LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống hằng ngày, giao tiếp truyền thông là 1 phần không thể thiếu trong mọi hoạt
động của xã hội. Dù trong hoàn cảnh nào mọi người vẫn phải thông tin cho nhau. Truyền thông
giao tiếp giúp cho mọi người trao đổi thông tin với nhau và qua đó mọi người sẽ hiểu được nhau,
nhưng tại sao lại xuất hiện tình trạng hiểu nhầm lẫn nhau? Những yếu tố, nhân tố nào ảnh hưởng
trong quá trình truyền thông giao tiếp? Trong bài tiểu luận này nhóm chúng em thực hiện phân
tích những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và qua đó tìm hiểu những phương pháp
tăng cường hiệu quả truyền thông trong giao tiếp
Hướng tiếp cận:
Đầu tiên, tìm hiểu truyền thông là gì và mô hình hóa quá trình truyền thông. Qua đó, phân tích
các nhân tố gây ảnh hưởng có thể xuất hiện trong các bước của mô hình truyền thông (sự xuất
hiện, ảnh hưởng như thế nào). Sau đó, đưa ra mô hình chiến lược trong truyền thông để tăng hiệu
quả hơn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN HỌC : HÀNH VI TỔ CHỨC
ĐỀ TÀI:
PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ LÀM ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ
TRUYỀN THÔNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN
THÔNG
MỤC LỤC
I. Truyền thông giao tiếp
1. Khái niệm
2. Mô hình
II. Những yếu tố ảnh hưởng trong mô hình truyền thông
1. Nhân tố chủ quan
2. Nhân tố khách quan
III. Những phương pháp cải thiện truyền thông
1. Mô hình chiến lược truyền thông giao tiếp
2. Các nguyên tắc khác nhằm tăng hiệu quả truyền thông

(2). Thông điệp được mã hóa sẽ chuyển đến người nhận có chủ ý trước thông qua một hay
nhiều kênh truyền thông.
(3). Người nhận thông điệp sẽ giải mã thông điệp. Lý tưởng nhất là ý nghĩa giải mã thông
điệp đúng với những gì người gửi muốn trình bày.
(4). Để hoàn chỉnh hệ thống truyền tin, cần phải có phản hồi. Phản hồi là một cách kiểm tra
sự thành công của quá trình chuyển đổi thông điệp.
Nguồn: McShane et al. (2005), Organizational Behavior,
Ta có thể thấy có những yếu tố có thể gây nên sự sai lệch khi truyền thông như:
- Quá trình định hình thông điệp, mã hóa.
- Kênh truyền thông.
- Giải mã và phản hồi.
- Các tác nhân gây nhiễu mà ta tạm dịch là ‘tiếng ồn’ liên quan đến cơ cấu tổ
chức, xã hội và tâm lý học dẫn đến những sai lệch về thông điệp gửi đến người nhận.
Ví dụ: một giảng viên trong giảng dạy dùng từ không chính xác sẽ làm cho sinh
viên hiểu lầm. Chẳng hạn, giảng viên dùng từ yếu điểm để nói đến điểm quan trọng theo
nghĩa Hán Việt, nhưng sinh viên lại giải mã theo nghĩa thuần Việt là điểm yếu. Ngoài ra,
trong lớp sinh viên nói chuyện ồn ào cũng sẽ làm cho quá trình truyền thông bị sai lệch.
II. PHÂN TÍCH NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU
QUẢ TRUYỀN THÔNG:
Như đã quan sát mô hình truyền thông, các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông đều có thể xuất
hiện trong các bước truyền thông. Ở đây ta có thể chia ra gồm nhân tố chủ quan và nhân tố
khách quan.
1. NHỮNG NHÂN TỐ CHỦ QUAN:
+ Những nhân tố chủ quan: xuất hiện trong bản thân của đối tượng truyền và nhận thông tin.
truyền thông là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến cả quá trình truyền thông.
Nhận thức:
Trong kinh nghiệm giao tiếp của chúng ta, những trở ngại trong truyền thông không nhỏ do
cách thức nhận thức của mỗi người khác nhau. Tìm hiểu về nhận thức và các yếu tố tác động
lên nhận thức sẽ giúp chúng ta hiểu thêm về vai trò và sự ảnh hưởng của nhận thức trong quá
trình truyền thông giao tiếp.

trên. Chúng ta chỉ chịu lắng nghe người khác khi chúng ta cảm thấy lạc quan yêu cuộc sống, tự
tin và thoải mái về mặt tinh thần.
•Kỹ năng ngôn ngữ: Cách diễn đạt, cách dùng từ chuyên môn, từ có ý nghĩa ngược lại, nghĩa
hàm ý, từ có nhiều lớp ý nghĩa, từ địa phương, tiếng lóng của các nhóm cùng lãnh vực hoạt
động… gây cản trở rất nhiều cho truyền thông.
Qúa tải thông tin
Sự quá tải thông tin là hiện tượng thông tin đi vào vượt quá năng lực xử lý của một cá nhân, dẫn
đến người nhận thông tin không thể nắm bắt được đâu là những ý chính mà người gửi muốn
người nghe tiếp nhận dẫn đến hiện tượng “Ông nói gà, bà nói vịt”.
Sức khỏe
Sức khỏe không tốt cũng dẫn đến tình trạng mất tập trung trong quá trình truyền thông và người
nhận không thể chú ý tập trung vào những điều người nói muốn truyền đạt đến mình.
•Sự suy diễn và xét đoán giá trị: Chúng ta có một khuynh hướng tự nhiên là vội vàng kết luận và
xét đoán. Phần lớn thông tin mà chúng ta nhận được là những suy diễn hoặc những ý kiến. Sự
suy diễn là một kết luận căn cứ trên những thông tin không đầy đủ. Chúng ta bị hiểu lầm và bất
đồng ý kiến với nhau khi chúng ta bày tỏ những suy diễn và ý kiến như thể đấy là những sự kiện.
Thí dụ: Trong hoàn cảnh bình thường: “Tôi thấy Anh H. rời văn phòng lúc 10h”. Đó là sự kiện.
Nhưng nếu chúng ta lấy sự kiện này để suy diễn theo quan điểm riêng thì có thể nói: “Tôi thấy
Anh H. rời văn phòng để về nhà”.
Nhưng chúng ta không thể sống thiếu sự suy diễn, con người cần có chúng để hiểu được cuộc
sống hằng ngày. Nếu chúng ta căn cứ trên thế giới quan riêng của cá nhân chúng ta khi cho
rằng:”Tôi đã thấy Anh H. rời văn phòng đi về nhà” và thêm vào “Anh ta lười biếng”. Đây là sự
xét đoán giá trị.
2. NHỮNG NHÂN TỐ KHÁCH QUAN:
+Những nhân tố khách quan: bao gồm các yếu tố cơ cấu tổ chức, xã hội, văn hóa, kênh truyền
thông tin
•Bối cảnh vật chất: Phòng ốc, ánh sáng, tiếng ồn, cách ngồi, thời tiết . ảnh hưởng rất nhiều
trong truyền thông.
•Hoàn cảnh xã hội: Truyền thông bị chi phối bởi: mục đích truyền thông, vai trò và địa vị xã hội,
thái độ, giá trị, kinh nghiệm, niềm tin, quan điểm, khoảng cách thế hệ, kỳ vọng, kiến thức…

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH BỐI CẢNH.
A. Xác định tình huống
1. Giới hạn vấn đề
• Chia nhỏ vấn đề cần trình bày
2. Đánh giá vấn đề trong mối tương quan với môi trường bên ngoài
• Ý thức những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức.
• Cập nhật thường xuyên những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức.
3. Đánh giá bầu không khí văn hóa công ty ảnh hưởng đến vấn đề
B. Xác định đối tượng cần trình bày
• Trực tiếp
• Gián tiếp
C. Xác định mục tiêu của bạn đối với khán thính giả
1. Xác định mục tiêu truyền thông giao tiếp
• Những gì bạn muốn người nghe thực hiện sau khi nhận được thông điệp.
2. Nhận thức về ý định của bạn
• Mỗi khi bạn nói hay viết, bạn có cơ hội nêu nó trong kế hoạch của bạn.
BƯỚC 2: XEM XÉT LỰA CHỌN PHƯƠNG TIỆN, THỜI GIAN.
A. Lựa chọn các phương tiện truyền thông phù hợp nhất để truyền đạt thông điệp
• Thư từ, thư nội bộ
• Hội họp
• Gọi điện thoại
• Email
• Truyền thông đa phương tiện
Lưu ý: Một số vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn phương tiện truyền thông
 Bản chất của nội dung ( riêng tư hay mật).
 Thời gian chuẩn bị và những chi phí có liên quan.
 Người nghe nhận thông tin có thuận tiện không.
 Thòi gian cần phải truyền đạt thông tin
 Thời gian phản hồi thông tin yêu cầu.
B. Lựa chọn thời gian truyền thông giao tiếp

Dù là ở phương thức truyền đạt thông tin nào, con người cũng phải tìm hiểu, lựa chọn cách
truyền đạt ý nghĩ, cảm xúc, mục đích lời nói một cách chính xác, mang lại lợi ích. Đây là một vài
nguyên tắc để việc truyền thông tốt hơn.
1.Tạo môi trường phù hợp
- Chọn thời điểm thích hợp
Thời điểm để truyền đạt thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong việc người nghe có
tiếp nhận hay không, và đồng thời đánh giá tính hiệu quả trong trong những thông tin bạn cung
cấp. Cụ thể, bạn không thể bàn luận bản báo cáo, tin tức tài chính, hay số liệu chứng khoán
trong khi người nghe đang hoàn toàn mệt mỏi, cần sự nghỉ ngơi tĩnh dưỡng. Hoặc dễ hiểu hơn,
chúng ta không thể đòi hỏi những yêu cầu cho bản thân khi người tiếp nhận thông tin đang trong
tình trạng bức bối, khó chịu.
- Chọn địa điểm phù hợp
Yếu tố lựa chọn địa điểm để truyền tải thông tin chiếm phần trăm không nhỏ trong sự
thành công của người nói. Có một số vấn đề, không thể nói cho người nghe tại nơi công cộng
đông người, mà nên nói ở những nơi riêng tư để thuận tiện cho quá trình đối thoại hai chiều diễn
ra thuận lợi. Ví dụ khi bạn đuổi việc nhân viên, thông báo những tin tức xấu trong đó người nghe
bị ảnh hưởng hoặc bạn chia tay người yêu , v.v. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn khi
truyền tải thông tin, giúp bạn tránh gây tổn thương đến đối phương_ đối tượng trực tiếp đón nhận
những thông tin đó và họ sẽ dễ dàng chấp nhận hơn.
- Tránh những yếu tố tác động gây phiền nhiễu
Trong cuộc đối thoại giữa bạn và người nghe, có rất nhiều yếu tố gây ảnh hưởng đến sự
truyền tải thông tin cụ thể đó là sự ồn ào, âm thanh lớn gây khó khăn trong việc lắng nghe. Điều
này cũng giải thích tại sao phải để điện thoại im lặng trong cuộc họp, hội thảo hay rạp chiều
phim. Nếu để sự tác động phiền nhiễu này gây ảnh hưởng, thì chất lượng và nội dung của những
thông tin bạn cần truyền đạt sẽ không chính xác và thiếu sót.
2.Biết cách tổ chức sự giao tiếp
- Tổng hợp những thông tin cần truyền đạt một cách có tổ chức
Bạn nên sắp xếp những thông tin theo trình tự logic phù hợp để khi đối phương lắng nghe
có thể hiểu chính xác mục đích bạn cần nói tới. Không những vậy, việc này sẽ giúp bạn không bị
quên những điểm quan trọng và mấu chốt trong thông tin khi trình bày một vấn đề phức tạp. Ví

- Sử dụng ngôn từ đúng cách
Tùy thuộc vào đối tượng bạn truyền đạt thông tin, hãy biết cách lựa chọn ngôn từ sử
dụng. Có những từ ngữ mang ý nghĩa sâu xa, phức tạp đòi hỏi người nghe phải có trình độ nhất
định mới hiểu được. Vì vậy, hãy dùng những từ ngữ mang tính rõ ràng, chính xác để người nghe
không hiểu lầm, không khó khăn trong việc đoán nghĩa, tạo nên thành công trong giao tiếp
truyền tải thông tin.
- Loại bỏ thói quen lầm bầm
Việc bạn nói lầm bầm khi giao tiếp với mọi người xung quanh sẽ gây nên sự thiếu thiện
cảm. Người ta sẽ không hiểu bạn đang nói gì, tiêu cực hơn họ có thể hiểu lầm bạn đang nói
những điều ác ý, không đồng tình với quan điểm của họ. Hơn nữa, giao tiếp là sự truyền đạt
thông tin giữa hai hay nhiều người, vì vậy bạn cần phải phát biểu, nói lên suy nghĩ ý kiến với
người khác, để họ có thể hiểu được mục đích bạn bạn muốn nói tới. Qua đó, bạn sẽ tạo nên được
sự tự tin trong giao tiếp.
- Biết lắng nghe đối phương
Giao tiếp là quan hệ hai chiều giữa người nói và người lắng nghe. Hãy trở thành người
lắng nghe theo đúng cách, để hiểu được quan điểm và tôn trọng đối phương. Điều đó rất quan
trọng khi bạn trình bày, biểu đạt ý kiến của bản thân. Biết lắng nghe người khác thì người khác
mới lắng nghe mình.
- Sử dụng giọng điệu phù hợp
Giọng điệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thiện cảm của người
nghe. Bạn không thể quát tháo, dùng những âm vực gây chói tai, để truyền đạt thông tin. Hay
quá nhỏ nhẹ, thì thầm, trong việc tranh luận vấn đề gay gắt nào đó. Lựa chọn giọng điệu phù hợp
giúp tăng sức thuyết phục trong giao tiếp.
4. Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể
- Nhận biết sự kết nối
Trong đám đông, bạn không đảm bảo rằng bạn quen biết hết mọi người. Tuy nhiên, khi
một người nào đó kết nối giao tiếp với bạn đơn giản qua cách chào hỏi như gật đầu hoặc mỉm
cười. Lúc đó, bạn không nên quá bất ngờ, mà phản ứng bình tĩnh đáp lại sự kết nối ấy. Có thể đó
là mối quan hệ tiềm năng trong tương lai.
- Sự dụng biểu cảm qua khuôn mặt