[Type text] Page 1
CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN QUẢN TRỊ MUA HÀNG
1.1 Tính cấp thiết của đề tài và xác lập tuyên bố đề tài
Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế đang là xu hướng chung của thế giới. Tiến
trình hội nhập có sự tham gia của Việt Nam vào tổ chức WTO . Từ đó mang lại cơ hội
thách thức mà doanh nghiệp cần phải vượt qua. Các doanh nghiệp cần có chiến lược
phù hợp để thích nghi với môi trường kinh doanh mới và đáp ứng đòi hỏi cạnh tranh.
Sau khi gia nhập WTO Việt Nam có xu hướng mở cửa nên hoạt động xuất nhập
khẩu ngày càng tăng. Đây có thể là vấn đề thách thức với doanh nghiệp sản xuất trong
nước nhưng lại là cơ hội cho các doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực
kinh doanh xuất nhập khẩu, khi các thủ tục, thếu quan ngày càng thông thoáng hơn .
Đứng trước những cơ hội lớn như ngành sản xuất nhựa Việt Nam đang thiếu nguyên
liệu sản xuất trầm trọng thì Ngân Hạnh có thể nhìn thấy cơ hội thị trường.
Đối với một công ty thương mại thì hoạt động quản trị mua hàng là vô cùng
quan trọng. Để cạnh tranh với đối thủ cùng ngành, và cung cấp cho thị trường những
sản phẩm có chất lượng đảm bảo giá cả cạnh tranh nhất thì công ty phải chú trọng tới
hoạt động quản trị mua hàng. Chi phí mua hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt
động bán của công ty bởi vì công ty chỉ mua để bán mà không hề có bất cứ hoạt động
gia công hay làm lại cho sản phẩm bán. Trong những năm vừa qua tại công ty hoạt
động mua hàng chưa thực sự được chú trọng chưa có nhân sự cán bộ chuyên trách
quản lý hoạt động mua .Do đó hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng đang là nhiệm
vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp có tính sống còn và mua tốt là tiền đề để bán tốt.
Vì tất cả các lý do trên nên tên đề tài được xác lập là: “Hoàn thiện hoạt động
quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài và đối tƣợng nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu : phân tích thực trạng mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì
Ngân Hạnh, qua đó đánh giá điểm mạnh điểm yếu đưa ra những kiến nghị, đề xuất
hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Nhựa
chiếm tỷ lệ lớn, từ 60% - 80% doanh thu. Do đó chỉ cần giảm chi phí tương đối trong
mua hàng là đã ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận hơn là giảm cho phí khác.
1.4.2 Căn cứ nguyên tắc mua
a) Để mua hàng một cách hợp lý cần căn cứ nguyên tắc sau:
+ Căn cứ quyết định marketing về mặt hàng , trình độ dịch vụ khách hàng
+ Căn cứ vào kết quả phân tích giá trị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán
hàng, phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng.
+ Căn cứ vào khả năng dự trữ, dùng cho mua hàng
[Type text] Page 3
b) Các nguyên tắc tiến hành mua
Nguyên tắc nhiều nhà cung ứng: Nguyên tắc này tránh cho doanh nghiệp không
bị lệ thuộc vào nguồn hàng, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra bình thường, do đó
tránh được rủi ro mà nguồn hàng gây bất lợi cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc cân đối lợi ích, tạo mối quan hệ lâu dài bền vững cho doanh nghiệp
và nguồn hàng, thực hiện marketing các mối liên hệ.
Nguyên tắc dịch vụ và chi phí hậu cần: Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật
liệu, hàng hóa để bổ sung kịp thời cho sản xuất hay bán hàng, giảm chi phí toàn bộ quá
trình cung ứng.
1.4.3 Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác quản trị mua hàng.
1.4.3.1Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng .
a) Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
+ Chiến lược kinh doanh:
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình
theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích,
hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội
trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực
có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Do đó chiến l-
quả làm giảm bớt thời gian trong công tác lập duyệt kế hoạch, giúp doanh nghiệp chủ
động hơn trong quá trình mua hàng.
+ Cơ sở vật chất kĩ thuật:
Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt,
hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện
đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy
thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn
+Nhân viên mua hàng:
Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của
con người. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất
quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về
hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm
đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trư-
ờng và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà
nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.
[Type text] Page 5
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động
trên thị trường về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp:Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi
cho đàm phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn được một
nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh
nghiệp.
- Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ
dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu tiên hơn trong việc chào
chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận
được mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm
bảo có lãi. Muốn đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì
doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để
đảm bảo bán được với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi.
- Môi trường kinh tế chính trị
Môi trường kinh tế chính trị ảnh hưởng mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh của các
doanh nghiệp. Một môi trường kinh tế phát triển thì luôn có cơ sở hạ tầng vững chắc
và hệ thống chính trị pháp luật ổn định thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Đặc biệt trong hoạt động quan trị mua hàng thì một số chính sách như chính sách thuế,
chính sách tỷ giá, hạn ngạch, thuế quan có ảnh hưởng trực tiếp tới giá cả hàng hóa mua
vào.
1.4.4 Quá trình quản trị mua hàng gồm các giai đoạn
Hình 1.1: Quá trình quản trị mua hàng
1.4.4.1 Xây dựng kế hoạch mua
Kế hoạch mua bao gồm nội dung sau: Xác định số lượng, cơ cấu và tổng giá trị
hàng mua , xác định nguồn hàng mua, xác định chính sách thời điểm mua
a) Xác định số lượng, cơ cấu nguồn hàng mua
Theo quan điểm hậu cần, có thể xác định số lượng hàng mua theo công thức
sau: M = (B+K+H) - (D +N)
Xây dựng kế
hoạch mua
Xây dựng kế
hoạch mua
Triển khai quá
trình mua
Đánh giá, kiểm
Giai đoạn
khảo sát
Gia đoạn
lựa chọn
Gia đoạn
đàm phán
Gia đoạn
thử nghiệm
Đạt yêu cầu
[Type text] Page 8
So sánh với tiêu chuẩn đặt ra trên cơ sở đó lập danh sách nhà cung ứng đạt yêu
cầu.
Đến thăm nhà cung ứng trên cơ sở đó lựa chọn nhà cung ứng chính thức lâu dài.
Giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng
Bước chuẩn bị
Bước tiếp xúc
Bước đàm phán
Bước kết thúc đàm phán, đặt hàng kí kết hợp đồng
Rút kinh nghiệm
Giai đoạn thử nghiệm
Đạt yêu cầu: quan hệ lâu dài
Không đạt: chọn nhà cung ứng khác
b) Xác định chính sách mua
Các chính sách thời điểm mua:
Xác định thời điểm mua theo biến động về giá đạt được sự tiết kiệm cao nhất
Chính sách mua ngay: Mua đáp ứng nhu cầu của tiêu thụ ngay trước mắt trong trường
hợp giá ổn định hay có xu hướng giảm.
Chính sách mua trước: Mua đáp ứng yêu cầu sản xuất tiêu thụ cho cả thời gian dài với
Phương thức mua lại có điều chỉnh: phương thức này áp dụng với nguồn hàng quen,
đơn hàng có thay đổi đáng kể, môi trường kinh doanh thay đổi và cần thương lượng
điều chỉnh đi đến thống nhất giữa người bán và người mua. Nếu thương lượng không
được thì phải chuyển nguồn hàng.
Phương thức mua lại mới: Là bắt đầu tạo lập quan hệ với nguồn hàng trong trường
hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, hoặc
không triển khai được phương thức có điều chỉnh, xuất hiện nguồn hàng mới với đề
nghị hấp dẫn. Lúc này cần xác định lại nguồn hàng và thiết phân tích và lựa chọn
nguồn hàng.
Xác định nhà cung ứng: Sau khi lựa chọn được danh sách nhà cung ứng thì doanh
nghiệp phải tìm ra nguồn hàng chính thức. Căn cứ vào tình thế mua, danh sách lựa
chọn nhà cung ứng kết quả lựa chọn nhà cung ứng lần trước và sự xuất hiện của nhà
cung ứng mới để tìm ra nguồn hàng phù hợp với tình thế diễn biến thị trường.
b) Đặt hàng và kí kết hợp đồng
Tùy thuộc vào phương thức mua mà có hình thức quan hệ kinh tế với nguồn hàng. Đối
với phương thức mua lại thẳng thì chỉ cần trao đổi đơn đặt hàng là đủ, đối với phương
thức mua lại khác thì cần tiến hành thương lượng và kí kết hợp đồng mua bán. Có hai
phương pháp:
1. Người mua lập đơn hàng giao hàng bằng phương tiện thông tin nhà cung ứng
chấp nhận đơn hàng và kí kết hợp đồng.
2. Người mua lập đơn hànghai bên trực tiếp gặp nhau và đàm phán hai bên kí hợp
đồng cung ứng.
c) Nhập hàng
[Type text] Page 10
Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào hậu cần
của người mua, bao gồm: Giao nhận hàng và vận chuyển hàng
Giao nhận là quá trình chuyển giao quyền sở hữu từ nguồn hàng sang doanh nghiệp.
Có thể tại nguồn hàng hoặc tại cơ sở hậu cần của người mua. Tiếp nhận hàng hóa là hệ
đo lường
Thiết lập tiêu
chuẩn so sánh
Đo lường kết quả
mua hàng
[Type text] Page 11
Hình 1.4 Quá trình kiểm soát hoạt động mua hàng
Các tiêu chuẩn đánh giá:
Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu lô hàng mua về số lượng chất lượng cơ
cấu
Tiêu chuẩn hoạt động: Thời gian mua, tính chính xác về thời gian và địa điểm giao
hàng
Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong mua
Qua đó xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục, và quản trị hoạt động mua
hàng hiệu quả hơn.
Thực hiện hành
lập kế hoạch mua hàng, tính chuyên môn hóa trong việc đề cử người thực triển khai
mua hàng….
Chuyên đề có sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm nhằm tìm hiểu về các chỉ tiêu
mà công ty sử dụng đề đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, phương thức mua hàng chủ
yếu của công ty…
Hai phương pháp trên được thực hiện bằng cách soạn thảo bảng câu hỏi để phỏng vấn
5 cán bộ công nhân viên trong công ty. Qua đó tổng hợp thông tin và có thể đánh giá
được chỉ tiêu mà công ty cho là quan trọng.
[Type text] Page 13
2.2 Đánh giá tổng quát công ty và nhân tố ảnh hƣởng tới hoạt động quản trị mua
hàng tại công ty Công Ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
2.2.1 Tổng quan công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
a) Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
Công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh được thành lập vào năm 2007 là một doanh
nghiệp chuyên cung cấp cung cấp các sản phẩm nhựa nguyên liệu và giấy, bao bì với
nhiều chủng loại đa dạng và phong phú.
Nhờ sự tích cực chủ động tìm kiếm nguồn hàng từ nhiều quốc gia khác nhau công ty
hiện đang cung cấp cho thị trường nội địa nhiều loại sản phẩm như hạt nhựa nguyên
sinh PP, PE…loại bao bì sản phẩm, và giấy nguyên liệu, giấy thành phẩm….
Qua bốn năm hoạt động với đội ngũ nhân sự là 15 người công ty Cổ Phần Nhựa Bao
Bì Ngân Hạnh đã tạo lập được mối quan hệ tạo được sự tin tưởng trong khách hàng và
đối tác, ngày càng nâng cao uy tín và vị thế doanh nghiệp trên thị trường nhựa nguyên
liệu Việt Nam. Và đặc biệt công ty đang có quan hệ làm ăn với một các công ty lớn có
tiềm năng phát triển mạnh.
b) Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh trong
3 năm gần đây
(Đơn vị: vnd)
TT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 09/08 10/09
1 Hạt nhựa HDPE 5502 27000
2 Hạt nhựa HDPE 9810 27000
3 Hạt nhựa HDPE 60180 26.800
4 Hạt nhựa ABS T50 26.700
5 Hạt nhựa HDPE TR144 33.500
7 Hạt nhựa TDI 33.500
8 Hạt nhựa PPG 32.500
9 Hạt nhựa POP 32.500
1 Bao bì nhập khẩu
1 Bột giấy nguyên liệu USD/tấn
2.2 Bảng danh mục mặt hàng kinh doanh
Mặt hàng công ty kinh doanh chủ yếu là sản phẩm nhập khẩu nước ngoài là nguyên
liệu đầu vào cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước. Do phục vụ khách hàng tổ
Copyright: Tài liệu đại học ©