BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---/---

BỘ NỘI VỤ
---/---

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

VŨ THỊ HOA

CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - 2017


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---/---

BỘ NỘI VỤ
---/---

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

VŨ THỊ HOA

CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN

pháp nghiên cứu khoa học trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu hoàn
thành đề tài luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Tác giả luận văn

VŨ THỊ HOA


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
CẤP HUYỆN .................................................................................................... 9
1.1. Khái quát chung về văn phòng ................................................................... 9
1.1.1. Khái niệm ................................................................................................ 9
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................ 11
1.1.3. Vị trí, vai trò .......................................................................................... 17
1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện .............. 20
1.2.1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện .............. 20
1.2.2. Tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ......... 20
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................................. 25
1.3. Chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện ......................................................................................... 27
1.3.1. Khái niệm chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân cấp huyện ....................................................................... 27
1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ........................................................ 30
1.3.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ............................................... 35

nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm .......................................... 75


3.2.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện ............................................................................................................... 75
3.2.2. Tăng cƣờng đào tạo, bồi dƣỡng cho đội ngũ công chức làm công tác
Văn phòng ....................................................................................................... 80
3.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác
văn phòng ........................................................................................................ 92
Tiểu kết chƣơng 3............................................................................................ 95
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 96
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 97
PHỤ LỤC ........................................................................................................ 84
TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT .......................................................... 91


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện đại hóa nền hành chính quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu quả
phục vụ và thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế - xã hội của đất nƣớc đƣợc coi là
một trong những chủ trƣơng của Nhà nƣớc ta trong cuộc cải cách nền hành
chính. Để thực hiện tốt chủ trƣơng này, chúng ta không thể không ngừng cải
tiến và hoàn thiện hoạt động hành chính văn phòng.
Văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu
cần của mỗi cơ quan, là bộ phận trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành toàn
bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin
tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi
của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành
của cơ quan. Bởi vậy, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để
giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng

UBND quận tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan triển khai thực
hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các l nh vực của đời sống xã hội, nhằm từng
bƣớc khắc phục các khó khăn. Với phƣơng châm: “Kịp thời, chính xác, khoa
học và chu đáo”, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm xác định
cần thực hiện nhiều biện pháp để nâng cao chất lƣợng hoạt động, đáp ứng
những yêu cầu của thời đại mới.
Nhằm tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, cũng nhƣ đƣợc sự ủng hộ của
lãnh đạo quận Bắc Từ Liêm, học viên đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Chất
lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp
chƣơng trình thạc s của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung và trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc nói riêng. Do vậy, các vấn
đề liên quan đến chất lƣợng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
luôn nhận đƣợc sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những
ngƣời làm công tác văn phòng.
2


Có thể kể đến một số cuốn sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu có tính
chất học thuật nhƣ:
- Cuốn sách Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước do tác giả Lƣu
Kiếm Thanh chủ biên [34] cung cấp những khái niệm cơ bản, cơ sở pháp lý và
những kỹ năng cần thiết của việc xây dựng và tổ chức công tác hành chính văn
phòng trong các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc (công tác văn thƣ, lƣu trữ);
- Cuốn sách Nghiệp vụ hành chính văn phòng của tác giả Lƣu Kiếm
Thanh, Nxb Thống kê (2009): Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công
tác điều hành, tham mƣu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác
văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác thông tin báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thƣ, hợp đồng, giao

Bên cạnh đó, thời gian qua cũng có một số luận văn nghiên cứu về hoạt
động văn phòng, chất lƣợng hoạt động văn phòng nói chung và văn phòng
HĐND và UBND quận, huyện nói riêng, nhƣ:
- Chất lượng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp sở tại Ninh Bình của
tác giả Nguyễn Phƣơng Anh, luận văn thạc s quản lý công, học viện Hành
chính quốc gia ( 2015). Luận văn đã đi vào phân tích các số liệu để đánh giá
toàn diện, chính xác thực trạng hoạt động, chất lƣợng hoạt động của Văn
phòng cơ quan cấp sở tại tỉnh Ninh Bình.Tác giả đã đề xuất các giải pháp cụ
thể, phù hợp để phát huy những ƣu điểm, khắc phục hạn chế nhằm nâng cao
chất lƣợng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp Sở tại Ninh Bình;
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong
giai đoạn hiện nay của tác giả Nguyễn Trƣờng Sơn, Luận văn thạc s Quản lý
hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia (2005). Luận văn trình bày
khái quát chung về Văn phòng Bộ Công nghiệp, qua thực trạng các hoạt động
của văn phòng, tác giả đã đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong thời gian tới;
- Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
cấp quận, huyện tại thành phố Hải Phòng từ thực tiễn của văn phòng HĐND
4


và UBND quận Hồng Bàng của tác giả Cấn Ngọc Bảo, Luận văn thạc s Quản
lý Hành chính công (2008). Luận văn đã đi vào phân tích thực trạng tổ chức
và hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp quận, huyện thành phố Hải
Phòng. Từ những thành tựu đạt đƣợc và các hạn chế còn tồn tại, tác giả kiến
nghị các giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND –
UBND đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay;
- Hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND Tỉnh Hải Dương của tác giả Phạm Văn Trung, Luận văn Thạc s Quản
lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia (2012) đã đi sâu vào

lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trong
thời gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu: Chất lƣợng hoạt động của văn phòng
HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Nghiên cứu đƣợc thực hiện qua thực tiễn hoạt
động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội
+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến nay.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận nghiên cứu: Luận văn đƣợc thực hiện trên cơ sở
phƣơng pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ ngh a MácLênin; tƣ tƣởng Hồ Chí Minh và quan điểm, chủ trƣơng, chính sách của Đảng
Cộng sản Việt Nam, pháp luật của Nhà nƣớc, lý luận chung về quản lý nhà
nƣớc.
5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng một số phƣơng
pháp nghiên cứu cụ thể, bao gồm: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh,
khảo sát, đánh giá, điều tra xã hội học, quan sát thực tiễn, nghiên cứu tài
liệu...
6


Đặc biệt, để bổ sung các nguồn thông tin, tƣ liệu phục vụ cho việc phân
tích, đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm, tác giả luận văn đã xây dựng và sử dụng hệ thống bảng hỏi
nhằm thu thập số liệu cần thiết. Nội dung các câu hỏi trong bảng hỏi đƣợc
thiết kế nhằm có thêm các số liệu đánh giá trên từng tiêu chí chất lƣợng hoạt
động. Đối tƣợng của bảng hỏi là cán bộ, công chức đang công tác tại HĐND,
UBND, trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Bắc Từ Liêm. Thời
gian thu thập bắt đầu từ ngày 01/12/2016 và kết thúc vào ngày 15/01/2017.
Tổng số lƣợng phiếu khảo sát phát ra là 180 phiếu, thu về 173 phiếu trong đó

Chƣơng 3. Phƣơng hƣớng, giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành
phố Hà Nội.

8


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
CẤP HUYỆN
1.1. Khái quát chung về văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành
chính”, Viện nghiên cứu khoa học hành chính 53] dẫn ra một số cách hiểu
nhƣ sau:
Trong từ điển Bách khoa toàn thƣ của Nga, thuật ngữ văn phòng có
nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có ngh a là ngƣời chuyển thƣ từ,
văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thƣ, văn bản trong các cơ
quan, tổ chức.
Các nƣớc phƣơng tây gọi Văn phòng là office. Từ điển “Oxford
Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định ngh a văn phòng là tòa nhà làm
việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ
công (Bƣu điện) ; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại
giao), một cá nhân (Văn phòng nghị s , văn phòng luật sƣ ).
Từ điển Bách khoa Việt Nam định ngh a văn phòng là “địa điểm làm
việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội

nào đó. Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là

phòng nghị s , văn phòng tổng giám đốc...
Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn
bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thƣ 52, tr. 7-8].
Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn
phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này
tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo ngh a: “Văn phòng là một bộ phận của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập,

10

l và tổng hợp thông tin phục vụ


cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng th i bảo đảm các điều kiện vật chất, k
thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12].
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một nội dung nghiên cứu quan
trọng khi đề cập đến các mặt về tổ chức và hoạt động của văn phòng, đã đƣợc
trình bày, phân tích và làm rõ ở những mức độ khác nhau trong các ấn phẩm,
sách báo, các công trình nghiên cứu khoa học. Mỗi nghiên cứu có đề cập và
làm rõ ở nhiều mức độ khác nhau, cũng nhƣ có cách tiếp cận về chức năng,
nhiệm vụ cụ thể của văn phòng khác nhau, song tựu trung có thể thấy văn
phòng đảm nhiệm các chức năng và nhiệm vụ sau đây:
1.1.2.1. Chức năng
Chức năng đƣợc hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể
hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác. Chức năng cũng đƣợc
hiểu là những mặt, những phƣơng diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ
quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình.
Chức năng của văn phòng là những phƣơng diện hoạt động chuyên biệt

làm việc hàng tuần cho lãnh đạo cơ quan giúp cơ quan làm việc theo chƣơng
trình và tổ chức thực hiện chƣơng trình đó.
+ Thu thập, cung cấp, sử lý, phân tích, tổng hợp thông tin thƣờng
xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ báo cáo lên các
cơ quan cấp trên theo quy định.
+ Theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chƣơng trình,kế hoạch
lịch làm việc và các quyết định quản lý.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết và báo cáo công tác thƣờng kỳ về hoạt động
của cơ quan.
+ Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện
các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên; tổ chức truyền đạt Nghị quyết,
Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho các đơn vị trực thuộc và cơ
quan thông tin đại chúng.
12


+ Thẩm định các văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo về hình
thức và pháp chế văn bản, văn bản do chính Văn phòng soạn thảo thì ngoài
trách nhiệm thẩm định về hình thức, pháp chế, còn thẩm định về nội dung
trƣớc khi trình lãnh đạo phê duyệt.
+ Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan.
Tham mƣu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để
tham mƣu, muốn tham mƣu cần phải tổng hợp.
Thứ hai, chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần. Đây là chức năng
mang tính đặc thù của văn phòng, là hình thức biểu hiện mối quan hệ văn
phòng với toàn bộ cơ quan,Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân phối
và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và phƣơng
tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cụ thể: bảo đảm các
điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản;
sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc; Quản lý tài

quan đƣợc nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lƣợng đúng đƣờng lối,
chính sách, nguyên tắc và chế độ; bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà và
của cơ quan. Công tác văn thƣ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản
phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm các nội dung: xây dựng và ban hành
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.
Thu thập, sƣu tầm, bổ sung tài liệu; phân loại chỉnh lý tài liệu; xác định
giá trị tài liệu; thống kê bảo quản tài liệu; xây dựng hệ thống công cụ tra tìm
tài liệu, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất
kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ
trƣởng.
Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng và chịu trách nhiệm
về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
Thực hiện công tác văn thƣ – lƣu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và
những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trƣởng theo dõi việc giải quyết
văn bản theo đúng quy định của Nhà nƣớc.
14


+ Công tác thông tin báo cáo phục vụ lãnh đạo UBND quận Bắc Từ
Liêm
Thông tin là đối tƣợng lao động của CBCC trong các cơ quan nhà
nƣớc, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý, là căn cứ để ban hành các quyết
định, các mệnh lệnh trong quản lý điều hành.
Thông tin sau khi thu thập phải đƣợc sử lý, ngh a là thông tin phải kiểm
tra, phân tích đánh giá, xác định đối tƣợng cần khai thác, sử dụng; xử lý về
mặt kỹ thuật, bảo quản lƣu trữ.
Thông tin đƣợc thu thập qua các kênh: Từ cơ quan Đảng, Nhà nƣớc,
Đoàn thể quần chúng, các tổ chức kinh tế, các phƣơng tiện thông tin đại
chúng, dƣ luận xã hội , nhân dân dƣới các hình thức: nhƣ văn bản pháp luật,
các mệnh lệnh; các ý kiến chỉ đạo của cấp trên; công văn giấy tờ hàng ngày;

dụng cụ, vật tƣ.Văn phòng HĐND - UBND quận là bộ phận đƣợc lãnh đạo
UBND quận ủy quyền quản lý tài sản công của Nhà nƣớc giao cho Ủy ban
đồng thời trực tiếp có nhiệm vụ bảo quản lý, sử dụng các cơ sở vật chất, trang
thiết bị tại văn phòng. Thực hiện công tác quản trị, Văn phòng HĐND UBND có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật, phƣơng tiện cho
CBCC làm việc thuận lợi, bảo đảm kinh phí chi tiêu cho các phòng ban theo
đúng kế hoạch đƣợc duyệt. Ngoài ra còn phải lập kế hoạch tài chính, dự toán
kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo
kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, chi tiêu
nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nƣớc và quyết định của thủ trƣởng.
Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của các phòng ban; bảo đảm các yêu cầu
hậu cần cho hoạt động và công tác của phòng ban.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an
toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện
công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
Xây dựng củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND .
16


Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, tự bản
thân Văn phòng phải xây dựng đƣợc cơ cấu tổ chức hợp lý, phát huy đƣợc tối
đa hiệu quả của công tác Văn phòng. Để đảm bảo tính thống nhất trong hệ
thống tổ chức của cơ quan, tổ chức bộ máy Văn phòng cũng phải tuân theo
những nguyên tắc tổ chức chung của cơ quan. Tuy nhiên, việc tổ chức bộ máy
Văn phòng cũng cần tính đến đặc thù công tác riêng có của văn phòng, khá đa
dạng và phức tạp để tổ chức bộ máy Văn phòng sao cho phù hợp, đáp ứng
đƣợc yêu cầu, nhiệm vụ của cơ quan.
Thƣờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn
phòng, từng bƣớc hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và
hƣớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dƣới hoặc đơn vị

Gắn với chức năng tham mƣu, tổng hợp, văn phòng còn là bộ máy giúp
việc đắc lực, là trung tâm thu thập và xử lý hệ thống thông tin phục vụ cho
các hoạt động của toàn bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, cho hoạt động
điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý nói riêng.
Nhƣ vậy, có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn
phòng có vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo
cho quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài đƣợc
thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
1.1.3.2. Vai trò
Vai trò thƣờng là tính từ tính chất của sự vật, sự việc, hiện tƣợng, dùng
để nói về vị trí, chức năng, nhiệm vụ mục đích của sự vật, sự việc, hiện tƣợng
trong một hoàn cảnh, bối cảnh và mối quan hệ nào đó. Ở đây, vai trò của văn
phòng đƣợc hiểu là tính cần thiết của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ
chức mà nếu thiếu nó thì thiếu đi cơ chế để vận hành bộ máy một cách trơn
tru, thuận lợi hoặc thậm chí không thể vận hành đƣợc. Cụ thể là:
Thứ nhất, hoạt động của văn phòng giúp “giải phóng” nhà lãnh đạo,
quản lý khỏi các sự vụ không đáng có, để họ tập trung vào các công việc
chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành và ra các quyết định một cách chính
18