắc của cây gậy. Mỗi đội do một thành viên cao cấp của công
ty chủ nhà đứng đầu, giúp họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu các thành viên trong đội
của mình. Loại gậy đánh golf này có thể gấp lại đeo vào thắt lưng hoặc xếp vào túi
xách rất thuận tiện. Trong tiệc cocktail, khách được hướng dẫn trước và sau tiệc sẽ
tham gia vào các cuộc vui chơi giải trí, tiếp đến họ ăn tối và đây là cơ hội để chia sẻ
kinh nghiệm, điểm số được tính ngay và phần thưởng cũng được trao nhanh chóng.
Sau đó khách được tự do ở lại thưởng thức những đồ ăn thức uống như café, nước suối
khoáng, các món tráng miệng và cứ ba mươi phút có một chuyến xe đưa họ về khách
sạn nếu họ muốn. Khách có một khoảng thời gian tuyệt vời vào cuối buổi tiệc khiến hầu hết họ đều
không muốn ra về sớm. Có những khoảng khắc mà sự kiện của công ty đạt được mục
tiêu là: khách dự dùng nhiều thời gian gian để giao tiếp với nhau và để tìm hiểu khách
hàng.
Mục đích thức hai của Nhà tổ chức là biến cây gậy đánh golf thành quà chia tay.
Thông thường những loại quà này là những loại tặng phẩm rẻ tiền, giá trị thấp, ít được
quan tâm. Song phần lớn những người đầu tư và môi giới chứng khoán đều chơi golf
nên những cây gậy đánh golf này là những vật dụng họ có thể sử dụng trên thực tế và
cũng có giá trị kỷ niệm sự kiện. Nếu sự kiện được tổ chức chỉ để ăn tiệc cocktail và dạ

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền khác
nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất phong phú và đa dạng. Hơn nữa, Việt Nam còn là
nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và phương Tây càng
làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú hơn. Chính những yếu tố đó cũng
tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm qui mô nhu cầu tăng cao hơn với
nhiều phân đoạn hơn. Nhu cầu và mong muốn là rất lớn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự
kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức. Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn.
Phần lớn cá sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh
nghiệp, cơ quan thuộc khối công quyền. Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có
nhu cầu cao hoặc rơi vào những loại sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ,…
Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng thanh
toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.
Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở
nước ta hằng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng. Trong hội nhập, thị trường mở rộng
toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức
tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà
kinh doanh.
b. Cung dịch vụ TCSK:
Hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc
lập. Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Các hoạt động tổ
chức sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện như khách sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn. Những sự kiện lớn có
tầm quốc gia, quốc tế như lễ Quốc khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn
giáo,… Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế
tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức. Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được
hình thành để triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên. Khi sự kiện
được tổ chức hoàn tất thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể. Với
tính không chuyên nghiệp như vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở

sau là Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh. Các công ty có lợi thế là thành lập từ lâu,
am hiểu thị trường nên đưa ra những ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân
tộc, quan trọng hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công ty đa quốc gia. Hơn nữa, thị
trường ở Việt Nam dù phát triển manh song vẫn còn là “mẩu bánh quá nhỏ” không bõ
để các đại gia này nhảy vào.
II. Hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn
Lê:
1. Thông tin chung:
- Tên công ty: Công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê.
- Tên giao dịch đối ngoại: Nguyen Le Association Company Limited.
- Tên giao dịch viết tắt: Nguyenle Association Co.,Ltc
- Thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 2002.
- Trụ sở của công ty: số 32 ngõ 61, Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Điện thoại: 84 – 4 – 2660755
- Fax: 84 – 4 – 7762391
- Email: [email protected]
- Webside: www.nguyenle.com.vn
2. Hoạt động sự kiện của công ty Nguyễn Lê:
Nguyễn Lê cung cấp các dịch vụ đa dạng như kế hoạch chiến lược, truyền thông
báo chí, quan hệ với các cơ quan quản lý, và một số dịch vụ khác. Trong đó, tổ chức
và quản lý sự kiện là một dịch vụ được Nguyễn Lê cung cấp trong nhiều năm qua. Công tác tổ chức và quản lý sự kiện của Nguyễn Lê là hình thức kinh doanh tổ
chức sự kiện bao gồm việc tổ chức trọn gói hoặc cho thuê tất cả các dịch vụ xung
quanh tổ chức sự kiện.
Cụ thể nội dung của hoạt động kinh doanh tổ chức và quản lý sự kiện như sau:
- Phát triển các chương trình, kịch bản và dự toán tổ chức chương trình.
- Phát triển và triển khai các chiến lược marketing.
- Tổ chức các chương trình với sự phối hợp của khách hàng.

ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ, các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam từ Bắc tới
Nam. Một số sự kiện nổi bật như:
STT Tên dự án Tên khách hàng Thời gian
1

APEC Vi
ệt Nam 2006

Văn ph
òng chính ph
ủ

T
ừ tháng 01 tới hết tháng
11 năm 2006
2

H
ội nghị Bộ tr
ư
ởng Du lịch

T
ổng cục du lịch

11 t
ới 18 tháng 10 n
ăm
2006
3

Euro Money Ngày 12, 13 tháng 03 năm
2008
9 Hội nghị khách hàng COCA - Công ty nước giải khát Tháng 2 năm 2008 COLA Coca-Cola Việt Nam
10

L
ễ
đ
ộng thổ khu nghỉ d
ư
ỡng
Beverley Việt Nam
Công ty Beverley Vi
ệt
Nam
Tháng 04 năm 2008

11

L
ễ
đ
ộng thổ khu công nghệ
phần mềm và đào tạo đại học
FPT
Công ty FPT Vi
ệt Nam

Những thông tin đánh giá thực trạng được điều tra bằng:
Phương pháp thực hiện:
- Điều tra bảng hỏi đối với công chúng tham dự.
- Điều tra bảng hỏi, kết hợp phỏng vấn chuyên sâu với đối tác.
Mục tiêu:
- Có được đánh giá, cảm nhận của đối tác, công chúng để đưa ra nhận xét
về chất lượng kinh doanh hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty
Nguyễn Lê.
Cơ cấu phỏng vấn:
- Công chúng tham dự: 108 bảng hỏi. Thu thập trong 3 chương trình gần
đây (Lễ hội hoa anh đào, tiệc cưới ở khách sạn La Thành, chương trình hội
thảo). Trong đó, khoảng 40% là sinh viên, 40% là công nhân viên chức, 20%
khác (người về hưu, nhà báo, bộ đội…).
- Đối tác (khách hàng của Nguyễn Lê): 40 bảng hỏi, kết hợp với phỏng
vấn chuyên sâu.
Xử lý dữ liệu bằng phần mềm SPSS (Bảng kết quả sau khi sử lý dữ liệu bằng phần
mềm SPSS được lưu ở phần phụ lục).
I. Quy trình tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:
1. Mục tiêu của Nguyễn Lê đối với mỗi loại hình sự kiện:
Đối với một loại hình sự kiện, Nguyễn Lê đưa ra những đặc điểm riêng biệt, những
yếu tố cần coi trọng trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu trong mỗi loại
hình.
- Hội nghị, hội thảo.
Nguyễn Lê đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của các hội nghị quan
trọng, mang tầm quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ,
các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam. Trong đó, có những sự kiện nổi bật như ở trên. Nguyễn Lê được coi là một trong những Công ty tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội
nghị, hội thảo.

Hội chợ, triển lãm được xem là cơ hội rất tốt để các cơ quan, doanh nghiệp giới
thiệu sản phẩm và thương hiệu của mình tới quảng đại quần chúng. Ngoài việc xây
dựng ngân sách và chuẩn bị cơ sở vật chất bao gồm: Địa điểm tổ chức, thiết kế, cung
cấp thiết bị cho các gian hàng, Công ty Nguyễn Lê còn đóng vài trò là cầu nối giữa
nhà tổ chức và khách hàng, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để đáp ứng
tốt nhất mục tiêu của hội chợ là nhằm giới thiệu và đưa thương hiệu cũng như sản
phẩm tiếp cận gần hơn với người tiêu dùng.
- Giới thiệu sản phẩm, khuyến mại.
Giới thiệu sản phẩm và khuyến mại là một trong những chiêu thức giúp người tiêu
dùng định vị thương hiệu. Lễ giới thiệu sản phẩm, khuyến mại được tổ chức cả trong
nhà và ngoài trời. Với các hình thức tổ chức sáng tạo, hiệu quả, thú vị, Nguyễn Lê đã
đưa tên tuổi nhiều thương hiệu sản phẩm đến gần với người tiêu dùng và được người
tiêu dùng tin tưởng lựa chọn sử dụng.
- Tiệc ngoài trời.
Một trong các hoạt động giao lưu và trao đổi bên lề đặc sắc đó chính là tổ chức tiệc
ngoài trời. Một không gian thoáng đãng mở ra cho các ý tưởng sáng tạo mới. Con
người hòa đồng với thiên nhiên, khoảng cách giao lưu gần gũi hơn, tạo cơ hội tìm hiểu
thông tin và mở rộng những mối liên kết kinh doanh mới. Với dịch vụ trọn gói của
mình, Nguyễn Lê có thể giúp khách hàng tổ chức các bữa tiệc ngoài trời kết hợp với
các chương trình giải trí độc đáo, tạo thêm một sự lựa chọn cho các nhà tổ chức trong
việc xây dựng chương trình cho các sự kiện, hội thảo, hội nghị.
Các buổi tiệc đám cưới hoặc liên hoan ngoài trời cũng sẽ là những lựa chọn có ý
nghĩa phù hợp với mục đích và sở thích của khách hàng.
Với một đội ngũ đầu bếp, phục vụ chuyên nghiệp từ các khách sạn 5 sao. Các thiết
bị phục vụ tiệc tiêu chuẩn cùng các ý tưởng sáng tạo trong trang trí, Nguyễn Lê cam
kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng khi quyết định sử dụng dịch vụ của Nguyễn
Lê.
a. Tìm kiếm khách hàng:
Từ trước tới nay, khách hàng của công ty được tìm kiếm thông qua hoạt động PR
và bán hàng cá nhân của công ty. Những cá nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm
khách hàng thường giám đốc, trưởng các bộ phận, đôi khi là những người có kinh
nghiệm làm việc lâu năm.
Nhân viên kinh doanh của Nguyễn Lê tuy nhiều, nhưng cá nhân tham gia tìm kiếm
khách hàng thì rất ít. Chủ yếu là làm các chương trình sự kiện, phụ trách những
chương trình đã được đặt hàng. Điều này dẫn đến sự lãng phí nguồn nhân lực của công
ty, một là do chính sách, hai là do sự chủ động của nhân viên Nguyễn Lê. Nguyên
nhân của việc ít nhân viên tham gia vào tìm kiếm khách hàng, theo em, thứ nhất là do
tính chất của hoạt động tổ chức sự kiện, cũng như các dịch vụ được cung cấp phục vụ
cho hoạt động tổ chức sự kiện khá phức tạp, đòi hỏi có kinh nghiệm và hiểu các dịch
vụ công ty cung cấp. Trong khi đó, lượng nhân viên đáp ứng được những nhu cầu này
thì không nhiều, bởi nhân viên của Nguyễn Lê ngày một nhiều hơn, tuy nhiên việc hợp
tác lâu dài với Nguyễn Lê còn nhiều hạn chế, nhân viên đa số là mới, chưa thạo việc,
thời gian đào tạo tổ chức sự kiện khá lâu, nhân viên chưa đủ khả năng tìm kiếm nguồn
khách hàng cho công ty. Thứ hai, phân đoạn thị trường của Nguyễn Lê đa số là thuộc
khối nhà nước, khó tiếp xúc trực tiếp nếu không có mối quan hệ rộng từ trước. Hiện
nay, công ty đang mở rộng ra khối kinh tế, cụ thể là các doanh nghiệp trong và ngoài
nước, tuy nhiên, việc tiếp xúc với doanh nghiệp để chào bán về dịch vụ tổ chức sự
kiện cũng không đơn giản, yêu cầu cao đối với người chào bán. Thứ ba, Nguyễn Lê
chưa có bộ phận chuyên trách tìm kiếm khách hàng, mới đây có bộ phận PR, hiện nay
có 3 người, vẫn chưa tham gia được nhiều vào quá trình tìm kiếm khách hàng, hay
chưa có giải pháp cụ thể cho việc tìm kiếm khách hàng. Mới ở giai đoạn xây dựng hệ
thống cơ sở dữ liệu cho công ty để giới thiệu với khách hàng.
Tóm lại, về công tác tìm kiếm khách hàng, chủ yếu dựa trên các mối quan hệ của
giám đốc và các trưởng phòng phụ trách kinh doanh, truyền thông, cố vấn của công ty.
Thị trường tổ chức sự kiện đang ngày càng lớn, thiết nghĩ Nguyễn Lê cần có những
Kết quả của quá trình tìm hiểu yêu cầu và thương lượng với khách hàng thường là
xác định sự kiện tổ chức thuộc loại hình sự kiện nào, chủ đề cho sự kiện là gì, chi phí
cho sự kiện là bao nhiêu, thông điệp khách hàng mong muốn gửi tới công chúng là gì,
công chúng tham dự là những ai, bao nhiêu người, thời lượng diễn ra trong bao lâu, địa
điểm thực hiện có thể là ở những đâu.
Theo đánh giá của đối tác (trong điều tra bảng hỏi) về việc Nguyễn Lê đáp ứng tốt
mong muốn của họ sau khi sự kiện diễn ra ở mức độ như sau:
M
ức
đ
ộ thỏa mãn mong muốn

(%
)
Hoàn toàn

62
,5
Chưa hoàn toàn

32
,5
Không như mong mu
ốn

5
động hơn.
- Tiếp sau đó là viết chương trình: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ.
Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ
phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng tạo
sự khác biệt với các công ty sự kiện khác. Trong kịch bản chương trình của Nguyễn
Lê, đa phần khách hàng không đánh giá cao về mặt sáng tạo, cụ thể là:
Mức độ sáng tạo (%)
R
ất sáng tạo

42,5

Chưa sáng tạo lắm 52,5
Khô
ng sáng t
ạo

5,0Ở Nguyễn lê, cũng như đa phần các công ty sự kiện ở Việt Nam đều bị đánh giá là
mức sáng tạo chưa cao, người Việt Nam ít có thói quen sáng tạo, hay làm theo khuôn
mẫu. Đôi khi, những ý tưởng sáng tạo cũng chưa được khuyến khích đúng mức bởi sự
ngại mạo hiểm trong mỗi chương trình tổ chức. Và cũng có thể, dịch vụ tổ chức sự kiện vẫn còn là một lĩnh vực mới mẻ trên thị trường nên chưa có nhiều những ý tưởng
sáng tạo.
Bên cạnh việc đưa ra ý tưởng hay, còn phải đảm bảo khâu tổ chức được chu đáo.
- Kế tiếp, người thực hiện chương trình cần hoạch định trước trong đầu các công

sớm để tranh thủ sự ưu tiên của công chúng tham dự. Và Nguyễn Lê được đối tác đánh
giá khá tốt trong công tác chuẩn bị này. d. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám
sát của người phụ trách chương trình.
Người phụ trách sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những
lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại
chỗ.
Kết thúc sự kiện, tất cả cùng dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng,
chuyển đồ đạc về kho, và xử lý tại chỗ một số yêu cầu của nhà cung cấp (Ví dụ như
hợp đồng sân bãi, chi phí phục vụ tiệc, đồ đạc được thuê phục vụ cho sự kiện,…)
Trong giai đoạn này, tính chuyên nghiệp của Nguyễn Lê được thể hiện ra ngoài.
Nhất là trong việc tổ chức tỉ mỉ, chu đáo, linh hoạt trong xử lý sự cố, cách kết hợp làm
việc giữa những người trong nhóm, và kết hợp với đối tác trong khâu tổ chức. Cụ thể,
đối tác đánh giá mức độ chuyên nghiệp của Nguyễn Lê như sau:
Mức độ chuyên nghiệp (%)
R
ất chuyên nghiệp

57,5

Còn có điểm chưa chuyên nghiệp

40,0
Không chuyên nghi
ệp

2,5

Kết thúc sự kiện, các bên hoạch toán ngân sách thực tế, những khoản phát sinh
thừa, hay thiếu so với dự tính ban đầu được kê khai.
Các cá nhân tham gia vào tổ chức sự kiện sẽ viết báo cáo kết quả chương trình về
cảm nhận của cá nhân, về hoạt động tại khâu mình phụ trách, thành công hay có trục
trặc gì, đánh giá của đối tác về khâu công việc đó… và gửi cho thư ký phòng, rồi tổng
hợp gửi cho phòng truyền thông. Đa phần đều đánh giá tốt các chương trình thực hiện.