F

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
CHƯƠNG TRÌNH CHUYÊN VIÊN K51

TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ

Tên tình huống: “Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ
hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã
Hồng kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội”

Học viên:
Chức vụ:
Đơn vị công tác:
Lớp:

Lê Thanh Nghị
Trạm phó, chủ tịch công đoàn bộ phận
Trạm Kiểm dịch động vật Dốc lã- Chi cục thú y
Hà Nội
Chuyên Viên K51

Hà nội, tháng 3 năm 2017
1


Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ
Như chúng ta được biết Quản lý Nhà nước là một dạng quản lý mang

Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong sạch, có năng lực,
phẩm chất đạo đức tốt là một vấn đề rất cơ bản, quan trọng được Đảng và Nhà
nước ta thường xuyên quan tâm; vấn đề này cũng là một trong những nội dung
được đề cập trong nhiều văn kiện của Đảng trong đó có văn kiện Đại hội IX.
Đặc biệt thực hiện cuộc vận động: “Học tập và là theo tấm gương đạo đức Hồ
Chí Minh: Suốt đời cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư, là người công bộc tận
tụy, trung thành của nhân dân, đời tư trong sáng, cuộc sống riêng giản dị”. Sở dĩ
vấn đề này được đề cập nhiều vì nó không chỉ xuất phát từ vai trò, vị trí hết sức
quan trọng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong công tác xây dựng và
bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu của quá trình xây
dựng và nâng cao hiệu lực, hiệu quả của nền hành chính Nhà nước, mà nó còn
xuất phát từ những hạn chế, yếu kém về chất lượng của một bộ phận trong đội
ngũ này ở không ít địa phương, ngành, cơ quan, đơn vị.
Với vị trí là một nhân viên công tác tại Văn phòng cấp huyện, tôi đã
được tiếp xúc và trải qua rất nhiều các tình huống khác nhau trong lĩnh vực quản
lý hành chính Nhà nước. Kết thúc khóa học Bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà
nước, tôi đưa ra tình huống có tên “Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ
sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã Hồng kỳ
huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” là bài tiểu luận kết thúc khóa học của mình
với các phần chính:
1. Hoàn cảnh ra đời
2. Phân tích tình huống
3. Xử lý tình huống
4. Kết luận
Với sự hiểu biết của bản thân còn hạn chế, thời gian nghiên cứu không
nhiều, tôi mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy, cô giáo để bài tiểu
luận của tôi được hoàn chỉnh và có giá trị lâu dài trong thực tiễn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

3


4


Sổ hộ khẩu và 02 bản sao Chứng minh nhân dân của anh Công Anh và chị Mai
( các bản sao này đều đóng dấu “đã đối chiếu bản chính”).
Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một cửa giải trình về việc hẹn trả
kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượt quá thời hạn quy
định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân
khi làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình
trạng lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra.
Đại diện Bộ phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND xã Hồng
kỳ có tổ chức cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND xã đi nghỉ
mát tại Thanh Hóa, thời gian đó cán bộ phòng chuyên môn chưa xử lý được hồ
sơ, vậy nên bộ phận một cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải
quyết. Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu
cả những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm
thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình. Vấn
đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Sở Tư pháp, tuy
nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuất
trình. Vì vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình và
đóng dấu “ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn
cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và
thông qua tại cuộc họp với UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà
Nội.
2. Phân tích tình huống
2.1. Mục tiêu phân tích tình huống
Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình
kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại xã Hồng kỳ, sẽ không phát hiện

chiếu. Tuy nhiên, cán bộ một cửa đã thu cả 02 bản sao chứng thực Chứng minh
nhân dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà đây
là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu hay
không lưu những giấy tờ xuất trình này. Tương tự như vậy, với thủ tục đăng ký
khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đã lưu giấy tờ công
dân cần xuất trình.
Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do
cán bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có
quy định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình,
nên đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp
6


giao ban với UBND xã, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn
thành phố để trao đổi lấy ý kiến.
2.3. Nguyên nhân dẫn đến tình huống
- Nguyên nhân chủ quan: Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn,
nguyên nhân chủ quan là do tinh thần trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp
và cán bộ bộ phận một cửa của UBND xã Hồng Kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố
Hà Nội. Hoạt động ngoại khóa, du lịch mà UBND xã tổ chức là rất thiết thực và
cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh
việc cả cơ quan đi nghỉ mát, không có cán bộ trực tiếp công dân, và việc giải
quyết thủ tục hành chính không đúng theo quy định. Lỗi dẫn đến việc giải quyết
quá hạn là do lỗi trực tiếp của cán bộ, công chức xã Hồng kỳ. Mặt khác, cán bộ
một cửa đã tự ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp luật mà chưa
thông qua lãnh đạo UBND xã.
- Nguyên nhân khách quan: Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do
sự không rõ ràng giữa các quy định của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất
trong việc lưu hồ sơ. Bởi hiện nay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc
lưu giấy tờ xuất trình, theo Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của

dân, Trưởng bộ phận một cửa giải trình rằng là do cán bộ một cửa tự photo khi
công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu. Như vậy, đặt ra câu hỏi,
vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,... do ai bỏ ra? Trên thực tế, chi phí
này do tự UBND xã chi trả, tốn một khoản ngân sách của Nhà nước. Mặt khác,
đơn vị giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, nhưng
trên thực tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ xuất trình như Chứng minh
nhân dân, sổ hộ khẩu, trong hồ sơ lưu là bản sao có chứng thực. Khi đoàn kiểm
tra hỏi về việc đơn vị tự photo, nhưng một số hồ sơ lại là bản sao có chứng thực,
đơn vị giải trình rằng do công dân xuất trình bản sao có chứng thực nên cán bộ
một cửa lưu luôn mà không photo lại. Do vậy, chưa thể xác thực tính chính xác
có hay không việc cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình.
Nếu cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, đã vi phạm,
gây tốn kém chi phí cho công dân.
Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký
kết hôn của chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định
của pháp luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin
của công dân vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước.

8


Phần III: XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
1. Phương án 1
Trong khoảng thời gian UBND xã Hồng kỳ tổ chức đi nghỉ mát cho cán
bộ, công chức, nhân viên làm việc tại thị trấn. Lãnh đạo xã cần sắp xếp thời gian
hợp lý vào cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND.
Ngoài ra, nếu UBND xã tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán
bộ ở lại trực, để tiếp và trả kết quả cho công dân, tránh để tình trạng cả cơ quan
nghỉ trong ngày làm việc. Trước đó, các cán bộ phòng chuyên môn cần giải
quyết hồ sơ trong thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước hạn chuyển ra bộ

phải khó khăn trong một số trường hợp xảy ra, có sự mâu thuẫn, hoặc có vấn đề
trong việc giải quyết hoặc trả kết quả hồ sơ, khi đó khó xác định trách nhiệm của
người đi làm các thủ tục hành chính.
2. Phương án 2
Đối với việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nguyễn
Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, xem xét lý do của đơn vị giải trình do UBND
xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội tổ chức nghỉ mát cho cán bộ,
công chức, nhân viên tại xã. Đoàn kiểm tra có thể ghi vào biên bản với mức độ
nhắc nhở, cảnh cáo, và hướng dẫn đơn vị nên có sự sắp xếp hợp lý về thời gian
cũng như nhân sự để bảo đảm công việc.
Đối với việc lưu cả các giấy tờ xuất trình của công dân, đoàn kiểm tra
thống nhất với ý kiến của cán bộ xã Hồng kỳ, sẽ tự photo để làm căn cứ mà
không cần yêu cầu công dân nộp, và không ghi vào biên bản kiểm tra.
Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ
UBND xã Hồng kỳ, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ
tục hành chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành
chính trên địa bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính xử
phạt nặng nề. Đối với việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ xác
định trách nhiệm của cá nhân khi xảy ra vấn đề.
- Hạn chế của Phương án 2: Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn
chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe những hành vi sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự
không cứng rắn trong việc xử lý các sai phạm, dễ xảy ra tình trạng tương tự, vi
phạm các quy định trong thời gian sau đó trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ

10


thủ tục hành chính tại UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội nói
riêng cũng như trên toàn địa bàn nói chung.
Việc cho lưu hồ sơ xuất trình như cán bộ UBND xã Hồng kỳ đang làm

- Hạn chế của Phương án 3: Phương án này sẽ dẫn đến tình trạng UBND
xã Hồng kỳ vẫn sẽ tiếp tục lưu những giấy tờ xuất trình của công dân cho đến
khi có sự chỉ đạo, hướng dẫn chính thức của UBND thành phố.
Từ những phân tích về nội dung, những lợi thế, thuận lợi và hạn chế của
phương án trên, tôi sẽ lựa chọn hướng giải quyết theo phương án 3. Bởi đây là
phương án giải quyết hợp tình hợp lý, vừa bảo đảm xử lý những hành vi sai
phạm của cán bộ công chức UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc sơn, bảo vệ quyền và
lợi ích của công dân. Mặt khác, với những quy định chưa thống nhất của pháp
luật, đoàn kiểm tra có sự ghi nhận thực tiễn tình hình thực hiện công tác kiểm
soát thủ tục hành chính ở địa phương để báo cáo với UBND thành phố, có
hướng chỉ đạo mang tính hướng dẫn, linh hoạt, không cứng nhắc trong việc thực
hiện giải quyết thủ tục hành chính mà vẫn bảo đảm quyền và lợi ích của nhà
nước, của công dân và của cả những cán bộ công chức làm nhiệm vụ.

12


PHẦN IV: KẾT LUẬN
Hoạt động kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
là trách nhiệm của toàn hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, được thực
hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp hoạt
động kiểm soát thủ tục hành chính và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các
cấp có thẩm quyền về công tác này.
Đây là tình huống đã xảy ra tại UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc sơn, Hà
Nội trong quá trình Đoàn kiểm tra liên ngành của UBND thành phố thực hiện
việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại đây. Qua thực tiễn kiểm
tra, đoàn đã nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành
chính, những khó khăn vướng mắc bởi hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính
là công việc mới được chuyển giao cho phòng tư pháp, mà đây là công việc khó,
đòi hỏi cán bộ, công chức phải có trách nhiệm, kỹ năng chuyên môn cao. Tuy

kinh phí để đầu tư áp dụng công nghệ thông tin và chế độ chính sách mang tính
ưu đãi cho các địa phương xã phường thị trấn.
Thứ ba, các cơ quan cấp trên cần ban hành những quy định cụ thể rõ
ràng trong một số vấn đề chưa thống nhất, hướng dẫn các đơn vị cấp dưới trong
việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cũng như các công việc liên quan
đến kiểm soát thủ tục hành chính.
Thứ tư, bố trí đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận, giải
quyết thủ tục hành chính; tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn về công tác
kiểm soát thủ tục hành chính cho cán bộ bộ phận một cửa, cán bộ tư pháp làm
công tác này để nâng cao trình độ, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu
nhiệm vụ được giao.
Trên đây là những nội dung về tình huống và phương án giải quyết tình
huống xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của bản thân tôi. Tuy nhiên, do
kinh nghiệm về công việc cũng như những kiến thức, kỹ năng xử lý tình huống
còn hạn chế nên bài tiểu luận vẫn còn nhiều thiếu sót, kính mong quý thầy, cô
giáo có ý kiến góp ý để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân
thành cảm ơn./

Phòng
Y tế

14


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành chính nhà nước (chương trình chuyên

viên) do Học viện hành chính phát hành.


15