Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

VŨ THỊ TRANG

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K12D
KHÓA HỌC ( 2012 – 2016)
Tên cơ quan: Trung tâm tin Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Địa chỉ: Số 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: PGĐ. Nguyễn Thị
Thúy Nga
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2015

Sinh viên: Vũ Thị Trang
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN I.......................................................................................................................................2

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị.....................................................15
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức.............................................................15
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.....16
4.1 Tìm hiểu và nhận xét các trang thiết bị văn phòng cơ sở vật chất của văn phòng.............16
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng
(hiện đại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu..................................................................17
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng
của cơ quan ( phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính).
Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại .........................................................................19
PHẦN II....................................................................................................................................23
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...........................................................................................23
1.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan.
.................................................................................................................................................23
2.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục phục nhược điểm.....................25
KẾT LUẬN.................................................................................................................................26
PHẦN III PHỤ LỤC....................................................................................................................27

Sinh viên: Vũ Thị Trang
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU


Sinh viên: Vũ Thị Trang

1

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung
tâm
1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn
1.1.1 Chức năng
Trung tâm Tin học là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có
chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực hiện quá trình
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và thấp
hơn trong lĩnh vực công nghệ thông tin và ngành nghề khác có liên quan;
công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin của Trường; hợp
tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ
phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1.1.2.1 Thực hiện công tác đào tạo
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Trung tâm quản lý.
Chủ trì, tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo

hiện việc xét học tiếp đối với sinh viên thuộc Trung tâm quản lý quy định tại
Điều 6 Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theo
Quyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo;
- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm
toàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,
phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng
cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc
tế;
- Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân cấp
của Hiệu trưởng;
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự
án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công
nghệ, cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản
xuất kinh doanh và đời sống xã hội;
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng
hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Trung tâm;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư
tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung
tâm;
- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm; tham gia
Sinh viên: Vũ Thị Trang

3

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D



chương trình, kế hoạch công tác; quản lý công tác thi đua, khen thưởng của
Trung tâm.
- Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực hiện các
Sinh viên: Vũ Thị Trang

4

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chương trình, kế hoạch công tác và các hoạt động chung của Trung tâm.
- Giúp Giám đốc trung tâm xây dựng báo cáo định kỳ, chuyên đề và đột
xuất của Trung tâm.
- Giúp việc cho lãnh đạo Trung tâm.
- Thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng của Trung tâm, giúp các
cấp lãnh đạo trung tâm quản lý thống nhất công tác thi đua, khen thưởng của
Trung tâm.
- Giúp các cấp lãnh đạo chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ , pháp chế văn
bản, bảo mật các tổ chức trực thuộc Trung tâm và trực tiếp thực hiện công tác
này ở cơ quan Trung tâm.
- Giúp các cấp lãnh đạo tổ chức, xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý của cơ quan Trung tâm.
- Tổ chức các cuộc họp giao ban trong Trung tâm, các hội nghị sơ kết,
tổng kết của Trung tâm, ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc
họp.

3. Mã chức danh: BD1/08
4. Đơn vị công tác: Văn phòng Trung tâm tin
5. Cấp trên trực tiếp: Phó Giám đốc Trung tâm tin học Trường Đại học
Nội vụ Hà nội
6. Cấp dưới: Nhân viên văn thư, chuyên viên.
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
• Tổ chức thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ
theo yêu cầu của các cấp lãnh đạo trung tâm.
• Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài
sản, trang thiết bị Trung tâm.
• Tham mưu đề xuất cho các cấp lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc
lĩnh vực hành chính.
• Tham mưu cho các cấp lãnh đạo về công tác hành chính của Trung
tâm.

•
•
-

Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
Quyền hạn:
Quản lý toàn bộ nhân viên trong Văn phòng
Giám sát thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong Văn

phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển...đối với nhân viên
trong phòng
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cán bộ hay các
bộ phận khác dựa trên nội quy, quy định của Trung tâm và pháp luật hiện
hành.

Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kinh nghiệm:
Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị hành chính.
Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Phẩm chất cá nhân:
Có khả năng chịu áp lực trong công việc.
Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
Sáng tạo trong công việc
2.1.2.2 2 Bản mô tả công việc Phó phòng:
1. Họ và tên: Nguyễn ThịThúy Hoa
2. Tên chức danh
3. Đơn vị công tác: Văn phòng Trung tâm tin
4. Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
• Phụ trách công tác kế toán.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao.
• Thanh toán, lập dự toán các khoản chị tiêu của cơ quan.
Sinh viên: Vũ Thị Trang

7

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan.

Sinh viên: Vũ Thị Trang

8

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

về công tác văn thư
• Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ
Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên
môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư
• Công văn số 255/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng 4 năm 2015 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tổng kết thi hành Nghị định
về công tác văn thư
• Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
• Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ Ban
hành Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
• Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
• Công văn số 260/SNV-VTLT ngày 28 tháng 7 năm 2010 của Sở Nội
vụ về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị sử dụng.
• Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2010 của Chính
phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.

Thông báo
Giấy mời
Giấy giới thiệu
Giấy nghỉ phép
Giấy biên nhận hồ sơ
Công văn
Quy chế
Phương án
Kế hoạch
Giấy ủy quyền
Giấy đi đường
Phiếu gửi
Biên bản
Hướng dẫn
Tờ trình
Giấy chứng nhận

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ
quan, tổ chức
Một số hình thức văn bản mà cơ quan ban hành ( xem phụ lục )
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm tin Trường
Đại học Nội vụ Hà nội, em có nhận xét như sau:
Thể thức là yếu tố cần có của một văn bản và cách thức thể hiện những
yếu tố đó theo quy định. Việc đảm bảo về mặt thể thức của văn bản cung như
phương thức soạn thảo đúng nội dung, bố cục các phần, cách dùng từ, hình
thức, chính tả, đúng về thẩm quyền.. có tác dụng rất lớn mà bất cứ cá nhân, tổ
chức soạn thảo và ban hành nào đều phải nắm rõ. Vì vậy người soạn thảo
phải có trình độ chuyên môn nhất định về thể thức và kỹ thuật trinh bày văn
bản.
Tại Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội, công tác soạn thảo và

Biên bản
Hướng dẫn
Tờ trình
Giấy chứng nhận

Ngoài ra việc đảm bảo thể hiện đúng và đủ các yếu tố thể thức, văn bản
còn được ban hành đúng về nội dung, thẩm quyền và các yếu tố khác như yêu
cầu về người soạn thảo, yêu cầu trình tự, thủ tục ban hành văn bản.
Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số văn bản ban hành văn bản ban hành sai
hoặc thiếu về thể thức. Ví dụ, công văn ban hành thiếu phần trích yếu nội
dung, có văn bản thiếu chữ ký nháy ở cuối trang văn bản đã được kiểm tra về
thể thức. Những hạn chế này đã được khắc phục kịp thời.
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý
của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm tin Trường Đại
học Nội vụ Hà nội được thực hiện với các bước như sau:
Bước 1. Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản
cần soạn thảo, lãnh đạo Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội giao cho
các cá nhân soạn thảo hoặc trực tiếp soạn thảo.
Bước 2. Các cá nhân được giao nhiệm vụ xác định mục đích, tính chất,
Sinh viên: Vũ Thị Trang

11

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Vũ Thị Trang

12

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhận xét quy trình:
Với các bước trong quy trình soạn thỏa nêu trên, công tác soạn thảo và
ban hành văn bản quản lý của Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội
vừa có thể đảm bảo về thủ tục, thẩm quyền, nội dung theo quy định, góp phần
giải quyết nhanh chóng, dễ hiểu đối với cá nhân tiếp nhận.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý văn bản là các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ nhằm rà soát, xem
xét lại các văn bản ban hành trong một thời gian nhất định được tiến hành
theo chuyên đề,lĩnh vực hay theo nghành luật, phát hiện những quy định của
văn bản dưới luật có mâu thuẫn để có biện pháp khắc phục như sửa đổi, bổ
sung, bãi bỏ, hủy bỏ, thay thế. Tiếp sau quá trình kiểm tra, rà soát văn bản là
việc hệ thống hóa văn bản, đó là thao tác nghiệp vụ nhằm tập hợp, phân loại
các văn bản theo thẩm quyền ban hành, loại văn bản, năm văn bản, theo trật
tự trong bảng chữ cái La-tinh nhằm tạo thuận lợi trong việc tìm kiếm, sử dụng
tào liệu khi cần thiết. Việc kiểm tra, rà soát văn bản cần được tiến hành
thường xuyên, định kỳ. Tuy nhiên chỉ mới có các văn bản quy định về việc
kiểm tra rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật khiến cho công tác
kiểm tra, hệ thống hóa văn bản hành chính đối với những cơ quan không có
thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật bị xem nhẹ.Tìm hiểu về

Thông báo
Giấy mời
Giấy giới thiệu
Giấy nghỉ phép
Giấy biên nhận hồ sơ
Công văn
Quy chế
Phương án
Kế hoạch
Giấy ủy quyền
Giấy đi đường
Phiếu gửi
Biên bản
Hướng dẫn
Tờ trình
Giấy chứng nhận

-Trong hoạt động hằng năm của Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ
Hà nội phải chứa nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất
tốt, đúng quy định của Nhà nước. Công tác quản lý văn bản được tổ chức rất
tốt ở tất cả các khâu.
- Văn bản đến (xem phụ lục 4)
Văn bản đến là toàn bộ các văn bản-tài liệu do cơ quan nhận được từ
nơi khác đến.
Để giải quyết tốt công việc, các văn bản đến đã được tổ chức, quản lý
rất chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu
phục vụ cho các hoạt động thường ngày của cơ quan.
Hằng ngày Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội phải nhận các
Sinh viên: Vũ Thị Trang


đóng vai trò hết sức quan trọng.
- Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công
tác Văn thư, là móc xích nối liền công tâc văn thư và công tác Lưu trữ.
-Như chúng ta đã biết trong quá trình giải quyết công việc của một cơ
quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết công
việc trước mắt, có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản
nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung tài liệu.
- Qua khảo sát này em thấy: công tác lập hồ sơ hiện hành của Trung
Sinh viên: Vũ Thị Trang

15

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ
có sự liên kết chặt chẽ với nhau, văn bản trong hồ sơ chủ yếu là văn bản gốc
nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lí.
Trong quá trình lập hồ sơ thì Cán bộ văn thư cũng đã biên mục đầy đủ bên
trong và bên ngoài bìa hồ sơ.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan, tổ chức.
4.1 Tìm hiểu và nhận xét các trang thiết bị văn phòng cơ sở vật
chất của văn phòng.
Trang thiết bị văn phòng là tổng thể các máy móc, dụng cụ, vật dụng
phục vụ cho công tac văn phòng nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng.

Máy tính; 04 cái
Máy in: 02 cái
Điện thoại bàn: 02 cái
Tủ lạnh: 01 cái
Tủ đựng tài liệu: 02 cái
Ngoài ra có thể kể đến những trang thiết bị văn phòng phụ khác như

bàn ghế, quạt, đèn điện...đây là những vật dụng nhỏ bé nhưng có một công
dụng rất lớn trong việc hỗ trợ tương đối lớn với các cán bộ văn phòng.
Các trang thiết bị này đều được khai thác và sử dụng hiệu quả, tiết
kiêm; phổ biến nhất là máy tính để bàn, hầu như nhân viên nào trong văn
phòng đều có máy tính riêng để làm việc. Tuy nhiên do ngân sách còn hạn
chế nên việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị như máy fax, máy in, máy
scan... còn khó khăn. Đa số nhân viên văn phòng và nhân viên các bộ phận
khác sử dụng máy photo tại văn thư của Trường. Còn lại các trang thiết bị
khác đều đầy đủ, đặc biệt và bàn ghế, giấy bút hầu như bộ phận nào cũng có.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một
phòng làm việc của văn phòng (hiện đại). Đề xuất mô hình văn phòng
mới tối ưu.
• Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc
của văn phòng (xem phụ lục 3).
• Nhận xét những ưu điểm và hạn chế:
Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là việc phối hợp giữa các
trang thiết bị văn phòng với nhân viên văn phòng sao cho đạt hiệu quả tối ưu
nhất. Việc bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng cũng nhằm mục đích
tạo ra một môi trường làm việc khoa học, thỏa mái, giữ gìn sức khỏe mà còn
nâng cao chất lượng công việc cho cán bộ, công chức, đặc biệt là nhân viên
văn phòng. Do đó, công tác bố trí các trang thiết bị phải thể hiện tính khoa
học,làm tăng hứng thú với công việc mà không mất nhiều sức lực của nhân
viên. ở mỗi cơ quan nói chung và văn phòng Trung tâm tin Trường Đại học

Về hạn chế:
Còn thiếu các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của văn phòng, trừ
máy tính và các dụng cụ văn phòng phẩm, các thiết bị khác cần mua sắm bổ
sung.
Phòng àm việc của nhân viên văn thư chưa được đảm bảo, vẫn còn
tiếng ồn vì không có vách ngăn riêng
Phòng làm việc chưa được bố trí theo hướng hiện đại-mô hình văn
phòng mở, mô hình văn phòng xanh.
Mặc dù bàn lam việc của nhân viên được bố trí gần nhau song chưa
đảm bảo về mặt thẩm mĩ cũng như làm giảm tiếng ồn từ đồng nghiệp
Tóm lại, cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng tại văn phòng
Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã góp phần không nhỏ trong
Sinh viên: Vũ Thị Trang

18

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc cũng như tâm lý, sức khỏe cho
nhân viên. Trong thời gian tới, hi vọng văn phòng Trung tâm tin Trường Đại
học Nội vụ Hà nội sẽ tiếp tục phát huy những ưu điểm đang có và khắc phục
những hạn chế để tạo nên mô hình văn phòng làm việc khoa học, hiện đại và
thỏa mái.
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng
trong công tác văn phòng của cơ quan ( phần mềm quản lý nhân sự, quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

với rất nhiều chức năng hỗ trợ như: Chèn hình ảnh, biểu đồ, video, âm thanh,
ClipArt minh họa vào nội dung.
Những bài thuyết trình sau khi tạo xong được lưu dưới định dạng Pptx
hoặc Ppt để sử dụng dễ dàng trong PowerPoint 2003.
Quản lý email thuận tiện:
Outlook 2007 giúp bạn quản lý tất cả email, thông báo, lịch làm việc
cũng như thông tin khách hàng, hợp đồng một cách hiệu quả. Nhờ đó, chúng
ta dễ dàng theo dõi thông tin và hoạt động của khác hàng.
Tích hợp rất nhiều ứng dụng khác:
Bộ ứng dụng văn phòng Office 2007 tích hợp sẵn rất nhiều ứng dụng
sẵn có trong hệ thống như: Office SharePoint, Exchange, Office Groove 2007,
Form Server và Office InfoPath, Project & Visio, PerformancePoint Server...
Tính năng bảo mật cao:
Tính năng bảo mật trong bộ ứng dụng văn phòng Office 2007 rất mạnh
mẽ, giúp bạn đảm bảo ann toàn tuyệt đối các thông tin gửi và nhận. Sẽ không
có thông tin nào bị lộ ra ngoài hoặc bị hacker đánh cắp nên bạn hãy yên tâm
vào độ bảo mật của bộ ứng dụng văn phòng này.
2. Phần mềm Dropbox
Dropbox là dịch vụ sao lưu, lưu trữ dữ liệu trực tuyến với khả năng
đồng bộ theo thời gian thực và tự động thực hiện sao lưu, hỗ trợ miễn phí
2GB dung lượng lưu trữ trực tuyến trên máy chủ của họ.
• Các tính năng của Dropbox:
Đồng bộ hóa dữ liệu: Dropbox cho phép bạn đồng bộ hóa các dữ liệu
lưu trữ trực tuyến với máy tính của bạn 2GB dung lượng lưu trữ trực tuyến
miễn phí, 100GB dung lượng lưu trữ trực tuyến cho khách hàng trả phí
Đồng bộ hóa tất cả các thể loại và kích thước của tập tin
Đồng bộ hóa cho các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, Mac và

gồm cả khả năng để trục xuất người đó ra và loại bỏ các tập tin chia sẻ từ máy
tính của họ)
Tự động tạo phòng trưng bày ảnh trực tuyến từ các thư mục hình ảnh
trong Dropbox của bạn.
Sao lưu trực tuyến: Dropbox sao lưu các tập tin trực tuyến của bạn mà
không cần bạn phải suy nghĩ về nó
Tự động sao lưu các tập tin của bạn
Khôi phục lại các tập tin và thực mục bị xóa
Khôi phục lại các phiên bản trước đó của tập tin của bạn 30 ngày để
quay trở về lịch sử, không giới hạn cho các tài khoản trả phí
Kết nối web: Một phiên bản sao chép các tập tin của bạn sẽ được lưu
Sinh viên: Vũ Thị Trang

21

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trữ lại tại máy chủ an toàn của Dropbox. Điều này cho phép bạn truy cập vào
chúng từ bất kì máy tính hay các thiết bị di động khác của bạn một cách dễ
dàng
Thao tác với các tập tin giống y như đang làm việc trên máy tính của
bạn vậy – chỉnh sửa, xóa, đổi tên, di chuyển…
Hỗ trợ hộp tìm kiếm tập tin trên Dropbox
“Recent Events” cho phép bạn theo dõi các hoạt động gần đây nhất trên
Dropbox của bạn