BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
≈ ≈ ≈ ≈ ≈≈ ≈ ≈ ≈ ≈
LÊ THỊ NHƯ VÂN HOÀN THIỆN MỘT SỐ QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN
Chuyên ngành: Kế toán Kiểm toán
Mã số: K11-105
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học: TS. VŨ HỮU ĐỨC
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN 1
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI
VIỆT NAM 34
I. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THÔNG QUA
BẢNG CÂU HỎI 34
I.1 MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP 34
I.2 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 35
I.2.1 Chu trình mua hàng 35
I.2.2 Chu trình thanh toán 35
I.2.3 Chu trình bán hàng 36
I.2.4 Chu trình thu tiền 37
I.3 NHẬN XÉT 37
II. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG THÔNG QUA VIỆC TÌM
HIỂU QUY TRÌNH 38
II.1 MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT 38
II.2 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 38
II.2.1 Công ty TNHH ABC 38
II.2.2 Công ty TNHH XYZ 44
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN
XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI VIỆT NAM 48
I. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 48
II. ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOÀN CHỈNH ĐỐI VỚI MỘT
SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT,
CHẾ BIẾN 50
II.1 QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN 50
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong xu hướng hội nhập thế giới, đặc biệt Việt Nam đang trong giai đoạn đàm
phán gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) và năm 2003 Việt Nam đã
chính thức thực hiện các quy đònh của Khu vực mậu dòch tự do các ASEAN
(AFTA), các doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang làm gì để tăng khả năng
cạnh tranh? Để tăng khả năng cạnh tranh, bắt buộc các doanh nghiệp phải tính
toán xây dựng giá thành hợp lý, chi phí mua nguyên liệu với giá thấp nhất có thể
được, doanh nghiệp phải kiểm soát chi phí chặt chẽ nhằm giảm chi phí …
Trong những năm gần nay, mặc dù Việt Nam là nước nằm trong 10 nước có tốc
độ phát triển cao trên thế giới, nhưng khả năng cạnh tranh của hàng hóa Việt
Nam so với các nước trong khu vực không cao: như hàng điện tử, nếu không có
hàng rào thuế quan thì làm sao Việt Nam có thể cạnh tranh với hàng Trung
Quốc; gạo của Việt Nam không thể so sánh được với gạo của Thái Lan, … Một
khi xu hướng toàn cầu hóa càng cao thì thò trường càng cạnh tranh khốc liệt.
Trước áp lực của nền kinh tế thò trường, của các tổ chức kinh tế thế giới và thực
tế tại các doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp phải tự xây dựng một kế hoạch,
chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn để nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại
lợi ích cho xã hội, cho người lao động. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động
có hiệu quả và hiệu lực sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc kiểm
soát chi phí. Với mong muốn đóng góp một ít kiến thức đã học và một số kinh
nghiệm thu thập được qua quá trình làm kiểm toán, tôi xin trình bày đề tài:
“Hoàn thiện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các Doanh nghiệp sản
xuất, chế biến”.
1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
I.1 KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
I.1.1 Lòch sử hình thành
Tham nhũng bao giờ cũng liên quan đến việc gian lận trong báo cáo tài
chính. Kinh nghiệm cho thấy, việc vi phạm về pháp luật, nguyên tắc và chính
sách kiểu này là kết quả của việc thiếu sót trong quản lý hoặc kiểm soát nội bộ.
Vào năm 1972-76, khi vụ Watergate xảy ra ở Mỹ, y ban chứng khoán
(SEC)
1
và Quốc hội đã mở cuộc điều tra và ban hành đạo luật tài trợ cho các
chiến dòch và năm 1977 đã thông qua Điều luật Hành vi hối lộ (FCPA)
2
Trong vài năm sau đó, SEC và Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ
(AICPA)
ở nước
ngoài. Điều luật này nhấn mạnh việc KSNB nhằm ngăn ngừa những khoản
thanh toán bất hợp pháp và yêu cầu các công ty phải ghi chép đầy đủ mọi hoạt
động.
3
Tháng 10/1985, y ban quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính (thường
gọi là y ban Treadway) được thành lập. Nhiệm vụ chính của y ban Treadway
là xác đònh nguyên nhân, yếu tố gian lận báo cáo tài chính và đưa ra các biện
pháp để giảm gian lận. y ban này được sự hỗ trợ của 05 tổ chức và hiệp hội kế
toán chuyên nghiệp: Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA), Hiệp hội
đã đề nghò các báo cáo phải được soạn thảo theo hệ thống kiểm soát
nội bộ của công ty. Giữa năm 1978 và 1985, AICPA đã ban hành một số chuẩn
báo cáo tài chính, lónh vực hoạt động và tính tuân thủ. Báo cáo COSO
1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập một cơ sở lý thuyết rất
cơ bản về KSNB. Chính vì thế, chúng tôi đã chọn Báo cáo COSO 1992
làm cơ sở lý luận của đề tài này.
đã được thành lập.
COSO đã nghiên cứu hơn 03 năm và quan tâm rộng rãi đến việc nghiên
cứu và thảo luận với các nhà lãnh đạo tập đoàn, các nhà lập pháp và hành pháp,
kiểm toán viên, các học giả, luật sư và nhà tư vấn. Mặc dù khác nhau về quan
điểm nhưng mọi người đều quan tâm đến việc giải quyết đến các vấn đề chung.
Kết quả là COSO đã ban hành Báo cáo với tựa đề “Internal Control –
Integrated Framework”. Báo cáo COSO gồm 02 phần quan trọng: I) trình bày
đònh nghóa chung về kiểm soát nội bộ, và II) cung cấp một nền tảng giúp cho các
doanh nghiệp có thể đánh giá và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Đặc biệt
là có liên quan đến tham nhũng, chuẩn mực COSO trở thành một trong những
chuẩn mực chính mà các công ty Mỹ sử dụng để đánh giá sự thích hợp của họ
với Điều luật Hành vi hối lộ (FCPA) của Mỹ. 4
American Accounting Association – Viết tắt AAA
5
Financial Executives Institute – Viết tắt FEI
6
Institute of Internal Auditors – Viết tắt IIA
7
Institute of Management Accountants – Viết tắt IMA
8
Committee of Sponsoring Organisation – Viết tắt COSO
3
trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không được vượt quá lợi ích
mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do vậy, người quản lý không thể chấp nhận
bất cứ phương pháp kiểm soát nào nếu chi phí của nó quá cao so với lợi ích
mang lại.
- Mỗi doanh nghiệp đều đưa ra mục tiêu nhiệm vụ, mục tiêu mà họ cần
phải đạt được. Các mục tiêu có thể được thiết lập cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc
là mục tiêu cho một hoạt động đặc biệt của doanh nghiệp. Các mục tiêu này
được chia thành 03 loại:
• Hoạt động – liên quan đến hiệu quả và hiệu lực của việc sử dụng
nguồn lực trong doanh nghiệp.
• Báo cáo tài chính – liên quan đến báo cáo tài chính phát hành ra
công chúng được lập một cách đáng tin cậy.
• Tuân thủ – liên quan đến việc doanh nghiệp tuân thủ các qui đònh
của pháp luật.
Với những mục tiêu này, hệ thống KSNB có thể cung cấp những đảm
bảo hợp lý cho việc quản lý và vai trò giám sát của nó, hội đồng quản trò cũng
kiểm soát được các hoạt động của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu.
I.2 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
I.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến toàn bộ cơ cấu hoạt động kinh
doanh, mục tiêu được thiết lập và đánh giá rủi ro của doanh nghiệp. Nó cũng
ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, và hoạt
động giám sát của doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát cũng bò ảnh hưởng bởi
lòch sử và văn hóa của doanh nghiệp.
5
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp tạo nên một cơ chế hoạt động kinh
doanh nhằm đạt được mục tiêu của toàn doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô,
đặc điểm hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà người quản lý thiết lập một cơ
cấu tổ chức thích hợp. Một số doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức tập trung,
doanh nghiệp khác thiết lập cơ cấu tổ chức phân quyền.
Tiêu chí để đánh giá yếu tố này bao gồm:
- Sự thích hợp của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và khả năng cung cấp
các thông tin cần thiết của nhà quản lý.
- Sự phù hợp giữa kiến thức, kinh nghiệm và trách nhiệm của nhà quản lý và
sự hiểu biết của nhà quản lý về nhiệm vụ đó.
Phương pháp uỷ quyền và trách nhiệm
Phương pháp uỷ quyền và trách nhiệm là cách thức người quản lý uỷ
quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Nó liên quan đến mức độ mà mỗi cá
nhân trong công ty được khuyến khích để thực hiện nhiệm vụ được giao, cũng
như hạn chế quyền hạn của họ. Quyền hạn được giao tương xứng với trách
nhiệm kinh nghiệm và năng lực của từng thành viên. Cần có những uỷ quyền rõ
ràng bằng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được
sự lạm dụng. Để ủy quyền và trách nhiệm phù hợp cần dựa vào các tiêu chí sau:
- Trách nhiệm và quyền hạn được giao phải phù hợp để thực mục tiêu của tổ
chức, chức năng hoạt động và yêu cầu điều chỉnh, bao gồm trách nhiệm về
hệ thống thông tin và quyền hạn thay đổi.
- Phù hợp với các tiêu chuẩn và thủ tục kiểm soát liên quan, bao gồm bảng mô
tả công việc cho nhân viên.
7
- Bảng mô tả công việc chính thức hoặc không chính thức hoặc hình thức khác
để xác đònh nhiệm vụ của mỗi nhân viên.
- Kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc được giao.
Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ
nhân viên. Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu cũng
không thực hiện được trong thực tế.
Chính sách nhân sự
Chính sách tuyển dụng bao gồm phỏng vấn, việc trình bày các thông tin
liên quan đến công ty như lòch sử, văn hóa và phong cách hoạt động, điều này
cho thấy người được tuyển dụng có sự quan tâm đến công ty, công việc và vò trí
họ mong muốn. Nhà quản lý cần phải thiết lập các chương trình động viên
khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích
cho các hoạt động nổi bật. Đồng thời, nhà quản lý cần có những hành động
nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm. Các tiêu chí để đánh giá nhân tố này
bao gồm:
- Chính sách và thủ tục tuyển dụng, huấn luyện, khuyến khích và đề bạt nhân
viên.
- Sự kiểm tra và lựa chọn các ứng cử viên phù hợp.
- Sự tương xứng giữa việc duy trì và tiêu chuẩn đề bạt nhân viên, kỹ thuật
đánh giá năng lực làm việc nhân viên.
Tính chính trực và các giá trò đạo đức
Mục tiêu của doanh nghiệp và phương thức đạt được mục tiêu dựa trên sự
ưu tiên, sự đánh giá và phong cách điều hành. Sự ưu tiên và đánh giá là tiêu
chuẩn của hành vi, phản ánh tính chính trực và giá trò đạo đức của nhà quản lý.
Hiệu quả kiểm soát nội bộ không thể tăng lên khi tính chính trực và giá trò
đạo đức bò kiểm soát. Tính chính trực và giá trò đạo đức là những yếu tố nhạy
9
rủi ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý các rủi ro, nên cần phải
đánh giá và phân tích rủi ro.
Để có thể làm được việc này, người quản lý cần phải:
• Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và
mục tiêu riêng cho từng hoạt động.
• Nhận dạng và phân tích rủi ro
• Kiểm soát rủi ro khi có thay đổi về kinh tế, công nghệ, luật pháp, kỹ
thuật, …
I.2.2.1 Thiết lập mục tiêu.
Thiết lập mục tiêu là điều kiện trước hết để đánh giá rủi ro, là một phần
quan trọng của quá trình quản lý, là cơ sở quan trọng để đánh giá rủi ro. Một sự
kiện chỉ được xem là rủi ro nếu nó đe dọa việc đạt được mục tiêu của doanh
nghiệp.
Có các loại mục tiêu như sau:
Mục tiêu hoạt động: bao gồm các mục tiêu về thực hiện, mục tiêu lợi
nhuận và bảo vệ tài sản.
Mục tiêu báo cáo tài chính: liên quan đến việc soạn thảo báo cáo tài
chính đáng tin cậy, bao gồm sự ngăn ngừa gian lận báo cáo tài chính.
Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến việc tuân thủ các quy đònh của pháp
luật. Mục tiêu này phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài như môi trường pháp lý.
Các mục tiêu sẽ thay đổi tùy thuộc vào năng lực của nhà quản lý. Tóm
lại, không có một tiêu chuẩn mục tiêu nào áp dụng cho tất cả các loại hình
doanh nghiệp.
I.2.2.2 Nhận dạng và phân tích rủi ro
Quá trình xác đònh và phân tích rủi ro là quá trình diễn ra liên tục và lặp
đi lặp lại và nó ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống KSNB.
11
những thiệt hại phát sinh từ các rủi ro đó.
Đánh giá rủi ro là một phần của kiểm soát nội bộ, nhà quản lý cần phải
thiết kế thủ tục kiểm soát rủi ro. Thủ tục này đảm bảo chắc chắn rằng kế hoạch
kinh doanh đã được thiết lập và thực hiện phù hợp. Nhà quản lý phải chú ý rằng
rủi ro luôn luôn tồn tại trong doanh nghiệp không phải do hạn chế nguồn lực mà
đó là sự hiện hữu vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ.
I.2.2.3 Kiểm soát rủi ro khi môi trường kinh doanh thay đổi
Khi môi trường pháp lý, kinh tế thay đổi thì hoạt động của doanh nghiệp
cũng bò ảnh hưởng. Vì vậy, nhà quản lý cần phải xác đònh các điều kiện ảnh
hưởng đến kế hoạch thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như tốc độ phát triển
kỹ thuật, sự cạnh tranh, môi trường pháp lý.
Môi trường kinh doanh: sự thay đổi các nguyên tắc, môi trường kinh tế có thể
dẫn đến sự gia tăng áp lực cạnh tranh và rủi ro quan trọng khác.
Thay đổi nhân sự: người quản lý mới có thể không hiểu văn hóa của doanh
nghiệp hoặc chỉ quan tâm đến các hoạt động ngăn ngừa mà bỏ qua họat động
đào tạo và giám sát. Việc thay đổi nhân sự nhiều sẽ ảnh hưởng rất lớn đến khả
năng đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Hệ thống thông tin: thông thường những thủ tục kiểm soát hữu hiệu có thể bò
mất tác dụng khi hệ thống thông tin được phát triển hoặc thay đổi quá nhanh.
Tốc độ phát triển nhanh: khi các hoạt động phát triển rộng lớn và nhanh có thể
làm cho hệ thống không kiểm soát được.
Công nghệ mới: khi công nghệ mới được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc
hệ thống thông tin thì chắc chắn kiểm soát nội bộ phải được thay đổi cho phù
hợp.
13 Cơ cấu tổ chức: khi tái sắp xếp cơ cấu tổ chức thì việc sắp xếp phân chia công
việc có thể không còn phù hợp.
I.2.3 Hoạt động kiểm sóat
Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho các
chỉ thò của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp doanh
nghiệp đưa ra những hành động cần thiết để đánh giá rủi ro nhằm đạt được các
mục tiêu của doanh nghiệp. Họat động kiểm soát được thực hiện trong toàn
doanh nghiệp, ở tất cả mọi cấp độ và tất cả các bộ phận. Họat động kiểm soát
bao gồm việc phê chuẩn, ủy quyền, kiểm tra, điều chỉnh, xem xét việc thực hiện
các hoạt động, bảo vệ tài sản và phân công phân nhiệm. Hoạt động kiểm soát có
thể được chia thành 03 loại, tùy thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp: hoạt
động, báo cáo tài chính và tính tuân thủ.
I.2.3.1 Phân loại hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát có nhiều loại khác nhau, bao gồm kiểm soát ngăn
ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát máy tính và kiểm soát quản lý. Hoạt động
kiểm soát được phân loại tùy thuộc vào mục tiêu kiểm soát, như đảm bảo sự
hoàn chỉnh và chính xác của quá trình xử lý số liệu.
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát, dưới đây là một số hoạt động kiểm
soát cơ bản:
Kiểm soát ở mức độ cao
Kiểm soát cấp độ cao được thực hiện liên quan đến ngân sách, dự báo của
kỳ trước và đối thủ cạnh tranh.
Hoạt động của nhà quản lý
Nhà quản lý thường xem xét các báo cáo, qua đó nhà quản lý sẽ xác đònh
được xu hướng phát triển, kết quả thống kê và mục tiêu kinh tế.
15 Quá trình xử lý thông tin
Sự thay đổi kiểm soát được thực hiện nhằm kiểm tra sự chính xác, tính
đầy đủ và sự cho phép các nghiệp vụ được ghi nhận. Dữ liệu nhập vào chương
rủi ro, từ đó thiết lập các mục tiêu cho các hoạt động quan trọng. Vì vậy cần
phải xem xét các hoạt động kiểm soát có liên quan đến quá trình đánh giá rủi ro
nhằm đảm bảo rằng các chỉ thò của cấp trên được thực hiện. Việc đánh giá
không chỉ xem xét cùng với hoạt động kiểm soát liên quan đến quá trình đánh
giá rủi ro mà còn được áp dụng chính thức.
I.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin phải được xác đònh và truyền đạt đến toàn thể nhân viên dưới
mọi hình thức và mọi lúc để mọi nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình. Hệ
thống thông tin thiết lập các báo cáo hoạt động, tài chính và tuân thủ. Hệ thống
thông tin không chỉ bao gồm thông tin trong doanh nghiệp mà còn bao gồm
thông tin về các sự kiện, hoạt dộng và các điều kiện bên ngoài mà ảnh hưởng
đến các quyết đònh kinh doanh của doanh nghiệp. Khi nhận được lệnh từ nhà
quản lý thì nhân viên phải thực hiện nhiệm vụ một cách nghiêm túc. Họ phải
hiểu được nhiệm vụ của mình trong hệ thống KSNB, cũng như hoạt động của họ
có liên quan đến người khác. Ngược lại, họ cũng phải hiểu được việc truyền đạt
các thông tin quan trọng đến mọi người .
I.2.4.1 Thông tin
Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong doanh nghiệp để sản xuất kinh
doanh và đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ. Mọi
thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Ví
dụ, thông tin tài chính không chỉ thể hiện trên báo cáo tài chính để phổ biến ra
Copyright: Tài liệu đại học ©