BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
---/-----/--HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

VŨ THỊ HOA

CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

TÓM TẮT LUẬN VĂN
THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - 2017


Công trình được hoàn thành tại: Học viện Hành chính Quốc gia

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Ngô Thành Can

Phản biện 1: ……………………………………………………
Phản biện 2: ……………………………………………………

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành
chính Quốc gia
Địa điểm: Phòng họp …....., Nhà...... - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ,
Học viện Hành chính Quốc gia
Số: 77 – Nguyễn Chí Thanh – Đống Đa – Hà Nội
Thời gian: vào hồi …… giờ …… tháng …… năm 2016

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia

theo quy chế; xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông
tin tổng hợp … văn phòng còn có nhiệm vụ phục vụ các hoạt động hằng


ngày như: tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các
chuyến đi công tác của lãnh đạo.
Được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm
2013 của Chính phủ, quận Bắc Từ Liêm chính thức hoạt động vào ngày
01/4/2014. Do là một quận mới được thành lập trên cơ sở tách từ huyện Từ
Liêm cũ, nên hoạt động của quận, đặc biệt là hoạt động văn phòng HĐND
và UBND quận gặp rất nhiều khó khăn, với khối lượng công việc lớn. Xác
định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với hoạt
động chung của toàn thể cơ quan, Văn phòng HĐND và UBND Quận Bắc
Từ Liêm đã không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức năng, nhiệm
vụ của mình, giúp Thường trực HĐND thực hiện quyền quyết định và
quyền giám sát giúp UBND quận tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo
các cơ quan triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội, nhằm từng bước khắc phục các khó khăn. Với phương
châm: “Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng HĐND và
UBND quận Bắc Từ Liêm xác định cần thực hiện nhiều biện pháp để nâng
cao chất lượng hoạt động, đáp ứng những yêu cầu của thời đại mới.
Nhằm tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, cũng như được sự ủng hộ của
lãnh đạo quận Bắc Từ Liêm, học viên đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Chất
lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt
nghiệp chương trình thạc sĩ của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung và trong các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng. Do vậy,
các vấn đề liên quan đến chất lượng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ

Nguyên tắc cơ bản của thông tin liên lạc và kiểm soát công việc văn
phòng, dự đoán về vai trò của văn phòng trong tương lai


- Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước: Dùng
cho đại học Hành chính do các tác giả Lưu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê
Đình Chúc biên soạn (Nxb Giáo dục, 2005): đề cập tổng quan về văn
phòng và công tác văn phòng: tổ chức lao động, thông tin, lập chương
trình, kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách... và công tác về văn
thư, lưu trữ.
Các nghiên cứu này cung cấp những kiến thức lý luận tổng quan về
công tác văn phòng trong cơ quan nhà nước nói chung. Trong đó, trình bày
về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, các công tác văn phòng, công tác
văn thư, công tác lưu trữ; sự cấp thiết của việc phải hiện đại hóa công tác
văn phòng. Tuy nhiên, những tài liệu này chưa phân tích hay đưa ra những
tiêu chí nhằm đánh giá định tính cũng như định lượng về chất lượng hoạt
động của công tác văn phòng trong cơ quan nhà nước.
Bên cạnh đó, thời gian qua cũng có một số luận văn nghiên cứu về
hoạt động văn phòng, chất lượng hoạt động văn phòng nói chung và văn
phòng HĐND và UBND quận, huyện nói riêng, như:
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong
giai đoạn hiện nay của tác giả Nguyễn Trường Sơn, Luận văn thạc sĩ Quản
lý hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia (2005). Luận văn trình
bày khái quát chung về Văn phòng Bộ Công nghiệp, qua thực trạng các
hoạt động của văn phòng, tác giả đã đề xuất những giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong thời gian
tới;
- Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
cấp quận, huyện tại thành phố Hải Phòng từ thực tiễn của văn phòng
HĐND và UBND quận Hồng Bàng của tác giả Cấn Ngọc Bảo, Luận văn

hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận, góp phần hoàn thành
những nhiệm vụ chính trị mà Quận Bắc Từ Liêm được giao.
3.2.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

Một là, hệ thống hóa những vấn đề lý luận về Văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện.


Hai là, thu thập, phân tích các số liệu để nhận xét thực trạng hoạt động
của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 đến nay.
Làm rõ những ưu điểm, hạn chế cũng như các nguyên nhân dẫn đến hạn
chế về hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận hiện nay.
Ba là, đề xuất những phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
trong thời gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1.

Đối tượng nghiên cứu: Chất lượng hoạt động của văn phòng

HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
4.2.

Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện qua thực tiễn hoạt
động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà

không trả lời đầy đủ các câu hỏi. Như vậy, 157 phiếu trả lời đầy đủ các câu
hỏi được xử lý và được tính là 100% tổng số phiếu hỏi dùng để phân tích
các nội dung cụ thể phục vụ cho việc làm sáng tỏ thực trạng cũng như
nhận định, đánh giá của tác giả đối với chất lượng hoạt động của Văn
phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1.

Ý nghĩa lý luận:

Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần hệ thống hóa lý luận
hoạt động Văn phòng, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện.
6.2.

Ý nghĩa thực tiễn:

Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ bổ sung, gợi mở, góp phần nâng
cao chất lượng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận nói riêng,
hoạt động văn phòng của các cơ quan nhà nước nói chung.
Luận văn đưa ra các giải pháp, kiến nghị, có thể ứng dụng trực tiếp
với văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
Luận văn có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ, công
chức làm việc ở văn phòng HĐND và UBND quận, huyện.
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn được kết cấu thành 4 phần, cụ thể: Phần mở đầu, nội dung
chính, kết luận và tài liệu tham khảo. Trong đó, phần nội dung chính của
Luận văn được chia thành 3 chương, bao gồm:



1.1.2.2. Nhiệm vụ
Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng
của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể được giao những nhiệm
vụ cụ thể khác nhau.
1.1.3. Vị trí, vai trò
1.1.3.1. Vị trí
Có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn phòng có
vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo cho
quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài được
thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
1.1.3.2. Vai trò


Văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức và hoạt
động của bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là trong các cơ quan
hành chính nhà nước, là nơi có đặc thù hoạt động mang tính thường xuyên,
liên tục và luôn luôn thích ứng với thay đổi nhanh chóng của đời sống xã
hội.
1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
huyện
1.2.1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị
xã, thành phố thuộc tỉnh quy định r các cơ quan chuyên môn được tổ
chức thống nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, bao gồm:
Phòng nội vụ, Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Tài
nguyên và Môi trường, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng
Văn hóa và Thông tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Y tế, Thanh tra
huyện, Văn phòng HĐND và UBND.
1.2.2. Tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp

phản ánh toàn bộ các giá trị của quá trình hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện.
1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
1.3.2.1. Hoạt động thu thập, x lý và cung cấp thông tin
1.3.2.2. Xây dựng, lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động
1.3.2.3. Hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị
1.3.2.4. Công tác văn thư, lưu trữ
1.3.2.5. Kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng công
nghệ thông tin


1.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
Thứ nhất, các yếu tố từ bên ngoài
Một là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội.
Hai là, chế độ chính trị và môi trường thể chế trong nước.
Ba là, các yếu tố về văn hóa, phong tục, tập quán của địa phương.
Bốn là, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, khoa học công nghệ.
Thứ hai, các yếu tố bên trong
Một là, nguyên tắc, cơ cấu tổ chức của cơ quan, của Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện.
Hai là, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao
động của Văn phòng.
Ba là, Quy chế hoạt động của Văn phòng.
Bốn là, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động
của Văn phòng.
Tiểu kết chƣơng 1
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là một cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện, có vị trí, vai trò hết sức quan trọng, gắn với các

Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Thứ nhất, đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND
Thứ hai, đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường
trực HĐND, các Ban của HĐND và đại biểu Quận.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
2.1.2.1. Về cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm bao gồm 07 bộ phận
chuyên môn, cụ thể như sau: Bộ phận Tổng hợp, Bộ phận tiếp dân và xử lý
đơn thư, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính, Bộ
phận văn thư, lưu trữ, Bộ phận Công nghệ thông tin, Bộ phận Kế toán, Bộ
phận Quản trị.


2.1.2.2. Về cơ cấu nhân sự
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm bao gồm: 01 Chánh
Văn phòng; 02 Phó Chánh Văn phòng; 29 công chức, lao động hợp đồng.
2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
Thứ nhất, công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ngày càng
được nâng cao về chất lượng, khẳng định được tính hiệu quả.
Thứ hai, về công tác cải cách thủ tục hành chính: Thực hiện tốt công
tác cải cách hành chính.
Thứ ba, về công tác văn thư – lưu trữ: Ttrong quá trình tham mưu, đề
xuất và đã giúp UBND Quận ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, điều hành
hoạt động trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh
đảm bảo kịp thời, hiệu quả, ít để sai sót xảy ra.
Thứ tư, về công tác hành chính, phục vụ: Đã có nhiều cố gắng, đáp

được giao.


2.3. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
2.3.1. Đánh giá hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Bảng 2.1. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
Đơn vị: %
Nội dung đánh giá

Không đảm

Đảm bảo

bảo

Tính đầy đủ

84,71

15,29

Tính chính xác

82,17

2,54

Tính kịp thời

Năm

2014

2015

2016

Số lƣợng

702

676

731

Nguồn Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận Tổng hợp
thuộc Văn phòng HĐND và BND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 – 2016
Theo kết quả khảo sát ý kiến của công chức, 57,96% công chức được
hỏi cho rằng quy trình tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của Văn phòng


HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm đảm bảo tuân thủ một cách đầy đủ,
bài bản, khoa học; 42,04% ý kiến đánh giá ở mức cơ bản đầy đủ. 57,96% ý
kiến cho rằng, chất lượng công tác chuẩn bị, phục vụ cho họp, hội nghị của
Văn phòng HĐND và UBND đáp ứng ở mức rất cao, 36,94% ý kiến đánh
giá ở mức khá cao, 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.
2.3.4. Đánh giá công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc
Từ Liêm do 2 chuyên viên thuộc bộ phận Văn thư – Lưu trữ đảm nhiệm,

9.192

Nguồn Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Văn thư –
Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và

BND quận Bắc Từ Liêm từ năm

2014 – 2016
2.3.5. Đánh giá kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng
dụng công nghệ thông tin
Theo ý kiến đánh giá của công chức Văn phòng HĐND và UBND
quận Bắc Từ Liêm, có 5,1% ý kiến cho rằng mức độ quan tâm của lãnh
đạo UBND đối với vấn đề này mới chỉ ở mức trung bình, 31,84% ý kiến
đánh giá mức độ quan tâm khá cao và 63,06% ý kiến cho rằng mức độ


quan tâm rất cao, cơ bản đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và thực tiễn
địa phương.
Tiểu kết chƣơng 2
Quận Bắc Từ Liêm là một quận mới, được thành lập theo Nghị quyết
số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ. Tuy vậy, quá
trình tổ chức và hoạt động của các cấp chính quyền đảm bảo tuân thủ chặt
chẽ các quy định của pháp luật.
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, trong giai đoạn
2014 – 2016 có vai trò rất lớn trong việc góp phần tạo nên những kết quả
tích cực trong hoạt động quản lý của chính quyền quận thông qua đảm bảo
tổ chức và chất lượng hoạt động của mình.
Đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm trên các tiêu chí: chất lượng thu thập, xử lý, cung cấp thông
tin; chất lượng lập chương trình, kế hoạch công tác; chất lượng tổ chức,

chức, rõ về chức năng, nhiệm vụ đảm bảo chất lƣợng trong hoạt động.
Trong xu hướng cải cách tổ chức bộ máy hành chính hiện nay, cần
chuyển đổi mạnh mẽ, cơ bản vai trò ,chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
của cả bộ máy hành chính nhà nước cũng như của mỗi cơ quan hành chính
cho phù hợp yêu cầu quản lý nền kinh tế thị trường và dân chủ hóa đời
sống xã hội


Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng cần được tiến hành
đồng bộ từ việc xác định, cơ cấu chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của
các cơ quan chuyên môn đến việc đổi mới từng bộ phận cấu thành.
Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm cần phải được tiến hành dựa
trên các chương trình, kế hoạch cụ thể, phải xây dựng các mục tiêu, giải
pháp khả thi, có lộ trình thực hiện rõ ràng, phải xuất phát từ các nguồn lực
vật chất và phi vật chất phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội
của từng địa phương.
3.1.3.Xây dựng và phát triển đội ngũ công chức văn phòng có đủ
năng lực, phẩm chất đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
Xây dựng và phát triển năng lực cán bộ công chức theo nguyên
tắc chức nghiệp hay chế độ việc làm đều nhằm đi đến kết quả cuối cùng là
tạo ra được đội ngũ công chức thực sự có năng lực, biết giải quyết các vấn
đề được giao trên nguyên tắc kết quả, hiệu quả và chất lượng.
Xây dựng và phát triển đội ngũ công chức văn phòng HĐND và
UBND quận Bắc Từ Liêm vừa là nhiệm vụ chính trị quan trọng, vừa là
nhiệm vụ cụ thể, gắn với quá trình dịch chuyển giữa khu vực công và khu
vực tư gắn với quá trình chuyển đổi mô hình nhà nước cai trị, duy trì sang
nhà nước kiến tạo, phục vụ.
3.1.4 Hiện đại hóa công tác văn phòng
Hiện đại hóa công tác văn phòng là yêu cầu cấp thiết để hoàn

- Hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ
- Đổi mới công tác hội họp, công tác lễ tân giao tiếp
- Công tác tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận “ một cửa”
3.2.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa
công tác văn phòng
Đối với Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, để thực hiện
tốt việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT và hiện đại hóa công tác văn phòng,
cần phải chủ động thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản sau đây:


Một là, xây dựng quy chế về việc truyền – nhận thông tin trên mạng
nội bộ và mạng diện rộng với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận,
UBND các phường.
Hai là, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kiến thức tin học, công nghệ
thông tin cho đội ngũ công chức, lao động hợp đồng.
Ba là, tập trung nâng cao nhận thức về công nghệ thông tin của đội
ngũ công chức, lao động hợp đồng của Văn phòng.


Tiểu kết chƣơng 3
Hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói
chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm nói
riêng là một trong những yêu cầu cấp thiết, gắn liền với quá trình thực hiện
cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Yêu
cầu này vừa mang tính chất khách quan do tác động mang tính ngoại biên,
vừa mang tính chất tự thân, xuất phát từ nhu cầu cần tự hoàn thiện của Văn
phòng.
Để hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
nói chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
nói riêng, cần tiến hành động bộ một số giải pháp căn bản như: hoàn thiện