BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HỒ THỊ TỐ QUYÊN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HỒ THỊ TỐ QUYÊN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN

1.2.1. Khái niệm ...................................................................................... 19
1.2.2. Đặc điểm chi BHXH ..................................................................... 19
1.2.3. Quy trình quản lý chi BHXH ........................................................ 20

1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI
BHXH .................................................................................................... 24
1.3.1. Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chi BHXH ................ 24
1.3.2. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH
hàng tháng .............................................................................................. 27
1.3.3. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH
một lần .................................................................................................... 30


1.3.4. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ ốm đau,
thai sản, dưỡng sức PHSK ...................................................................... 32
1.3.5. Tổ chức thông tin trong khâu Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi
BHXH ..................................................................................................... 34
1.3.6. Tổ chức thông tin trong khâu Thẩm định, xét duyệt chi các chế độ
BHXH ..................................................................................................... 35
1.3.7. Kiểm soát thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH ............... 36

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ...................................................................... 37
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH 38
2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH ........ 38
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển................................................. 38
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ................................................................. 38
2.1.3. Tình hình thực hiện chi BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định........... 39
2.1.4. Bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Bình Định.................................. 40
2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định....... 42

3.3.1. Về tổ chức nhân sự ........................................................................ 89
3.3.2. Về nâng cấp cơ sở hạ tầng thiết bị, máy móc, đường truyền ........ 91
3.3.3. Về quản trị mạng ........................................................................... 93

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ...................................................................... 94
KẾT LUẬN........................................................................................... 95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BHYT

Bảo hiểm y tế

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

NLĐ

Người lao động

SDLĐ


26

2.1.

Tổng số tiền chi BHXH (tính đến cuối tháng 6/2013)

40

2.2.

Dự toán chi BHXH

46

2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.

Danh sách giải quyết hưởng chế độ hưu trí, trợ cấp cán
bộ xã hàng tháng
Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH
hàng tháng của BHXH TP Quy Nhơn
Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng
tháng của phường, xã (giao cho đại lý chi trả)
Ủy nhiệm chi cấp kinh phí
Sổ cái tài khoản 354- Thanh toán về chi BHXH giữa

63

2.13.

Phiếu Chi

65

2.14.

Sổ cái tài khoản 67123 – Chi hưu trí, tử tuất

65

2.15.

Sổ chi tiết lương hưu và trợ cấp BHXH

66

2.16.

Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm
đau

69


Số hiệu bảng
2.17.


Tên hình

Trang

1.1.

Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH

21

1.2.

Sơ đồ chu trình quản lý chi BHXH

24

1.3.

Sơ đồ chu trình lập dự toán chi BHXH

24

1.4.

Sơ đồ chu trình chi trả chế độ hàng tháng

29

1.5.


2.5.

Giao diện nhập thông tin của đối tượng

49

2.6.

Giao diện nhập quá trình tham gia BHXH

50

2.7.

Quy trình xét duyệt chế độ tuất

61

2.8.

Quy trình xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản,
DSPHSK

68


1

MỞ ĐẦU

định rõ, dễ xảy ra gian lận nếu như có sự thông đồng. Bên cạnh đó, sự thay
đổi các chính sách về bảo hiểm xã hội, chế độ kế toán làm cho phần mềm
không cập nhật kịp thời cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác chi trả cũng
như công tác kế toán.
Từ những hạn chế trong thực tế nêu trên, xét thấy việc tìm hiểu cặn kẽ
chu trình chi trả bảo hiểm xã hội tại đơn vị để nhận diện những khuyết điểm,
tồn tại của hệ thống thông tin kế toán, qua đó đưa ra những giải pháp để hoàn
thiện hệ thống trong chu trình chi trả bảo hiểm xã hội là thật sự cần thiết nên
tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt
nghiệp cao học.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Về lý luận: Hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình chi BHXH.
- Về thực tiễn: Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin
kế toán trong chu trình BHXH; tìm hiểu các mối quan hệ về thông tin kế toán
giữa các bộ phận nghiệp vụ với bộ phận kế toán trong chu trình chi BHXH,
xác định những bất cập còn tồn tại trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã
hội tỉnh Bình Định; đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ
thống thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi
BHXH.
- Phạm vi nghiên cứu: thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định. Trong đó, luận văn
nghiên cứu chế độ hưu trí để minh họa cho các chế độ BHXH hàng tháng; chế


3
độ trợ cấp tuất và mai táng phí 1 lần để minh họa cho các chế độ BHXH 1 lần;

- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng
dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi
và mang lại hiệu quả cao. Chính vì vậy, các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh đều xây dựng cho mình hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ
thống thông tin kế toán nói riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, việc
tổ chức và ứng dụng hệ thống thông tin kế toán như thế nào để mang lại hiệu
quả trong quá trình hoạt động vẫn còn là vấn đề lớn. Luận văn đã tham khảo
đến một số tài liệu có liên quan đến việc tổ chức thông tin kế toán như:
Các tài liệu, bài giảng, giáo trình cung cấp cơ sở lý luận về Hệ thống
thông tin kế toán, hệ thống thông tin quản lý của nhiều tác giả khác nhau như:
Hệ thống thông tin kế toán - TS. Nguyễn Mạnh Toàn – Chủ biên, Th.S
Nguyễn Thị Hồng Hạnh – NXB tài chính – 2010. Hệ thống thông tin kế toán TS. Ngô Hà Tấn – Chủ biên, Th.S Nguyễn Hữu Cường – NXB giáo dục Việt
Nam – 2010. Hệ thống thông tin kế toán - Đại học quốc gia TP HCM –
Trường đại học Kinh tế - NXB Tài Chính – 1998. Hệ thông tin kế toán Nguyễn Thế Hồng – NXB Thống kê – 2005. Phân tích thiết kế hệ thống ThS.Nguyễn Thị Thanh Huyền – Đại học Công nghiệp Hà Nội.
Ngoài ra, luận văn còn tham khảo và kế thừa một số nghiên cứu trước
đây có nội dung liên quan đến vấn đề này như:
- Đề tài “Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Maesk Việt Nam
– Thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009). Luận văn này đã
nghiên cứu lý luận và thực trạng về tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại đơn


5
vị và hoàn thiện phương pháp tổ chức theo chu trình kế toán. Mục đích của đề
tài là phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH
Maesk Việt Nam. Tìm hiểu mối quan hệ về thông tin kế toán giữa các bộ
phận nghiệp vụ và bộ phận kế toán, xác định những bất cập còn tồn tại trong
các quy trình quản lý tại công ty và đưa ra phương hướng, giải pháp hoàn

toán phục vụ công tác chi BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định.
Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức thông
tin kế toán tại đơn vị.


7
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết lập để thực hiện
việc thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu qua đó biến những thông tin rời rạc thành
những thông tin kế toán phù hợp và hữu ích phục vụ cho nhu cầu người sử
dụng. Ngày nay khi nói đến hệ thống thông tin kế toán chúng ta hay nói đến
hệ thống trong môi trường máy tính, trong môi trường có ứng dụng CNTT.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
Tổ chức thông tin đầu vào
Đây là một hệ thống thu thập các thông tin rời rạc từ quá trình hoạt động
của tổ chức được thể hiện bằng việc thu thập dữ liệu từ các sự kiện kinh tế tài
chính phát sinh thông qua đối tượng quản lý chi tiết, đối tượng kế toán và các
chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho
quá trình xử lý thông tin được tổ chức theo quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu
cầu quản lý của đơn vị. Cũng có thể xem đây là hệ thống thu thập dữ liệu đầu
vào của hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc xử lý và cung cấp thông
tin đầu ra, do đó việc chọn lọc, phân loại, tổng hợp nguồn dữ liệu đầu vào cũng
rất quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán. Có thể nói dữ liệu đầu vào là
thành phần quan trọng quyết định đến khả năng cung cấp thông tin của hệ

qua hệ thống thông tin đầu vào sẽ được phân loại, tổng hợp, xử lý và hệ thống
để phản ánh được quá trình vận động, thay đổi của từng đối tượng kế toán,
từng quá trình và chu trình hoạt động khác nhau trong đơn vị kế toán. Trong


9
điều kiện kế toán thủ công, hệ thống này là hệ thống các quy trình xử lý,
phương thức xử lý kế toán bằng tay, các sổ sách kế toán dùng đề ghi chép
bằng tay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ kế toán. Trong điều
kiện tin học hóa công tác kế toán thì đây là hệ thống các cơ sở dữ liệu và các
quy trình xử lý kế toán trên các phần mềm được thiết kế và tổ chức cho phù
hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô của mỗi tổ chức và yêu cầu quản lý của
đơn vị. Như vậy để đảm bảo cho hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động tốt thì phải
tổ chức hữu hiệu về bộ máy xử lý, tổ chức các quy trình xử lý của kế toán
tương ứng với các hoạt động trong chu trình kế toán và cùng với việc tổ chức
phương thức xử lý kế toán là thủ công hay xử lý trên nền máy tính.
Tổ chức thông tin đầu ra
Đây là hệ thống thực hiện việc tổng hợp số liệu được cung cấp từ hệ
thống xử lý để hình thành nên hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài
chính và tình hình hoạt động của đơn vị kế toán thông qua hệ thống báo cáo
kế toán tài chính được quy định bởi nhà nước nhằm cung cấp các thông tin về
kế toán tài chính cho bên trong và bên ngoài đơn vị (chủ yếu là bên ngoài)
như các thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động của đơn
vị… và các báo cáo kế toán quản trị được đơn vị thiết lập để phục vụ cho yêu
cầu quản lý nội bộ như các thông tin về dự toán kế hoạch, định hướng phát
triển trong tương lai. Hệ thống thông tin đầu ra tạo ra những thông tin theo
mục tiêu đã được xác định trước và những thông tin này sẽ được chuyển tải
đến các đối tượng sử dụng tương ứng thông qua các hình thức khác nhau.
Chất lượng của thông tin đầu ra được sử dụng đề làm căn cứ đánh giá
chất lượng và hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kế toán, là thước đo đánh

thực hiện hữu hiệu và hiệu quả, qua đó có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy,
đảm bảo được sự tuân thủ các luật lệ, quy định của nhà nước.


11
Quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết lập bởi hội đồng
quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và
đáng tin cậy, phải đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin, phải phù hợp với
các yêu cầu, các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Khi
đưa ra các mẫu biểu báo cáo, chứng từ, các quy trình kế toán, các phương
pháp kế toán hay khi phân công nhân sự trong phòng kế toán và toàn đơn vị
cần đảm bảo cho sự trao đổi thông tin từ cấp trên xuống dưới và từ dưới lên
trên, giữa các cấp với nhau, mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ
thống kiểm soát nội bộ. Chính từ việc thiết lập hệ thống kế toán sẽ có chức
năng thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận của hệ thống kế toán
và ngược lại các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trường
kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và
giám sát trong quá trình hoạt động sẽ có tác động ngược lại hệ thống kế toán
thông qua kiểm tra việc ghi nhận xử lý chứng từ, sổ sách, kiểm soát các hoạt
động kế toán, kiểm tra và bảo vệ tài sản của tổ chức. Trong đó môi trường
kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của tổ chức mà chủ yếu là công tác
kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính.
Thực hiện tốt các chế độ kế toán (chế độ chứng từ kế toán, sổ kế toán, hệ
thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính), thì tự thân những hoạt động này

lập thuộc Chính phủ, có chức năng tổ chức thực hiện chế độ, chính sách
BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện; tổ


13
chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp; quản lý và sử dụng các quỹ:
BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi chung
là BHXH), BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện (sau đây gọi chung là BHYT)
theo quy định của pháp luật.
Mục tiêu hoạt động của đơn vị BHXH là không vì mục đích lợi nhuận
mà nhằm ổn định xã hội và phục vụ cho mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội
một cách bền vững.
b. Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội
Là đơn vị sự nghiệp công lập nên thông tin kế toán trong đơn vị BHXH
có những nét tương đồng với những đơn vị sự nghiệp công lập khác, tuy
nhiên với đặc điểm về mục tiêu hoạt động, tổ chức hoạt động nên thông tin kế
toán trong tổ chức BHXH có những đặc điểm riêng như sau:
- Thông tin về tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản
lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu,
chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vị.
- Thông tin về tình hình tổ chức thu các khoản đóng BHXH, BHYT của
cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá nhân theo quy định
pháp luật.
- Thông tin về tình hình quản lý và sử dụng quỹ BHXH, BHYT theo
nguyên tắc tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch, đúng mục đích theo
quy định của pháp luật.
- Thông tin về tình hình thu, chi và cân đối quỹ BHXH, BHYT theo kế
hoạch và nhiệm vụ chi phát sinh, là căn cứ quan trọng đánh giá tình hình và
thực trạng của đơn vị, giúp cho cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra,
giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.

- Cung cấp thông tin về tình hình thực hiện chế độ, chính sách BHXH;


15
tình hình thu, chi và quản lý, sử dụng các quỹ BHXH đến Bộ Lao động –
Thương binh & Xã hội.
- Cung cấp thông tin về tình hình thực hiện chế độ, chính sách BHYT;
tình hình thu, chi và quản lý, sử dụng các quỹ BHYT đến Bộ Y Tế.
- Cung cấp thông tin về tình hình thu, chi và quản lý, sử dụng các quỹ
BHXH, BHYT đến Bộ Tài Chính.
- Cung cấp thông tin về tình hình đóng BHXH, BHYT, BHTN đến các
đơn vị sử dụng lao động.
d. Chế độ kế toán áp dụng [5]
Công tác tổ chức kế toán trong đơn vị BHXH thực hiện theo quy định tại
Chế độ kế toán BHXH ban hành kèm theo QĐ số 51/2007/QĐ-BTC ngày
22/06/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính:
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị
BHXH đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ chỉ lập một lần cho một
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các chứng từ kế toán được lập bằng
máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế
toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải
có định khoản kế toán. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức
danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Chứng từ kế toán phải
có nội dung rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh. Các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều
phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị, bộ phận kế toán phải kiểm tra xác
minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế
toán.
Các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến hoạt động chi BHXH được