Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU...........................................................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................................................5
PHẦN 1...................................................................................................................................................1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC..............................................................................................................................1
PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL.................................................................1
I.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty cổ phần bưu
chính VIETTEL.................................................................................................................................1
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL........................1
III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty.............................3
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng và hoạt động hành chính của văn phòng........3
2.Cơ cấu tổ chức của phòng Chính trị Tổng hợp.............................................................................6
IV.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL...............................................................................11
1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm
bảo hậu cần trong công ty............................................................................................................11
1.1 Vai trò trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hơp..................................................11
1.2. Vai trò trong công tác giúp việc hậu cần:...............................................................................11
1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty Cổ
phần Bưu chính Viettel.................................................................................................................12
1.4. Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel................................13
1.5. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo..............................................13
1.6 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của cơ quan..................................................................................................................................14
2.Khảo sát về công tác văn thư.....................................................................................................14
2.1.Mô hình văn thư của công ty..................................................................................................14
2.2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Chính trị Hành chính trong việc chỉ đạo thực hiện công tác

3.MẪU HÓA KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ TỔNG KẾT NĂM......................................................................47
CHỦ ĐỀ 3: MẪU HÓA CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ CHO CÔNG TY...........................................................49
CHỦ ĐỀ 4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH HIỆN ĐẠI CHO CƠ QUAN...................................................................50
NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA MÔ HÌNH NÀY.................................................................................50
CHỦ ĐỀ 5. ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU, BỘ MÁY TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY. NHẬN XÉT ƯU
NHƯỢC ĐIỂM.......................................................................................................................................52
PHẦN III................................................................................................................................................53
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.........................................................................................................53
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel...............................................................................................53
1.Ưu điểm.....................................................................................................................................53
1.1.Hoạt động của văn phòng.......................................................................................................53
1.2. Công tác văn thư....................................................................................................................54
1.3. Công tác lưu trữ.....................................................................................................................54
2. Nhược điểm..............................................................................................................................55
2.1. Công tác văn phòng...............................................................................................................55
2.2. Công tác văn thư....................................................................................................................56
2.3 Công tác lưu trữ......................................................................................................................56
2.4. Công tác hành chính văn phòng.............................................................................................56
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm............56
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................59
PHỤ LỤC...............................................................................................................................................60

LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa như hiện nay. Chúng ta
đang sống trong thời kỳ đất nước đi lên theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa
SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


riêng, thực tập nghành nghề là một khâu vô cùng quan trọng không thể thiếu, vì
đây là quá tích luỹ kiến thức, hiểu hơn về chuyên nghành mình đang theo học.
Chính vì vậy với phương châm giáo dục của Đảng “ Học đi đôi với hành, lý luận
gắn với thực tiễn”.Nhà trường đã giành một khoảng thời gian để tổ chức cho
SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

sinh viên đi thực tập nghành nghề nhằm giúp sinh viên – cán bộ văn phòng trong
tương lai vận dụng một cách tốt nhất, hiệu quả nhất những kiến thức lý thuyết đã
học vào công việc thực tiễn tại các xí nghiệp, các cơ quan Hành chính Nhà
nước…..
Thực hiện Quyết Định số :99/QĐ- ĐHNV ngày 01 tháng 02 năm 2016
của Hiệu trưởng trường Đại học Nội Vụ về việc Quyết định cử sinh viên đi thực
tập tốt nghiệp. Căn cứ Quyết định và được sự đồng ý của giám đốc cơ quan thực
tập em đã đến thực tập tại Tổng Công ty Cổ Phần Bưu Chính VIETTEL với thời
gian từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/04 năm 2016 với nội dung tìm hiểu công
tác văn phòng của cơ quan
Những ngày đầu thực tập không tránh khỏi những bỡ ngỡ, lúng túng
nhưng em đã nhanh chóng hoà nhập được với môi trường công sở trong quá
trình kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhà trường dưới sự
hướng dẫn nhiệt tình và chi tiết của Th.S Lâm Thu Hằng - Giảng viên Khoa
Quản trị văn phòng, đồng thời được sự chỉ đạo tận tình của cán bộ hướng dẫn
Anh Cao Huy Giáp và các cô chú, anh chị trong Phòng Chính trị Hành chính của
Tổng Công ty cổ phần bưu chính Viettel đã giúp em làm quen nhanh chóng với

Sau khi kết thúc thời gian thực tập, đã thu thập thông tin, tài liệu dựa
trên những yêu cầu của nhà Trường của Khoa đề ra cũng như sự hướng dẫn của
Cô Lâm Thu Hằng - Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng với những trải
nghiệm thực tế trong thời gian thực tập. Em đã tổng kết lại thành bài báo cáo
này với các nội dung như sau:
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng của Tổng Công Ty Cổ phần Bưu
Chính VIETTEL
Phần II: Chuyên đề thực tập : Nghiệp vụ hành chính của Tổng công ty cổ
phần bưu chính VIETTEL
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Phần IV. Phụ lục
Trong thời gian thực tập, mặc dù em đã rất cố gắng tìm hiểu và thu thập
thông tin, tài liệu nhưng do sự giới hạn về thời gian và hiểu biết về lý luận cũng
như thực tiễn còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy,
em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để em có thể hoàn thiện và rút
kinh nghiệm từ bài báo cáo.
Em xin chân thành cảm ơn .
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016
Sinh viên

SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
Trịnh Thị Thu Huế


II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Cổ phần Bưu
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

1
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

chính VIETTEL
a.Chức năng
˗ Kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh bưu phẩm, bưu kiện hàng hóa
˗ Đại lý kinh doanh dịch vụ phát hành báo
Trực tiếp tổ chức triển khai, phát triển kinh doanh dịch vụ bưu chính và
các dịch vụ gia tăng trên mạng bưu chính trên toàn quốc
b. Nhiệm vụ - quyền hạn
˗ Khai thác các ngồn báo chí trong và ngoài nước từ khâu nhận đặt mua,
tổng hợp nhu cầu, phân phối, cung cấp cho các bưu cục, phát báo đến tay người
đọc nhanh chóng, chính xác .
˗ Tìm kiếm các cơ hội và các đối tác kinh doanh, kinh doanh đa lĩnh vực
˗ Ngiên cứu xây dựng phương án, tìm kiếm các cơ hội kinh doanh ở các
thị trường nước ngoài
˗ Xây dựng kế hoạch tài chính trong lĩnh vực kinh doanh chuyển phát tổ
chức và theo dõi thực hiện các hoạt động tà i chính theo kế hoạch đã được tập
đoàn phê duyệt
˗ Quản lý các chi nhánh, bưu cục trực thuộc Tổng công ty hoạt động
trong lĩnh vực bưu chính trên toàn quốc
˗ Khảo sát đánh giá ý kiến khách hàng thông qua hệ thống chăm sóc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

˗ Trụ sở chính : Số 1 Giang Văn Minh , Kim Mã, Ba Đình , Hà Nội
˗ Trụ sở làm việc: Tòa nhà N1, Km số 2 Đại lộ thăng long, Mễ Trì , Từ
Liêm, Hà Nội
Tổ chức bộ máy quản lý
Do đặc điểm của công ty hoạt động trên địa bàn rộng, số lượng công nhân
viên sản xuất kinh doanh đông, thời gian nhanh chóng, chính xác, nên việc tổ
chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý cũng có đặc điểm riêng. Công ty bố trí
tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức sản xuất trực tuyến chức năng
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm.
˗ Tổng giám đốc
˗ Ban giám đốc, phó giám đốc
˗ 5 phòng ban giúp việc gồm: Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Kinh
doanh, Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ, Phòng Tổ chức Lao động, Phòng Chính trị
Hành chính
˗ 5 đơn vị tham gia sản xuất: Bưu cục thư phát , Bưu cục trung tâm khai
thác, Bưu cục ngoại dịch, Trung tâm phát hành, Đội xe
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL (
phụ lục 1)
III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
công ty
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng và hoạt động hành
chính của văn phòng

SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

3

b.Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng chính trị hành chính
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

4
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

+ Trình ban Giám đốc công ty các chương trình làm việc công tác theo
tuần, tháng, quý, năm.
+ Quản lý, xử lý công văn đi, công văn đến, tổ chức thực hiện công tác
văn thư và lưu trữ tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà
nước, quản lý hồ sơ pháp nhân và hồ sơ, tài liệu của Công ty.
+ Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Công ty và đôn đốc thực
hiện chương trình, kế hoạch đó, sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần,
tháng, năm của Công ty.
+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng cho cán
bộ nhân viên trong công ty nâng cao tay nghề công nhân kỹ thuật. Phối hượp với
các phòng ban kiểm tra tổ chức thi nâng bậc
+ Quản lý và tổ chức cán bộ nhân viên trong công ty.
+ Phục vụ tốt trong công tác hành chính để Ban Giám đốc thuận tiện
trong việc chỉ đạo, điều hành, các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
+ Đề xuất và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ , đề bạt, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, nâng lương cho cán bộ nhân viên theo phân cấp của Công ty theo Quy
định của nhà nước.
+ Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện phương án sắp xếp, cải tiến tổ
chức sản xuất và quản lý theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.

cán bộ công nhân viên trong Công ty, cấp phát thuốc đối với các bênh thông
thường
+ Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty.
+ Quản lý các hồ sơ tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO- 2008, các Hồ sơ pháp lý của công ty theo chức năng quy định của
phòng.
+ Chuẩn bị hội trường, phòng họp phục vụ cho các cuộc đại hội, hội họp;
chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng ngày .
+ Tổ chức các chỉ đạo, giám sát các hoạt động của các lực lượng bảo vệ
nhằm đảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong công ty.
+ Phối hợp làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác giữ gìn trật
tự an ninh khu vực và toàn xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trực
thuộc công ty.
+ Theo dõi, đôn đốc các phòng thưc hiện các nhiệm vụ mf lãnh đạo giao
phó
+ Thông báo kết luận các cuộc họp do lãnh đạo Công ty chủ trì
+ Triển khai, thực hiện công tác tiết kiệm chống lãng phí trong Công ty
2. Cơ cấu tổ chức của phòng Chính trị Tổng hợp
Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty bao gồm:
• Trưởng phòng
• Phó phòng
• Cán bộ nhân viên văn phòng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ( phụ lục 2)
Việc phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân trong phòng như sau:
+ Trưởng phòng Chính trị Hành chính: Là người lãnh đạo mọi hoạt
động của văn phòng, thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo đúng pháp luật của
nhà nước quy định và quy chế hoạt động của Công ty:
˗ Giúp ban giám đốc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm, tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

giám đốc phê duyệt
˗ Được Trưởng phòng giao cho phụ trách các công việc khi cần thiết, ký
thay trưởng phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ
cho hoạt động của Công ty và Ban Giám đốc
+ Cán bộ nhân viên văn phòng
 Nhân viên phụ trách lưu trữ
˗ Là nhân viên chịu trách nhiệm chính sách về công tác văn thư – lưu trữ
của công ty
- Tham gia phục vụ các cuộc họp, hội nghị của công ty bao gồm của các
công việc chuẩn bị cuộc họp, hội nghị.
- Quản lý và sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác
văn thư – lưu trữ.
- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty.
- Kiểm tra, rà soát văn bản của công ty; lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

7
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

của công ty.

SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

8
Lớp CĐ QTVP K13A


Giám đốc

Thời gian làm việc

Giờ Hành chính

Ngày nghỉ

Chủ nhật, ngày lễ theo quy định
của pháp luật

I.MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC
Tham mưu cho giám đốc và tổ chức thực hiện công việc hành chính của
công ty diễn ra thông suốt và tạo dựng được hình ảnh tích cực đối với các đối
tác và tổ chức bên ngoài của công ty. Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước
giám đốc về toàn bộ hoạt động của văn phòng

SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

9
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

II.CÁC TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1.Tham mưu cho giám đốc xây dựng cải tiến và tổ chức áp dụng cơ chế

1.Hệ thống thông tin liên lạc,thông tin quản lý trong nội bộ công ty được
quản lý, vận hành đúng theo quy trình, quy định
2. Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát
3.Công ty y tế, khám chữa bệnh phục vụ cho nhân viên, khám chữa bệnh
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

10
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

đầy đủ
4. Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn được hoạt động ổn định
phát hiện và sữa chữa đúng tiêu chuẩn theo quy định
5. Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy và chế độ báo cáo của phòng
IV.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
BƯU CHÍNH VIETTEL
1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty
1.1 Vai trò trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hơp
˗ Phòng Chính trị hành chính là bộ phận tham mưu giúp việc cho thủ
trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, điều hành, là nơi thu thập sử lý thông
tin hỗ trợ cho những hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ
sở vật chất kỹ thuật toàn bộ hoạt động của cơ quan
˗ Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo. Thực hiện vai trò tư vấn cho giám đốc về nội dung và thể thức của văn bản.

hành triển khai công việc được đồng nhất tránh việc trồng chéo, theo dõi các
đơn vị thực hiện kế hoạch
Ví dụ:
Khi công ty có các cuộc họp quan trọng thì phòng hành chính Tổng hợp
phải chuẩn bị trước các văn bản có liên quan đến cuộc họp đó, chuẩn bị kinh
phí, tài liệu, cơ sở vật chất, chuẩn bị công tác lễ tân, văn nghệ.... cho cuộc họp
1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel
˗ Chương trình công tác thường kỳ là văn bản của Công ty nó thể hiện
các mục tiêu đề ra các phương pháp để hoàn thiện mục tiêu đó. Chương trình
công tác thường kỳ là cơ sở để kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động của Công ty
˗ Nó giúp cho thủ trưởng cơ quan chủ động trong công tác quản lý từ đó
cơ quan sẽ hoạt động tốt hơn và dễ hơn. Chương trình công tác phải phù hợp với
khả năng chuẩn bị và thời gian. Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự
phòng đột xuất.
• Quy trình xây dựng Công tác thường kỳ của Công ty Cổ phần Bưu
chính Viettel nhau sau:
+ Thu thập và xử lý thông tin : thu thập các thông tin các chủ trương,
chính sách của Nhà nước; các thông tin từ Phòng, Ban, đơn vị trực thuộc Công
ty và thông tin từ nguồn thực tế của công ty.
+ Xử lý thông tin
+ Xây dựng bản thảo
+ Lấy ý kiến đóng góp các văn bản gửi đến các đơn vị trong Công ty
+ Chỉnh sửa bản thảo
+ Trình Trưởng phòng duyệt
+ Trình giám đốc Công ty ký, ban hành.
 Đánh giá:
• Ưu điểm: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty Cổ phân Bưu chính Viettel nhìn chung là tương đối phù hợp với quá
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

đáo, lập kế hoạch trình giám đốc phê duyệt
Phòng Chính trị Hành chính tổng hợp có trách nhiệm phối hợp với các
phòng, ban có liên quan, chuẩn bị các tài liệu có liên quan, chuẩn bị các cơ sở
vật chất kỹ thuật trong các cuộc họp, chương trình đại hội
Sơ dồ hóa công tác tổ chức hội nghị
(phụ lục 04 kèm theo)
1.5. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan. Các chuyến đi công tác của thủ trưởng cơ quan cần phải chuẩn bị
trước một cách cẩn thận chu đáo
Phụ lục 05 kèm theo
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

13
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

1.6 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan
Tổng Công ty cổ phần bưu chính Viettel là một công ty trực thuộc tập
đoàn viễn thông quân đội Viettel do Bộ quốc phòng trực tiếp quản lý và điều
hành. Là một công ty có tác phong quân đội nên tình hình triển khia và thực hiện
nghi thức nhà nước về văn hóa công sở rất được chú trọng :
˗ Nhân viên trong công ty phải chấp hành theo nội quy đã quy định về
văn hóa giao tiếp ứng sử
˗ Tác phong chuyên nghiệp và chấp hành đúng về trag phục đeo thẻ khi


Khoa Quản trị văn phòng

này. Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội
Vụ về hướng dẫn thể hức và trình bày văn bản Hành chính
2.2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Chính trị Hành chính trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty
Công tác Văn thư của Công ty được đặt dưới sự quản lý phòng chính trị
hành chính và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng với mục đích nâng
cao hiệu quả của công việc Văn thư công ty trong quá trình giải quyết công việc
Mục đích chính của công tác Văn thư là tạo nên văn bản – công cụ quan
trọng để thiết lập thể chế hành chính, đảm bảo thông tin cho việc quản lý, chỉ
đạo điều hành công việc của công ty. Những văn bản quy định về những vấn đề
lớn cơ bản đã được thảo luận thông qua nội dung vấn đề và do giám đốc công ty
ký văn bản hoặc phó giám đốc ký thay khi được giám đốc ủy quyền
˗ Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: lãnh đạo văn phòng chỉ
đạo nhân viện trong văn phòng soạn thảo văn bản theo đúng thể thức, nội dung
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
như :Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan chủ quản, số ký hiệu, địa danh .... Thực
hiện tốt việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban
hành; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty phải thực hiện theo
đúng thẩm quyền quy định, tránh tình trạng sai về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản
˗ Quản lý và giải quyết văn bản: Thực hiện quản lý văn bản đến – văn
bản đi của cơ quan theo đúng hướng dẫn của Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/07/2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng
dẫn quản lý văn bản đi văn bản đến. Việc quản lý và giải quyết văn bản của
công ty, văn phòng và các dơn vị khác luôn được bảo quản tốt, đúng quy trình;
đảm bảo đúng về thẩm quyền, nội dung, hình thức văn bản trước khi ký ban
hành đáp ứng phù hợp với như cầu công việc

Công tác Lưu trữ của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel được tổ chức
dựa theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng
Chính trị Hành chính. Tài liệu trong công ty chủ yếu là tài liệu sản sinh trong
quá trình hoạt động của công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ; tài liệu chủ yếu
là do các phòng, ban soạn thảo và được bổ sung vào lưu trữ của Công ty
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu theo phông theo một
phương án phân loại. Công ty lựa chọn theo phương án chỉnh lý “thời gian – mặt
hoạt động”
Các bước chỉnh lý tài liệu của Công ty được tiến hành như sau :
˗ Phân chia tài liệu chỉnh lý
˗ Lập hồ sơ
Quá trình phân loại hồ sơ phải ghi rõ tiêu đề hồ sơ và ghi vào mảnh gài
gắn vào hồ sơ. Biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến sau đó biên mục chính thức
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

16
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

vào bìa hồ sơ nôi dung trên bìa hồ sơ phải ghi rõ : tên phông lưu trữ, tên đơn vị
tổ chức, tên tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng bì và thời hạn
bảo quản, số lưu trữ, sắp xếp tài liệu trên giá tủ
3.3 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ :
Bảo quản tài liệu lưu trữ là biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dà tuổi thọ
và đảm bảo an toàn cho tài liệu. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc rất


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

đầu tư kinh phí vào việc xây dựng phần mềm quản lý chuyên dụng để đảm bảo
phục vụ yêu cầu cơ bản cho công tác thu nhập tài liệu của các phòng ban trong
những năm tiếp theo
˗ Đội ngũ cán bộ Văn thư – Lưu trữ đa được quan tâm và được bồi
dưỡng nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng nhu cầu làm việc và tinh thần trách
nhiệm trong công việc của cán bộ và nhân viên trong Văn phòng
˗ Đầu tư xây dựng thiết bi ngày càng coi trọng, đa xây dựng các quy chế
xử lý công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước và quy định của
Cục Văn thư – lưu trữ của Nhà nước
• Hạn chế: Mặc dù công tác Văn thư – lưu trữ của công ty đa được thực
hiện theo đúng quy định nhưng bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn một số
những hạn chế sau.
˗ Chưa chú trọng đào tạo cán bộ có nghiệp vụ vững vàng để bảo quản Tài
liệu lưu trữ, nhất là việc khôi phục tài liệu, nghiên cứu xử lý những sự cố đối
với kho lưu trữ tài liệu
˗ Việc thu thập bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, một số tài liệu
giao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất
lượng
˗ Công tác phân loại tài liệu tiến hành chậm và hạn chế, đối tượng tham
gia vào việc chỉnh lý tài liệu còn hạn chế nên không thể làm được các bước theo
yêu cầu nghiệp vụ
˗ Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu chưa đầy đủ, vì vậy rất khó
khăn trong việc tra cứu sử dụng tài liệu và thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu có
trong kho lưu trữ
˗ Việc hiện đại hóa công tác Văn thư lưu trữ, nhất là việc đưa ứng dụng

SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

19
Lớp CĐ QTVP K13A