SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ĐỀ TÀI :
“VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ GIÚP
HIỆU TRƯỞNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS
NGUYỄN BÁ PHÁT ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA”


I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
ề
Xây dựng trường Trung học cơ sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo Thông tư
số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo (BGDĐT) là việc là
đối với trường học. Trong những h

h n đ thì h

h

h n

h n lớn nhất, khó thực hiện

nhất là việc thi t l p h sơ ph n loại h sơ theo đ ng ti u chuẩn của Bộ GD-ĐT qu
đ nh Đ

là công việc đ i hỏi người là

công tác lưu trữ ph i cẩn th n cụ th t ng

công việc t ng loại h sơ c n thi t thi t l p đ
na các trường đang c n nhiều h


à thi t l p h sơ

Trường học là đơn v sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính tr của mình là giáo dục toàn
diện học sinh trong độ tuổi đ n trường Đ ng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo
của phòng Giáo dục Hòa Vang và có mối quan hệ với các cơ quan hữu quan khác
thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay gi i quy t công việc đ i hỏi
ph i có những qu đ nh về thủ tục hành chính v n thư - lưu trữ Do đ đ đ m b o
thông suốt trong gi i quy t công việc c n ph i có sự qu n lý khoa học, có sự c i cách
thủ tục hành chính

à trong đ quan trọng nhất là công tác l p h sơ đ

c u tất y u hách quan

là

ột yêu

à nhà trường ph i thực hiện.

Đ công việc có hiệu qu đạt thành tích cao đ i hỏi trước tiên b n thân của cán bộ v n
thư ph i không ng ng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau d i kinh nghiệm, v n dụng một
cách linh hoạt, theo hoàn c nh thực t mỗi công việc. Bi n cái khó thành cái dễ đ
thành thói quen của mình, thì công việc l c nào cũng trôi ch
3-Thực trạng:

và đạt hiệu qu cao.



làm việc là Nên l p h sơ đ giúp hiệu trưởng trong việc qu n lý hành chính và xây
dựng trường đạt chuẩn quốc gia.


5 P ươ g p áp g ê

ứu

L p h sơ là công việc luôn luôn được đi đ u. Mỗi công việc có liên quan với nhau
trong một vấn đề đều ph i l p h sơ đ
đặc biệt là trong việc

là công việc

à nh n vi n v n thư ph i là ;

dựng trường đạt chuẩn quốc gia Vì v y tôi c n ph i có

phương pháp c i ti n công tác và s p

p các loại h sơ nhằm làm cho công việc thông

suốt, hiệu qu .
6. Kế hoạch thực hiện:
Với nhiệm vụ của một cán bộ v n thư-lưu trữ là gi p cho lãnh đạo nhà trường điều
hành mọi công việc đ ng thời tha

ưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo và

ki m tra mọi hoạt động của các tổ chu n

thực hiện công việc.
2- Thời gian nghiên cứu :
- T những thực trạng v a nêu trên và qua thời gian công tác tôi nh n thấ : Đ làm tốt
nhiệm vụ công tác v n thư trong việc xây dựng trường chuẩn đ i hỏi người làm công


tác này c n ph i hi u công tác v n thư là toàn bộ công việc về xác l p h sơ tổ chức
gi i quy t và qu n lý v n b n theo phạm vi, nhiệm vụ và chức n ng của mình. Muốn
v y b n thân tôi ph i luôn n ng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác v n
thư hành chính nhằm giúp cho việc gi i quy t công việc ở cơ quan được nhanh chóng,
chính ác Đ ng thời gi p cho lãnh đạo qu n lý, chỉ đạo và ki m tra công việc trong cơ
quan được chặt chẽ. Góp ph n ti t kiệ

được công sức, thời gian gi i quy t công việc

trước mắt và đưa vào lưu trữ đ nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Như v

người làm nhiệm vụ công tác v n thư trong trường học c n nắm vững một

số nội dung sau đ

ử lý có hiệu qu :

+ Nh n và vào sổ công v n đ n.
+ Vào sổ và gửi công v n đi
+ Làm các h sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ L p h sơ; ph n loại và lưu trữ h sơ
Trường học là đơn v sự nghiệp, không giống như các đơn v hành chính khác; tất c
các ph ng ban đều l p h sơ theo công việc mình làm, cuối n

3- Giải pháp thực hiện :
a- Lập hồ sơ theo quy định :
-

u đ nh mở sổ theo dõi theo t ng n

31/12/cuối n

Bắt đ u t ngà 01/01/đ u n

đ nh t

Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01 02 … bắt đ u t ngà 01/01/n

sau tương tự như v y thực hiện các n

ti p.

- Phân loại theo tính chất của v n b n như: Tờ trình, báo cáo, quy t đ nh … theo thứ
tự thời gian, ta dùng bấm lỗ đ kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi đựng vào hộp h sơ phía
trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối n

tất c được đ ng lại thành t p và đưa vào lưu trữ.

Ví dụ: Trình tự l p h sơ theo qu đ nh đ theo dõi:
Theo Thông tư 06/2010 của Bộ GD&ĐT về ti u chuẩn 1 qu n lý nhà trường qu đ nh
các loại h sơ trương chuẩn thì trong đ v n thư ph i thi t l p
sau
H sơ học sinh,


- Học bạ c n được bọc nhựa đ b o qu n tốt, sạch sẽ. Trang bên trong
học bạ n u c lưu giữ các h sơ của học sinh như: giấy khai sinh (b n sao), phi u đ ng
ký nh p học lớp 6, Học bạ lớp 5 có xác nh n học ong chương trình ti u học đơn in
nh p học … c n ph i dùng kim bấm bấm lại đ khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ Đối
với học bạ lớp 6 v n thư ph i ghi số đ ng bộ vào trang đ u tiên.
- Đ nh kỳ nhà trường cho ki
ph i l p biên b n cụ th

tra tính chính ác đ

Nh n vi n v n thư e

đủ của các chi ti t trong học bạ,
ét và ử lý n u có gì thi u sót mà

thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo vi n nào c li n quan đ xử lý.
- Học bạ c n x p theo thứ tự

B

… dùng

ẹp đựng theo t ng lớp, bỏ vào một tủ

ri ng đ lưu giữ, bên ngoài c n ghi rõ tên lớp n
lớp và có danh sách lớp è

học, tên GVCN, số lượng của mỗi



ột ph n quan trong trong quá trình đào tạo chất lượng giáo dục của nhà

trường trong

ột h a học

- Sau khi h sơ tu n sinh lớp 6 ong và đuợc phân bổ theo lớp V n thư t p hợp danh
sách của các lớp 6, x p theo thứ tự v n

B

… ở ngoài giấ nháp sau đ

ở một

trang sổ mới và ghi vào sổ đ ng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn th n, sạch sẽ và đ

đủ

thông tin (theo mẫu qu đ nh).
- Mỗi n

học c n bổ sung h sơ học sinh như:l n lớp,ở lại lớp, chuy n đi

chuy n đ n, bỏ học cuối cấp học được thống
bao nhi u; học sinh ra trường là bao nhi u…Đ
là

công tác phổ c p giáo dục và


học (sổ này theo dõi diễn bi n t ng ha gi m

học).

ượn – tr của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi c n thi t.


c/ Sổ quản lý việc cấp phát bằng.
- V n bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS t ng khóa học được lưu giữ cẩn
th n b o qu n tránh thất lạc, học sinh nh n bằng ph i ký nh n ghi t n rõ ràng trường
hợp có phụ huynh nh n th ph i có giấy ủy quyền. Nhờ v
trường qu n lý tốt, cuối mỗi n

đã gi p cho lãnh đạo nhà

học thành l p đoàn i m tra, ki m kê l p biên b n số

bằng học sinh chưa nh n đ ng g i cẩn th n đ lưu giữ.
ồ sơ

d

n bộ

ng h

sơ cán bộ vi n chức là tài liệu pháp lý ph n ánh các thông tin cơ b n nhất của
B



g
u lí l ch- Ti u sử t

tắc các qu t đ nh li n quan bằng cấp

quá trình hen thưởng Kỷ lu t (n u c )- Phi u đánh giá công chức


hàng n

- các bì ẹp (ngh qu t – qu t đ nh về nh n sự – Nh n ét đánh giá đơn

thư- b ng

thành ph n tài liệu c trong h sơ )

uá trình lưu trữ:
- ác h sơ tr n ph i được iệu trưởng nhà trường ác nh n đ lưu giữ
- Khi chu n giao h sơ B

hoặc ti p nh n

sơ B

c n ph i thực hiện

theo qu t đ nh 1 /2006/ ĐBNV ngà 06/11/2006 ban hành qu ch qu n lý h sơ
CBCC.
- ắp


uốc gia
Có th đơn cử một số h sơ công việc như sau:
+ Sau khi nh n được v n b n hướng dẫn công tác tổng k t thực hiện dạ th
thêmcủa Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện

–học

oà Vang Nh n vi n v n thư hình thành

h sơ công việc như sau:
- Quy t đ nh của UBNDThành phố Đà Nẵng ban hành qu đ nh qu n lý dạy thêm học thêm.
- ông v n của Sở Giáo dục- Đào tạo về ướng dẫn thực hiện quy t đ nh qu n lý dạy
thêm - học thêm của UBND Thành phố Đà Nẵng
-

ông v n của Sở GD-ĐT V/v Tổ chức qu n lý dạy thêm –học th

thành phố Đà Nẵng.

Tr n đ a bàn


- ông v n của ướng dẫn công tác qu n lý dạy thêm - học th

n

học 2011-2012

của phòng Giáo dục & Đào tạo Hòa Vang.


việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia. Là việc là
trữ và tra cứu tài liệu, h sơ sau nà

inh chứng trong

c ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu

hi c n thi t.

Chính t những thao tác th n trọng tỷ
có khoa học nên t n

là h sơ

ỷ sắp

2010 đ n na trường T

p các loại v n b n một cách ng n sắp
Ngu ễn Bá Phát luôn hoàn thành

tốt nhiệm vụ. Riêng b n th n tôi cũng luôn hoàn thành uất sắc nhiệm vụ được giao.


5. Bài học kinh nghiệm
Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học hỏi cách làm
này và áp dụng cho tổ mình l p được nhiều loại h sơ li n quan đ n công việc làm của
tổ đ t p hợp và hình thành h sơ “X



ôn trưởng các

đoàn th cách hình thành h sơ công việc. Chính vì v y mà ở các tổ chuyên môn hoặc
tổ công đoàn l p được nhiều loại h sơ: như h sơ tổ chức ki m tra nội bộ, h sơ
dựng trường học thân thiện. Qua quá trình thực hiện công việc l p h sơ cho t ng
công việc như th đã gi p cho lãnh đạo nhà trường l p được nhiều loại h sơ và lưu
giữ cẩn th n Và quan trọng nhất là công tác “X
ông tác v n thư –lưu trữ đ ng g p

dựng trường đạt chuẩn quốc gia”

ột vai trò quan trọng là ngu n cung cấp thông

tin chính xác và có giá tr pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo
một quá trình đ là c n cứ thực ti n nhất trong việc l p h sơ “

dựng trường đạt

chuẩn quốc gia”
-Nhờ có biện pháp c i ti n đ m b o tính khoa học , chính xác nên trong thời gian qua
công tác v n thư hành chính nhà trường đã đ m b o thực hiện đ
thông tin đi –đ n một cách đ

đủ được các ngu n

đủ chính xác k p thời đáp ứng được nhu c u qu n lý

của nhà trường đạt hiệu qu cao ,Thực hiên Thắng lợi các nhiệm vụ n
ngành giáo dục đã đề ra.

giúp hiệu trưởng qu n lý công việc được chặt chẽ s u sát hơn Đặc biệt là trong việc
phục vụ công tác “X
2. Ki n ngh :

dựng trường đạt chuẩn quốc gia”


Đ xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước h t người là

công tác v n thư ph i

thi t l p các loại h sơ theo qu đ nh rõ ràng đ ng qu ch chuyên môn. Nên thành l p
các loại h sơ hiện hành theo trong thời gian hình thành công việc đ
Các cấp c n quan t

đ u tư cơ sở v t chất như tủ - kệ nhằm phục vụ tốt cho công tác

lưu trữ .
Tr n đ

là những kinh nghiện

à tôi đã thực hiện được trong quá trình công tác trên

thực t tại trường THCS Nguyễn Bá Phát trong việc “
Bá Phát đạt chuẩn quốc gia”

Người viết

Lê Thị Lan