Mục lục
QUYẾT ĐỊNH .................................................................................................................35
1. Công tác quản lý, chỉ đạo..................................................................................................38
IV. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA NHÀ TRƯỜNG TRONG THỜI GIAN TỚI
...............................................................................................................................................38

Phần I
ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức
sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai
trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà
nước là rất quan trọng. Nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp
phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt.
Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy
nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
Xác định rõ vị trí, tầm quan trọng và thực trạng của công tác cải cách
hành chính, ngày 04/01/2013 Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội đã ra Chỉ thị
số 01/CT-UBND về thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" và Ủy ban
nhân dân quận Cầu Giấy đã ban hành Kế hoạch số 23/KH-UBND ngày
05/02/2013 triển khai thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" tại các đơn
vị thuộc quận Cầu Giấy, trong đó có mảng công tác văn thư lưu trữ.


Phần II
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG MẦM
NON HOA HỒNG

MÂU GIÁO LỚN: 19

LỚP MG BÉ: 04
199 học sinh

LỚP MG NHỠ: 06
294 học sinh

LỚP MG LỚN: 06
297 học sinh

2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng
2.1. Ưu điểm
Công tác Văn thư - lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng đã thực hiện
tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Mối quan hệ giữa Hiệu trưởng với các tổ
Chuyên môn, tổ Văn phòng được thiết lập tốt. Việc thực hiện đúng thẩm quyền,
uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ có xu hướng
đi vào nề nếp. Có định biên cán bộ văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn,
nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện
nhiệm vụ.
Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ. Việc
chuyển giao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ
“mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã
hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ được giao và bước đầu đảm bảo đúng các
quy định về công tác văn bản, giấy tờ. Việc quản lý con dấu đảm bảo đúng
nguyên tắc và quy định.
2.2. Hạn chế
Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược điểm sau:
Nhân viên văn thư của trường kiêm nhiệm nhiều công việc như thủ quỹ, thủ

tác văn thư, lưu trữ
Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu đầu tiên của một chu trình. Mọi
hoạt động quản lý đều được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch.

4


Trên cơ sở các văn bản của nhà nước và quận Cầu Giấy, hàng năm
Trường đã xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù
hợp với điều kiện thực tế của nhà trường (phụ lục 1, 2).
Việc ban hành các văn bản quản lý chỉ đạo thuộc trách nhiệm của các nhà
quản lý, song đó mới chỉ là hình thức trên giấy tờ. Muốn cho các văn bản đó trở
thành hiện thực tôi đã tổ chức triển khai thực hiện như sau:
- Văn thư phô tô văn bản và chuyển tới các bộ phận cá nhân có liên quan,
đưa văn bản lên trang web của trường, Email của các lớp, bộ phận.
- Tổ chức họp quán triệt nội dung cơ bản nhất của văn bản cần triển khai,
hướng dẫn từng bộ phận, cá nhân cách thức thực hiện.
- Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận, cá nhân liên quan.
Giải pháp 2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt
động của công tác văn thư, lưu trữ
2.1. Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt
động của công tác văn thư, lưu trữ
Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư
lưu trữ bằng nhiều hình thức
Tăng cường công tác bồi dưỡng CBGVNV thông qua việc cử cán bộ, nhân
viên dự các buổi tập huấn tại Quận, tại Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng.
Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải
bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn, có
chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh
thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong trường.

tính, thiết bị chống ẩm mốc, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, cặp tài liệu... Tham
mưu bổ sung phòng lưu trữ hồ sơ đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác
này (phụ lục 7).
Giải pháp 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư, lưu trữ
Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ đang đề cập đến ở
đây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi
các thiết bị, trong đó có máy tính điện tử.
Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của
nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một số nhân viên văn thư hành
6


chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. Ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách
nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo, giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp
thời, chính xác, đúng đắn, góp phần phục vụ công cuộc cải cách hành chính.
Giải pháp 5. Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ
Để đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số
biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số
công văn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài
liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp
thời điều chỉnh cho phù hợp.
Qua công tác kiểm tra đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời
khắc phục. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, những
tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ
được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt
Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có làm
vậy mới nâng cao chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ. Các tổ Chuyên môn,
bộ phận trong Trường cần phải coi trọng công tác văn thư, lưu trữ hơn, góp phần

chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt
được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc
biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa
đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những
người làm văn thư, lưu trữ.
Đứng trước yêu cầu đổi mới của đất nước nói chung, quận Cầu Giấy nói
riêng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng đã có nhiều bước
tiến đáng kể, công tác văn thư, lưu trữ đã dần đi vào nền nếp, thực hiện nghiêm
túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà
nước có hiệu lực, hiệu quả...
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều
vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thỏa đáng. Nó đòi hỏi cần có
sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công
8


tác văn thư, lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường
mầm non Hoa Hồng mà còn ở các cấp các ngành khác nhau.
II. BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Công tác văn thư, lưu trữ của trường MN Hoa Hồng bước đầu đã đạt được một số
kết quả nhất định. Để đạt được những kết quả đó, tôi đã rút ra một số kinh nghiệm sau:
1) Chấp hành nghiêm túc sự chỉ đạo của cấp trên.
2) Cán bộ quản lý phải nhận thức đúng đắn về vị trí, vai trò, nhiệm vụ và
nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ đó phổ biến, chỉ đạo đội ngũ thực hiện.
3) Tạo điều kiện về kinh phí hoạt động, trang thiết bị phục vụ cho công
tác văn thư, lưu trữ.
4) Tạo điều kiện để giáo viên, nhân viên được dự các lớp tập huấn và tự
bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
5) Động viên kịp thời những cán bộ, giáo viên, nhân viên thực hiện tốt

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : ......... /QĐ - HH

Cầu Giấy, ngày

tháng

năm 2012

KẾ HOẠCH
Công tác văn thư, lưu trữ năm 2012
Căn cứ Kế hoạch số

/KH-UBND ngày 05/02/2012 của UBND Quận

Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; tài
liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ một cách khoa học, trường mầm non Hoa Hồng xây dựng kế hoạch
công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
- Nâng cao nhận thức của Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên Trường mầm
non Hoa Hồng về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác

văn thư, lưu trữ do các cấp tổ chức.
- Quan tâm thực hiện việc bố trí sử dụng kho lưu trữ tài liệu của nhà
trường để đáp ứng yêu cầu bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
11


2. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
2.1. Công tác văn thư
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của
UBND Quận và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Phòng Nội vụ, Trường
mầm non Hoa Hồng thực hiện tốt các công việc sau:
- Thống nhất quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Thực hiện đúng
các quy định về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản: Theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến: Theo hướng dẫn tại Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc hướng dẫn đăng ký văn bản đi, văn bản đến.
- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ theo đúng quy định.
- Thực hiện quản lý, sử dụng con dấu trong công tác văn thư theo đúng
quy định của Nhà nước.
2.2. Công tác lưu trữ
- Lập kế hoạch và tổ chức thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào kho
lưu trữ của Trường đúng thời hạn và thủ tục quy định;
- Tổ chức thực hiện khai thác, sử dụng tài liệu theo đúng quy định. Xây
dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tài liệu,
lập sổ quản lý khai thác, sử dụng tài liệu.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Bổ sung trang bị các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo

+ Sắp xếp tài liệu theo danh mục qui định. Đề xuất kế hoạch, tiến hành
chỉnh lý tài liệu của nhà trường trong quý II năm 2013 để nộp vào kho lưu trữ
của Quận.
+ Chủ động bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết phục vụ công
tác lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ theo qui định.
+ Bố trí cán bộ phụ trách kho lưu trữ.
2. Nhân viên văn thư

13


- Tham mưu việc xây dựng và ban hành văn bản về nội qui, qui chế công
tác văn thư lưu trữ; Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản; ban hành danh
mục hồ sơ hiện hành của cơ quan theo đúng qui định của nhà nước.
- Tham mưu, chuẩn bị cơ sở vật chất như: Phòng lưu trữ, các trang thiết bị
thiết yếu phục vụ, bảo đảm an toàn việc lưu trữ và khai thác thông tin tại trường
theo tiêu chuẩn đã qui định.
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ, bộ phận, phục vụ công tác
khai thác thông tin theo quy định.
Trên đây là kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm
2013 của Trường mầm non Hoa Hồng, yêu cầu toàn thể CBGVNV, các tổ
chuyên môn, các bộ phận liên quan nghiêm túc thực hiện./.
Nơi nhận:

HIỆU TRƯỞNG

- Phòng nội vụ;

(Ký và đóng dấu)


Về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG
Căn cứ Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày
11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;
Căn cứ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Kế hoạch số ......./KH-UBND ngày 05/02/2012 của UBND Quận
Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012;
Căn cứ vào tình hình thực tế của trường mầm non Hoa Hồng năm 2012,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non
Hoa Hồng (có quy chế kèm theo).
Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Các cán bộ, giáo viên, nhân
viên và các tổ chức, các tổ chuyên môn, bộ phận liên quan căn cứ quyết định thi
hành./.
Nơi nhận:
- Phòng Nội vụ quận;
- Chi bộ, Công đoàn, Đoàn thanh niên;

HIỆU TRƯỞNG
(Ký và đóng dấu)

- Các tổ chuyên môn;
- Các đồng chí CBGVVN;
- Lưu VT.

Họ và tên

15

đúng các điều quy định trong quy chế này.
16


Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan
- Nhân viên văn thư, bộ phận Hành chính chịu trách nhiệm làm công tác
văn thư, lưu trữ loại các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan, các loại tài
liệu về văn hóa, giáo dục, khoa học kỹ thuật, các số liệu liên quan đến cơ quan
qua các thời kỳ.
- Đoàn TNCS Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm lưu trữ các tài liệu có liên quan
đến các hoạt động của Đoàn trường.
- Công đoàn: Lưu trữ các tài liệu có có liên quan đến các hoạt động của
Công đoàn.
- Chi bộ Đảng: Lưu trữ các tài liệu có có liên quan đến các hoạt động của
Chi bộ.
Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ
Đồng chí Nghiêm Thị Huyền Trang – Nhân viên văn thư làm công tác văn thư
và lưu trữ trong cơ quan theo quy định.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Thủ trưởng cơ quan cùng các bộ phận liên quan như kế toán, Phó hiệu
trưởng phụ trách cơ sở vật chất chịu trách nhiệm về trang thiết bị chuyên dùng
phục vụ công tác văn thư lưu trữ; nhân viên văn thư xây dựng kế hoạch trong
việc bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động
nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ.
Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
Công tác văn thư lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo các quy định
của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1 . SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

18


Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ
A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo
Quy chế này (Phụ lục II).
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh
họa tại Phụ lục III kèm theo Quy chế tư này.
Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tham khảo
tại Thông tư 11/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 trên trang web của trường.

Điều 9. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Quyết
định số 2478/QĐ-BGDĐT ngày 04/7/2012.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; Soạn thảo văn bản; Trong trường
hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý
kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp
thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài
liệu có liên quan.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản sau khi đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm soạn

của tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh
đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tổ chức những văn bản
theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách.
b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại
khoản 1 của Điều này.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ
quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.)
một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy
20


định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ
quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
4. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ
mực dễ phai.
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y
bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định như sau:
a) Hình thức sao
“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.
b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho
các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao
theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy chế này (Phụ
lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
d) Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và
ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm

hoặc cá nhân là người trực tiếp bóc bì theo quy định .
Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và
chuyển giao cho các bộ phận, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời
văn bản đến. Phó Hiệu trưởng được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến
theo sự uỷ nhiệm của Hiệu trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực
được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức giao cho bộ
phận hoặc cá nhân giải quyết. Bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,

22


giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định của cơ quan.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có thể giao cho nhân viên
văn thư hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng,
khẩn cấp;
b) Phân văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết;
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định
tại văn bản đến.
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi
Quy định tất cả văn bản do nhà trường phát hành phải được quản lý theo
trình tự sau:

điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian
hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một
cá nhân.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của nhà
trường hoặc của các tổ chức, tổ chuyên môn, các bộ phận trong trường;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương
đối đồng đều.
Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong nhà trường, tổ chức đối
với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
24


a) Các tổ chuyên môn, bộ phận và cá nhân trong nhà trường, tổ chức phải
giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của nhà
trường, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp tổ chuyên môn, bộ phận hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ
sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành
của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.
c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay