ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP
ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP

Nội dung chính
Nội dung chính

Tại sao phải điều hành một cuộc họp?
Tại sao phải điều hành một cuộc họp?

Các chức năng của một cuộc họp
Các chức năng của một cuộc họp

Các kiểu họp
Các kiểu họp

Chuẩn bò cho một cuộc họp
Chuẩn bò cho một cuộc họp

Đònh nghóa mục tiêu
Đònh nghóa mục tiêu

Con người
Con người

Bài thuyết trình
Bài thuyết trình


thuận và giải pháp.
thuận và giải pháp.

Các giải pháp cho các
Các giải pháp cho các
vướng mắc trong thế giới
vướng mắc trong thế giới
thực được tìm thấy xuyên
thực được tìm thấy xuyên
qua cuộc họp và thảo luận
qua cuộc họp và thảo luận
nhóm
nhóm

Một cuộc họp vẫn tốt hơn là
Một cuộc họp vẫn tốt hơn là
điện thoại, máy fax, hội
điện thoại, máy fax, hội
nghò bằng video, máy vi
nghò bằng video, máy vi
tính, các sản phẩm khác của
tính, các sản phẩm khác của
công nghệ thông tin hoặc
công nghệ thông tin hoặc
các cá nhân làm việc một
các cá nhân làm việc một
mình
mình

Tại sao phải vận hành cuộc họp?

k
i
e
á
n

t
h
ư
ù
c
,

k
i
n
h

n
g
h
i
e
ä
m
,

s
ư
ï

h
o
á
n
g

d
a
â
n

g
i
a
n
C
o
â
n
g

v
i
e
ä
c

t
a
ä

n
h
a
â
n
Ra các quyết đònh quyết
đoán và cam kết
T
r
a
n
h

đ
a
á
u

Đ
ư
ù
c

t
í
n
h

c
u


v
i
e
ä
c

n
h
o
ù
m

Các kiểu họp
Các kiểu họp

Hội nghò
Hội nghò

Hội đồng
Hội đồng

y ban
y ban

Thường xuyên
Thường xuyên

Điều đình, thỏa thuận
Điều đình, thỏa thuận

xác đònh có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất
xác đònh có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất
bại ”
bại ”

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp

Xác đ nh rõ nh ng m c tiêu và k t qu mong đ i. B n c n bi t ị ữ ụ ế ả ợ ạ ầ ế
Xác đ nh rõ nh ng m c tiêu và k t qu mong đ i. B n c n bi t ị ữ ụ ế ả ợ ạ ầ ế
chính xác mình đang c g ng đ t đ c đi u gì thông qua cu c ố ắ ạ ượ ề ộ
chính xác mình đang c g ng đ t đ c đi u gì thông qua cu c ố ắ ạ ượ ề ộ
h p. ọ
h p. ọ

Xác đ nh xem li u nh ng ho t đ ng khác có th s phù h p hõn ị ệ ữ ạ ộ ể ẽ ợ
Xác đ nh xem li u nh ng ho t đ ng khác có th s phù h p hõn ị ệ ữ ạ ộ ể ẽ ợ
không, hay nh t thi t ph i t ch c các cu c h p bàn. ã có không ấ ế ả ổ ứ ộ ọ Đ
không, hay nh t thi t ph i t ch c các cu c h p bàn. ã có không ấ ế ả ổ ứ ộ ọ Đ
ít cu c h p vô b đ c tri u t p, trong khi ch m t vài cu c đi n ộ ọ ổ ượ ệ ậ ỉ ộ ộ ệ
ít cu c h p vô b đ c tri u t p, trong khi ch m t vài cu c đi n ộ ọ ổ ượ ệ ậ ỉ ộ ộ ệ
tho i, trao đ i email, hay g p g tr c ti p s hi u qu hõn r t ạ ổ ặ ỡ ự ế ẽ ệ ả ấ
tho i, trao đ i email, hay g p g tr c ti p s hi u qu hõn r t ạ ổ ặ ỡ ự ế ẽ ệ ả ấ
nhi u. ề
nhi u. ề

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp

Xác đ nh các ch đ tr ng tâm và hình th c th o lu n t t nh t c a ị ủ ề ọ ứ ả ậ ố ấ ủ

Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
tiết và cụ thể:

Th ng kê vai trò c a nh ng ng i tham gia cu c h p và nh ng ố ủ ữ ườ ộ ọ ữ
Th ng kê vai trò c a nh ng ng i tham gia cu c h p và nh ng ố ủ ữ ườ ộ ọ ữ
đi u b n mong đ i h . Vi c này “b t bu c” nh ng ng i ề ạ ợ ở ọ ệ ắ ộ ữ ườ
đi u b n mong đ i h . Vi c này “b t bu c” nh ng ng i ề ạ ợ ở ọ ệ ắ ộ ữ ườ
tham d thu th p t t c nh ng thông tin có liên quan mà h c n ự ậ ấ ả ữ ọ ầ
tham d thu th p t t c nh ng thông tin có liên quan mà h c n ự ậ ấ ả ữ ọ ầ
mang t i cu c h p. ớ ộ ọ
mang t i cu c h p. ớ ộ ọ

Chu n b cho nh ng cu c th o lu n đ c di n ra m t cách có t ẩ ị ữ ộ ả ậ ượ ễ ộ ổ
Chu n b cho nh ng cu c th o lu n đ c di n ra m t cách có t ẩ ị ữ ộ ả ậ ượ ễ ộ ổ
ch c, phù h p v i m c tiêu, ch đ và đ nh h ng chung c a cu c ứ ợ ớ ụ ủ ề ị ướ ủ ộ
ch c, phù h p v i m c tiêu, ch đ và đ nh h ng chung c a cu c ứ ợ ớ ụ ủ ề ị ướ ủ ộ
h p.ọ
h p.ọ

G i tr c l ch trình cho nh ng ng i tham d đ h có th i ử ướ ị ữ ườ ự ể ọ ờ
G i tr c l ch trình cho nh ng ng i tham d đ h có th i ử ướ ị ữ ườ ự ể ọ ờ
gian lên k ho ch và chu n b cho cu c h p. ế ạ ẩ ị ộ ọ
gian lên k ho ch và chu n b cho cu c h p. ế ạ ẩ ị ộ ọ

Phân công người ghi chép (lập biên
Phân công người ghi chép (lập biên
bản cuộc họp)
bản cuộc họp)



Có cấu trúc- nguyên
Có cấu trúc- nguyên
thủy
thủy

Các trách nhiệm thi
Các trách nhiệm thi
hành
hành

Bộ khung pháp lý
Bộ khung pháp lý
Cái gì
T
a
ï
i

s
a
o
Ơ
Û

đ
a
â
u
Khi nào

nghò sự
nghò sự
vì vậy hãy chuẩn bò nó thật cẩn thận.
vì vậy hãy chuẩn bò nó thật cẩn thận.

Phân loại chúng cẩn thận: cái nào cho
Phân loại chúng cẩn thận: cái nào cho
thông tin
thông tin
, cái nào cho
, cái nào cho
thảo luận
thảo luận
, hoặc cái nào cho
, hoặc cái nào cho
quyết đònh
quyết đònh
để mà sự quan trọng và
để mà sự quan trọng và
thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại
thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại

Chủ tọa
Chủ tọa

Bạn là “xếp”, điều đó đúng nhưng đừng quá nhấn mạnh vào
Bạn là “xếp”, điều đó đúng nhưng đừng quá nhấn mạnh vào
điều đó khi điều hành một cuộc họp
điều đó khi điều hành một cuộc họp


Truy n đ t m c tiêu và k t qu mong mu n t i t t c nh ng ề ạ ụ ế ả ố ớ ấ ả ữ
ng i tham d cu c h p. ườ ự ộ ọ
ng i tham d cu c h p. ườ ự ộ ọ

Làm rõ nh ng cách th c tham gia và giao ti p trong cu c h p mà ữ ứ ế ộ ọ
Làm rõ nh ng cách th c tham gia và giao ti p trong cu c h p mà ữ ứ ế ộ ọ
b n mong mu n. ạ ố
b n mong mu n. ạ ố

t ra nh ng nguyên t c cõ b n (Tiêu chu n): Đặ ữ ắ ả ẩ
t ra nh ng nguyên t c cõ b n (Tiêu chu n): Đặ ữ ắ ả ẩ

Khi nào cu c h p d ng l i và k t thúc. ộ ọ ừ ạ ế
Khi nào cu c h p d ng l i và k t thúc. ộ ọ ừ ạ ế

Các thành viên s đ c nghe bàn th o nh th nào. ẽ ượ ả ư ế
Các thành viên s đ c nghe bàn th o nh th nào. ẽ ượ ả ư ế

Các mâu thu n, xung đ t s đ c gi i quy t nh th nào. ẫ ộ ẽ ượ ả ế ư ế
Các mâu thu n, xung đ t s đ c gi i quy t nh th nào. ẫ ộ ẽ ượ ả ế ư ế

Mong đ i nh ng gì m i thành viên. ợ ữ ở ỗ
Mong đ i nh ng gì m i thành viên. ợ ữ ở ỗ

Nh ng ch đ ch đ c l u hành n i b . ữ ủ ề ỉ ượ ư ộ ộ
Nh ng ch đ ch đ c l u hành n i b . ữ ủ ề ỉ ượ ư ộ ộ

Hãy th hi n r ng b n th c s đánh giá cao các ki n, nh n đ nh ể ệ ằ ạ ự ự ư ế ậ ị
Hãy th hi n r ng b n th c s đánh giá cao các ki n, nh n đ nh ể ệ ằ ạ ự ự ư ế ậ ị
và ch t v n c a m i ng i. ấ ấ ủ ọ ườ

S d ng các màu sáng và ch in đ m. ử ụ ữ ậ

S d ng hình nh cùng các câu ch . ử ụ ả ữ
S d ng hình nh cùng các câu ch . ử ụ ả ữ

S d ng các d u hoa th (*) đ nh n m nh các đi m them ch t. ử ụ ấ ị ể ấ ạ ể ố
S d ng các d u hoa th (*) đ nh n m nh các đi m them ch t. ử ụ ấ ị ể ấ ạ ể ố

S d ng không quá 7 t trên m t dòng và 7 dòng trên m t bi u đ . ử ụ ừ ộ ộ ể ồ
S d ng không quá 7 t trên m t dòng và 7 dòng trên m t bi u đ . ử ụ ừ ộ ộ ể ồ

ng t i t t c các bi u đ đ m i ng i có th d dàng tham Đă ả ấ ả ể ồ ể ọ ườ ể ễ
ng t i t t c các bi u đ đ m i ng i có th d dàng tham Đă ả ấ ả ể ồ ể ọ ườ ể ễ
kh o khi c n thi t. ả ầ ế
kh o khi c n thi t. ả ầ ế

Vào cu i cu c h p, chuy n các bi u đ này t i ng i th k ghi ố ộ ọ ể ể ồ ớ ườ ư ư
Vào cu i cu c h p, chuy n các bi u đ này t i ng i th k ghi ố ộ ọ ể ể ồ ớ ườ ư ư
chép đ sau đó đ a chúng vào biên b n cu c h p. ể ư ả ộ ọ
chép đ sau đó đ a chúng vào biên b n cu c h p. ể ư ả ộ ọ

Dẫn dắt cuộc họp
Dẫn dắt cuộc họp

a ra nh ng câu h i m nh m khuy n khích s đóng góp Đư ữ ỏ ở ằ ế ự ư
a ra nh ng câu h i m nh m khuy n khích s đóng góp Đư ữ ỏ ở ằ ế ự ư
ki n c a m i ng i. ế ủ ọ ườ
ki n c a m i ng i. ế ủ ọ ườ

H ng s t p trung vào t ng, quan đi m, ch không ph i ướ ự ậ ư ưở ể ứ ả

r ng t t c m i ng i đ u đã đ c nghe và bi t nh ng thông tin ằ ấ ả ọ ườ ề ượ ế ữ
đó.
đó.

m i ng i tham d th c thi n i dung cu c h p, b n ch là Để ọ ườ ự ự ộ ộ ọ ạ ỉ
m i ng i tham d th c thi n i dung cu c h p, b n ch là Để ọ ườ ự ự ộ ộ ọ ạ ỉ
ng i d n d t ti n trình mà thôi. ườ ẫ ắ ế
ng i d n d t ti n trình mà thôi. ườ ẫ ắ ế

Bi u l s c m kích và ng h nh ng đóng góp mang tính xây ể ộ ự ả ủ ộ ữ
Bi u l s c m kích và ng h nh ng đóng góp mang tính xây ể ộ ự ả ủ ộ ữ
d ng c a m i ng i. ự ủ ọ ườ
d ng c a m i ng i. ự ủ ọ ườ

S d ng l ch trình đ đ m b o cu c h p ti n tri n theo đúng k ử ụ ị ể ả ả ộ ọ ế ể ế
S d ng l ch trình đ đ m b o cu c h p ti n tri n theo đúng k ử ụ ị ể ả ả ộ ọ ế ể ế
ho ch. ạ
ho ch. ạ

Duy trì trọng tâm và tiến triển của
Duy trì trọng tâm và tiến triển của
cuộc họp
cuộc họp

i u ch nh nh p đ c a cu c h p: đ y nhanh, ch m l i, t m Đ ề ỉ ị ộ ủ ộ ọ ẩ ậ ạ ạ
i u ch nh nh p đ c a cu c h p: đ y nhanh, ch m l i, t m Đ ề ỉ ị ộ ủ ộ ọ ẩ ậ ạ ạ
ng ng, thay đ i h ng ti n tri n.ư ổ ướ ế ể
ng ng, thay đ i h ng ti n tri n.ư ổ ướ ế ể

m i ng i bi t r ng h đang giai đo n nào trong l ch trình Để ọ ườ ế ằ ọ ở ạ ị

hoặc
không cho
không cho
phép các phát biểu dài
phép các phát biểu dài
.
.

Đảm bảo rằng
Đảm bảo rằng
tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói
tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói

Điều hành cuộc họp
Điều hành cuộc họp

Đảm bảo rằng
Đảm bảo rằng
tất cả thành viên
tất cả thành viên
hiểu rằng tại lúc bắt đầu
hiểu rằng tại lúc bắt đầu
nội
nội
dung nào là được thảo luận
dung nào là được thảo luận
,
,
vấn đề cần giải quyết
vấn đề cần giải quyết

tất cả
tất cảnhững phức tạp
những phức tạpsử dụng các tóm tắt và
sử dụng các tóm tắt và
tổng kết
tổng kết
.
.

Ngăn chặn
Ngăn chặncác hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng
các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắngduy trì sự
duy trì sự
trong sáng
trong sángtrong các buổi thảo luận