Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 46
làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu tư và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ
sơ dự thầu.
2.5. Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện
hợp đồng.
Ngay sau khi nhận được kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi
cho phía chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày,
giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị
xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư và đôn đốc các bộ phận
có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công
công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi
công.
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi công công
trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công
tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công
trường với chủ đầu tư, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực
hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi
công công trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu
tư.
3. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của công ty trong những năm
qua.
3.1. Những thành tích
a. Với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, công ty
đang nỗ lực vươn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trường.
Công tác đấu thầu - tiếp thị đã từng bước ổn định và hoạt động đi vào nề nếp
phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu cầu việc làm của công ty.
Đặc biệt là việc trúng thầu thi công các công trình lớn như công trình Học
viện Lục quân Đà Lạt, công trình đường Hồ Chí Minh và các công trình thi

3. 2. Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty.
Mặc dù trong công tác dự thầu, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt
được những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến
khả năng trúng thầu cao ảnh hưởng tới sự phát triển chung của công ty.
a. Việc thực hiện công tác dự thầu chưa thực sự diễn ra một cách có hệ
thống và chặt chẽ, nhiều bước công việc nhận thức được song chưa thực
hiện. Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu.
b. Chưa đưa ra được các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo
làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
c. Công tác tiếp thị, đấu thầu bước đầu chiếm lĩnh được thị trường
nhưng khả năng cạng tranh yếu. Khả năng Marketing trong thương trường
trên các lĩnh vực mua bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm
việc làm còn rất hạn chế, thụ động.
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 48
d. Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý, lúc thì quá cao so với giá xét
thầu của chủ đầu tư, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc
lại quá thấp tuy công ty trúng thầu nhưng không có hiệu quả.
e. Khả năng tự chủ về tài chính thấp, chưa đủ năng lực tài chính để
tham gia đấu thầu độc lập và nhận thi công những công trình có giá trị lớn,
thời gian thi công dài.
f. Thiết bị xe máy thi công hiện tại nhìn chung chưa đáp ứng được các
yêu cầu kỹ thuật và mức độ hiện đại trong việc thi công các công trình đòi
hỏi chất lượng cao, kỹ thuật phức tạp.
3. 3. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trên.
a. Lực lượng cán bộ tiếp thị còn mỏng và năng lực có hạn chưa phát
huy hết sức mạnh tổng hợp của các bộ kỹ thuật, chủ công trình, các đơn vị
trong quá trình tiếp thị, lập, chọn phương án tối ưu.

thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất phương
án giải quyết. Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong công việc tìm
kiếm việc làm.
+ Về nhiệm vụ:
- Nắm bắt kịp thời thông tin các dự án đầu tư, xây dựng trong mọi lĩnh
vực và các địa phương. Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng
ký dự thầu (căn cứ từng công trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty hoặc liên
doanh, liên kết với các đơn vị bên ngoài). Cung cấp đầy đủ thông tin của công
ty cho chủ đầu tư làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu tư có các thông
tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá
trình đấu thầu cũng như lâu dài.
- Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị
cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung
cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kinh tế - kế hoạch để làm
giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi công và tính khối lượng,
các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Phân công các bộ phận theo sát
các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng
Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại
những tác động tích cực đến hoạt động dự thầu của công ty, thể hiên cụ thể ở
các khía cạnh sau:
- Đưa công tác dự thầu của công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ
thống. Quá trình thực hiện công tác dự thầu được theo dõi chặt chẽ và sát sao
hơn, tạo ra được đầu mối để liên kết các bộ phận có liên quan. Việc lập kế
hoạch dự thầu hàng tháng được thực hiện đầy đủ.
- Tăng cường và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu. Các thông
tin và dự án được thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có
liên quan.
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
6 Bảo chứng Phòng TC_KT Phòng KH
II
Quyển 2: Biện pháp thi công
Phòng kỹ thuật Phòng KH
1 Thuyết minh biện pháp Phòng kỹ thuật Phòng KH
2 Tiến độ thi công Phòng kỹ thuật Phòng KH
3 Các bản vẽ minh hoạ Phòng kỹ thuật Phòng KH
4 Catalo, tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng KH
III
Quyển 3: Thông tin chung

1 Hồ sơ tư cách pháp nhân B. P Tiếp thị Phòng KH
2 Giới thiệu công ty B. P Tiếp thị Phòng KH
3 Năng lực tài chính B. P Tiếp thị Phòng KH
4 Năng lực thiết bị B. P Tiếp thị Phòng KH
5 Nhân lực B. P Tiếp thị Phòng KH
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 51
6 Các thông tin khác B. P Tiếp thị Phòng KH
IV
Các công việc khác

1 Khảo sát hiện trường Phòng KH
2 Tham khảo giá, khu vực thi công Phòng KH
V
Các công việc kết thúc

1 Duyệt hồ sơ Giám đốc B. P làm hồ sơ


Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 52 CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG 319

I. ĐỊNH HƯỚNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH 5 NĂM
2001- 2005 CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG 319.
1. Định hướng phát triển.
Phát huy sức mạnh tổng hợp truyền thống 22 năm xây dựng và phát
triển, tăng cường đoàn kết, ra sức đổi mới, ổn định tổ chức, phát huy cao độ
hiệu quả máy móc thiết bị thi công đã đầu tư, phát huy cao độ các ngành nghề
truyền thống, duy trì phát triển sản xuất công nghệ hiện có, phối hợp chặt chẽ
với các công ty khác để có dự án đầu tư mới theo các hình thức thích hợp.
Phấn đấu nhận thầu làm tổng B một số dự án quy mô vừa. Từng bước khẳng
định mình trong cơ chế thị trường để tích luỹ và phát triển. Xây dựng đội ngũ

- Kinh doanh xây lắp các công trình khu vực vùng sâu, vùng xa 50%.

II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG 319.
Biện pháp 1: Vận dụng phương pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết
định tranh thầu
Như đã phân tích ở phần thực trạng xác xuất trúng thầu của công ty
trong những năm qua với các công trình công ty đã tham gia đấu thầu chưa
cao lắm. Khi tham gia tranh thầu công ty sẽ phải chi phí một khoản tiền cho
mua hồ sơ dự thầu, tiếp thị ngoại giao Nếu thắng thầu sẽ giải quyết được
việc làm và có thể thu được một khoản lợi nhuận. Ngược lại sẽ mất toàn bộ
chi phí đã bỏ ra trong giai đoạn làm hồ sơ dự thầu.
Để tránh được phải bỏ ra những khoản chi phí không đáng mất trên và
nâng cao khả năng lượng hoá tối đa khi phân tích và đưa ra quyết định tranh
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 54
thầu, công ty nên áp dụng giải pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định
tranh thầu. Nội dung của giải pháp này bao gồm các vấn đề sau:
1) Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu
của công ty
Việc đầu tiên là công ty phải căn cứ vào kinh nghiệm của bản thân,
những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành để xác định một
danh mục chỉ tiêu đặc trưng cho những nhân tố có ảnh hưởng đến khả năng
thắng thầu. Các chỉ tiêu này càng sát với chỉ tiêu xét thầu càng tốt. Số lượng
chỉ tiêu là tuỳ ý, nhưng tối thiểu phải bao quát được đầy đủ các chỉ tiêu
thường dùng để dánh giá hồ sơ dự thầu, phải tính đến tình hình cạnh tranh của
các đối thủ, phải chú ý tránh trùng lặp chỉ tiêu và phải xác định đúng những
nhân tố thực sự có ảnh hưởng. Không đưa vào bảng danh mục những chỉ tiêu

thang điểm như trên, công ty phải làm một lần và được dùng ổn định cho một
khoảng thời gian khi mà các điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh
của công ty chưa có sự biến động.
4) Tính toán chỉ tiêu tổng hợp cho gói thầu cụ thể
Khi xuất hiện một gói thầu cụ thể, công ty cần khẩn trương nghiên cứu
hồ sơ mời thầu, nghiên cứu gói thầu, phân tích môi trường đấu thầu, đánh giá
khả năng của mình đối với gói thầu và dự đoán các đối thủ cạnh tranh để xác
định trạng thái của từng chỉ tiêu trong bảng danh mục và số điểm tương ứng
với từng trạng thái đó. Cuối cùng tính toán ra chỉ tiêu tổng hợp theo công thức
sau :
TH=


n
1
i
ii
P*A
(1)
Trong đó : TH: Chỉ tiêu tồng hợp
n : Số các chỉ tiêu trong danh mục
A
i
: Điểm số của chỉ tiêu thứ i
P
i
:Trọng số của chỉ tiêu thứ i

5) Đánh giá khả năng thắng thầu và ra quyết định
Khả năng thắng thầu được đo bằng tỷ lệ % theo công thức sau:


Cao Rất cao

2
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ

thuật
Rất cao

Cao

TB

Thấp

Rất thấp

3 Mức độ quen thuộc và gói thầu Rất cao

Cao

TB

Thấp

Rất thấp

4 Khả năng đáp ứng về tiến độ thi công

Rất cao


Rất
mạnh

Trọng số của từng chỉ tiêu như sau: TT Chỉ têu Trọng số %

1
2
3
4
5
6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công
Khả năng đáp ứng về năng lực thi công
Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
30
20
15
5
10
20

Trên cơ sở danh mục các chỉ tiêu và thang điểm cũng như trọng số về các
chỉ tiêu trên ta đi vào phân tích một ví dụ cụ thể: “Xây dựng giảng đường và

3
0,3
0,2
0,15
0,05
0,6
0,8
0,3
0,15
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 57
5
6

Khả năng đáp ứng năng lực thi công
Đánh giá về đối thủ cạnh tranh

Rất cao

Mạnh

4
1
0,1
0,2
0,4
0,2
Tổng số điểm 2,45

Yêu cầu của chủ đầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá hồ
sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây
dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 58
đòi hỏi công ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên
môn hoá.
b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của công ty với
các lực lượng chuyên môn hoá tại các xí nghiệp thành viên.
Công ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi công việc chung còn các xí
nghiệp trực thuộc được phân bổ trên hầu hết các địa phương. Các công trình
dự án đầu tư, xây dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm,
công ty có thể phải tham gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục
vụ công tác đấu thầu không nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trường, tìm
nguồn nguyên vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phương Nguyên tắc
này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực lượng chuyên môn kỹ thuật
nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các ưu thế của họ và tiết kiệm chi phí.
c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây
dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không chỉ tìm hiểu
đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vô cùng quan
trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ
sơ cho đến khi công bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng như sắp xếp
công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được lãnh đạo cao nhất của công ty
quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã được kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được quyết định sát với thời điểm nộp
hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư.

nghiệm nhất của công ty được đào tạo trước những năm 90 theo các công
trình cũ, do đó cần phải được đào tạo. Số kỹ sư, chuyên gia mới ra trường tuy
được đào tạo chính quy nhưng lại chưa có thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu
kiến thức từ thực tiễn của nhà trường đào tạo chưa theo kịp diễn biến thực tế
của quá trình cạnh tranh gay gắt trong thị trường xây dựng, do đó cần tiếp tục
được đào tạo lại.
b. Năng động, chính xác phù hợp với thị trường
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hoàn chỉnh chạy hết công suất, vừa
phải bảo đảm chính xác nhưng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục
tiêu của công ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy, các chuyên gia
được lựa chọn phải bảo đảm yêu cầu này.
c. Chuyên sâu một công việc và hiểu biết nhiều lĩnh vực trong hoạt
động xây dựng, hoạt động đấu thầu, triển khai các dự án
Hoạt động đấu thầu là một dây truyền, các nội dung của hồ sơ đấu thầu
có liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung có những yêu cầu
chuyên sâu riêng. Do đó việc bố trí các chuyên gia phải đáp ứng yêu cầu
chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất
lượng công việc.
3) Hình thành tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty
Tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty cần được hình thành một cách
trực tiếp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có phó giám đốc chuyên
trách về dự án đấu thầu thông qua một đầu mối tập trung là phòng dự án đấu
thầu. Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chuyên gia trong phòng dự án đấu thầu
của công ty bao gồm :
 Nhóm chuyên gia về thị trường
Chịu trách nhiệm nghiên cứu về thị trường, có rất nhiều loại thị trường
nghiên cứu như :Thị trường công việc(thị trường đầu vào ); Thị trường đối
tác; Thị trường vật liệu ; Thị trường thiết bị thi công ; Thị trường lao động
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp PGĐ
GIÁM ĐỐC
PGĐ PGĐ Dự án
Các phòng chức
năng có liên quan
Phòng dự án đấu
thầu
Các phòng chức
năng có liên quan
Nhóm
chuyên
viên thị
trường
Nhóm
chuyên
viên kinh
tế
Nhóm
chuyên
viên văn
phòng
phiên dịch
Nhóm
chuyên
viên về
thiết bị thi
công thí