THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM BÁN HÀNG VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ ĐIỆN TỬ
TIN HỌC QUỐC TUẤN
2.1. Đặc điểm chung của doanh nghiệp
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Nước ta đang trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế từ nền kinh tế
tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ
mô của nhà nước theo định hướng XHCN. Vì vậy, việc áp dụng các công
nghệ khoa học kỹ thuật vào nền kinh tế đóng vai trò hết sức quan trọng,
góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Đặc biệt là các công nghệ tin học
đã được ứng dụng ở mọi bộ phận như trong quản lý kế toán, thiết kế... và
ngay cả như mỗi cá nhân, mỗi gia đình máy vi tính trở thành một thiết bị
không thể thiếu trong công việc, trong đời sống. Bởi máy tính giúp cho con
người tiết kiệm được rất nhiều thời gian, nâng cao năng suất lao động từ
đó làm cho nền kinh tế xã hội tăng trưởng và phát triển, đồng thời máy
tính còn làm cho con người mở rộng tầm nhìn, sự hiểu biết để có thể hòa
nhập với thế giới.
Với nhu cầu về công nghệ ngày càng cao và tất yếu đó, Công ty
TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn ra đời nhằm đáp ứng đòi hỏi
của nền kinh tế cũng như của từng khách hàng cụ thể. Bước đầu, công ty
chỉ là một cửa hàng nhỏ chuyên cung cấp các loại máy tính, các thiết bị
máy tính... Sau đó, do nhu cầu thị trường và do mong muốn mở rộng điều
kiện hoạt động sản xuất kinh doanh từ một cửa hàng nhỏ đã thành lập
nên Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn. Từ khi được thành
lập cho đến nay, công ty đã có những kết quả nhất định, các đối tác làm ăn
ngày càng nhiều, khách hàng ngày càng đông và đã dần chiếm được vị thế
của mình trên thị trường máy tính nói riêng và trong nền kinh tế nói
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
1
chung. Tuy nhiên, vì là một doanh nghiệp mới thành lập nên đòi hỏi công
ty phải không ngừng phấn đấu, nâng cao hiệu quả, chất lượng sản phẩm,

triển vốn cho công ty, thực hiện đúng các cam kết, các hợp đồng kinh tế có
liên quan. Đồng thời công ty còn phải thực hiện hạch toán các khoản
NSNN, ngân hàng cũng như các tổ chức kinh tế xã hội khác có quan hệ với
công ty; tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết mọi hoạt động kinh tế phát
sinh ở công ty, lập bảng tổng kết tài sản cùng các báo cáo khác của công
ty.
Ngoài ra, công ty cần tìm các biện pháp để nâng cao hiệu quả kinh
doanh như: tạo ra nguồn hàng đầy đủ, phong phú có thể đáp ứng tốt nhất
nhu cầu của khách hàng, chất lượng cao, điều kiện thanh toán và giá
thành hợp ý, phù hợp. Công ty còn phải tuân thủ các chế độ quản lý kinh tế
tài chính do nhà nước ban hành.
* Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là:
- Buôn bán tư liệu sản xuất, hàng tiêu dùng (chủ yếu thiết bị công
nghệ thông tin) bao gồm các mặt hàng:
+ Máy tính compag, Đông Nam á, Samsung, LG
+ Máy in Canon, HP
+ Máy fax
- Xúc tiến thương mại
- Dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa
2.1.3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn có trụ sở đặt tại
31 Huỳnh Thúc Kháng - Đống Đa - Hà Nội và có một kho hàng. Để quá
trình kinh doanh được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả kinh tế mong
muốn đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp đủ
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
3
Giám đốc Phó Giám đốc
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
Kho Bộ phận bảo hànhBộ phận sửa chữa

đã bán cho khách.
Ngoài ra phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh còn có thể cung cấp
các dịch vụ và tư vấn cho khách về các lĩnh vực công nghệ thông tin. Trong
trường hợp công ty bán lẻ máy tính cho khách hàng thì thường bao gồm
cả dịch vụ lắp đặt và cài các chương trình phần mềm trong máy.
Đứng đầu mỗi phòng ban đều có một trưởng phòng có nhiệm vụ
điều hành quản lý toàn bộ hoạt động của phòng mình và chịu trách nhiệm
trước công ty, trước ban giám đốc về hoạt động của phòng mình.
2.1.4. Tình hình tổ chức công tác kế toán của công ty
a. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
5
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán bán hàng, mua hàngKế toán thanh toán công nợKế toántiền lương và chi phí
Kế toán trưởng
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và
sử dụng tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và
hoạt động sử dụng kinh phí của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế
hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp và thanh toán; kiểm tra việc giữ
gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời
những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, kỷ luật kinh
tế tài chính mà nhà nước và doanh nghiệp đã ban hành.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý
các hoạt động trong toàn doanh nghiệp; kiểm tra và phân tích hoạt động
kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục
vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.
b. Mô hình tô chức bộ máy kế toán của công ty
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc
Tuấn được tổ chức theo mô hình tập trung, thực hiện tất cả các giai đoạn

phục vụ việc đánh giá và lập báo cáo.
c. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Căn cứ vào các điều kiện cụ thể của doanh nghiệp về qui mô, đặc
điểm hoạt động, yêu cầu quản lý... Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
7
Chứng từ gốcSổ quỹ Sổ (thẻ)chi tiết
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
2
3
1
6
4
7
7
5
8
8
7
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Quốc Tuấn áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo
quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu từ sổ
nhật ký chung để ghi vào sổ cái.
- Theo hình thức này hệ thống sổ của công ty bao gồm:

9
- Sau mỗi kỳ kinh doanh (thường cuối mỗi tháng) công ty lập báo
cáo quyết toán gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,
báo cáo luân chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính....
2.2. Thực tế công tác kế toán
2.2.1. Kế toán thành phẩm
2.2.1.1. Kế toán chi tiết thành phẩm
- Kế toán chi tiết thành phẩm là công tác kế toán kết hợp giữa thẻ
kho và phòng kế toán nhằm mụcđích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập -
xuất - tồn kho của từng loại thành phẩm cả về số lượng và giá trị.
- Việc quản lý thành phẩm luôn đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu về
mặt chất lượng và số lượng nhằm tránh tình trạng hao hụt, mất mát hoặc
hàng chất lượng kém, giảm giá trị. Vì vậy, kế toán thành phẩm, quản lý chi
tiết thành phẩm cả về chất lượng và số lượng.
- Thủ tục nhập xuất.
Sản phẩm của công ty sau khi hoàn thành được kiểm tra chất lượng
và đánh giá mức độ phù hợp. Sau khi kiểm tra các thành phẩm đủ tiêu
chuẩn mới được nhập.
Khi nhập thành phẩm kế toán các phân xưởng lập phiếu nhập.
Phiếu nhập được lập thành 3 liên
+ Liên 1: Lưu lại quyển dưới phân xưởng (kho)
+ Liên 2: Giao cho chủ kho để ghi sổ thành phẩm sau đó cuối tháng
chuyển lên cho phòng kế toán để ghi sổ.
+ Liên 3: Phòng kinh doanh giữ để theo dõi tình hình của công ty.
Đơn vị:
Địa chỉ:1
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 1 tháng 4 năm 2007
Nợ:
Có:

Bằng chữ: Hai trăm mười triệu đồng
Nhập, ngày 1 tháng 4 năm 2007
Phụ trách cung
tiêu
Người giao
hàng
Thủ kho Kế toán
trưởng
Thủ trưởng
* Thủ tục xuất khi thành phẩm:
Khi khách đến mua thành phẩm, kế toán bán hàng lập hóa đơn
GTGT, hóa đơn được lập làm 3 liên.
- Liên 1: Lưu lại quyển sổ gốc ở phòng kế toán
- Liên 2: Giao cho khách hàng để lĩnh ở kho.
- Liên 3: Kế toán tiêu thụ giữ, theo dõi và lập bảng kê bán hàng.
Khách hàng nhận hóa đơn nếu thanh toán thì kế toán ghi ngay vào
sổ của phiếu thu tiền mặt lên hóa đơn GTGT
Thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại sản phẩm ghi trên hóa đơn
GTGT do khách hàng mang xuống để xuất kho thành phẩm.
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
11
Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học
Quốc Tuấn
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO
Giờ ...... ngày 30 tháng 4 năm 2006
Ông (bà) Hoàng Phụng Chinh
Ông (bà): ủy viên
Tổ trưởng kiểm kê: Ông (bà)
ủy viên: Tổ kiểm kê: Ông (bà)
TT Tên hàng hóa ĐVT Đơn giá

Quầy 19 700.035 700.035 45.821.36
1
Quầy 15 1.997.70
0
1.997.70
0
18.123.35
0
2.697.73
5
63.944.71
1
Ngày 5 tháng 5 năm 2006
Lập bảng Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng
2.2.2. Kế toán quá trình bán hàng
2.2.2.1. Các vấn đề chủ yếu có liên quan đến quá trình bán hàng của
doanh nghiệp
a. Thị trường và bạn hàng chủ yếu của doanh nghiệp
Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn là một doanh
nghiệp thương mại nên tiêu thụ hàng hóa là hoạt động kinh doanh chủ
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
13
yếu, nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Muốn hoạt
động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì công ty phải có biện pháp đẩy
mạnh và mở rộng thị trường tiêu thụ.
Trong quá trình tiêu thụ, công ty đã sử dụng các phương thức: bán
buôn, bán lẻ và các hình thức nhận đại lý.
- Bán buôn: gồm có bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng.
- Phương thức bán buôn qua kho: thì cũng căn cứ vào điều khoản
ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hàng hoặc đơn vị

tục nhận lại hàng.
- Bán lẻ tự chọn: theo hình thức này, khách hàng đến sẽ chọn đặt
hàng mình ưng ý nhất sau đó sẽ thanh toán tiền tại quầy cho nhân viên
bán hàng. Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ thu tiền và ghi sổ hàng. Chứng
từ của nghiệp vụ bán lẻ cũng là hóa đơn bán hàng do phòng kế toán lập và
được lập cho mỗi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh.
Đối với trường hợp bán lẻ này khách hàng không yêu cầu ghi hóa
đơn GTGT, do đó cuối ngày nhân viên bán hàng sẽ kiểm kê và cùng thủ kho
tính ra số lượng hàng xuất bán trong ngày theo công thức:
Số lượng hàng
bán ra trong ngày
=
Số lượng hàng
tồn đầu ngày
+
Số lượng hàng
nhập trong
ngày
-
Số lượng hàng
tồn cuối ngày
Sau đó đối chiếu với kết quả kiểm kê nhân viên bán sẽ lập báo cáo
bán hàng hàng ngày và chuyển báo cáo bán hàng với tiền bán hàng lên
phòng kế toán. Kế toán lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục
thu tiền.
- Bán hàng qua mạng:
Phòng kinh doanh được chia thành 2 bộ phận: một bộ phận làm việc
tại chỗ và một bộ phận hoạt động trên thị trường (bộ phận tiếp thị).
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
15

mua vào, bán ra. Dựa vào bảng kê này kế toán viên tờ khai thuế GTGT.
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào.
Kế toán định khoản
Thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 3331
Có TK 1331
2.2.2.2. Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng theo các phương thức
bán hàng
a. Tài khoản sử dụng:
Để tiến hành hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh,
Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn đã sử dụng các tài
khoản kế toán sau đây:
* Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng
- Nội dung: dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế và doanh
thu tiêu thụ.
- Kết cấu:
+ Bên Nợ: Phản ánh các khoản điều chỉnh giảm doanh thu, phản
ánh doanh thu tiêu thụ.
+ Bên Có: Phản ánh doanh thu bán hàng theo hóa đơn GTGT (giá
chưa thuế)
Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ. Công ty mở các tài khoản cấp
hai sau:
TK 5111: Doanh thu kinh doanh hàng hóa
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114: Doanh thu khác
* Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại
- Nội dung: phản ánh trị giá của hàng đã bán nhưng bị khách hàng
trả lại
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
17
- Kết cấu:

Nợ TK 111 : 13.035.000
Có TK 5111 : 11.850.000
Có TK 3331: 1.185.000
Chứng từ và sổ sách kế toán ghi nhận quá trình bán hàng:
- Hóa đơn bán hàng
- Sổ chi tiết TK 632
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ quỹ tiền mặt (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt)
- Sổ tiền gửi ngân hàng (nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển
khoản)
- Sổ chi tiết thanh toán (dùng theo dõi mọi công nợ phải thu, phải
trả của doanh nghiệp).
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 3: (Dùng cho thanh tóan)
Ngày 7 tháng 4 năm 2006
Mẫu số: 01
GTKT-3LL
KG/2006-B
N
o
: 0024355
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử
Tin học Quốc Tuấn Số TK
Địa chỉ: 31 Huỳnh Thúc Kháng MS: 0101478882
Điện thoại:
Họ tên khách hàng: Trần Kiều Oanh
Đơn vị: DNTN T&T
Địa chỉ: Số TK:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 4900225269
TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền

Số tiền : 13.035.000
Bằng chữ: Mười ba triệu không trăm ba lăm nghìn đồng chẵn.
Kèm theo hóa đơn bán hàng.
Đã nhận đủ số tiền: Mười ba triệu không trăm ba lăm nghìn đồng chẵn.
Ngày ...... tháng ...... năm 200 ....
Thủ trưởng Kế toán
trưởng
Người lập
phiếu
Người nộp Thủ quỹ
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
20
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)
+ Số tiền quy đổi
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
21
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TÀI KHOẢN 632
Tháng 4/2006
Giá vốn hàng bán:CPU Intel Pentium IV530
Ngày
tháng
Chứng từ
Diễn giải TK ĐƯ
Số phát sinh Số dư Ghi
chú
SH NT Nợ Có Nợ Có
02/04 0024354 02/04 Công ty TNHH Kim Cương 156 28.440.000
15/04 0024356 15/04 Công ty Mateixhlong 156 19.908.000
29/04 0024357 29/04 Tổng CTXD Trường Sơn 156 36.972.000
31/04 Kết chuyển sang TK 911 911 85.320.000

ĐƯ
Doanh thu Các khoản tính trừ
Số hiệu
Ngày
tháng
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền Thuế
TK 521,
531, 532
2/4 0024354 2/4 Công ty TNHH Minh Cương 131 10 3.081.000 30.810.000
15/4 0024356 15/4 Công ty CP Matexim Thăng Long 112 07 3.081.000 21.567.000
29/4 0024357 29/4 112 13 3.081.000 40.053.000
Cộng 92.430.000
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
24
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tháng 4/2006
Tên sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ: Monitor LG Flatron 1530S LCD
Ngày
tháng
Chứng từ
Diễn giải
TK
ĐƯ
Doanh thu Các khoản tính trừ
Số hiệu
Ngày
tháng
Số