Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
TÊN ĐỀ TÀI
ỨNG DỤNG TIN HỌC PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG QUẢN LÍ
TIẾN TRÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI HỘI CHỮ THẬP ĐỎ XÃ TRÀNG AN
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Hạnh
Lớp: Quản trị văn phòng K12 A
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Nguyễn Thị Hằng
Thái Nguyên, năm 2014
1
Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU
Hoạt động quản lí tại các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế xã hội…
gọi chung là cơ quan, tổ chức luôn cần được duy trì tính liên tục và phải có trình tự. Hay
nói cách khác là cần phải có sự sắp xếp, quản lí một cách khoa học quá trình hoạt động
của mỗi cá nhân, của cơ quan. Chính vì thế, phần lớn mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức đều
có lịch làm việc phù hợp với tính chất công việc cũng như chức năng, nhiệm vụ riêng của
mình. Song trên thực tế để quản lí lịch làm việc của cá nhân, cơ quan một cách khoa học,
hiệu quả nhất cần tốn nhiều thời gian và công sức.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lí và góp phần tin học hóa công tác hành chính văn
phòng đề tài ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lí lịch làm việc giới thiệu về các
tính năng ưu Việt của phần mềm, đồng thời hướng dẫn cách thức ứng dụng phần mềm đối
với việc quản lí lịch làm việc. Tạo công cụ để mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức quản lí hiệu
quả lịch làm việc mà tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức. Không những thế, đây là
khâu quan trọng trong quá trình giải quyết công việc chung của cơ quan, tổ chức, bởi có
quản lí khoa học, hiệu quả lịch làm việc thì công việc của cá nhân, cơ quan mới được
hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả. Tạo cơ sở cho việc phát triển bề vững của cơ quan,
tổ chức, góp phần tạo nên tính khoa học trong công tác quản lí. Qua đó giúp cho sinh viên
ngành Quản trị văn phòng trang bị thêm kiến thức, cũng như năng lực hoạt động thực tiễn
sau khi ra trường.

Tràng An là một xã nằm ở phía Bắc huyện Đông Triều, có diện tích tự nhiên
9,5km
2
, dân số có 1.725 hộ với 6001 nhân khẩu, được phân bố làm 7 cơ sở thôn. Cơ cấu
kinh tế của xã chủ yếu là sản xuất nông nghiệp và vườn đồi. Đời sống kinh tế cơ bản ổn
định, nhân dân trong xã hăng hái lao động sản xuất, tin tưởng vào đường lối, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước và nhất là Nghị quyết đại hội Đảng bộ xã lần thứ XXI
(giai đoạn 2010 - 2015). Trên địa bàn xã có một số đơn vị và công trình quan trọng như:
Đơn vị kho KV4, A16 thông tin, Công ty gốm cao cấp, đường sắt đường sông, chùa
Quỳnh Lâm.
Xã được định biên 21 cán bộ, công chức, số lượng công việc cần phải giải quyết
hàng ngày là rất lớn. Chính vì vậy, để giải quyết công việc theo đúng trình tự, nhanh gọn
và khoa học đòi hỏi mỗi cán bộ công chức của xã phụ trách từng lĩnh vực chuyên môn của
mình cần phải xây dựng cho mình một chương trình công tác, một lịch làm việc cụ thể,
theo đó để giải quyết công việc đúng trình tự và hiệu quả.
1.3. Vài nét về phần mềm quản lí lịch làm việc Essential PIM
EssentialPIM Free là một phần mềm giúp bạn quản lý các cơ sở thông tin và lịch
làm việc cá nhân một cách đơn giản và hiệu quả. Chỉ bằng một vài thao tác nhỏ, bạn đã
có trong tay một trợ lí đắc lực trong việc phân chia và quản lý thời gian làm việc của
mình.
EssentialPIM Free là người một trợ lý hiệu quả trong mọi dự định, kế hoạch công
việc hiện tại cũng như tương lai gần sắp tới của bạn. Vì vậy, bạn sẽ không cần phải sử
dụng bất kỳ phần mềm hỗ trợ nào, tất cả mọi công việc sẽ nhanh chóng được giải quyết.
EssentialPIM Free mang trong mình đầy đủ các chức năng cơ bản cần có của một
phần mềm quản lý tương tự như Microsoft Outlook từ thiết lập thời gian làm việc (task-
list), hẹn ngày giờ (to-do-list), ghi chú (note) cũng như sắp xếp theo trật tự các thông tin
khác (contacts).
Cũng giống như những phần mềm quản lý cá nhân khác, EssentialPIM Free mang
đến cho bạn một sự tiện nghi tối đa bằng cách phân chia rõ ràng các mục cụ thể tùy theo
thời gian hoặc màu sắc với giao diện gần gũi và quen thuộc. Ngoài ra bởi chức năng

Actions
(Hành
động)
Các hành động Actionsđược thiết lập do người dùng thiết lập khi
được báo xong sẽ được lưu tại đây như một thừng rác dự trữ. Thông
thường khi không có dữ liệu được bỏ vào thùng rác thì chỉ cóEmpty
Trash.
Tools
(Côngcụ)
Thẻ Toolsnày gồm tùy chọn Option và ngôn ngữ sử dụng đối với
phần mềm Language.
Help(Trợ Thẻ Helps gồm nội dung trợ giúpHelp contents, thỏa thuận cấp
giúp) phépLicense Agreement, diễn đàn hỗ trợSupport Forum, hỗ trợ qua
emailEmail Suport, đặt tin dài hạnSubscribe to newletter, website,
kiểm tra phiên bản mớiCheck For New Versionvà một cửa về
Essential PIM.
Bên cạnh đó, dọc phía trái cửa sổ giao diện chính của phần mềm là các hiển thị
trực quan như:cuộc hẹn mới, việc cần làm mới, ghi chú mới, mật khẩu mới cho phép
người dùng nhập dữ liệu, thông tin theo nội dung công việc, EPIM Today, Calendar,
To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash và phía dưới cùng là lịch tháng rất tiện
lợi cho việc theo dõi thời gian biểu.
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH, DÒNG CHẢY
CÔNG VIỆC TẠI HỘI CHỮ THẬP ĐỎ XÃ TRÀNG AN.
2.1. Khảo sát thực trạng hoạt động của Hội Chữ Thập Đỏ xã Tràng An.
H iộ Chữ Thập đỏ xã Tr ng An l m t t ch c xã h i nhân à à ộ ổ ứ ộ đạo của quần chúng ở
địa phương, cụ th l c p xã có ể à ấ nhiệm vụ tuyên truyền vận động cán bộ hội
viên,thanh,thiếu niên Chữ thập đỏ và các tầng lớp nhân dân tham gia các hoạt động nhân
đạo của Hội,các chương trình nhân đạo xã h i c a nh nộ ủ à ước,trong các lĩnh vực:cứu trợ
nhân đạo, phòng ng a v ng phó th m h a;chừ à ứ ả ọ ăm sóc giúp đỡ nạn nhân thiên tai,nạn
nhân chiến tranh,những người khuyết tật,trẻ mồ côi,người già không nơi nương tựa ;giup

Buổi
sáng
Công việc: họp giao ban.
Công việc: Họp Ban Chấp hành triển khai các hoạt động mừng
Đảng, mừng xuân Tết Giáp Ngọ
Địa điểm: Văn phòng Hội Chữ thập đỏ.
Thời gian: 7h30’-11h00.
Buổi
chiều
Công việc: giải quyết văn bản
Địa điểm: phòng làm việc
Thời gian: 14h00’ – 16h30’.
Từ
ngày
07/01
đến
10/0
1
Buổi
sáng
Công việc: Đi đến cơ sở chi tổ hội kiểm tra và nắm bắt tình hình tử
tưởng của Hội viên .
Địa điểm: các chi, tổ hội, thuộc địa bàn xã Tràng An.
Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính).
ngày
11/01
Buổi
sáng
Công việc: Ký chương trình phối hợp công tác với UBND xã.
Địa điểm: Hội trường UBND xã.

Công việc: giải quyết văn bản.
Địa điểm: phòng làm việc.
Thời gian: 2h00-16h30’.
Ngày Buổi Công việc: Đi đến cơ sở chi tổ hội kiểm tra và nắm bắt tình hình hoạt
16
đến
25/01
sáng động của các chi, tổ hội
Địa điểm: các chi, tổ hội, thuộc địa bàn xã Tràng An.
Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính).
Ngày
26 /
01
Sáng Công việc: Xây dựng báo cáo tháng
Địa điểm: Tại phòng làm việc
Thời gian: 8h00 – 10 h15
Buổi
chiều
Công việc: Gửi công văn về huyện và lưu công văn đị
Địa điểm: Phòng làm việc
Thời gian: 2h00-16h00
Ngày
27
đến
02/2
Sáng Công việc: giải quyết các công việc liên quan
Địa điểm: phòng làm việc.
Thời gian: từ 7h 30 – 10h 30.
chiều Công việc: xuông cơ sở để nắm bắt tình hình hội viên
Địa điểm: các chi, tổ hội

Đảng, mừng xuân Giáp Ngọ; Địa điểm tại văn phòng Hội chữ thập đỏ; Thời gian từ
8h15’ đến 11h00’. Ta nhập thông tin cho cuộc hẹn như sau:
Buổi chiều ngày 06/ 01: Giải quyết các văn bản có liên quan; Địa điểm tại
phòng làm việc; Thời gian từ 2h00’ đến 4h30’. Ta nhập thông tin cho cuộc hẹn như sau:
- Buổi sáng ngày 10/ 01: Ký chương trình phối hợp công tác với UBND xã; Địa
điểm tại hội trường UBND xã; Thời gian từ 8h00’ đến 11h00’. Ta nhập thông tin cho
cuộc hẹn như sau:
Như vậy, sau khi hoàn tất quá trình cập nhật thông tin thì nhấn OK để lưu
lại. Khi đó, lịch hiển thị theo tháng sẽ có nội dung cuộc hẹn hiện trên lịch như sau:
Kết quả cũng có thể xem hiển thị theo tuần, năm tùy theo nhu cầu của người
dùng. Cuộc hẹn sẽ được báo trước một khoảng thời gian đã được người nhập cài đặt sẵn
từ phần mềm. Nếu có ghi chú cũng sẽ được hiển thị đầy đủ cùng với các thông tin khác
đã cài đặt khi có chuông báo hẹn trước.
3.2.2. Việc cần làm mới
Để mở cửa sổ nhập thông tin về việc cần làm mới có thể tiến hành theo 3 cách:
Cách 1: Nhấn vào việc cần làm mới ở cửa sổ các hành động bên phải giao diện
trực quan của phần mềm.
• Cách 2: Tệp/ Mới/ việc cần làm mới.
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift+Ctrl+O
Sau khi hoàn thành các thao tác trên cửa sổ việc cần làm mới hiện ra như sau:
Nhập thông tin cho cuộc họp như chủ đề, vị trí, lúc bắt đầu, kết thúc, độ ưu tiên…
Từ kết quả khảo sát ta có thể nhập thông tin cho các công việc mới trong tuần như sau:
Thứ 2: Họp Ban thường vụ triển khai công việc trong tuần. Đây là cuộc họp định
kì của Hội. Nhập dữ liệu vào như sau:
- Thứ 3 Có nội dung công việc là đi đến các chi, tổ hội kiểm tra và nắm bắt tình
hình tư tưởng của hội viên chữ thập đỏ. Địa điểm là các chi, tổ hội trên địa bàn xã Tràng
An.Thời gian kéo dài cả ngày, làm việc và nghỉ theo đúng giờ hành chính. Vì đây là công
việc mang tính khảo sát thực tế nên sau khi hoàn thành cần phải có báo cáo kết quả, phần
này có thể ghi vào ghi chú để tránh bị quên hay thiếu sót. Nhập dữ liệu vào như sau:
- Thứ 4: Buổi sáng Họp giao ban Khối đoàn thể, công việc được thực hiện tại hội

nhận biết rõ hơn cửa sổ hiển thị của Liên hệ qua hình ảnh sau:
3.2.5. Mật khẩu mới:
Cửa sổ liên hệ được mở theo 2 cách sau:
• Cách 1: Nhấn vào mật khẩu mới ở cửa sổ các hành động dọc phía trái cửa
sổ hiển thị trực quan.
• Cách 2: Tệp/Mới/ mật khẩu
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + P
Mật khẩu được sử dụng khi mà người dùng muốn bảo mật hay giữa an toàn thông
tin trong lịch làm việc của mình. Cửa sổ làm việc với mật khẩu bao gồm các nội dung
cần nhập như: nhan đề, tên người dùng, mật khẩu, cửa sổ hiển thị của mật khẩu như
sau:
3.2.6. Các chức năng hiển thị chính:
EPIM hôm nay, hộpThư và hộp Rác: Tại kết quả khảo sát không có các nội
dung để nhập thông tin cho các mục này, chính vì vậy có thể tìm hiểu thông qua việc
nhận biết của sổ làm việc qua các mô tả sau:
EPIM hôm nay:
Mở EPIM được thực hiện theo 3 cách:
• Cách 1: Kích đúp chuột vào ô Thưở dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan.
• Cách 2: Thẻđến/ Thư
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F5
Cửa sổ EPIM chỉ hiển thị những công việc được nhập trong chính ngày hôm đó và
sẽ xảy ra gần nhất với ngày hôm đó. Dưới đây là hiển thị của PIM hôm nay:
Hộp Thư:
Mởhộp Thư được thực hiện theo 3 cách:
• Cách 1: Kích đúp chuột vào ô Thư ở dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan.
• Cách 2: Thẻ đến/ Thư
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F5
Thư là mục người dùng có thể nhập thông tin về thư như gửi từ ai, từ đâu, chủ đề
là nhận thời gian nào,…Và dưới đây là cửa sổ làm việc với thư:
Hộp Rác: