ĐẠI HỌC DUY TÂN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại phát triển như hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh
doanh là việc không thể thiếu nếu như các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững
trên thị trường. Hiện nay, có rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh
nghiệp về việc ứng dụng Hệ thống CNTT nào phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh
của bản thân doanh nghiệp.
Trên thế giới hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã đang triển khai và sử dụng
mô hình ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, các lĩnh vực chủ yếu: sản
xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ. ERP (Enterprise resource planning) - Hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được đánh giá cao trong việc phát triển khả năng
cạnh tranh một cách hiệu quả và các lĩnh vực có nhiều tiềm năng.
Theo nghiên cứu của Meta Group (Công ty tư vấn công nghệ hang đầu Thế giới
Gartner – Hoa Kỳ) đối với 60 công t thì chi phí trung bình cho một dự án ERP bao
gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vẫn và phần cứng là 15 triệu USD. Mặc dù, có
thể thấy các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp,
một hệ thống ERP có thể giúp cho DN tiết kiệm trung bình hằng năm 1,8 triệu USD.
Vì vậy, việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh cho doanh
nghiệp là cùng hữu ích; đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam đã phát triển hội
nhập như hiện nay.
Bài tiểu luận: “Thực trạng triển khai và nhận xét ứng dụng mô hình Hệ thống
hoạch định nguồn lực - ERP tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam” được chia thành 2
phần:
Phần I:Tóm tắt lý thuyết về Hệ thống hoạch định nguồn lực - ERP.
Phần II: Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét về hệ thống ERP tại
Công ty Sữa Việt Nam - Vinamilk.

Trang 1

ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài
chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự
báo kho hàng,…
• Giai đoạn 4: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp Enterprise Resource
Planning (ERP)
Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng
giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí
hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài

Trang 2


ĐẠI HỌC DUY TÂN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ
trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, …. Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và
đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.
Tại Việt Nam, ERP xuất hiện hơi muộn so với Thế giới mãi đến những năm
2000, khi những sản phẩm ERP của SAP, Oracle, Dynamic bắt đầu được giới
thiệu đến các doanh nghiệp Việt Nam.
1.2. Khái niệm ERP:
Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP
 E: Interprise (Doanh nghiệp).
 R: Resource (Tài nguyên). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm,
phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được.
Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài
nguyên.

* Kho
* Sản xuất
* Bán hàng
* Quản lý nhân sự và tính lương
* Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.
Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều
hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng
các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.
Thành phần của ERP

Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức năng
chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính
kế toán, sản xuất và phân phối. Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệ thống
lõi.
 Financials – Kế toán tài chính
Oracle cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính
của minh và cho phép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng
tốc độ khai thác thông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ
độ tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đóng sổ
cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu tức thì do hệ
thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. Các

Trang 4


ĐẠI HỌC DUY TÂN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

phân hệ chính của Oracle Financials là General Legder, Account

nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương…Các phân hệ gồm Human
Resources, Payroll, Trianning Administration, Self-service HR, HR
Intelligence, Time & Labor, Advance Benefits, iLearning, iRecruitment.
 Project – Quản lý dự án
Trang 5


ĐẠI HỌC DUY TÂN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phù
hợp cho những người lien quan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án
nhịp nhàng, tối ưu hóa việc sự dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời. Các
phân hệ gồm Projects Billing, Projects Costing, Project Intelligence, Project
Resource Mgmt, Project Contracts, Project Collaboration…
 Planning & Schedule – Lập kế hoạch
Oracle Planning & Scheduling gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch
cung ứng cũng như kế hoạch sản xuất. Các phân hệ chính gồm Supply
Chain Planning, Adv. Supply Chain Planning, Demand Planning, Global
Order Promising, Mfg.Scheduling, Inventory Optimization, Collaborative
Planning, Supply Chain Intelligence.
 Intelligence – Báo Cáo Phân Tích
Oracle E-Business Intelligence là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân
tích nhằm đem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo,
các cán bộ quản lý vá tác nghiệp. Oracle E-Business Intelligence đựơv tích
hợp sẵn trong giải pháp Oracle nên giảm thiểu đáng kể công sức triển khai.
 Maintenance Management – Quản lí bảo dưỡng
Các phân hệ Oracle Enterprise Asset Management và OracleMaintenance,
Repair, and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch

• Yếu tố công nghệ: Lựa chọn ERP đáp ứng được yêu cầu quy trình chuẩn, đáp
ứng nhu cầu về nghiệp vụ của doanh nghiệp ít nhất 3-5 năm, có khả năng thích ứng
trên các nền tảng phần cứng hệ điều hành phổ biến, tương thích với hạ tầng CNTT
và nhân lực sẵn có của doanh nghiệp. Có sự cam kết hỗ trợ về ký thuật từ nhà cung
cấp.
• Yếu tố ngân sách: Lựa chọn mô hình ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của
doanh nghiệp trong 3-5 năm mà vẫn đáp ứng được năng lực về khoản ngân sach
đầu tư. Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm tức
khi đầu tư vào một hệ thống ERP.
1.5. Ưu – Nhược điểm của ERP
1.5.1. Ưu điểm :
- Tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy
nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý
- Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh,
đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
- Thay đổi cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý, nền tảng công nghệ và năng lực kinh
doanh.
- Được thiết kế dựa trên các quy trình nghiệp vụ xuyên chức năng có thể cải thiện
tình hình báo cáo quản lý và ra quyết định.
1.5.2. Nhược điểm :
- Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao.
- Thay đổi phương thức hoạt động doanh nghiệp
- Khi hệ thống trở nên lạc hậu việc thay thế sẽ càng khó khăn và tốn kém
- Khuyến khích hình thức quản lý tập trung.

Trang 7


ĐẠI HỌC DUY TÂN


Trang 8


ĐẠI HỌC DUY TÂN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

• Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của Pháp luật
• Sản xuất và kinh doanh bao bì
• In trên bao bì
• Sản xuất, mua bán các sản phẩm nhựa (trừ tái chế phế thải nhựa)
2.1.3. Định hướng phát triển tương lai:
Nhiệm vụ chức năng:
Sản xuất và phân phối các sản phẩm từ sữa.
Định hướng phát triển:
Mục tiêu của Công ty là tối đa hóa giá trị của cổ đông và theo đuổi chiến lược phát
triển kinh doanh dựa trên những yếu tố chủ lực sau:
• Mở rộng thị phần tại các thị trường hiện tại và thị trường mới;
• Phát triển toàn diện danh mục sản phẩm sữa nhằm hướng tới một lực lượng tiêu
thụ rộng lớn đồng thời mở rộng sang các sản phẩm giá trị cộng thêm có tỷ suất lợi
nhuận lớn hơn;
• Phát triển các dòng sản phẩm mới nhằm thỏa mãn nhiều thị hiếu tiêu dùng khác
nhau;
• Xây dựng thương hiệu;
• Tiếp tục nâng cao quản lý hệ thống cung cấp;
• Phát triển nguồn nguyên liệu để đảm bảo nguồn cung sữa tươi ổn định và tin cậy.
Tầm nhìn
“Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe
phục vụ cuộc sống con người “
Sứ mệnh

của ngoanh nghiệp.
Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu ra hoàn toàn sử dụng những công cụ Excel
thủ công, điều này ảnh hưởng nhiều trong việc ghi chép, hạch toán, việc sử dụng máy
móc và công nhân chưa đạt hết công suất.
Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng
các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người
sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp,
dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do các phần mềm không
hiểu nhau.
Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phú chưa được
đồng bộ, dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho.
Quy trình xử lý hạch toán kế toán - tài chính cũng không ngoại lệ, việc ghi chép,
hạch toán, báo cáo tài chính - kế toán gặp nhiều khó khăn trong quá trình tổng hợp số
liệu, lập báo cáo nhanh về kết quả hoạt dộng kinh doanh, sản xuất, tài chính dẫn đến
những quyết định quản trị mất khả năng chính xác và kịp thời.
Mặt khác, việc kiểm tra dữ liệu kế toán, tổng hợp số liệu và làm báo cáo hợp nhất
rất phức tạp ảnh hưởng đến tính chính xác, đầy đủ, kịp thời; sự chồng chéo trong công
việc giữa các nhân viên không có sự kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận, gây lãng phí
thời gian và nguồn lực.
Kế toán thủ công hay sử dụng excel thường mặc phải những sai sót trong quá trình
Trang 10


ĐẠI HỌC DUY TÂN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

tính toán hay hạch toán, việc kiểm soát lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn, khả năng
hỗ trợ ra quyết định hạch toán thấp.
Với mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Vinamilk tại thời điểm đó, hệ

Microsoft, để làm chủ và tích hợp cả 3 giải pháp này, doanh nghiệp đã có những thay
đổi tích cực.

Trang 11


ĐẠI HỌC DUY TÂN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Thay đổi quy trình phân phối: Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam
đi tiên phong trong việc áp dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng
(Customer Relationship Management – CRM) của SAP. Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng
giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP-CRM, doanh nghiệp
mông muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng lưới
phân phối các sản phẩm của công ty trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm
trong cả hai trường hợp online và offline.
Thông tin tập trung sẽ giúp sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra các xử lý kịp thời để hỗ
trợ chính xác việc lập kế hoạch . Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của
đại lý được đáp ứng kịp thời, mang lại sự hài lòng cho khách hàng ở cấp độ tốt nhất.
Bên cạnh đó, hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo
(Business Intelligence - BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý các kênh phân
phối có thể kết nối trực tuyến vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương
trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của
Microsoft. Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được PPT phát triển cho PDA để ghi
nhận các giao dịch. Csc nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà
phân phối để cập nhập thông tin.
Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao được tính chuyên nghiệp và khả
năng nắm bắt thông tin thị thường nhờ sử dụng thông tin được chia sẻ, cập nhật qua hệ
thống. Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin của Vinamilk, cho

Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất trải qua nhiều giai đoạn. Vì thế,
trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa sử dụng ERP
nên đã làm phát sinh về hệ thống báo cáo, điều hành công ty. Bên cạnh 3 phân hệ ERP
chính, Vinamilk còn tiệp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông tin BI
(Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó. Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu
báo cáo theo quá trình của Vinamilk.
Thực hiện việc khảo sát mô tả quy trình hiện tại. Phòng CNTT của Vinamilk được
thành lập với 26 thành viên chia ra thành nhiều nhóm: Nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm
mạng, nhóm máy chủ - cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ trợ Solomon
Quy trình triển khai ERP tuân theo 1 quy trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi
trong các doanh nghiệp sản xuất – thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển
khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt
là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk.
Giữa tháng 7/2013, bà Mai Kiều Liên – Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Sữa Việt
Nam VINAMILK và ông Nguyễn Tuấn Hùng – Phó Tổng giám đốc FPT IS đã đại
diện hai bên ký kết hợp đồng cung cấp Dịch vụ triển khai nâng cấp phần mềm quản trị
doanh nghiệp Oracle cho VINAMILK. Theo đó, FPT IS sẽ nâng cấp hệ thống Oracle
R11 lên R12 và triển khai thêm hệ thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo. Dự án
nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị, nâng cao tầm kiểm soát cho VINAMILK, tận dụng
tối đa hiệu quả của hệ thống.
2.3.1.4. Thực trạng về nhân lực:
Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành
về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn. Nhưng nhà
quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu.
Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ
thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện.
Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một mục
tiêu chung. Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình
hoạt động.


hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn,
giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn;
các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực.
Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước. Hạ
tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố. Bà Trang (Phó giám đốc
công ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4
triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên
Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn.
Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ
thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên
suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.
Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối. Các nhà phân phối có
thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình
Trang 14


ĐẠI HỌC DUY TÂN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft.
Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các
giao dịch. Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân
phối để cập nhật thông tin.
Vinamilk cũng thống nhất các quy trình kinh doanh với các nhà phân phối theo các
yêu cầu quản lý mang tính hệ thống như quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối,
cũng như quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng bằng PDA.
2.3.2.2 Một số hạn chế:
Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu.
Không riêng gì Vinamilk mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

không chỉ về năng lực phần cứng, phần mềm và cả năng lực con người. Hệ thống phần
cứng cần được đầu tư lớn để có khả năng chạy được tất cả các module. Hệ thống phần
mềm thì cũng cần thường xuyên phải cập nhật các phiên bản mới nhất dùng cho việc
quản lý một cách hiệu quả nhất. Khi hệ thống phần cứng và phần mềm có thể mua
được thì một vấn đề khác cần được nhắc đến như là một vấn đề quan trọng, then chốt.
Đó là năng lực, nhân lực cần có để sử dụng được hệ thống đó. Việc đầu tư cho nhân
lực không phải ngày một ngày hai mà còn là một quá trình dài. Vinamilk muốn sử
dụng hệ thống ERP thì không chỉ phải đầu tư cho cơ sở hạ tầng mà còn phải chú trọng
đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống. Nguồn nhân lực này không
những phải am hiểu về tình hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng vận
hành hệ thống. Muốn vậy thì Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng
hệ thống và thêm vào đó là đưa nhân viên của mình thực hành trên hệ thống thật sự để
tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng hệ thống.
Phần triển khai CRM và distribution cho các vendor là những module khác hẳn các
module trong core central mà Vinamilk đã mua. Nghiệp vụ đã vươn ra để kiểm soát thị
trường, kiểm soát năng lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh của đối thủ....
Điều ấy quá xa lạ với các nhân viên và các nhà tư vấn triển khai ERP thông thường.
Ngoài ra, điểm đặc biệt của Vinamilk là hiện công ty đang ứng dụng đồng thời ba
giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft. Do đó, làm cách nào để kết hợp
được 3 giải pháp một cách hiện quả cũng là một thách thức.
2.4.2. Lý do thành công:
• Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng
và đi đến cùng
• Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án
• Đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và quy củ.
• Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk,
của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH