PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ KHÁCH SẠN BÌNH DƯƠNG
1.1. Tên, địa chỉ
Khách sạn Bình Dương- Binh Đoàn 15
Khách sạn Bình Dương - Binh Đoàn 15 toạ lạc tại số 493 Đại lộ An Dương Vương
- TP.Quy Nhơn, Tỉnh Bình Đinh. Mặt trước giáp với Đại lộ An Dương Vương - con
đường đẹp nhất Thành phố biển Quy Nhơn. Mặt sau là bãi tắm xinh đẹp.
Cách khu du lịch Ghềnh Ráng và Đồi Thi Nhân Hàn Mạc Tử khoảng 1 km về
hướng Đông Nam.
Cách sân bay Phù Cát khoảng 30 Km về hướng Bắc.
Cách Ga Quy Nhơn khoảng 1,5 Km về hướng Đông Bắc .
Cách bến xe liên tỉnh Bình Định 1.km về hướng Tây Nam.
Trung tâm Bưu điện : 1.km
Cảng quy Nhơn :1.km
Bệnh viện đa khoa tỉnh : 1.km về hướng Đông Bắc
Cách Trung Tâm Thương Mại Quy Nhơn 500 m về hướng Bắc
Khách sạn nằm trên đường An Dương Vương con đường đẹp nhất TP. Quy Nhơn.
Đạt chuẩn 2 sao, quy mô 6 tầng gồm 60 phòng ngủ được trang bị đầy đủ tiện nghi hiện
đại sang trọng, bố trí khoa học mang lại cho quý khách một cảm giác thư giãn như chính
ngôi nhà của mình.
Tọa lạc ngay trên biển Quy Nhơn một trong sáu bãi biển đẹp nhất khu vực Miền
Trung. Nơi đây quý khách có thể ngắm nhìn hoặc tản bộ trên bờ biển với cảm giác thú vị
khi chìm đăm trong vẻ huy hoàng của bình minh và sự lặng lẽ của hoàng hôn nơi có vùng
sơn thủ hữu tình.
Khách sạn Bình Dương- Binh Đoàn 15 tự tin mang lại cho bạn sự phục vụ tốt nhất
với phương châm"VUI LÒNG KHÁCH ĐẾN ,VỪA LÒNG KHÁCH ĐI"
1.2. Lịch sử hình thành
Ngày 2 tháng 6 năm 1988 Bộ tư lệnh Binh Đoàn 15 giao cho đoàn 385 khởi công
xây dựng công trình nhà Điều Dưỡng của Binh Đoàn tại khu vực Cổ Loa – đường
Nguyễn Huệ (Nay là số 493, đường An Dương Vương, Tp. Quy Nhơn, tỉnh Bình Định).
Thiết kế ban đầu là nhà cấp 2, gồm 2 tầng với 50 giường ngủ, diện tích xây dựng 1800m
2

SƠ ĐỒ PHÂN PHỐI CÔNG VIỆC
BỘ PHẬN:
Người
thiết kế:
Ngày tháng duyệt:
Họ và tên:
Chức vụ:
Họ và tên:
Chức vụ:
Người duyệt: Xếp hạng: Xếp hạng:
STT Hoạt động Giờ/tuần
Công việc
cụ thể Giờ /tuần
Công việc
cụ thể Giờ /tuần
1
2
3
4
Tổng số giờ trong tuần

Sơ đồ phân phối công việc là một công cụ sơ khởi trong việc đơn giản hóa công
việc HCVP bởi vì nó cho thấy bức tranh tổng thể của một đơn vị nhỏ( tổ hay phòng) mà
chỉ cần mô tả tối thiểu. Bên cột đầu tiên (Hoạt động) nó cho thấy đơn vị phải làm những
gì, và cột kế tiếp cho thấy từng cá nhân làm các công việc cụ thể gì so với tổng thể của
đơn vị. Nó giúp giải quyết các vấn đề tồn tại như công việc phân phối không quân bình,
nỗ lực sai hướng, kỹ năng sử dụng không phù hợp, thiếu phối hợp và trùng lặp. Sơ đồ này
giúp cho cấp quản trị khởi sự nghiên cứu các mức độ ưu tiên của công việc bởi vì nó cho
thấy một bảng danh sách các công việc theo thứ tự ưu tiên (cột số thứ tự ngoài cùng là cột
nói lên thứ tự: ưu tiên của từng loại hoạt động).

• Phòng riêng ít thuyên chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí.
• Khó kiểm tra và làm trì trệ luồn công việc.
Do đó việc hạn chế sử dụng phòng riêng để tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian di
chuyển, tăng tính linh hoạt trong bố trí và dễ kiểm soát.
4. Sử dụng vách ngăn:
Thay vì bố trí phòng riêng cho nhân viên, các công ty thường bố trisvachs ngăn để
ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện hoặc giúp mỗi nhân viên có
chỗ riêng để làm việc.
Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi
người làm việc có tính cách riêng tư, nhưng lại không gây gián đoạn luồng công việc.Nó
dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật
dụng.
5. Bố trí phòng của các cấp lãnh đạo:
Cần bố trí văn phòng của cấp trên đầy đủ các không gian theo tiêu chuẩn quốc tế,
đảm bảo tính sang trọng, tiện nghi, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của doanh nghiệp.
6. Bố trí phòng họp chung:
Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị cấp cao. Tuy nhiên,
nó cũng được sử dụng cho nhân viên, các cấp quản lý khác.
Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối
mặt. Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ, bản đồ…phù hợp với yêu cầu giao tiếp trong hội
họp.
2.2. Quản trị hồ sơ
2.2.1. Tiến trình quản trị hồ sơ
2.2.2. Các công cụ lưu trữ hồ sơ
Có rất nhiều công cụ để lưu trữ hồ sơ, có thể chia các công cụ lưu trữ hồ sơ như
sau:
+ Hồ sơ để đứng.
+ Hồ sơ để nằm.
+ Hồ sơ để ở hai bên.
+ Hồ sơ đễ truy tìm.

Có rất nhiều loại hồ sơ văn bản, lưu trữu bẳng phần mềm và CD.ROM cũng rất thuận lợi.
Đây là hệ thống lưu trữ hồ sơ tiện lợi nhất và nhanh nhất.
PHẦN III: THỰC TRẠNG VỀ ĐƠNG GIẢN HÓA CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG
VÀ QUẢN TRỊ HỒ SƠ
3.1. Đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng
3.1.1. Sơ đồ phân phối công việc của phòng Hành Chính
Qua sơ đồ phân phối công việc của phòng hành chính ở phía dưới, ta thấy:
- Sự phân phối công việc cho các cá nhân trong phòng không đều nhau.
Thời gian làm việc theo quy định đối với mỗi cá nhân là 48 giờ/tuần. Tổng thòi
gian làm việc trong tuàn của cả phòng là 194 giờ/tuần (=48 giờ/tuần *4 nhân viên). Tuy
nhiên, thời gian làm việc của các cá nhân trong phòng không đều nhau. Kế toán trưởng
phải làm việc với số giờ nhiều nhất (56 giờ/tuần), văn thư phải làm việc 54 giờ/tuần, vượt
thời gian quy định 6 giờ. Trong khi đó kế toán tiền lương và thủ quỹ lại chưa làm hết số
giờ theo quy định.
- Có sự chồng chéo trong một số công việc như:
+ Trong việc tiếp nhận, kiểm tra và trả lời thư có cả văn thư và kế toán cùng làm
gây ra sự lãng phí thời gian, hiệu quả làm việc giảm.
+ Việc soạn thảo văn bản do nhiều người thực hiện dẫn đến sự chồng chéo trong
phân công công việc. Mặt khác, do không được đào tạo và tìm hiểu chuyên sâu nên có
thể trình bày các văn bản không đúng quy định…
BỘ PHẬN: HÀNH CHÍNH
Người
thiết
Ngày tháng duyệt: Họ tên: Lê Thị Thu
Hường
Họ tên: Nguyễn Thị Thu An
Chức vụ: Kế toán tiền lương
Họ tên: Phan Ngọc Nhi
Chức vụ: Thủ quỹ
kế Chức vụ: Kế toán trưởng

lên cấp trên
2
Lập bảng báo tiền
lương, tiền thưởng,
trợ cấp
7
Kiểm tra, phân loại
tiền trước khi cho
vào két
12
3 Thực hiện công tác
thu, chi tiền
30
Tổng hợp chúng
từ, lập báo cáo tài
chính định kỳ hàng
tháng
20
Kiểm tra tình hình
các quỹ tiền lương,
BHXH, BHYT,
KPCĐ
12
Sắp xếp các chứng
từ thu, chi tiền
5
4 Xử lý công văn
đi/đến 21
Phổ biến, triển
khai thực hiện các

2
8 Thực hiện soạn thảo,
trích lục công văn,
giấy tờ…
12
Tổng số giờ trong tuần 131 37 31 30
Sơ đồ phân phối công việc của phòng Hành Chính
3.1.2. Sắp xếp nơi làm việc hợp lý
Hiện nay cách tổ chức nơi làm việc phòng Hành chính khách sạn Bình Dương như sau:
Sơ đồ cách tổ chức nơi làm việc
Qua sơ đồ trên ta thấy rằng, phòng Hành chính có diện tích tương đối rộng rãi,
thoáng mát nên dễ dàng bố trí được một không gian làm việc thoải mát cho nhân viên.
Tuy nhiên cách tổ chức nơi làm việc của phòng còn những điểm chưa hợp lý.
- Cách bố trí bàn ghế, dụng cụ còn những điểm chưa phù hợp.
+ Vị trí làm việc của văn thư ở xa cửa ra vào và tủ đựng hồ sơ như vậy sẽ tốn rất
nhiều thời gian cho việc đi lấy hồ sơ, tài liệu và việc nhận, chuyển thư từ, công văn. Vị trí
làm việc của thủ quỹ cần đảm bảo về an ninh nhưng lại đặt ngay cửa ra vào.
+ Bàn làm việc của thủ quỹ quá to nhưng thủ quỹ lại không có nhiều tài liệu, giấy
tờ. Trong khi đó, văn thư phải làm việc với nhiều giấy tờ và máy móc, dụng cụ hơn
nhưng bàn làm việc lại nhỏ hơn.
+ Điện thoại của phòng nên đặt tại bàn làm việc của văn thư sẽ giúp giảm thời
gian di chuyển để trả lời điện thoại.
+ Bình nước nên đặt tại bàn tiếp khách để thuận lợi và giảm thời gian đi lấy nước
cho tất cả các thành viên.
+ Máy photocopy được đặt gần vị trí thủ quỹ và gần cửa sổ nên tốn thời gian cho
văn thư photo, in ấn tài liệu và ảnh hưởng xấu đến tuổi thọ của máy.
- Giữa các bàn làm việc không sử dụng vách ngăn, do đó các nhân viên có thể dễ dàng nói
chuyện với nhau làm ảnh hưởng đến năng suất lao động. Đồng thời, không tạo ra được
không gian làm việc riêng cho mỗi người.
Giải pháp

dự án của khách sạn, các văn bản quy phạm pháp luật do nhà nước ban hành Trong đó:
hồ sơ thường hay sử dụngbao gồm: các hồ sơ về nhân viên, các hồ sơ về khách hàng….
+ Hồ sơ không cần thiết: hồ sơ tuyển dụng nhân viên, các quyết định đào tạo nhân
viên…
 B2: Lên lịch lưu trữ
Việc lên lịch lưu trữ hồ sơ tại phòng Hành chính của khách sạn Bình Dương được
thực hiên theo quy định của pháp luật. Trong đó:
+ Các hồ sơ được lưu trữ: các hồ sơ có giá trị sử dụng trên một năm.
+ Người thực hiện công việc lưu trữ hồ sơ: Văn thư lưu trữ hồ sơ tại tủ hồ sơ
riêng của mình. Đồng thời các nhân viên khác trong phòng như kế toán trưởng, kế toán
viên, thủ quỹ thì lưu trữ hồ sơ mình quản lý tại tủ hồ sơ chung của phòng.
+Thời hạn lưu trữ hồ sơ được chia như sau:
 Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn bao gồm: hồ sơ về đường lối, chủ trương, chính sách,
cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình quan trọng của khách sạn…

Hồ sơ bảo quản có thời hạn: hồ sơ không thuộc vào nhóm hồ sơ bảo quản vĩnh
viễn và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

Hồ sơ hết giá trị cần loại ra để hủy: hồ sơ có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời
hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử.
 B3: Lưu chuyển hồ sơ
Các hồ sơ khi không còn hoạt động nữa thì được lưu chuyển vào các ngăn hồ sơ
không còn hoạt động nữa nằm trong tủ hồ sơ chung của phòng.
Sau đó, các hồ sơ này sẽ được các nhân viên trong phòng thường xuyên kiểm tra
xem hồ sơ nào nên tiêu hủy hoặc được đưa vào kho hồ sơ không còn hoạt động nữa.
Phòng Hành Chính sử dụng phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn . Các hồ sơ không
sử dụng nữa hoặc đã hoàn tất sẽ được đưa vào kho hồ sơ không còn hoạt động nữa.
 B4: Hủy bỏ hồ sơ
Đối với các giấy tờ không cần thiết, hàng ngày nhân viên của phòng luôn hủy bỏ

sơ, dễ hiểu nhanh chóng.
Nhược điểm: có nhiều tên thông dụng có thể trùng nhau.
3.2.4. Thủ tục lưu trữ hồ sơ tại phòng Hành Chính
Thủ tục lưu trữ hồ sơ tại phòng Hành Chính của khách sạn Bình Dương được chia
thành 2 giai đoạn:
+ Chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ.
+ Tiến hành thủ tục bỏ hồ sơ vào tủ/ ngăn kéo.
Riêng việc chuẩn bị hồ sơ lưu trữ bao gồm các bước sau:
B1: kiểm tra.
B2: Làm thư mục tra cứu.
B3: Ghi mã số hoặc ký hiệu.
B4: Làm thư mục tra cứu.
B5: Sắp xếp thứ tự bỏ vào tủ.
 Nhận xét:
Việc thực hiện thủ tục lưu trữ hồ sơ tại Khách Sạn Bình Dương trong thời gian
qua đã thực hiên theo đúng các bước theo quy định song bên cạnh đó không tránh khỏi
việc bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:
- Cơ sở để xác định mức biên chế lưu trữ hồ sơ rất khó khăn vì chưa có định mức
lao động cho từng hoạt động lưu trữ hồ sơ.
- Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa
đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa thủ tục lưu trữ hồ sơ.
- Tình trạng lưu trữ hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu nội dung của công tác lưu
trữ hồ sơ vẫn còn.
2.5. Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính
Công tác cập nhật, quản lý văn bản vẫn còn theo phương pháp thủ công, chưa áp
dụng các phần mềm quản lý văn bản vào công tác văn thư lưu trữ mà chủ yếu lưu trữ
bằng các hồ sơ bằng giấy chứ chưa ứng dung các đĩa hồ sơ sao cho tiện lợi. Chính vì vậy
mà hiệu quả trong công tác quản lý và tra cứu, tìm kiếm văn bản trong lưu trữ còn chưa
đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển của khách sạn Bình Dương.
PHẦN IV: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐƠN GIẢN

đoạn.
- Nếu các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ
có màu khác để phân biệt.
4.2.3. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện thủ tục lưu trữ hồ sơ
Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ và tăng
cường trách nhiệm của các nhân viên văn thư ở phòng Hành Chính của Khách Sạn.
Trước mắt cần tập trung phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành về công tác lưu trữ hồ sơ.
- Thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác lưu
trữ hồ sơ. Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị,
cá nhân được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng.
- Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác lưu trữ hồ sơ ở
phòng Hành Chính của Khách Sạn phải phù hợp với các thủ tục công việc như: Kiểm tra
hồ sơ, làm thư mục tra cứu, ghi mã số hoặc ký hiệu, làm phiếu tham khảo chéo, sắp xếp
thứ tự bỏ vào tủ.
- Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công
tác văn thư chuyên trách. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông
qua các lớp tập huấn do các Chi cục Văn thư – Lưu trữ địa phương tổ chức.
4.2.4. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện việc lưu trữ hò sơ qua hệ thống máy tính
Trong xu thế hội nhập và phát triển hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong các lĩnh
vực hoạt động là điều tất yếu, thể hiện tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công
việc. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hiện nay được các nhà khoa học thiết
kế sẵn các phần mềm quản lý văn bản, rất thuận tiện trong việc quản lý văn bản và tìm
kiếm tra cứu khi cần thiết.
Trên cơ sở nghiên cứu các phần mềm quản lý văn bản hiện có trên thị trường và
thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý lưu trữ văn bản ở Khách sạn Bình
Dương. Để ứng dụng tốt, có hiệu quả việc quản lý văn bản, tài liệu ở phòng nghiệp vụ
văn thư của nhà trường cần phải đảm bảo một số yêu cầu và nội dung cơ bản sau:
+ Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên văn thư:
Nhân viên văn thư phải tăng cương tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng, tập

khi cập nhật văn bản, cần xác định xem các danh mục chuẩn và tên cơ quan ban hành văn
bản đã có hay chưa. Nếu chưa có thì phải tiến hành cập nhật danh mục chuẩn.