Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................2
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN...................................4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hưng
Đạo................................................................................................................4
1. Vài nét về xã Hưng Đạo............................................................................4
1.1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của xã Hưng Đạo..........................................4
1.2. Tình hình kinh tế - xã hội xã Hưng Đạo (số liệu năm 2014).................5
2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Đạo.......................................8
3. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo ...................................11
3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Hưng Đạo( phụ lục I)........................11
3.2. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo.................................11
II. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND xã Hưng Đạo..................................................................12
1. Tổ chức và Hoạt động của văn phòng.....................................................12
1.1. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã Hưng
Đạo..............................................................................................................12
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn phòng – Thống kê............12
1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng xã Hưng Đạo.....................................16
1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng......16
1.2.1. Công việc của công chức văn phòng HĐND&UBND .....................16
1.2.2 Nhiệm vụ của công chức Văn Phòng – Thống kê..............................16
III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo...............17

1.2. Tình hình cán bộ làm công tác làm văn thư.........................................23
2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại xã Hưng Đạo.............................23
3. Nhận xét ..................................................................................................33
3.1. Ưu điểm................................................................................................33
3.2. Nhược điểm..........................................................................................34
III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN............................35
1. Đề xuất những giải pháp về công tác Văn thư........................................35
2. Đề xuất những giải pháp về công chức Lưu trữ......................................36
IV. KIẾN NGHỊ..........................................................................................36
1. Đối với UBND các cấp............................................................................36
2. Đối với nhà trường..................................................................................37
KẾT LUẬN........................................................................................................39
PHỤ LỤC...........................................................................................................41

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Được sự nhât trí của nhà trường , khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại
Học Nội Vụ Hà Nội. Tôi tiên hành thực tập tại UBND xã Hưng Đạo, huyện
Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn. Trong suốt quá trình thực tập tại UBND xã Hưng Đạo,
ngoài sự nỗ lực của bản thân cùng với những kiến thức đã học tại trường Đại

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. với vai trò quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong lĩnh vực quản ký
hành chính Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt
động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “ học luôn đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với
thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng nắm vững lý thuyết đã được học để vận
dụng vào thực tế.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ tạo
ddieuf kiện của lãnh đạo Đảng ủy, Hội Đồng nhân dân - ủy ban nhân dân xã
Hưng Đạo tôi đã được tiếp nhận thực tập tại văn phòng HĐND – UBND xã
Hưng Đạo từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015. trong khoảng thời gian này
tôi đã cố gắng nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc của các cán bộ
văn phòng cũng như rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng
những lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ văn phòng
nơi đây.
Là một cán bộ văn văn phòng trong tương lai đợt thực tập này đã trang bị
cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác
văn thư – lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư
– lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước. Thấy được những bất cập trong
công tác này ở cơ quan. Từ đó thầy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán
bộ trẻ như chúng ta là rất lớn.
Có thể nói đợt thực tập này đã giúp tôi cụ thẻ hóa và nắm chắc hơn kiến
thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan.


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Hưng Đạo.
1. Vài nét về xã Hưng Đạo
1.1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của xã Hưng Đạo
Hưng Đạo là một xã vùng III của huyện Bình Gia, cách trung tâm huyện
khoảng 40km, phía Tây bắc tiếp giáp một góc với xã Kim Lư, huyện Na Rì, tỉnh
Bắc Kạn, phía bắc giáp xã Tân Yên, Bắc Ái huyện Tràng Định. Phía Tây Giáp
xã Quý Hòa, xã Vĩnh Yên của huyện Bình Gia. Phía đông và nam giáp xã Hoa
Thám huyện Bình Gia. Xã có tổng diện tích tự nhiên 4891,45 ha, có 521 hộ với
2.255 nhân khẩu gồm 4 dân tộc: Tày, Nùng, Dao, kinh cùng sinh sống, phân
chia thành 10 thôn bản. Nghề nghiệp chủ yếu là nông, lâm nghiệp. Do địa hình
xã giáp ranh với nhiều địa phương, huyện bạn, xã bạn, nên tạo điều kiện thuận
lợi cho sự phát triển đời sống vật chất, tinh thần cho nhân dân trong thời kỳ đổi
mới của đất nước hiện nay.
Về văn hóa – Xã hội : Các lĩnh vực giáo dục – Đào tạo, Văn hóa, Thông
tin, Thể dục, Thể thao, văn hóa xã hội đều chuyển biến một cách tích cực. Quy
mô học sinh các cấp ngày càng tăng, chất lượng giáo dục ngày một nâng lên, tỷ
lệ trẻ em trong độ tuổi đến trường đạt 99,5% đến nay đã có 85% các hộ gia đình
được nghe đài tiếng nói Việt Nam, trên 70% số hộ được xem truyền hình, tỷ lệ
tăng dân số tự nhiên còn 0,8 tỷ lệ hộ đói nghèo giảm dưới 10%.Văn hóa, thông
tin, thể dục, thể thao được chăm lo và phát triển ngày càng mạnh. Nền văn hóa
tuy là tiếp thu đa dạng của nhiều miền vùng, nhưng đặc trưng cơ bản nhất và

tuyên truyền vận động nhân dân xây dựng và phát triển kinh tế, thực hiện tốt các
chính sách văn hóa, đời sống văn hóa, đáp ứng nhu cầu hưởng thụ văn hóa tinh
thần của nhân dân. Tập chung cao khối đại đoàn kết thực hiện thắng lợi các
Nghị quyết của Đảng, HĐND các cấp về xóa đói giảm nghèo và nâng cao dần
đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân. Các kế hoạch chỉ tiêu kinh tế, văn
hóa xã hội năm sau đều tăng cao hơn năm trước góp phần xây dựng nền văn hóa
tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc.
1.2. Tình hình kinh tế - xã hội xã Hưng Đạo (số liệu năm 2014).
- Về kinh tế:
+ Sản xuất Nông, lâm ngiệp: Hưng Đạo là xã thuần nông, thu nhập chủ
yếu của nhân dân là từ sản xuất nông nghiệp. Xã có tổng diện tích gieo trồng là
392,3 ha, tổng sản lượng cây có hạt đạt 950 tấn. diện tích lúa đạt 178 ha. Ngô 20
ha, cây đậu đỗ các loại 10 ha. Cây thạch đen 120 ha.
Công tác khuyến nông: Cung ứng đầy đủ vật tư phân bón thuốc bảo vệ
thực vật cho cây trồng vụ đông xuân, vụ mùa

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổng diện tích rừng của xã là 1570 ha, trong đó: rừng trồng bổ sung 297
ha, rừng chăm sóc 796 ha, rừng dự án 661 là 309 ha. Tỷ lệ che phủ rừng đạt
41,6%. Công tác quản lý, bảo vệ và phòng cháy, chữa cháy rừng trong mùa khô


Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Giáo dục: Xã Hưng Đạo có một trường Phổ thông dân tộc bán trú Trung
học cơ sở, một trường dân tộc bán trú Tiểu học, một trường Mầm non. Trong
những năm qua, được sự quan tâm của lãnh đạo đảng nhà nước sự nghiệp giáo
dục của xã có bước phát triển, nhận thức của nhân dân về công tác giáo dục
ngày càng được quan tâm đầy đủ hơn. Do vậy, hiệu quả giáo dục của các bậc
học được nâng lên tạo sự chuyển biến rõ rệt về chất lượng dạy học. Tỷ lệ trẻ em
trong độ tuổi đến trường đảm bảo đạt 99 %. Duy trì và nâng cao chất lượng phổ
cập giáo dục Tiểu học đúng độ tuổi và phổ cập giáo dục THCS. Thực hiện có
hiệu quả việc dạy 2 buổi/ngày và thực hiện việc bán trú cho học sinh các cấp
học. Thực hiện có hiệu quả các cuộc vận động, các phong trào cũng như các
cuộc thi của ngành, chương trình phối hợp công tác gắn với đổi mới phương
pháp giáo dục, phương pháp kiểm tra, thanh tra, đánh giá chất lượng dạy và học
của giáo viên và học sinh.
+ Y tế : thực hiện tốt công tác chăm sóc sức khỏe, khám chữa bệnh cho
nhân dân, mạng lưới y tế thôn bản được duy trì, Phấn đấu thực hiện bộ tiêu chí
quốc gia về y tế xã, đẩy mạnh công tác tuyên truyền và chủ động phòng chống
các dịch bệnh, làm tốt công tác kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm các cơ sở
kinh doanh dịch vụ. Tuy nhiên trạm y tế còn chưa được nâng cấp xây mới,
trang thiết bị còn thiếu chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu khám chữa bệnh của
người dân.
+ Công tác xóa đói giảm nghèo : Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực
hiện có hiệu quả Nghị quyết của Đảng về những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo
về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản
lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử
dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối


Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng, chống các dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch
sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo
3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Hưng Đạo( phụ lục I)
3.2. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo
UBND xã Hưng Đạo gồm có 04 thành viên gồm: 01 chủ tịch UBND, 01
phó chủ tịch UBND, 02 ủy viên ngoài ra còn có các công chức chuyên môn
thuộc niên chế của UBND.
- Chủ tịch UBND xã: Là người đứng đầu UBND xã, lãnh đạo và điều
hành mọi công việc của UBND xã, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của mình được quy định tại điều 127 luật tổ chức HĐND và UBND. Cùng
với UBND chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
- Phó chủ tịch UBND xã: giúp chủ tịch UBND điều hành các công việc
khi chủ tịch vắng mặt, chịu sự phân công của chủ tịch UBND và chịu trách
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm trước chủ tịch UBND về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Các ủy viên UBND: Một ủy viên phụ trách công tác an ninh trật tự, an
toàn xã hội; một ủy viên phụ trách công tác quân sự địa phương.
- Các công chức chuyên môn: giúp UBND xã thực hiện chức năng quản



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,
trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban
hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn
đốc các bộ phận công tác triển khai, theo dõi tiến độ thực hiện, tổng hợp tình
hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình,
tổ chức các cuộc họp giao ban hàng tháng.
b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện
Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;
Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa
phương. Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc
phòng, tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể, tình hình mọi mặt và các
biến động trong địa bàn xã.
Trên cơ sở quản lý thông tin đó làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế xã hội của địa phương. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến
các ngành, đoàn thể, thôn, bản.
c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban
Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ
ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo
Uỷ ban với các trưởng thôn, Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ
quan đoàn thể trong xã… tham mưu đề xuất các cuộc họp, bố trí lịch các cuộc
họp, phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị
nội dung, ghi biên bản cuộc họp.
d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức
chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải
quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân
Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián
tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể
hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách
nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn
phòng sắp xếp lịch làm việc.
g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai,
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...
Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo
đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng
vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND
và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là:
Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng xã Hưng Đạo
Hiện nay UBND xã Hưng Đạo được biên chế 02 công chức văn phòng
thống kê và 01 cán bộ tri thức trẻ tình nguyện theo đề án 500 của bộ Nội vụ.
1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng
1.2.1. Công việc của công chức văn phòng HĐND&UBND
- Tham mưu cho UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm
việc, lịch làm việc hàng năm
- Tổng hợp, báo cáo tình hình Kinh tế - xã hội quốc phòng an ninh theo
từng tháng, quý, năm và báo cáo cho cơ quan cấp trên
- Tham mưu cho UBND xã dự thảo các tờ trình, Nghị quyết, quyết định
- Quản lý con dấu, sổ ghi biên bản các cuộc họp. Quản lý toàn bộ tài sản
của UBND
- Tham mưu cho UBND xã phụ trách công tác Văn thư Lưu trữ, quản lý
các tài liệu văn thư lưu trữ của UBND
- Quản lý sổ công văn đi, công văn đến.
- Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND, các
cuộc họp, hội nghị của UBND.
- Tham mưu cho HĐND và UBND xã thực hiện công tác bầu cử đại biểu
HĐND và UBND theo qui định của pháp luật.
1.2.2 Nhiệm vụ của công chức Văn Phòng – Thống kê
- Tham mưu cho UBD xã tổ chức triển khai công tác thống kê tổng hợp.
- Thực hiện các cuộc điều tra hàng năm và chế độ báo cáo thống kê, số
liệu tình hình nông, lâm và thủy sản.
- Lập bảng biểu báo cáo thống kê theo dõi dân số và biến động số lượng,
chất lượng cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách cấp xã.
- Phối hợp với ban ngành đoàn thể , công chức chuyên môn, các thôn,
trường học và trạm y tế để tổng hợp số liệu hàng tháng, quý, năm để báo cáo

QPPL là việc của ngành nào do công chức ngành đó soạn thảo hoặc giao cho
công chức văn phòng HĐND, UBND thực hiện việc soạn thảo, do đó kỹ năng
soạn thảo văn bản của đội ngũ này rất hạn chế, chủ yếu là sao chép văn bản hoặc
ban hành cho đủ đầu việc. Điều này dẫn đến chất lượng soạn thảo văn bản thấp.
Bên cạnh đó trình độ của công chức xã, thị trấn không đồng đều, hầu hết đạt
trình độ trung cấp hành chính hoặc trung cấp Luật, tuy nhiên do hoạt động của
HĐND, UBND xã, có tính chất đặc thù nên ngoài việc giúp HĐND, UBND
trong quá trình soạn thảo ban hành văn bản, công chức văn phòng còn phải thực
hiện rất nhiều nhiệm vụ khác, chính vì thế việc cập nhật thông tin pháp lý cho
hoạt động này chưa được đầy đủ và liên tục. Công chức văn phòng không được
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên về công tác soạn thảo, ban hành văn
bản QPPL hàng năm nên việc soạn thảo, ban hành văn bản QPPL gặp nhiều khó
khăn.
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ
quan.
UBND xã Hưng Đạo có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như:
Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình...
Chủ tịch ký các văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Chương trình, Kế
hoạch và một số văn bản khác của UBND xã về chế độ và chính sách tổ chức và


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 4: trình ký
Các công chức chuyên môn soạn thảo văn bản cụ thể thuộc chuyên môn
của mình, sau khi soạn thảo xong thì trình lên lãnh đạo để kiểm tra về nội dung
văn bản (nếu có sai sót thì phải thảo lại văn bản đó), nếu không có sai sót thì
lãnh đạo đơn vị ký theo thẩm quyền đã quy định chịu trách nhiệm về mặt nội
dung, sau đó chuyển văn bản cho văn phòng. Khi đã có chữ ký văn phòng đóng
dấu vào thể thức đề ký của văn bản và đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi” sau
đó gửi cho cán bộ cơ quan có liên quan để giải quyết.
3 Quy trình về quản lý và giải quyết văn bản
3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
3.2 Về lập hồ sơ hiện hành
3.2.1 Lập hồ sơ hiện hành.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích
gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến
công tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết
bìa...
Muốn hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng từng cán bộ nhân
viên trong quá trình giải quyết can phải chú trọng thu nhập kịp thời văn bản tài
liệu để đưa vào hồ sơ, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng
việc đó.
3.2.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ
đạo các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để văn
thư cơ quan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành.
Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ được lậpt hành 3


20

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Văn thư – lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.
trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó
là công tácđảm bảo hoạt động quản lý hành chính nhà nước thông qua các văn
bản tài liệu.
Tài liệu được lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị
được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để
khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch
sử… của toàn xã hội. Là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý
rất cao. Ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất
lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Góp phần giải quyết
công việc được nhanh chóng, chính xác giữ gìn bí mật của Đảng và nhà nước.
Công tác văn thư lưu trữ dữ liệu được thực hiện tốt là phải đảm bảo tính
khoa học, tính cơ mật và tính xã hội. Tuy nhiên tại xã Hưng Đạo, huyện Bình
Gia, tỉnh Lạng Sơn công tác văn thư lưu trữ dữ liệu vẫn chưa được quan tâm

nhiệm cũng nhanh chóng hơn.
Vì vây mà công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo luôn được quan tâm
sát sao. Với sự lãnh đạo của UBND xã đã nhận thấy tầm quan trọng của công
tác văn thư đối với hoạt động quản lý của UBND xã.
1.1. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo
Hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, là cơ sở pháp lý cho việc tổ
chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02
năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng4 năm 2004 về công tác văn thư.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

22

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư xã
Hưng Đạo đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
1.2. Tình hình cán bộ làm công tác làm văn thư.