ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------------------------------

HOÀNG MINH NHU

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SỸ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------------------------------

HOÀNG MINH NHU

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học:
TS. Trần Hoàng

3. Phương pháp nghiên cứu .................................................................. 8
4.1.Đối tượng nghiên cứu ................................................................ 10
4.2.Phạm vi nghiên cứu ................................................................... 10
5. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................... 11
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .............................................................. 11
7. Tài liệu tham khảo .......................................................................... 15
8. Đóng góp của luận văn ................................................................... 15
Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ...................... 19
TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ .......................................................... 19
1.1 Khái niệm công tác lưu trữ ........................................................... 19
1.2. Khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ......................... 20
1.3. Các cơ sở quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.......................... 22
1.3.1 Cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ........ 22
1.3.2 Cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ....... 26
1.4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ Ninh Bình ............................................................................... 33
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC
LƢU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH .............................................................. 36
2.1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình,
đề án về lưu trữ ............................................................................................ 36
1


2.3. Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn về lưu trữ ................................... 45
2.4. Tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ; tổ chức tập
huấn, bồi dưỡng về lưu trữ ........................................................................... 50
2.4.1. Tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ ............ 50
2.4.2.Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng .................................................. 52
2.5. Thống kê, sơ kết, tổng kết về lưu trữ ........................................... 55
2.5.1. Thống kê về lưu trữ ............................................................... 55


DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

TƯ

-

Trung ương

TTLT

-

Trung tâm Lưu trữ

TLLT

-

Tài liệu lưu trữ

UBND

-

Ủy ban nhân dân

4



Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức ở địa phương là khối tài liệu hết sức có giá trị. Khối tài liệu này chứa đựng
các thông tin phản ảnh lịch sử phát triển, đấu tranh của nhân dân địa phương;
lịch sử hình thành, hoạt động của các cơ quan chính quyền, các tổ chức; chủ
trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, tình hình chính trị, kinh tế,
văn hoá, xã hội cũng như thành quả đấu tranh và lao động sáng tạo của nhân dân
địa phương từ sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945 đến nay. Những nội dung
thông tin này hết sức quý giá, giúp chúng ta có thể nắm và hiểu được lịch sử hoạt
động của địa phương một cách tường tận và chân thực nhất. Chúng không những
6


có ý nghĩa đảm bảo thông tin cho lãnh đạo chỉ đạo, sản xuất, kinh doanh, nghiên
cứu khoa học…của các cơ quan tương ứng, mà còn là một nguồn sử liệu quý,
một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Trên thực tế, vai trò của tài liệu lưu trữ nói chung, vai trò của tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở địa phương nói
riêng đang dần được nhận thức một cách đầy đủ. Vị trí của công tác quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ tại địa phương được nâng lên một cách đáng kể, minh
chứng rõ ràng nhất đó là việc ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ đã ban hành
Thông tư số 02/2010/TT-BNV về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu
trữ trực thuộc Sở Nội vụ được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn
thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Tiếp đến, Luật Lưu trữ ra đời năm 2011
đã đánh dấu một bước phát triển mới của ngành Lưu trữ. Luật Lưu trữ kế thừa
các quy định trước đó về lưu trữ và có những quy định mới mang tính thay đổi
hệ thống.
Những sự thay đổi trên giúp cho việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
của các địa phương được tập trung, thống nhất. Nhiều địa phương có công tác

về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
3. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu cơ bản sau:

8


Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học.
Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và
thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn
diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả còn sử dụng các phương pháp
luận của lưu trữ học là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn
diện tổng hợp. Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phương hướng nhận
thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, khảo sát, giải quyết các vấn đề trong
việc khái quát tình hình thực tiễn tổ chức công tác lưu trữ cũng như đề ra các giải
pháp hoàn thiện công tác này.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng nhằm
phân tích kỹ tình hình thực trạng công tác lưu trữ tại Ninh Bình, từ đó, đề xuất
các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong thực
tiễn.
Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được sử dụng nhằm thu thập các
thông tin cần thiết từ những cán bộ thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ Ninh Bình những người có hiểu biết về việc tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
tại Ninh Bình cũng như từ các giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà
Nội, bạn bè, đồng nghiệp có am hiểu về lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ.
Phương pháp điều tra, khảo sát: tác giả sẽ tiến hành khảo sát thực tế việc tổ
chức công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình đã thực hiện như thế nào, đã đạt được

10


Đề tài nghiên cứu việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh
Bình tại thời điểm trước và sau khi Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực thi hành để
thấy rõ thực trạng của công tác này trước đó và những biến chuyển, tác động tích
cực của nó sau đó và những tồn tại cần phải khắc phục.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu ở trên, người nghiên cứu luận văn phải
thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Làm rõ một số vấn đề tổng quan về quản lý nhà nước trong công tác lưu
trữ, những cơ sở lý luận, cơ sở khoa học của quản lý nhà nước trong công tác lưu
trữ cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ Ninh Bình.
- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh
Bình.
- Trên cơ sở kết quả khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ, đưa ra những đánh giá ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
- Nghiên cứu, xây dựng giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ ở địa phương không phải là
một hướng nghiên cứu mới trong ngành Lưu trữ. Trong số nhiều công trình
nghiên cứu về công tác lưu trữ, đã có những công trình được thực hiện một cách
có quy mô, có đóng góp quan trọng về khoa học và thực tiễn ở cả cấp ngành,
luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp hay các bài viết trên tạp chí chuyên ngành,
trong các hội thảo, hội nghị khoa học... Cụ thể:
11


tác giả Trần Quang Hồng. Đề tài đã khái quát được thực trạng công tác bổ sung
tài liệu vào các TTLT tỉnh cùng với đó là đưa ra các giải pháp đối với công tác
này như các giải pháp về trách nhiệm của cơ quan quản lý vĩ mô về công tác lưu
trữ; trách nhiệm của Ủy ban nhân dân tỉnh và Trung tâm lưu trữ tỉnh; trách
nhiệm của cơ quan là nguồn nộp lưu.
+ Đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình Thực trạng và giải pháp”của tác giả Nguyễn Hằng Thủy. Đây là một trong số ít
đề tài nghiên cứu cụ thể về công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình và đã đưa ra được
một số giải pháp cụ thể để tổ chức quản lý tốt tài liệu hồ sơ hành chính hiện hành
ở UBND thành phố Ninh Bình…
- Ngoài ra, còn có nhiều khóa luận tốt nghiệp, niên luận, báo cáo nghiên cứu
khoa học của sinh viên, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng như tại các
hội thảo khoa học đề cập đến các vấn đề cụ thể trong quản lý công tác lưu trữ tại
địa phương như:
+ Trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ có bài viết “Một vài nhận xét
về việc tập huấn công tác lưu trữ ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”
(Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3/1995) của tác giả Hà Quảng. Trong bài viết này
tác giả đã đánh giá công tác tập huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước tại các địa
phương qua theo dõi của tác giả về lớp tập huấn được mở tại 10 tỉnh. Các ý kiến
nhận xét, đánh giá của tác giả tập trung vào các vấn đề: chủ trương tổ chức tập
huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước, nội dung tập huấn, thời gian tập huấn, đối
tượng tham gia tập huấn. Bài viết này là nguồn tư liệu tham khảo có giá trị giúp
cơ quan quản lý đề ra biện pháp kịp thời nhằm nâng cao chất lượng công tác tập
huấn tại địa phương.
13


+ Bài viết “Lại bàn về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa
phương” của tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
5/2006). Bài viết đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ địa phương như giao chức năng quản lý Nhà nước về lưu trữ

Một là: Các văn bản của Nhà nước, các văn bản quy định của tỉnh Ninh
Bình về công tác lưu trữ.
Hai là: Một số sách, giáo trình về công tác lưu trữ:
- Cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất
bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990.
- Cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình
Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2006.
- Cuốn “Giáo trình Lưu trữ” của trường Cao đẳng Nội vụ, Nhà xuất bản
Giao thông vận tải, năm 2006.
Ba là: Các đề tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận tốt nghiệp, các luận
văn, luận án thạc sĩ viết về đề tài quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và các bài
báo, bài viết nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
Bốn là: các đề tài nghiên cứu, báo cáo tổng kết năm, hồ sơ... của tỉnh Ninh
Bình liên quan đến quản lý công tác lưu trữ.
8. Đóng góp của luận văn
Nếu được thực hiện tốt, chúng tôi hy vọng luận văn sẽ góp phần:
- Bổ sung thêm lý luận chung về quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nói
chung và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở địa phương nói riêng, cụ thể: lý
15


luận về quản lý nhà nước trong lĩnh vực xây dựng, chỉ đạo thực hiện kế hoạch về
lưu trữ; về xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo; về kiểm tra, hướng dẫn; về thi
đua, khen thưởng; nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thong tin; tổ chức quản lý
tài liệu lưu trữ…
- Kết quả của luận văn là đưa ra các đánh giá chân thực về thực trạng quản
lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình và đưa ra các giải pháp thiết
thực để hoàn thiện công tác này. Từ đó, giúp cho Lãnh đạo tỉnh Ninh Bình chú
trọng hơn nữa cũng như có cơ sở trong việc đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao

những ưu điểm, hạn chế của công tác này ở Ninh Bình.
Chương 3 của luận văn là “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước
về lưu trữ của tỉnh Ninh Bình”. Đây là chương quan trọng nhất của luận văn. Tại
chương này, tác giả đưa ra các giải pháp dựa trên những khảo sát, nghiên cứu,
đánh giá trước đó nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
của tỉnh Ninh Bình. Các giải pháp đưa ra là các giải pháp có tính chất cơ bản,
gồm các giải pháp về hoàn thiện, nâng cao hệ thống văn bản quy định, hướng
dẫn nghiệp vụ; giảp pháp về nâng cao hiệu quả công tác tập huấn nghiệp vụ; giải
pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra và một số giải pháp về nghiệp vụ lưu
trữ cụ thể…
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận được sự góp ý và dìu dắt
tận tình của thày giáo hướng dẫn là TS. Trần Hoàng. Tác giả cũng đã nhận được
sự cộng tác và chia sẻ của các cán bộ công chức, viên chức đang công tác Chi
cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cũng như thày cô giáo, bạn bè, đồng nghiệp.
Do những hạn chế từ phía chủ quan và khách quan nên chắc chắn không tránh
17


khỏi những sơ suất, thiếu sót, vì thế, rất mong nhận được sự góp ý của các thày,
cô và đồng nghiệp.

18


Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
1.1 Khái niệm công tác lƣu trữ
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động
trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ

niệm trên có thể thấy, trước tiên công tác lưu trữ hiện nay đã được coi là một
ngành hoạt động, một lĩnh vực hoạt động chính thức của Nhà nước ta sánh ngang
với các ngành hoạt động khác trong xã hội và nhiệm vụ trọng tâm, cốt yếu, mang
tính chất quyết định của công tác lưu trữ là nhiệm vụ bảo quản an toàn và tổ
chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tuy vai trò của công tác lưu
trữ quan trọng là vậy nhưng để thực hiện tốt công tác lưu trữ thì không thể thiếu
đi vai trò của quản lý nhà nước trong công tác này.
1.2. Khái niệm quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ
Để tìm hiểu khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, trước tiên ta
phải hiểu quản lý nhà nước là gì?
Quản lý là sự tác động lên một hệ thống nào đó với mục tiêu đưa hệ thống
đó lên trạng thái cần đạt được. Quản lý là một phạm trù xuất hiện trước khi có
Nhà nước với tính chất là một loại lao động xã hội hay lao động chung được thực
hiện ở quy mô lớn. Theo C.Mác, Ph.Ăng ghen thì bất kỳ lao động xã hội trực
tiếp hay lao động chung nào đó mà được tiến hành trên quy mô tương đối lớn
đều cần có sự quản lý ở mức độ nhiều hay ít nhằm phối hợp những hoạt động cá
nhân và thực hiện những chức năng chung… Như vậy, quản lý xã hội không
20


phải là sản phẩm của sự phân chia quyền lực, mà là sản phẩm của sự phân công
lao động nhằm liên kết và phối hợp hoạt động chung của con người.
Quản lý nhà nước trong bất kì lĩnh vực hoạt động nào cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng bởi nó duy trì sự ổn định và phát triển của các lĩnh vực đó trong
xã hội. Theo định nghĩa trong giáo trình Quản lý Hành chính Nhà nước của Học
viện Hành chính Quốc gia, xuất bản năm 1993 có thể hiểu “quản lý nhà nước là
sự quản lý của nhà nước đối với xã hội và công dân. Đó là sự chỉ huy, điều hành
để thực thi quyền lực nhà nước do tất cả các cơ quan nhà nước có tư cách pháp
nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà nước đã giao trong việc tổ chức và