Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HỆ THỐNG BẢNG BIỂU


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Cụm từ viết tắt
CTLT
HĐND
TLLT
UBND

Cụm từ đầy đủ
Công tác lưu trữ
Hội đồng nhân dân
Tài liệu lưu trữ
Uỷ ban nhân dân


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ


Khoa Văn thư – Lưu trữ

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị đối với các cơ quan, tổ chức và
cá nhân, là di sản quý báu của quốc gia, dân tộc phục vụ cho nhiều mục đích
khác nhau của đời sống, xã hội, để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ
khi cần thiết. Bởi vậy tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn trong các kho lưu
trữ. Nhưng nếu chỉ bảo quản an toàn tài liệu trong kho lưu trữ thì những tài liệu
quý giá đó mãi chỉ là những vật “ngủ yên”, Vì thế bảo quản an toàn và kéo dài
tuổi thọ của tài liệu là chưa đủ chúng ta cần tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ để “đánh thức” những vật vô tri có giá trị đó phục vụ cho các cơ quan, tổ
chức, cá nhân nói riêng và cho toàn dân tộc nói chung. Từ nhận định trên về tầm
quan trọng của hai nghiệp vụ cuối cùng này Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm
chỉ đạo các ngành, các cấp, các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác bảo quản và
công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong báo cáo Chính trị của
Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ
VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm vụ trọng trách của
ngành lưu trữ là: ‘‘Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia’’ [7]. Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi
thọ của tài liệu dài hay ngắn còn phụ thuộc vào điều kiện bảo quản chúng. Để
lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát
bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật
tiến tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ. Tài liệu lưu trữ phải cùng các nguồn
lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp
trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội. Không chỉ
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ mà còn là nhu cầu cấp bách hàng ngày của
toàn dân. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là công đoạn cuối cùng
của cả quá trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích
hoạt động của ngành lưu trữ và kết quả cuối cùng để đánh giá trình độ phát triển

Đối tượng nghiên cứu của để tài là vấn đề bảo quản và khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn.
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung khảo sát về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài

2.2.

liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn giai đoạn năm 2012-2016.
3. Mục tiêu của đề tài
-

Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiêu như sau:
Nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu

-

tại Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn.
Đánh giá thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

5

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

-



quyền hạn của UBND huyện Chợ Đồn.
Phương pháp điều tra, quan sát, tìm hiểu và rút ra nhận xét về cơ sở vật chất và
tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn để nhận định tài liệu và những
nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu cũng như những biện pháp được sử dụng để
bảo quản tài liệu của UBND huyện Chợ Đồn và tình hình tổ chức khai thác, sử

-

dụng tài liệu tại đây.
Phương pháp phỏng vấn những cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ và lãnh đạo
phòng Nội vụ, lãnh đạo UBND huyện Chợ Đồn về công tác bảo quản và tổ chức

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

6

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

-

Khoa Văn thư – Lưu trữ

khai thác, sử dụng tài liệu tại đây.
Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, từ đó rút ra được những ưu
điểm và tồn tại trong công tác này để có những giải pháp phù hợp.
Ngoài những phương pháp chủ yếu trên em còn sử dụng phương pháp

trữ ở nước ta.
Luận văn thạc sỹ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện
tại thành phố Hà Nội” của tác giả Phạm Diệu Linh, năm 2009 (Tư liệu Khoa Lưu

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

7

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)
thông qua nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại các huyện của thành phố Hà
Nội đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này như thể
chế hóa các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ cấp huyện, ổn định tổ
chức lưu trữ cấp huyện, chuẩn hóa các công vụ hướng dẫn và thực hiện thống
-

nhất nghiệp vụ lưu trữ…;
Luận văn thạc sỹ “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, huyện, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh” của tác giả Trần Văn Quang, năm 2014 (Tư liệu Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) đã
nghiên cứu, khảo sát đưa ra khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ
hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện như hội đồng
nhân dân, huyện, ủy ban nhân dân huyện và các phòng, ban giúp việc… Đồng


định về công tác bảo quản, nguyên nhân gây hư hại đến tài liệu, xử lý kĩ thuật
bảo quản, trang thiết bị bảo quản.
Về tổ chức khai thác, sử dụng: Nội dung cơ bản của khai thác, sử dụng tài
liệu, đối tượng và các loại hình tài liệu được khai thác; mục đích khai thác, sử
dụng tài liệu; các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu; đánh giá hiệu quả sử dụng
tài liệu lưu trữ.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo
quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

9

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

Bắc Kạn.
Từ những cơ sở lý luận chung ở chương 1, tình hình thực tế ở chương 2,
đề tài đưa ra một số giải pháp như: Xây dựng các văn bản pháp lý về công tác
lưu trữ, công tác bảo quản, công tác khai thác, sử dụng tài liệu, cụ thể:
Về công tác bảo quản tài liệu: Xây dựng kho lưu trữ tài liệu, trang bị các
trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ…
Về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu: Đa dạng hóa các hình thức
khai thác và quy trình khai thác, sử dụng TLLT…
Để có thể thực hiện được việc nghiên cứu đề tài này, em đã nhận được
nhiều sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát như: Lãnh đạo UBND huyện, lãnh

TỈNH BẮC KẠN
1.1.

Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản và tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.1. Khái niệm, ý nghĩa, nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ
1.1.1.1. Khái niệm
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
(1990), NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, bảo quản tài liệu lưu trữ được
hiểu là: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp,
trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài
tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại
và tương lai”[9,253].
Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng,
Nguyễn Thị Chinh (2006), NXB Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ
được hiểu là: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt
các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu” [15,200].
Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của GVC.TS
Chu Thị Hậu (2016), NXB Lao động Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ
được hiểu là: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu” [5,211].
Qua khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu một cách khái quát bảo quản tài
liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là
các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

Nhà nước tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
- Trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Đây là điều kiện cần thiết
về cơ sở vật chất nhằm thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Xử lý kỹ thuật bảo quản: Là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật để
bảo quản tài liệu. Trong đó việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật hiện đại cần kết
hợp với các kinh nghiệm truyền thống nhằm hạn chế tối đa quá trình lão hóa tự
nhiên của tài liệu, phòng chống các tác nhân gây hư hại tài liệu , kéo dài tuổi thọ
của tài liệu.
- Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ: Là việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

12

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

trữ một cách khoa học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, kiểm tra
và tra tìm tài liệu lưu trữ. Trong phạm vi một kho lưu trữ việc tổ chức tài liệu bao
gồm các công việc: sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, sắp xếp hồ sơ trong cặp, hộp,
sắp xếp hộp lên giá, sắp xếp giá trong kho và lập bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu.
Qua những nội dung trên cho thấy công tác bảo quản rất phức tạp và có
liên quan đến nhiều ngành tự nhiên như vật lý, hóa học, sinh vật, khí
tượng,...Các thành tựu của các ngành kho học này đang ngày càng được áp dụng
rộng rãi trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
1.1.2. Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng

Khoa Văn thư – Lưu trữ

khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu
cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức
và cá nhân” [5,239].
Qua khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu một cách khái quát tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp
ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ
của các cơ quan, cá nhân. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong
những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
1.1.2.2. Mục đích
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu
trữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức , các
nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân. Đối với một cơ quan, tổ
chức tài liệu lưu trữ đặc biệt phát huy hiệu quả khi thông tin trong tài liệu được
khai thác phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá
khứ trong tài liệu lưu trữ thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ sự nghiệp
xây dựng kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
1.1.2.3. Ý nghĩa
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội, với
nhân dân , tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, nghiên cứu khoa học,...sẽ mang lại những lợi ích thiết thực cho
người khai thác, sử dụng.
- Đối với các lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng là hệ quả của quá trình
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Từ việc đưa tài liệu ra khai thác, sử dụng mới có
thể đánh giá khách quan kết quả thực hiện các nghiệp vụ trước đó như xác định
giá trị có chính xác không, bảo quản tài liệu có tốt không,...
- Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng đa

hành chính Nhà nước địa phương vì vậy thực chất hoạt động quản lý địa phương
của UBND huyện là hoạt động chấp hành và điều hành, quản lý phạm vi lãnh thổ
của huyện theo Hiến pháp, Luật ... Mặt chấp hành trong hoạt động quản lý địa
phương của UBND huyện biểu hiện ở chỗ sự tuân thủ pháp luật và Nghị quyết
của HĐND huyện.
Mặt điều hành trong hoạt động quản lý Nhà nước của UBND huyện thể
hiện trong việc tổ chức chỉ đạo hoạt động của các cơ quan đơn vị thuộc quyền
quản lý của UBND huyện. Đây là một chuỗi tổ chức chỉ đạo hoạt động kế tiếp
nhau từ khâu thu thập thông tin, lên kế hoạch hoạt động, tổ chức lực lượng, giao
nhiệm vụ và tổ chức thực hiện. Trong quá trình điều hành, UBND huyện có
quyền nhân danh Nhà nước ban hành những Quyết định, Chỉ thị cụ thể có hiệu
lực bắt buộc thi hành đối với các cơ quan và cá nhân thuộc đối tượng quản lý.
1.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

15

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

từ trung ương đến địa phương. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện được
quy định thống nhất tại điều 28 Luật tổ chức chính quyền địa phương. Căn cứ
Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, UBND huyện Chợ Đồn thực


Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

thời các loại thuế và các khoản thu khác của địa phương;
- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, quản lý
việc lập hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền;
- Phối hợp với thường trực HĐND và các ban của HĐND chuẩn bị nội
dung các kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét và quyết
định.
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn
Với đặc thù là một đơn vị hành chính cấp trung gian UBND huyện được
tổ chức và hoạt động theo chế độ tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân
phụ trách với cơ cấu: Chủ tịch, các phó chủ tịch và các ủy viên. UBND do
HĐND cùng cấp bầu ra. Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 đã
phân định rõ những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND và
những vấn đề do Chủ tịch UBND quyết định nhằm đảm bảo cho việc ban hành
các quyết định quản lý đúng đắn và triển khai thực hiện các quyết định đó được
chính xác kịp thời, UBND huyện được các cơ quan chuyên môn tham mưu, giúp
việc theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định. Theo Nghị định số
37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các
cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, huyện, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh như sau:
-Văn phòng HĐND và UBND
- Phòng Nội vụ
- Phòng Kinh tế

chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh.
Một số hình ảnh về UBND huyện Chợ Đồn và sơ đồ cơ cấu tổ chức
của UBND huyện Chợ Đồn (phụ lục 1)
Hình 1.1: Trụ sở UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc kạn

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

18

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

1.2.2. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện Chợ Đồn
1.2.2.1. Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND huyện
UBND cấp huyện là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa
phương trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội. Chính vì thế, nguồn tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp huyện rất đa dạng và
phong phú. Qua khảo sát cho thấy tài liệu của UBND cấp huyện phản ánh về các
lĩnh vực hoạt động tại đây như: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc
phòng... được sản sinh ra từ các cơ quan khác nhau trên địa bàn huyện. Có thể
khái quát về thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND
-

cấp huyện theo đặc trưng tác giả như sau:
Thứ nhất: Tài liệu do chính UBND huyện sản sinh ra, đây là loại tài liệu có giá

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

19

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

ban chuyên môn các đơn vị trực thuộc UBND huyện và các xã nhằm xin ý kiến
chỉ đạo hoặc báo cáo kết quả công tác. Tài liệu của các đơn vị sự nghiệp thuộc
huyện như: Ban quản lý dự án, trường đào tạo Nghề, các trường phổ thông,
-

Trung tâm y tế, Trung tâm thể dục thể thao huyện...
Thứ sáu: Tài liệu của các cơ quan, đơn vị hiệp quản như công an huyện, Ban chỉ
huy quân sự huyện, Chi cục thuế huyện, BHXH huyện...tài liệu này chứa đựng

-

những thông tin để kết hợp với UBND huyện giải quyết công việc.
Thứ bảy: Tài liệu của các doanh nghiệp do chính quyền của huyện thành lập và
quản lý như các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước thực hiện cung
cấp dịch vụ công như Công ty nước sạch, Công ty điện lực huyện... Do vậy,
trong thành phần tài liệu lưu trữ UBND huyện cũng xuất hiện tài liệu của các cơ

-


Khoa Văn thư – Lưu trữ

chính là tài liệu được sản sinh ra nhiều nhất. Nội dung của tài liệu phản ánh đầy
đủ chức năng quản lý Nhà nước trên mọi mặt của đời sống xã hội từ khi thành
lập đến nay. Đó là những tài liệu về chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo, đôn đốc điều
hành của UBND đối với các cơ quan chuyên môn và cơ quan cấp xã, phường, thị
trấn, các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của huyện, những tài liệu về thanh tra,
kiểm tra, báo cáo kết quả công tác của UBND; hồ sơ về các kỳ họp của UBND
về các vấn đề cụ thể trong địa bàn quản lý...
- Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Hiện nay, trong công
cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Nhà nước đã dành phần ngân sách
đáng kể trong đó có cấp huyện để thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ
bản phục vụ cho phát triển công nghiệp, giao thông thủy lợi, văn hóa xã hội; tài
liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học; tài liệu khảo sát, điều tra tài
nguyên thiên nhiên tại địa phương. Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như:
các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết
công trình, bản vẽ tổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu
đồ tính toán; các loại bản đồ địa giới hành chính.
1.2.2.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND cấp huyện
Về cơ bản nội dung của tài liệu lưu trữ UBND cấp huyện đều phản ánh
tình hình kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội của địa phương cũng như những đóng
góp của địa phương với UBND tỉnh qua các giai đoạn khác nhau của lịch sử. Với
những nội dung như vậy, tài liệu lưu trữ UBND huyện có ý nghĩa hết sức quan
trọng về nhiều mặt của xã hội. Trong từng nội dung của tài liệu lưu trữ đều bao
hàm chứa những ý nghĩa thiết thực đối với các nhà nghiên cứu và quản lý tại địa
phương. Bản thân nội dung được phản ánh trong những tài liệu lưu trữ đó đã bao
hàm những giá trị mà nguời sử dụng có thể khai thác cho nhiều mục đích khác
nhau.
Hoạt động của chính quyền và nhân dân UBND huyện trong việc xây
dựng, phát triển kinh tế từ khi Đảng và Nhà nước có chủ trương thực hiện chính

kiếm, khai thác tài nguyên, môi trường. Việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
đã giúp các huyện tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của. Các tài liệu lưu trữ
cũng thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu bổ,
sửa chữa, thiết kế mới các công trình xây dựng cơ bản như: nhà cửa, cầu, đường
thuộc phạm vi quản lý của UBND huyện. Trong lĩnh vực này thông tin trong tài
liệu lưu trữ thực sự đã mang lại hiệu quả thiết thực cho địa phương. Điều này
giúp lãnh đạo huyện có cái nhìn tổng thể về tình hình phát triển kinh tế của địa
phương.
Thứ hai: Trên lĩnh vực Văn hóa – xã hội – Giáo dục
Qua TLLT cho thấy sự chuyển biến trong quá trình thực hiện chủ trương
xây dựng một nền văn hóa tiên tiến, bài trừ tệ nạn xã hội, hủ tục, xây dựng đời
sống văn hóa mới; phản ánh trình độ dân trí, nếp sống của người dân trên địa bàn

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

22

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

huyện giúp lãnh đạo có biện pháp khuyến khích phát huy các nét văn hóa lành
mạnh, hạn chế các biểu hiện tiêu cực. Những tài liệu lưu trữ đã góp phần làm
sáng tỏ những giá trị văn hóa truyền thống của địa phương, là căn cứ đáng tin
cậy để nhà nước công nhận các di sản văn hóa có giá trị trên địa bàn huyện.
TLLT có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì nó cung cấp
thông tin cho việc nghiên cứu sự hình thành và phát triển của các tầng lớp trong


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư – Lưu trữ

UBND huyện;
- Những tài liệu về đặc điểm tình hình, điều kiện phát triển giáo dục – đào
tạo của UBND huyện năm 2016...
Để tái hiện diễn biến lịch sử phát triển của địa phương một cách khách
quan, có cơ sở tin cậy thì tài TLLT được đánh giá là những bằng chứng xác thực
nhất. Giá trị của tài liệu lưu trữ trước hết là ở tính nguyên gốc. Những nội dung
chính của sự kiện được phản ánh trong văn kiện Đại hội Đảng bộ, báo cáo đánh
giá tình hình kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng địa phương, những Nghị quyết,
Quyết định, Chỉ thị… của Ban chấp hành Đảng bộ, UBND huyện qua các thời
kỳ. Chính vì vậy, khi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, các nhà nghiên cứu có điều
kiện đến gần với các sự kiện lịch sử hơn. Hiện nay huyện đã xây dựng được
cuốn sách về lịch sử của địa phương mình như: Lịch sử cách mạng huyện Chợ
Đồn nói về những trận chiến giữa quân du kích của huyện với quân giặc, quân
đội Mỹ nhảy dù xuống trung tâm huyện Chợ Đồn… Tài liệu lưu trữ là nguồn sử
liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn bộ quá trình quản lý nhà nước, là
thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi địa phương. Với ý
nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai
sau những kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, kế
thừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ.
Thứ tư: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin phục vụ nhân dân.
Ai cũng đã hơn một lần cần khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác
nhận những thông tin liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian
công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng và kỷ luật; hoặc dùng tài liệu
lưu trữ chứng minh quan hệ nhân thân để giải quyết các vấn đề về sở hữu và
thừa kế tài sản. Với đặc thù là một đơn vị hành chính cấp trung gian, các UBND

25

Lớp Đại học Lưu trữ học 13A