LỜI CẢM ƠN
Qua 10 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của
Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và
Truyền thông - Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận
tình của Cô Phạm Thị Bích Hải, em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và
chương trình đúng thời gian quy định.
Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em
rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn
thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của bệnh
viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập, thu
thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến bệnh viện.
Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông
tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái
Nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô Phạm Thị Bích Hải đã chỉ
bảo, hướng dẫn em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt
chương trình và bản báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày

tháng

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Hoàn

năm 2016


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG

1.3. Chức năng, nhiệm vụ:...................................................................................................3
1.4. Cơ cấu tổ chức: .............................................................................................................5
1.5. Nguồn nhân lực.............................................................................................................7
Chương II: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI BỆNH VIỆN ĐA
KHOA TỈNH BẮC GIANG ................................................................................ 11
2.1. Khái quát chung về văn bản.......................................................................................11
2.1.1. Khái niệm về văn bản.......................................................................... 11
2.1.2. Phân loại văn bản ................................................................................ 11
2.1.3. Chức năng của văn bản........................................................................ 12
2.2. Tổng quan về quản lý văn bản ...................................................................................13
2.2.1. Khái niệm quản lý văn bản .................................................................. 13
2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản ................................................................ 14
2.3. Quản lý văn bản đến...................................................................................................14
2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến......................................................................... 14
2.3.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến..................................................... 15
2.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến.................................................. 15
2.3.4. Đăng ký văn bản đến........................................................................... 17
2.3.5. Trình và chuyển giao văn bản đến. ...................................................... 22
2.3.6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến................ 23
2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đi................................................................................26
2.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản. .................................................................................................. 26
2.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ....................................... 27


2.4.3. Đăng ký văn bản đi ............................................................................. 27
1.4.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi...... 30
2.4.5. Lưu văn bản đi .................................................................................... 34
2.5. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2. 1 Mẫu dấu đến. ....................................................................................... 16
Hình 2. 2 Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến ....................................... 18
Hình 2. 3 Phần đăng ký văn bản đến.................................................................... 19
Hình 2. 4 Phần đăng ký đơn thư. ......................................................................... 21
Hình 2. 5 Phần đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến..................................... 25
Hình 2. 6 Phần đăng ký văn bản đi. ..................................................................... 29
Hình 2. 7 Bì chuyển giao văn bản đi.................................................................... 31
Hình 2. 8 Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi ........................................................... 33
Hình 2. 9 Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến ............................................... 36
Hình 2. 10 Quy trình quản lý văn bản đi ............................................................. 38
Hình 3. 1. Giao diện phần mềm quản lý văn bản ................................................. 43
Hình 3. 2. Cửa sổ tạo mới văn bản đến ................................................................ 44
Hình 3. 3. Cửa sổ trạng thái văn bản đến ............................................................. 45
Hình 3. 4. Cửa sổ tạo văn bản đến từ Email......................................................... 46
Hình 3. 5. Cửa sổ hòm thư email văn bản đến ..................................................... 46
Hình 3. 6. Cửa sổ tạo văn bản đến từ Email......................................................... 47
Hình 3. 7. Cửa sổ thông tin về văn bản đến trong email....................................... 47
Hình 3. 8. Nhấn nút "Xử lý" để mail trở thành văn bản đến của cơ quan.............. 48
Hình 3. 9. Cửa sổ tạo mới một văn bản đi............................................................ 49
Hình 3. 10. Cửa sổ chọn nơi đến khi gửi mail các đơn vị có sẵn trong danh bạ.... 51
Hình 3. 11. Cửa sổ tìm văn bản đến..................................................................... 52
Hình 3. 12. Cửa sổ tìm văn bản đi ....................................................................... 53
Hình 3. 13. Cửa sổ in sổ văn bản đến................................................................... 53
Hình 3. 14. Cửa sổ in sổ văn bản đến................................................................... 54
Hình 3. 15. Cửa sổ chọn loại văn bản muốn in..................................................... 54
Hình 3. 16. Cửa sổ điều chỉnh số văn bản............................................................ 55
Hình 3. 17. Cửa sổ xem văn bản đến cần điều chỉnh số ....................................... 56
Hình 3. 18. Cửa sổ để sửa số văn bản đến............................................................ 56
Hình 3. 19. Cửa sổ thống kê báo cáo ................................................................... 57

mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng
cao cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức làm công
tác quản lý văn bản.
Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của công tác quản lý văn bản, đây là
yêu cầu cấp bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống
các văn bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ
nhà nước, phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc bệnh
viện Đa khoa tỉnh Bắc giang, tôi đã chọn đề tài " Nâng cao hiệu quả hoạt động

1


công tác quản lý văn bản bằng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc
tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang".
* Mục tiêu nghiên cứu:
Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Đề xuất giải pháp ứng
dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong công tác văn
thư tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang, và nhận thức của bản thân nói riêng
cũng như của sinh viên ngành quản trị văn phòng nói chung về vị trí vai trò của
công nghệ thông tin trong nhu cầu phát triển mới của xã hội trong tất cả các lĩnh
vực . Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu nghiên cứu một
vấn đề liên quan trực tiếp với chuyên ngành mình được đào tạo.
* Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản tại bệnh viện Đa khoa
tỉnh Bắc Giang và Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc ( version
1.3)
Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, sử dụng trực tiếp
chương trình, tác nghiệp cụ thể.
* Bố cục của đề tài gồm:
Chương 1: khái quát chung về bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang

chính, tổ chức bộ máy, nhân sự ( theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày
25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập)
1.3. Chức năng, nhiệm vụ:
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang thực hiện chức năng nhiệm vụ của Bệnh
viện Đa khoa hạng I theo Quyết định số 1895/1997/QĐ-BYT ngày 19/9/1997 của
Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành quy chế bệnh viện như sau:

3


Cấp cứu - Khám bệnh - Chữa bệnh
- Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc từ các bệnh
viện khác chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú hoặc ngoại trú.
- Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe theo quy định của Nhà nước.
- Có trách nhiệm giải quyết hầu hết các bệnh tật trong tỉnh và thành phố
trực thuộc trung ương và các ngành.
- Tổ chức khám giám định sức khỏe, khám giám định pháp y khi hội đồng
giám định y khoa tỉnh, thành phố hoặc cơ quan bảo vệ pháp luật trưng cầu.
- Chuyển người bệnh lên tuyến trên khi bệnh viện không đủ khả năng giải quyết.
Đào tạo cán bộ y tế
- Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế ở bậc đại học và trung học.
- Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong bệnh viện và tuyến dưới
để nâng cao trình độ chuyên môn.
Nghiên cứu khoa học về y học
- Tổ chức nghiên cứu, hợp tác nghiên cứu các đề tài y học ở cấp Nhà nước,
cấp Bộ hoặc cấp Cơ sở, chú trọng nghiên cứu về y học cổ truyền kết hợp với y học
hiện đại và các phương pháp chữa bệnh không dùng thuốc.
- Nghiên cứu triển khai dịch tễ học cộng đồng trong công tác chăm sóc sức khỏe
ban đầu lựa chọn ưu tiên thích hợp trong địa bàn tỉnh, thành phố và các ngành.


P.Giám
Đốc

P.Giám
Đốc

- Phòng TCCB
- Phòng TCKT
- Khoa Dược
- Phòng GĐPY

Phòng HC
Phòng Vật
tư
Khoa DD
Công tác An
ninh trật tự

Phòng KHTH
Phòng ĐD
Khoa TMH,
Mắt, RHM,
ĐY, DL,
VLTL, CNK.

Khối LS và 1816
Khoa: Ngoại TH,
CT, HSTC, CC,
HH, TM, nội TH,

đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người
lãnh đạo trực tiếp cấp trên. Đặc điểm của loại hình cơ cấu này là mối quan hệ giữa
các nhân viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy
định quan hệ dọc trực tiếp từ người lảnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người
thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp.
+ Ưu điểm
 Loại hình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ
trưởng. Tức là, mô hình này đề cao vai trò thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc một thủ
trưởng.
 Thông tin trực tiếp nên nhanh chóng, chính xác.
 Tạo ra sự thống tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng.
+ Nhược điểm
 Mô hình này chỉ áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ (người lãnh đạo có
thể xử lý những thông tin phát sinh) chứ không phù hợp cho quy mô lớn.
 Người lảnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận
quản lý chuyên môn.
 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng
mặt quản lý.

6


 Khi cần hợp tác, phối hợp công việc giữa hai đơn vị, hoặc hai cá nhân
ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi theo đường vòng qua các kênh
đã định.
1.5. Nguồn nhân lực
* Một số vấn đề chung
- Ưu điểm
+ Bệnh viện được các ban, ngành trong và ngoài tỉnh cũng như Sở Nội vụ,
Sở Y tế luôn quan tâm, giúp đỡ điều động, cơ cấu nguồn nhân lực tạo điều kiện để

* Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Đơn vị: Người
Trình độ

Nhu cầu

2009

2010

2011

Bác sĩ, chuyên khoa I,II

168

172

154

164

Điều dưỡng (TH, CĐ)

295

286

285


627

(Nguồn: Báo cáo của phòng tổ chức cán bộ bệnh viện về tình hình cán bộ
viên chức qua các năm)
Bảng 1. 2 Tình hình cán bộ viên chức của bệnh viện qua các năm
- Bảng 1.2 cho thấy trong 3 năm số lượng cán bộ viên chức của bệnh viện
đều thiếu (năm 2009 thiếu 12 người; năm 2010 thiếu 39 người và năm 2011 thiếu
23 người). Có hai nguyên nhân dẫn tới tình trạng bệnh viện thiếu cán bộ nhân
viên, (1) do viên chức nghỉ chế độ hưu trí và (2) là một số lượng lớn bác sĩ có trình
độ cao chuyển công tác về các bệnh viện tuyến trung ương.
Theo Định mức biên chế các cơ sở khám, chữa bệnh đa khoa đạt tiêu chuẩn
hạng II (theo thông tư Liên tịch số 08/2007/TTLT-BYT-BTC, Hướng dẫn định
mức biên chế sự nghiệp trong các cơ sở y tế Nhà nước của Bộ Y tế và Bộ Nội vụ.),
tỷ lệ người/giường bệnh làm việc trong giờ hành chính là từ 1,25 - 1,4. Bệnh viện
Đa khoa tỉnh Bắc Giang là Bệnh viên đa khoa hạng II với 500 giường bệnh theo kế
hoạch năm 2009; 550 giường theo kế hoạch năm 2010 và 2011. Theo Bảng 1, tỷ lệ
người làm việc trong giờ hành chính/giường bệnh trong 3 năm là: 638/500 = 1,27;
611/550 = 1,11; 627/550 = 1,14. Như vậy, nguồn nhân lực của Bệnh viện chưa
đảm bảo được định mức bên chế theo qui định trong năm 2010 và 2011.

8


Thực tế báo cáo 6 tháng đầu năm 2012 của Bệnh viện về tình hình quản lý,
sử dụng bên chế so với công suất giường bệnh cho thấy, bình quân ngày sử dụng
giường bệnh là 600 người/ngày, vượt 12/% công suất sử dụng cho phép. Như vậy
so với tình hình thực tế, nguồn nhân lực của bệnh viện chưa đảm bảo được nhu
cầu của công tác khám chữa bệnh. Căn cứ hệ số điều chỉnh định mức biên chế do
Bộ Y tế quy định đối với các bệnh viện có quá tải bệnh nhân, Hệ số điều chỉnh =
Hệ số quy định x số % công suất sử dụng giường bệnh bình quân. Vậy tổng biên


18,2

3

Quản lý, Hành chính

18-20

12,3

4

Bác sĩ/chức danh chuyên môn y tế khác

1/3 - 1/3,5

1/2,6

(Điều dưỡng, hộ sinh, kỹ thuật viên)
5

Dược sĩ Đại học/Bác sĩ

1/8 - 1/15

1/15,4

6


Trên
ĐH

1

Ngoại ngữ

Trưởng, phó khoa

45

ĐH
1

khá
c
0

Chính trị từ
Trung cấp

A

B

C

2

25

26

6

1

0

0

0

28

0

32

phòng
Tổng

5
50

34

6

4
4

điều chỉnh các quan hệ xã hội.
- Văn bản cá biệt
Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính
Nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm
của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình nhằm
giải quyết các công việc cụ thể.

11


- Văn bản hành chính thông thường
Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản
ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức
2.1.3. Chức năng của văn bản
- Chức năng thông tin
- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức
năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan trọng
nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện.
- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính
chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động do
Nhà nước đặt ra.
- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá
khứ, hiện tại và dự báo.
- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp
thời.
- Chức năng pháp lý
- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước. Nó làm căn cứ cho các
hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ quan
Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể

- Chức năng thống kê: Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những
con số, sự kiện, những vấn đề…
- Chức năng sử liệu: Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử
của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức…
2.2. Tổng quan về quản lý văn bản
2.2.1. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt
động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
Quản lý văn bản đi, đến là những nội dung quan trọng của công tác văn thư.
Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng
công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy cơ quan, tổ chức phải xây
dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ văn thư trong cơ quan
thực hiện nghiêm túc quy định đó.

13


2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ
quan, tổ chức gọi tắt là văn thư.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản
đến có đóng các dấu độ khẩn, hoả tốc, thượng khẩn, và khẩn phải được đăng ký,
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn
thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
- Văn bản, tài liệu mang tính bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo
quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
2.3. Quản lý văn bản đến

những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiện các độ mật.
Đối với văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư
số 12/2002/TT-BCA ( A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn
bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi
trả lại cho nơi gửi văn bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
2.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,
trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy

15


định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến,
ghi số đến và ngày đến kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết. Đối với
văn bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến, đối với văn bản đến được

-Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
(hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,

16


2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04,
21/7/05, 31/12/05.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể
cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp
cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./.
2.3.4. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm
thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn
bản mật).
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một
năm, nên lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến của Bộ, ngành, cơ quan trung ương.
- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác.
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm