Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC ............................................................................................................2
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT......................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...................................................................................................2
2. Mục tiêu của đề tài................................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu............................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo......................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu....................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................3
7. Bố cục của đề tài...................................................................................................3

PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN.. .4
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý
Nhân..........................................................................................................................4
1.1.1. Chức năng.......................................................................................................4
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lý Nhân........................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân...................................................5
1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại
UBND huyện Lý Nhân.............................................................................................7
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.............................................................7
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân................................9
1.2.4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng.......................................................................................................................10

2.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu.........................................................................35

PHẦN III............................................................................................................38
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................38
3.1. Đánh giá chung................................................................................................38
3.3.1.Ưu điểm..........................................................................................................38
3.3.2. Hạn chế.........................................................................................................39
3.3.3. Nguyên nhân.................................................................................................40
3. 2. Đề xuất, kiến nghị...........................................................................................40

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................43
PHỤ LỤC...........................................................................................................45
PHỤ LỤC

Đặng Thị Thanh Mai

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ


viên biết vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, tìm hiểu thực tế
chuyên ngành của mình tại cơ quan, đơn vị thực tập cũng như tạo điều kiện cho
sinh viên tìm hiểu về cơ hội nghề nghiệp và yêu cầu của thực tế đối với chuyên
ngành nhằm giúp nhà trường nâng cao chất lượng đào tạo.Qua đó, tích lũy được
những kiến thức từ thực tế, rèn luyện tay nghề để nang cao kỹ năng nghề nghiệp
cũng như giáo dục lòng yêu nghề, sự say mê , tận tụy với nghề và rèn luyện tác
phong của cán bộ quản trị văn phòng.
Công tác văn phòng đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với
bất kì cơ quan, tổ chức nào bởi Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức,
phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong các cơ
quan, doanh nghiệp. Ngày nay văn phòng đã mang một bộ mặt đa dạng
hơn:trang thiết bị hiện đại, không gian mở, bài trí linh hoạt, thích ứng với nhiều
nhu cầu và phương thức làm việc phong phú. Để hiểu thêm về công tác văn
phòng và với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn Trường Đại học
Nội vụ đã tổ chức đã tổ chức đợt thực tập cho Khoa Quản trị văn phòng nhằm
giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến
thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực
tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức,
tập rượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một sinh viên khoa Quản trị văn
phòng, là cơ hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ
cho công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày 10 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Đặng Thị Thanh Mai

Đặng Thị Thanh Mai

1


3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lý Nhân và Văn phòng UBND huyện, tìm hiểu khái quát về hoạt động tổ
chức và quản lý, công tác văn thư của cơ quan.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
Sách, vở, tài liệu có liên quan đến công tác quản trị văn phòng, nghi thức
nhà nước, văn bản Luật của nhà nước.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
Đặng Thị Thanh Mai

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quyết định số 176/QĐ-VP ngày 24 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành
quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lý Nhân.
Báo cáo về tình hình tổ chức và hoạt động của UBND huyện Lý Nhân
nhiệm kỳ 2011-2016.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên
phiến đá, gỗ,…để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho
các thế hệ sau.
Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lý Nhân.

1.1.1. Chức năng.
UBND huyện Lý Nhân là cơ quan Hành chính nhà nước ở cấp huyện,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003.
UBND huyện Lý Nhân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm đảm
bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an
ninh quốc phòng và thực hiện các chính sách khác theo quy định của pháp luật
trên địa bàn huyện.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ Trung ương tới địa phương.
Đặng Thị Thanh Mai

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Đặng Thị Thanh Mai

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trách nhiệm trước HĐND, UBND huyện về những công việc được giao.
Các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện là các phòng và cơ
quan tương đương phòng. Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02
năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ , quyền hạn
theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND và theo quy định của pháp luật; góp phần
bảo đảm sự thống nhất quản lý ngành hoặc lĩnh vực từ Trung ương đến cơ sở.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu sự chỉ đạo,quản lý về tổ
chức, biên chế và công tác UBND cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ bảo, kiểm
tra về nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh.
Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách chung các công tác của UBND huyện,
trực tiếp phụ trách kế hoạch, ngân sách, nội chính và tổ chức cán bộ.
Các Phó Chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện.
Có 3 Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp-Nông thôn, PCT
phụ trách Văn hóa-Xã hội, PCT phụ trách Kinh tế.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
Văn phòng HĐND – UBND huyện

Văn phòng HĐND-UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp phục vụ
sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công tác của HĐND và UBND huyện, chịu trách
nhiệm chấp hành các quy định của pháp luật và các ý kiến, quyết định, chỉ đạo
của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện.
Công tác văn phòng luôn nhận được sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo
UBND huyện. Trong năm đã tập trung khắc phục những hạn chế của các năm
trước, chấn chỉnh tác phong lề lối làm việc, cải tiến phương pháp nhằm từng
bước nâng cao chất lượng công tác tham mưu và phục vụ. Trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ, các bộ phận trong Văn phòng thường xuyên có sự đoàn kết,
thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Lý Nhân.
Tham mưu, giúp việc Ban chấp hành, Ban Thường vụ trong lãnh đạo,
điều hành, chỉ đạo hoạt động Công đoàn các cấp và cơ quan Công đoàn ngành;
tham mưu cho Ban Thường vụ về tình hình phong trào CNVCLĐ và hoạt động
Công đoàn ngành.
Trực tiếp quản lý tài sản và phối hợp với các ban đảm bảo phục vụ các
hoạt động tại cơ quan. Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
- Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực hiện quy
chế làm việc và chương trình công tác. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương
trình công tác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực hiện
quy chế làm việc và chương trình công tác của Ban Thường vụ.
- Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản
Đặng Thị Thanh Mai

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

chuyển giao văn bản cho các ban và cơ sở, báo cáo kịp thời tình hình hoạt động
của Công đoàn ngành với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ban cán sự
Đảng, Bộ GTVT hàng tháng.
Đặng Thị Thanh Mai

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận
của Thường trực Ban Thường vụ. Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất
cho các Hội nghị của Công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại cho
các đại biểu về dự họp theo đúng chủ trương của Ban Thường vụ Công đoàn
ngành hoặc Ban tổ chức Hội nghị.
- Thực hiện kế hoạch công tác đối ngoại, làm thủ tục cho các đoàn đi công
tác nước ngoài và đoàn nước ngoài đến Việt Nam, quản lý giấy giới thiệu,
giao dịch với các cơ quan trong và ngoài ngành.
- Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ, Thường trực. Bố trí phương tiện, nơi làm việc cho các ban trong cơ
quan Công đoàn ngành; đón tiếp khách đến làm việc; quản lý và sắp xếp các
phương tiện đi công tác theo quy chế của Công đoàn ngành. Căn cứ vào thực tế
mối quan hệ ngang dọc, trên dưới để tham mưu đề xuất lịch làm việc hàng tuần
của Lãnh đạo Công đoàn ngành và các ban sau họp giao ban Thường trực Ban
Thường vụ đầu tuần.
- Phối hợp với Công đoàn cơ quan rà soát, bổ sung, sửa đổi các quy chế

người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ,
am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi; được áp dụng
chế độ, chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật, được bố trí tương xứng
với nhiệm vụ được giao.
Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng UBND huyện Lý Nhân
(Xem phụ lục 02)
1.2.4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
văn phòng.
Văn phòng UBND huyện Lý Nhân gồm có 01 Chánh văn phòng, 03 Phó
Chánh văn phòng, 01 văn thư, 02 chuyên viên, 06 cán bộ hợp đồng, 01 kế toán,
01 phục vụ, 03 lái xe, 03 nhân viên bảo vệ.
1.Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn
phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo đúng quy định pháp
luật.
Giúp Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương
trình công tác của HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện. Tổng hợp xây
dựng báo cáo năm của UBND huyện.
Dự, ghi biên bản các cuộc họp của Thường trực HĐND và UBND huyện,
chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đã được Chủ tịch, Phó
chủ tịch HĐND - UBND huyện kết luận trong hội nghị hoặc trong các buổi làm
việc.
Khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND - UBND huyện ủy nhiệm truyền
đạt các chủ trương của HĐND - UBND huyện cho các phòng, ban, các xã, thị
trấn thực hiện và kiểm tra, đôn đốc thực hiện chủ trương đó.
Đặng Thị Thanh Mai

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

xác minh của mỗi vụ việc để trình UBND cho ý kiến kết luận. Đồng thời phải
chịu trách nhiệm trước cấp trên về những văn bản xác minh được phân công giải
quyết.
Thường xuyên sâu sát cơ sở, nắm bắt kịp thời hoạt động của cấp huyện,
UBND huyện trong địa bàn mình phụ trách. Phản ánh kịp thời với lãnh đạo hoặc
tập thể cơ quan UBND những vấn đề phức tạp để thống nhất biện pháp giải
Đặng Thị Thanh Mai

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyết, đồng thời đảm bảo mối quan hệ công tác với các tổ chức thuộc Huyện
trong lĩnh vực công tác theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
4. Nhân viên Văn thư- lưu trữ
Giúp Chánh văn phòng tổ chức, quản lý việc tiếp nhận công văn giấy tờ,
báo cáo đến và đi đúng thể thức quy định và phân phối nhanh chóng đến đúng
người có trách nhiệm giải quyết; Các nhu cầu lưu và khai thác tài liệu lưu trữ,
thực hiện nghiêm quy chế bảo mật.
Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm bảo thể thức văn bản của HĐND
- UBND huyện khi phát hành và các văn bản của phòng, ban, ngành gửi đến
Thường trực HĐND - UBND huyện.
Đảm bảo thông tin liên lạc thường xuyên, kịp thời, chính xác.
Thực hiện tốt các quy định về giữ gìn bí mật, quản lý tài sản và co dấu
chặt chẽ đúng nguyên tắc và thẩm quyền.

về người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo cơ
quan đi công tác.
Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối chiếu cuối
tháng làm cơ sở cho việc quyết toán tiền xăng.
Thường xuyên bảo quản, bảo dưỡng, kiểm tra kịp thời phát hiện hư hỏng
xe để báo cáo lãnh đạo giải quyết. Trường hợp giải quyết trên đường đi công tác
phải báo cáo lại ngay sau khi thực hiện xong nhiệm vụ.
8. Tổ bảo vệ
Chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo người trực 24/24 giờ tại
cơ quan. Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cơ quan trong phạm vi trách nhiệm
được quan tâm. Giữ gìn bí mật về kho tàng, cơ sở vật chất của cơ quan.
Đảm bảo thực hiện nội quy cơ quan, kịp thời phát hiện những biểu hiện
xấu, tự ý ra vào cơ quan, vi phạm về môi trường vệ sinh cơ quan. Nêu cao ý
thức cảnh giác, nhiệt tình trách nhiệm, liên hệ chặt chẽ với cơ quan công an để
hợp đồng tác chiến khi cần thiết.
Xác định vị trí việc làm và phân công nhiệm vụ cụ thể.
(Xem phụ lục 03)

Đặng Thị Thanh Mai

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II

thảo, ban hành văn bản và tổ chức giải quyết văn bản. Vì vậy, nhanh chóng là
Đặng Thị Thanh Mai

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

một trong những yêu cầu trọng tâm của công tác văn thư.
b. Chính xác.
- Chính xác về nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản phải phù hợp với chủ trương, đường lối và các quy
định của Đảng và Nhà nước, phải thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan ban
hành văn bản.
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn dựa vào văn bản phải hoàn toàn chính xác.
+ Số liệu phải chính xác, có nguồn gốc.
-Chính xác về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước
quy định.
+ Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản.
+ Kỹ thuật trình bày phải thực hiện đúng theo quy định hiện hành của Nhà
nước.
-Chính xác trong quản lý nghiệp vụ:
+ Chính xác trong việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản; nhân
bản, phát hành...
+ Chính xác trong việc thực hiện các quy trình công tác văn thư.

Bộ Nội vụ quy định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ chặt chẽ theo Quy định tại
Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Nhận xét:
Quy trình soạn thảo văn bản được quán triệt theo đúng quy định từ khâu
soạn thảo cho tới đóng dấu phát hành văn bản
Lãnh đạo cơ quan rất quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản của cơ
quan:
Thường xuyên kiểm tra, theo dõi ,đôn đốc,giải quyết công việc.
Các chuyên viên hầu như là được đạo tạo qua các lớp nâng cao nghiệp vụ.
Tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền kí của từng lãnh đạo được qui định
rõ ràng không có sự chồng chéo
Tuy nhiên bên cạnh đó công tác soạn thảo văn bản còn có tồn tại cần khắc
phục :
Việc soạn thảo văn bản được giao cho các phòng ban chức năng tự soạn
thảo, tức là văn bản của phòng ban nào thì phòng ban đó soạn thảo và nội dung
văn bản được Trưởng phòng kí nháy để thể hiện tính chân thực sau đó đưa
xuống văn thư đóng dấu.Vì vậy,nhiều văn bản còn sai chưa được chú ý nhiều về
thể thức, kĩ thuật trình bày. Cần phải qua bộ phận chuyên viên tổng hợp chỉnh
sửa trước khi ban hành.
Ví dụ 1: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Đặng Thị Thanh Mai

16

6

30-35 mm

115-20 mm
7a
9

8

7c

13
7b
14

Đặng Thị Thanh Mai

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

20-25 mm

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ghi chú:

:
:
:
:
:

Thành phần thể thức văn bản
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung công văn hành chính
Nội dung văn bản
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức
Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số
điện thoại, số Telex, số Fax

2.2.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện Lý Nhân. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là toàn bộ các bước công việc
được thực hiện theo một trình tự nhất định từ khi chuẩn bị thảo văn bản cho đến
khi hoàn chỉnh một văn bản. Nội dung cụ thể bao gồm:

chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với những văn bản quy phạm pháp luật
trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký.
-Tất cả những văn bản gửi đi do lãnh đạo cơ quan ký đều phải được
Chánh văn phòng (hoặc người có trách nhiệm; công chức Văn phòng- Thống kê
đối với cấp xã) xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi trình ký và phát
hành.
Bước 3: Lập bản chính để trình ký
-Trong điều kiện hiện nay, việc soạn thảo văn bản thường được các
chuyên viên trực tiếp đánh máy, vì vậy bản thảo sau khi được Thủ trưởng cơ
quan ký duyệt (bản gốc văn bản), văn thư cơ quan chuyển lại cho chuyên viên
soạn thảo; căn cứ vào bản ký duyệt, chuyên viên soạn thảo sẽ chỉnh sửa theo yêu
cầu của Thủ trưởng cơ quan, lập bản chính để trình ký.
-Trong trường hợp viết tay, bản thảo sau khi ký duyệt ( bản gốc văn bản)
phải chuyển cho bộ phận đánh máy để đánh máy lập bản chính trình ký. Bản
thảo viết tay đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng và nhất thiết phải có chữ ký
duyệt của người có trách nhiệm. Trường hợp chưa đủ thủ tục nói trên phải gửi
trả lại cho đơn vị hoặc người thảo để làm thủ tục trước khi đánh máy.
-Khi đánh máy phải đảm bảo chính xác đúng nguyên văn bản thảo.
Trường hợp phát hiện thấy sai sót phải hỏi lại đơn vị hoặc người chịu trách
nhiệm về bản thảo.
-Người thảo văn bản phải soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về
bản đánh máy đó.
Bước 3: Ký văn bản.
Văn thư cơ quan chuyển bản chính được lập cho Chánh văn phòng (hoặc
người có trách nhiệm) xem xét lại hình thức, thể thức và trình Thủ trưởng cơ
quan ký.
Đặng Thị Thanh Mai

19


tại văn thư cơ quan và tại hồ sơ công việc là bản có chữ ký trực tiếp của người
ký văn bản.
Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lý
Nhân rất được chú trọng và tuân thủ theo đúng quy trình, quy định của Nhà
nước.
2.3. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
Các định nghĩa.
Đặng Thị Thanh Mai

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a. Văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.
b. Văn bản đến.
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến.
c. Đăng ký văn bản.
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết

Sao văn bản đến

Trình văn bản đến

Chuyển giao
văn bản đến

Giải quyết và theo dõi đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến

Đặng Thị Thanh Mai

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D