Lời mở đầu
Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ
phận quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không
chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa
điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lí thống nhất mô hình này
trong kho không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phơng pháp kho truyền
thống.
Phần mềm quản lí vật t là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống
quản lí đầy đủ các thông tin về kho, vật t hàng hoá cũng nh các nhiệm vụ nhập
kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật t và điều chỉnh vật t sau khi kiểm kê.
Để xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì
ngành công nghệ thông tin đã phát triển tơng đối phổ biến trên thế giới nói
chung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp
cần thiết đó. Đã qua đi thời tính toán, lu trữ dữ liệu bằng các phơng pháp thủ
công truyền thốn mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin
đã đi vào các nghành với một phơng thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng
tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bớc đột phá mới cho
công tác quản lí kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc thông tin về hàng hoá,vật
t, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, ngời quản
lí doanh nghiệp có thể đa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi
phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Lí do chọn đề tài

1
Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng nh của con ngời ngày
càng cao, do đó để đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới
và hoàn thiện hơn. Hiện nay do xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là
sự lớn mạnh của các doanh nghiệp, của các tổ chức, chính vì vậy mà việc quản
lí sao cho chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết các doanh nghiệp. Lĩnh

ứng đợc yêu cầu của khách hàng cũng đợc đa về nhập kho chờ xử lí. Việc theo
dõi hàng nhập kho đợc diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho đợc bộ
phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý thậm chí cả tuần.
2. Quản lí xuất
Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Khách ở
đay có thể là mua lẻ hoặc mua buôn. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu
cầu và gửi đến bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ kiểm tra lợng hàng trong kho, sau
đó sẽ gửi thông báo về số lợng hàng cho bộ phậnbán hàng. Nếu đủ đáp ứng
yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và giao

3
cho khách hàng bản sao hoá đơn bán hàng. Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho
bộ phận quản lí. Bộ phận uản lí kho sẽ tiến hành kiểm tra kiểm tra và lập phiếu
xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ đợc gửi cho khách hàng và một phiếu đợc giữ lại
lu vào kho phiếu xuất. Khi xuất hàng thông tin về hàng xuất cũng đợc lu vào
trong sổ chi tiết hàng hoá để tiện đối chiếu kiểm tra.
3.Quản lí tồn
Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá trình nhập và xuất hàng.
Hàng hoá đợc thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất hàng.
II. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lí vật t
1.Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành
tựu của công nghệ, tin học vào tổ chức. Xây dựng thành công một hệ thống
thông tin không thể một thực đơn có sẵn. Trớc hết cần phải biết vận dụng các
hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thômh
tin, về quá trình hình thành và phát triển các hệ thống thông tin để dự kiến một
hệ thống thông tin thích hợp cho nó.
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống thông tin tuy nhiên theo
cách hiểu của nhà tin học thì hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con
ngời, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào

Competitive Advantage). HTTT loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến l-
ợc. HTTT tăng cờng khả năng cạnh tranh đợc thiết lập cho ngời sử dụng là
những ngời ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một ngời cung cấp và
cũng có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp (trong khi ở

5
bốn loại hệ thống trên ngời sử dụng chủ yếu là các bộ phận trong tổ chức). Hệ
thống là công cụ đắc lực thực hiện các ý đồ chiến lợc (vì vậy có thể gọi là
HTTT chiến lợc).
2.2. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong quản lí đợc phân chia theo cấp quản lí và trong mỗi
cấp quản lí chúng lại đợc phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo
cách phân chia này có 3 loại HTTT đó là: HTTT chiến lợc, HTTT chiến thuật
và HTTT tác nghiệp.
HTTT quản trị quan hệ khách hàng là hệ thống kinh doanh và sản xuất. Hệ
thống này cung cấp các thông tin đầu ra có tính tin học hoá cao. Đó là các báo
cáo về khách hàng và dự án đang thực hiện.
3. Mô hình biểu diễn HTTT
Cùng một HTTT có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của
ngời mô tả. Có ba mô hình đã đợc đề cập tới để mô tả cùng một HTTT đó là:
mô hình logic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lí trong.
Mô hình lôgic: Mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lí phải thực
hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lí và thông tin mà
hệ thống sản sinh ra.
Mô hình vật lí ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh là các vật mang tin và mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào
và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống
Mô hình vật lí trong: Liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống,
tuy nhiên không phải là cái nhìn cảu ngồi sử dụng mà là của nhân viên kĩ
thuật.H

Mục đích của gai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc
những ngời có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ,
tính khả thi và hiệu quả của một dự án.
2.2.Giai đoạn phân tích chi tiết
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó,
xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định
những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu
của HTTT mới phải đạt đợc .
2.3.Giai đoạn thiết kế lôgic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ
thống thông tin cho phép loại bỏ đựơc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt
đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc đó. Mô hình logic của hệ
thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra(nội dung của
output), nội dung của cơ sở dữ liệu(các tệp các quan hệ giữa các tệp), các xử lí
và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện(các xử lí) và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào
(các Input). Mô hình logic sẽ phải đợc ngời sử dụng xem xét và chuẩn y.
2.4.Giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi
mô hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng thì phân tích viên phải
xây dựng các phơng án và các giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình
logic. Mỗi một phơng án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lí ngoài
của hệ thống nhng cha phải là mô tả chi tiết.

8
2.5.Giai đoạn thiết kế vật lí ngoài
Sau khi chọn đợc một phơng án giải pháp thì giai đoạn này đợc tiến
hành. Thiết kế vật lí bao gồm hai tài liệu cần có là: một tài liệu bao gồm chứa
tất cả các đặc trng của một hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật và

thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để ở đâu, đa cho ai Quan
sát sẽ có khi gặp khó khăn vì bị ngời quan sát để ý khi đó họ sẽ không thực
hiện đúng qui trình nh ngày bình thờng.
Phơng pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích thiết kế chi
tiếtHệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hang chủ yếu là nghiên cứu
tài liệu, quan sát và phỏng vấn.
3.2. Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin
3.2.1.Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control)
Sơ đồ luồng thông tin IFD đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo
cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong
thế giới vật lý bằng các sơ đồ:
-Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý:10
Thủ công Giao tác ngời máy Tin học hoá toàn phần

- Kho dữ liệu Thủ công Tin học hoá
3.2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông
tin nhng trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý,
các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối
tợng chịu trách nhiệm xử lý, sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần để làm gì
Ký pháp chung cho sơ đồ DFD
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: Thực thể, tiến
trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.

phơng pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu
Các bớc chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra:
Bớc 1: Xác định các đầu ra.
Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra.
Nội dung, khối lợng tần suất và nơi nhận của chúng.
Bớc 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
- Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra.
- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin đợc gọi là các thuộc
tính. Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.
- Đánh dấu các thuộc tính lặp (là nhũng thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu)
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính đợc tính toán hoặc suy ra
từ những thuộc tính khác.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở.
Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

13
Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: Trong mỗi danh sách không đợc phép chứa những
thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành
các danh sách con (có ý nghĩa dới một góc độ quản lý).
Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc
tính định danh của các danh sách gốc.
- Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)
Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc
vào toàn bộ khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự
phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của
khoá thành một danh sách con mới.
Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới này với một tên riêng cho phù
hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

cung cấp các khẳ năng lập trình trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt chẽ ở độ
vừa phải. Là ngôn ngữ lập trình dễ học. Đó chính là lí do chọn ngôn ngữ lập trình
để giải quyết bài toán.
Chơng II
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí
kho hàng
I.Phân tích hệ thống thông tin
1.Sơ đồ chức năng kinh doanh

15
2.Mô tả hoạt động quản lí kho bằng sơ đồ luồng thông tin(IFD)
2.1.Quá trình nhập hàng từ nhà cung cấp
Thời điểm Nhà cung cấp Quản lý kho

16
Quản lí hàng tồn kho
Quản lí nhập kho
Nhận và kiểm tra
hoá đơn bán hàng
Lập phiếu xuất kho
Quản lí xuất kho
Nhận và kiểm tra
hàng hoá
Lập phiêú nhập kho
Vào sổ chi tiết hàng
hoá
Vào sổ chi tiết hàng
hoá
Đưa kết quả kiểm kê
Điều chỉnh chênh

18
Phiếu xuất
kho
Lập phiếu xuất kho
Sổ chi
tiết hàng
hoá
Hoá đơn bán
hàng

19
2..3.Quá trình báo cáo, kiểm kê hàng hoá.
Thời
điểm
Bộ phận kho Ban lãnh đạo
Theo
yêu cầu
của lãnh
đạo hoặc
định kì
3.Mô tả hoạt động quản lý hàng tồn kho bằng sơ đồ DFD

Lập báo
cáo
Kiểm tra lại quá
trình nhập, xuất
Sổ kiểm kê
Vào sổ kiểm
kê
Thực hiện