“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
MỤC LỤC

PHẦN I. LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................2
1. Lý do lựa chọn đề tài:............................................................................................................................... 2
2. Mục tiêu của đề tài:.................................................................................................................................. 3
3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài:........................................................................................................ 3
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài:....................................................................................................................... 3
5. Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần:.................................................................................................................. 3

PHẦN 2. NỘI DUNG..........................................................................................5
2.1. Mô tả tình huống................................................................................................................................... 5
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống........................................................................................................ 7
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả:....................................................................................................... 8
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết........................................................................10
2.4.1. Phương án 1:.................................................................................................................................... 10
2.4.2 Phương án 2:..................................................................................................................................... 11
2.4.3 Phương án 3:..................................................................................................................................... 12
Kết luận:..................................................................................................................................................... 13

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..........................................................15
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................18

Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

1


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn

ngạch chuyên viên năm 2016

2


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
kiểm soát thủ tục hành chính của một số quận huyện, sở ngành trên địa bàn
thành phố Hà Nội. Bên cạnh đó, trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý
nhà nước về ngạch chuyên viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em được trang
bị những kiến thức về quản lý nhà nước và các kĩ năng trong thực hiện công vụ.
Em xin vận dụng các kiến thức đã học và thực tiễn xử lý các công việc tại Phòng
Kiểm soát thủ tục hành chính vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình
huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký
khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”.
2. Mục tiêu của đề tài:
Giúp cho bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt được tình
hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát hiện kịp thời những
sai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực hiện kiểm soát thủ tục hành
chính. Hiểu được những khó khăn, vướng mắc và tổng kết kinh nghiệm, đề ra
các giải pháp để kịp thời hướng dẫn các đơn vị triển khai có hiệu quả công tác
kiểm soát thủ tục hành chính.
3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài:
Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng phương pháp luận khoa
học của Chủ nghĩa Mác – LêNin: chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vật
biến chứng; kết hợp với các phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng
hợp, thống kê.
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài:
Tình huống diễn ra tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND
UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội.

kiểm tra liên ngành và Kế hoạch số 31/KH-ĐKTLN ngày 04/06/2015 của
Trưởng Đoàn kiểm tra liên ngành, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra hoạt động
kiểm soát thủ tục hành chính tại UBND UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố
Hà Nội. Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành;
công tác rà soát, công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành
chính; tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và
việc thực hiện quy định hành chính của UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố
Hà Nội.
Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra
xem xét sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều
trường hợp giải quyết quá thời hạn quy định. Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn
của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, trú tại UBND xã A, huyện
Ba Vì, thành phố Hà Nội. Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ
khai đăng ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn
Hoàng Nam; 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn
Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu của anh
Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh. Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải
quyết thủ tục hành chính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên
phiếu là 16/4/2015 và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015.
Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai sinh,
cụ thể hồ sơ đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01 Giấy
chứng sinh, 01 Tờ khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực giấy chứng
nhận kết hôn của anh Đinh Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao Sổ hộ
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

5


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn

ngạch chuyên viên năm 2016

6


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
thêm không quá 05 ngày. Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và
chị Hạnh, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày. Tuy
nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày,
nếu xét ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải
quyết thủ tục hành chính.
Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ. Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân
phải nộp tờ khai đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người
cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn. Xuất trình chứng minh nhân dân để đối
chiếu. Tuy nhiên, cán bộ một cửa xã A đã thu cả 02 bản sao chứng thực chứng
minh nhân dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà
đây là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu
hay không lưu những giấy tờ xuất trình này. Tương tự như vậy, với thủ tục đăng
ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đã lưu giấy tờ
công dân cần xuất trình.
Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán
bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy
định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên
đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giao
ban với UBND xã, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn thành
phố để trao đổi lấy ý kiến.
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống.
Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình
kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại bộ phân một cửa xã A sẽ

định của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ. Bởi hiện
nay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình, theo
Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố Hà Nội về
việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay thế,
TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết
của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà
Nội, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành
02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ cần nộp những giấy tờ yêu cầu
phải nộp. Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giản
hóa thủ tục theo hướng có lợi cho người dân và cho cả cơ quan nhà nước. Việc
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

8


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
cắt giảm một số thành phần hồ sơ không quan trọng trong thủ tục hành chính là
cần thiết, vì vậy không cần lưu những giấy tờ xuất trình của công dân. Tuy
nhiên, có một số ý kiến lại cho rằng, giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phải
lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác định trách nhiệm, bởi theo quy định
tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định
158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định “ các giấy tờ phải nộp và xuất
trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” .
Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của Sở Tư pháp và
các phòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhưng chưa thống nhất, do
vậy một số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy
tờ xuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà
không yêu cầu công dân nộp. Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn

2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết.
2.4.1. Phương án 1:
Nội dung phương án 1:
Trong khoảng thời gian UBND xã A tổ chức đi tham quan cho cán bộ, công
chức, nhân viên làm việc tại xã. Lãnh đạo xã cần sắp xếp thời gian hợp lý vào cuối
tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND. Ngoài ra, nếu

UBND xã tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán bộ ở lại trực
để tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả cho công dân, tránh để tình trạng cả cơ
quan nghỉ trong ngày làm việc. Trước đó, các cán bộ chuyên môn cần giải quyết
hồ sơ trong thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước hạn chuyển ra bộ phận một
cửa để trả cho công dân đúng trong thời hạn quy định. Đối với việc lưu hồ sơ,
những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình, cán bộ một cửa không lưu, bởi
theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của
Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy định “ các giấy tờ phải nộp
và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ
hồ sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký khai sinh có quy định
“Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha
mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn”. Như
vậy, các giấy tờ này chỉ cần công dân xuất trình, hoặc không cần xuất trình nên
không cần lưu.
Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết
thủ tục đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam quá
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

10


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn

ngạch chuyên viên năm 2016

11


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
để làm căn cứ mà không cần yêu cầu công dân nộp, và không ghi vào biên bản
kiểm tra.
Những lợi thế, thuận lợi của phương án 2:
Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ
UBND xã A, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục
hành chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
trên địa bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính xử phạt
nặng nề. Đối với việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ xác định
trách nhiệm của cá nhân khi xảy ra vấn đề.
Những hạn chế của phương án 2:
Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe
những hành vi sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự không cứng rắn trong việc xử lý
các sai phạm, dễ xảy ra tình trạng tương tự, vi phạm các quy định trong thời gian
sau đó trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại UBND xã A,
huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội nói riêng cũng như trên toàn địa bàn nói chung.
Việc cho lưu hồ sơ xuất trình như cán bộ UBND xã A đang làm sẽ gây tốn
kém nhân lực cũng như những kinh phí về photo tài liệu cho Nhà nước. Có thể
xảy ra một số trường hợp, cán bộ một cửa yêu cầu công dân phải nộp để lưu,
gây tốn kém, phiền hà cho công dân, đi ngược với quy định tinh giảm gọn nhẹ
thủ tục hành chính, ảnh hưởng quyền và lợi ích của công dân.
2.4.3 Phương án 3:
Nội dung của phương án 3:
Đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản những hành vi sai phạm về việc quy định

Phương án này sẽ dẫn đến tình trạng UBND xã A vẫn sẽ tiếp tục lưu
những giấy tờ xuất trình của công dân cho đến khi có sự chỉ đạo, hướng dẫn
chính thức của UBND thành phố.
Kết luận:
Từ những phân tích về nội dung, những lợi thế, thuận lợi và hạn chế của
phương án trên, em sẽ lựa chọn hướng giải quyết theo phương án 3. Bởi đây là
phương án giải quyết hợp tình hợp lý, vừa bảo đảm xử lý những hành vi sai
phạm của cán bộ công chức UBND xã A, huyện Ba Vì, bảo vệ quyền và lợi ích
của công dân. Mặt khác, với những quy định chưa thống nhất của pháp luật,
đoàn kiểm tra có sự ghi nhận thực tiễn tình hình thực hiện công tác kiểm soát
thủ tục hành chính ở địa phương để báo cáo với UBND thành phố, có hướng chỉ
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

13


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
đạo mang tính hướng dẫn, linh hoạt, không cứng nhắc trong việc thực hiện giải
quyết thủ tục hành chính mà vẫn bảo đảm quyền và lợi ích của nhà nước, của
công dân và của cả những cán bộ công chức làm nhiệm vụ.

Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

14


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn


15


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
kiểm tra tại Điều 6, chỉ quy định thẩm quyền kiểm tra cho Bộ trưởng Bộ Tư
pháp; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan; UBND cấp tỉnh tiến hành lập kế hoạch
kiểm tra. Như vậy, UBND cấp quận huyện thị xã không được quy định thẩm
quyền về kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính, mà UBND cấp huyện
là cơ quan trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp xã phường trong việc triển
khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Do đó, cần quy định thêm thẩm
quyền cho UBND cấp quận huyện trong việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục
hành chính.
Thứ hai: Quán triệt, chỉ đạo các phòng ban liên quan, bố trí cán bộ có
năng lực, trách nhiệm làm nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính; tăng cường
trách nhiệm của lãnh đạo, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị liên quan trong
thực hiện thủ tục hành chính. Xem xét bổ sung biên chế và cán bộ đầu mối làm
công tác kiểm soát thủ tục hành chínhmang tính chuyên trách cho các đơn vị cấp
quận, huyện, thị xã cũng như xã phường thị trấn. Quan tâm bổ sung nguồn kinh
phí để đầu tư áp dụng công nghệ thông tin và chế độ chính sách mang tính ưu
đãi cho các địa phương xã, phường thị trấn.
Thứ ba: Các cơ quan cấp trên cần ban hành những quy định cụ thể rõ ràng
trong một số vấn đề chưa thống nhất, hướng dẫn các đơn vị cấp dưới trong việc
thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cũng như các công việc liên quan đến
kiểm soát thủ tục hành chính.
Thứ tư: Bố trí đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận, giải
quyết thủ tục hành chính; tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn về công tác
kiểm soát thủ tục hành chính cho cán bộ bộ phận một cửa, cán bộ tư pháp làm
công tác này để nâng cao trình độ, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu

2. Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/06/2010 của Chính phủ về kiểm
soát thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi,
bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành
chính;
3. Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ
tịch, Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều
của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực;
4. Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố
Hà Nội về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc
thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền
giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành
phố Hà Nội;
5. Thông tư số 25/2014/TT-BTP ngày 31/12/2014 hướng dẫn kiểm tra
việc thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính;
6. Sổ tay nghiệp vụ Kiểm soát thủ tục hành chính trên trang
/>
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

18