A. PHẦN MỞ ĐẦU
Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Nó không những lưu giữ lại những tài liệu có giá trị,
phản ánh đầy đủ mọi hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân mà còn góp
phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chính
xác nhất cho các hoạt động xã hội.
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ
trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn
bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Công tác lưu trữ được làm tốt sẽ góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho
hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy,
phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, làm tốt công tác
lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức
và bí mật quốc gia...
Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày đầu giành
được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước. Đã có rất
nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác công văn, giấy tờ.
Công tác lưu trữ được ban hành, tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành lưu
trữ từ Trung ương đến địa phương từng bước được hoàn thiện.
Từ những lý do trên tôi đã chọn công tác Lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản ly làm nội dung thực hiện báo cáo thực
tập của mình.
Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học
Tổ chức và Quản lý tôi đã gặp một số khó khăn: từ việc làm quen với môi
trường làm việc công sở, những bỡ ngỡ ban đầu khi bắt tay vào công việc thực
tế cho tới việc thực hiện một số khâu nghiệp vụ còn non kém do chưa thành
thạo.
1



Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( tên giao
dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training
Center – viết tắt là OMT ) được thành lập theo Quyết định số 136/QĐ-LHH
ngày 24/01/2007 của Liên hiệp hội Việt Nam về việc thành lập Trung tâm đào
tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý.
1.1.2 Chức năng
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( sau đây
gọi là Trung tâm ) có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức,
các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức,
quản lý và các vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri
thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và
quản lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học
thuyết quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục
vụ phát triển kinh tế - xã hội.
- Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp
vụ trên các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu,
chứng khoán, tài chính, kế toán, tin học và ngoại ngữ, văn thư - lưu trữ.

3


- Dịch vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnh
vực, đại diện phát hành sách cho các nhà xuất bản.
Phạm vi hoạt động của Trung tâm:
Trung tâm chủ động triển khai và phối kết hợp với các cơ quan quản lý
nhà nước, các cơ quan sự nghiệp, các cơ sở đào tạo, các tổ chức khoa học và
công nghệ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội,

4. Các phòng chuyên môn gồm:
- Phòng nghiên cứu.
- Phòng đào tạo.
- Phòng dịch vụ.
5. Văn phòng. ( Phụ Lục I )
Trong quá trình hạt động, Ban giám đốc Trung tâm sẽ bổ sung, điều chỉnh
các phòng, ban chuyên môn phù hợp với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu phát triển
của trung tâm.
Trong đó:
Hội đồng Trung tâm
Hội đồng Trung tâm bao gồm những thành viên tham gia thành lập Trung
tâm, có quyền hạn và nhiệm vụ như sau:
- Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định
bổ nhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc cử
hoặc miễn nhiệm các phó Giám đốc, Kế toán trưởng trình Liên hiệp hội
Việt Nam quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.
5


- Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn các kế hoạch hoạt động
trung hạn và hàng tháng của Trung tâm.
- Quyết định các nguyên tắc cơ bản về tài chính và phân phối thu thập của
Trung tâm.
- Phê chuẩn các báo cáo hàng tháng của Trung tâm.
- Quyết định các thay đổi về cơ cấu tổ chức, các phòng ban chuyên môn
của Trung tâm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc.
- Thông qua phương án thành lập hoặc giải thể các chi nhánh, văn phòng
đại diện và trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét ra quyết định.
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động của Trung tâm.
- Quyết định đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Trung tâm.

Việt Nam và trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng của Trung tâm
1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng.
Văn Phòng Trung tâm là tổ chức thuộc Trung tâm, cơ quan giúp việc
Giám đốc Trung tâm.
Văn phòng Trung tâm có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc Trung
tâm thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Trung tâm về các mặt công tác:
hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, cơ sở vật chất, trật tự an toàn cơ quan;
đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc
Giám đốc Trung tâm.

7


1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Giúp việc Giám đốc Trung tâm trong chỉ đạo thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của Trung tâm và hướng dẫn việc kiểm tra thực hiện ở các phòng
theo lĩnh vực được phân công.
- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác
lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Ban Giám đốc Trung tâm và
các phòng ban trong Trung tâm.
- Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo các quy
định hiện hành của Nhà nước.
- Thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn và mua
sắm tài sản theo các quy định của Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc, các trang
thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật theo các quy định hiện hành của
Nhà nước.
- Bảo đảm các phương tiện làm việc phục vụ nhu cầu của Ban Giám đốc

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ là một
mắt xích quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng.
Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của Trung tâm, Ban lãnh đạo Trung tâm đã giao nhiệm vụ cho Văn Phòng có
trách nhiệm tổ chức quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu
trữ trong trung tâm: làm đầu mối trình ký và lưu chuyển các quyết định, văn bản
cho các đơn vị trong trung tâm theo đúng quy định; quản lý và sử dụng con dấu,
tổ chức triển khai, thực hiện công tác văn thư; quản lý các văn bản, tài liệu; cấp
giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức đi công tác; xác nhận người đến công tác
tại trung tâm; tiếp nhận, kiểm tra, phân loại vào sổ các loại công văn, tài liệu,
thư tín theo đúng quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;...
Để đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp ban giám đốc Trung tâm đã có sự
quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo về công tác lưu trữ: tổ chức cho cán bộ tham gia các
lớp tập huấn ngắn hạn về công tác lưu trữ và chỉ đạo thực hiện các văn bản chỉ
đạo của nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức như:
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam khóa 13 kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 (ngày 1 tháng 7 năm 2012 có hiệu lực).
+Thông Tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

10


+ Thông Tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
+ Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục văn

trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích của cơ quan, tổ
chức và của toàn xã hội. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động
của cơ quan, tổ chức ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của cơ quan, bảo quản an toàn và phát huy
tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ đúng với quy định chung của nhà nước và quy
định chung của cơ quan thì cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan cần thực
hiện tốt những khâu nghiệp vụ sau:
2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu
có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu,
khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của cơ quan có quan hệ đến
hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập bổ
sung tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan sẽ góp phần làm hoàn chỉnh, phong phú
thành phần tài liệu trong phông lưu trữ của cơ quan và đáp ứng tốt khả năng phục
vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả trong cơ quan được tốt
hơn. Vì vậy, việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan là một công
việc thường xuyên và tất yếu.
Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý là kho lưu
trữ hiện hành, có nhiệm vụ thu thập, bảo quản tài liệu của các đơn vị, tổ chức
trong trưng tâm và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các cán
bộ, nhân viên trong trung tâm. Là kho lưu trữ hiện hành nên nguồn tài liệu thu
thập bổ sung hàng năm vào kho chủ yếu là tài liệu sản sinh ra trong quá trình
hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm.

12



+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp
lưu tại kho lưu trữ;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ.
Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên
cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định
của Nhà nước.
Khi các phòng ban, cá nhân giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thì cán bộ
lưu trữ kiêm nhiệm phải lập 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ” mỗi bên giữ 01
bản. Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào biên bản và biên bản phải thể hiện
đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận. ( Phụ Lục III )
* Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Theo quy định của Nhà nước, Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan:
- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp
quy định tại điểm b khoản này;
- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người
đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu”.
( Theo Điều 11 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm
2011)
14


Thực tế tại Trung tâm, do kho lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức,
phải sử dụng phòng làm việc cũ xây dựng kho nên điều kiện lưu trữ hồ sơ, tài
liệu chưa được tốt, vì vậy trong một năm hồ sơ tài liệu nộp vào kho lưu trữ của

tài liệu còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, rời lẻ gây khó khăn cho cán bộ lưu
trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.(Phụ Lục IV)
Nguyên nhân là do Ban lãnh đạo Trung tâm chưa nhận thức đúng đắn về
vai trò của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự quan
tâm đúng mức; do thiếu văn bản chỉ đạo; việc thu thập tài liệu còn mang tính bị
động; thành phần tài liệu thu được chủ yếu là tài liệu hành chính chưa thu thập
được toàn bộ những hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động cơ quan.
Tổng số tài liệu thu được trong 3 năm qua:

STT

Đơn vị

Số hồ sơ

Số hợp

Mét giá

Thời gian
tài liệu

01

Ban Giám đốc

2009-2012

02


phông lưu trữ của trung tâm, tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo
quản.
Để thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu trong Trung tâm được chính
xác, cán bộ văn thư lưu trữ vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, phương pháp,
16


tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu hành chính, còn đối với tài liệu
chuyên môn kĩ thuật bên cạnh vận dụng các tiêu chuẩn chung còn phải chú ý tới
các tiêu chuẩn đặc thù:
- Tiêu chuẩn tính mới của khoa học kĩ thuật công nghệ
- Trình độ giải pháp khoa học kĩ thuật công nghệ
- Hiệu quả kinh tế, kĩ thuật và hiệu quả xã hội
- Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay công trình
- Mức độ cải tạo công trình hay hiện đại hóa sản phẩm
- Giai đoạn (bước) nghiên cứu, thiết kế
Thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu được thống nhất, chính xác cán bộ
văn thư trung tâm phải xây dựng được thời hạn bảo quản tài liệu. Hiện nay cán bộ
văn thư lưu trữ trong Trung tâm chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài
liệu, việc đánh giá giá trị tài liệu chủ yếu dựa vào Danh mục hồ sơ.
Thực tế việc xác định giá trị tài liệu ở Trung tâm chủ yếu được thực hiện
trong khi lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ công việc và ngay từ quá trình lập danh
mục hồ sơ cho Trung tâm. Lưu trữ Trung tâm có trách nhiệm kiểm tra lại giá trị
hồ sơ, tài liệu do văn thư nộp lại. Tại đây hồ sơ, tài liệu sẽ được đánh giá một
cách toàn diện; những tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu được xác định
không chính xác ở giai đoạn trước sẽ được loại ra để tiến hành tiêu huỷ. Khi tiến
hành việc tiêu huỷ tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để
xem xét và quyết định danh mục các hồ sơ cần giữ lại để bảo quản, định thời
hạn bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.
Sau khi tiến hành việc thẩm tra, xác định giá trị tài liệu những hồ sơ, tài

thực sự quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm. Do đó, trong
quá trình hoạt động Trung tâm đã sản sinh ra một khối tài liệu tương đối
nhiều nhưng khối tài liệu được thu thập được vào kho rất ít, chủ yếu là tài liệu
về hành chính, văn bản đi và đến,... Khối tài liệu thu được mặc dù đã được
phân loại, lập hồ sơ sơ bộ nhưng chất lượng hồ sơ không đồng đều, tài liệu
trùng thừa, hết giá trị chưa được loại hủy.(Phụ Lục V)
18


Trong thời gian tới, Trung tâm chủ động tiến hành thu thập và chỉnh lý toàn
bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động để có thể đem ra khai thác,
sử dụng có hiệu quả phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu của Trung tâm gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, để
lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất
định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng
hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực.
Việc phân loại và lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của trung tâm một cách khoa học và thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác bảo quản, tra tìm hồ sơ tài liệu được nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình
tài liệu và các đối tượng khác có liên quan đến công tác lưu trữ.
Việc thống kê giúp lãnh đạo Trung tâm, cán bộ văn thư lưu trữ nắm được
số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu có trong kho từ đó đưa ra
quyết định chỉ đạo phù hợp với thực tế và cán bộ văn thư lưu trữ xây dựng được
kế hoạch thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tổ chức sử dụng
khối tài liệu của Trung tâm.
Hiện nay, trong Trung tâm công tác thống kê tài liệu được tiến hành vào
cuối mỗi năm gồm thống kê tài liệu lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, số lượng cán

khai thác, sử dụng tài liệu rất lớn và ngày càng tăng, có những hồ sơ, tài liệu
được đưa ra phục vụ thường xuyên, nhiều lần. Đối với các hồ sơ liên quan đến
nghiên cứu, quản lý…số lượng hồ sơ trong kho nhiều thường xuyên phục vụ các
cơ quan và cá nhân khai thác, sử dụng nhất là phục vụ cho công tác đào tạo.
Nhìn chung, công tác lưu trữ của Trung tâm bước đầu đã đi vào nề nếp bởi
vì đã có sự phân công trách nhiệm cụ thể, từng bộ phận chức năng đã thực hiện
tốt nhiệm vụ mình được giao. .( Phụ Lục VII )
20


Trong thời gian tới lãnh đạo Văn phòng cùng cán bộ lưu trữ lập kế hoạch
thu thập tài liệu còn tồn đọng tại các đơn vị vào kho lưu trữ Trung tâm. Sau khi
thu thập đầy đủ tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ phải tổ chức chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu và hoàn thiện hệ
thống sổ sách, thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng, chính xác phục
vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả của lãnh đạo, cán bộ nhân
viên trong Trung tâm. Lãnh đạo Văn phòng dựa vào quy định về công tác văn
thư, lưu trữ để phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong Trung tâm, sau đó
thống nhất với nhau về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ Trung tâm theo kế hoạch
2.2.8. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
Cùng với sự phát triển của xã hội, trên con đường công nghiệp hóa hiện
đại hóa đất nước, với bước tiến vượt trội của nền công nghệ thông tin. Trung
tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý đã có sự tiếp thu và
phát triển khoa học công nghệ trong công tác Văn thư lưu trữ: Tài liệu lưu trữ
được quản lý bằng máy tính, tạo nhiều thuận lợi cho công tác thống kê, tra tìm,
đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu công việc; ứng dụng tin học trong công tác đánh
máy mục lục hồ sơ và mục lục văn bản,…
Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý đã tạo
mọi điều kiện đưa công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, đem lại hiệu quả
trong công việc.


thu thập, hồ sơ, tài liệu đợt II trong năm từ các cá nhân, đơn vị vào kho lưu trữ:
− Chuẩn bị kho tàng, phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
− Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ (kiểm đếm hồ
sơ, tài liêu; lập biên bản…)
+ Tiến hành phân loại sơ bộ hồ sơ, tài liệu; viết bìa; sắp xếp hồ sơ lên giá
kệ;
+ Phục vụ các cơ quan, tổ chức, các công chức, viên chức khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu khi có nhu cầu. Tiến hành vào sổ, ghi thông tin vào Phiếu
mượn hồ sơ.
+ Kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý hiện đang lưu giữ hồ sơ, tài liệu từ những năm Trung tâm mới được
thành lập đã được lập hồ sơ nhưng khi đưa vào kho vẫn trong tình trạng lộn xộn
không được phân loại. Trong thời gian thực tập tại đây tôi đã được chỉ dạy và
hướng dẫn tiến hành phân loại và xây dựng công cụ tra cứu khối tài liệu này.
+ Đưa những hồ sơ, tài liệu đặt dưới sàn lên giá.
Kết quả đạt được:
Qua thời gian thực tập tại Trung tâm, cũng như được trực tiếp thực hành
các nghiệp vụ đã giúp tôi có thêm rất nhiều kinh nghiệm, đồng thời áp dụng tối
đa những kiến thức đã học trên ghế nhà trường để quan sát và thực hành, qua đó
nhận ra được những điểm tích cực cũng như những mặt còn thiếu sót, hạn chế
trong công tác lưu trữ của cơ quan mình thực tập. Từ đó đưa ra những kiến nghị,
đề xuất giải pháp đề tham mưu giúp Trung tâm thực hiện tốt hơn công tác lưu
trữ của mình.
3.2. Đề xuất, kiến nghị
3.2.1. Đối với cơ quan, tổ chức

23



Thứ nhất, với cá nhân tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu ngành
nghề thì điều quan trọng nhất tôi muốn được học ngoài lý thuyết trên sách vở,
còn là việc được áp dụng chúng vào thực tế. Việc Nhà trường tổ chức cho sinh
viên đi thực tập, tìm hiểu thực tế của các cơ quan, doanh nghiệp đã giúp tôi có
cơ hội trau dồi kinh nghiệm và đáp ứng được tốt nhất nhu cầu học hỏi của bản
thân. Tôi cũng có một suy nghĩ đó là nhà trường có nên xây dựng một quy định
mới về Kế hoạch thực tập cho sinh viên, ở đây tôi muốn nói đến là việc đề ra
phương án cho sinh viên đi thực tập tại cả Doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
Thời gian thực tập có thể kéo dài hơn. Như vậy, sau quá trình thực tập, sinh viên
chúng tôi sẽ có cái nhìn đúng đắn và toàn diện hơn về việc thực hiện công tác
văn thư lưu trữ ở mọi khía cạnh, mọi lĩnh vực. Từ đó sẽ có phương án tốt nhất
sau khi ra trường để lựa chọn hướng đi đúng cho mình, nên xin việc trong/ hay
ngoài nhà nước cho phù hợp khả năng và trình độ cũng như kỹ năng sống của
bản thân.
Thứ hai, Để sinh viên ra trường đi thực tế không bị bỡ ngỡ và gặp khó
khăn trong các khâu nghiệp vụ, bản thân tôi cho rằng, ngoài việc trang bị những
kiến thức chỉ có trên sách vở thì nhà trường nên tổ chức những buổi học thực
hành để sinh viên thực tập trước. Có thể bắt đầu từ những việc nhỏ nhất như
kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày / tháng / năm văn bản cho tới
việc thực hiện đóng dấu; lập và lưu hồ sơ.
Và tôi hiểu được rằng, dù cuộc đời phía trước có gập ghềnh và còn nhiều
khó khăn, nhưng tôi tin dưới sự hướng dẫn chỉ dạy của các thầy cô và với nguồn
tri thức tích luỹ được, cùng lòng nhiệt huyết yêu nghề sẽ giúp chúng tôi đứng
vững trên con đường mình đã chọn, là hành trang theo tôi suốt cuộc đời. Bởi tôi
biết được một điều rằng, suy cho cùng bóng tối hay ánh sáng, thành công hay
thất bại, đau khổ hay hạnh phúc đều không phải là điều quan trọng nhất, mà trên
hết chính là cái cách mỗi người bước đi trong bóng tối, trong thất bại, trong đau
khổ và cả cái cách mà họ đón nhận ánh sáng, thành công và hạnh phúc. Dù trong
bất cứ hoàn cảnh nào cũng phải tin vào khả năng của mình, tin rằng ánh sáng ở
25