Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN
THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
ÁP DỤNG HỆ THỐNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM
CƢƠNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
GVHD: TS. TRƢƠNG THỊ LAN ANH
SVTH: ĐẶNG ĐỨC MINH


phát triển công ty. 7
CHƢƠNG 4 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHI ÁP DỤNG ISO 9001 TẠI
CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƢƠNG 9
4.1. Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban: 9
4.2. Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty: 9
4.3. Chuẩn hóa quy trình làm việc: 11
4.4. Kiểm tra, giám sát, đáng giá thƣờng xuyên: 11
4.5.Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực 11
Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đặng Đức Minh Trang 2

CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

Khi nói đến sự thay đổi trong một tổ chức, cần phải hiểu đó là sự thay đổi của tất cả mọi
quá trình, cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh
nghiệp, cho tổ chức, từ việc áp dụng công nghệ mới, những bƣớc dịch chuyển có tính
chất chiến lƣợc, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp
khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ƣu hóa phong cách văn hóa công
ty.
Để có thể thực hiện thay đổi qua đó làm phát triển tổ chức cần các bƣớc sau:
1.1 Lập đề cƣơng thay đổi hoặc phát triển tổ chức
Trƣớc khi tiến hành thực hiện thay đổi hay phát triển chúng ta cần đƣa ra đề
cƣơng cụ thể và chi tiết cho việc thay đổi, bao gồm các bƣớc chuẩn bị, quá trình thực
hiện, ấn định thời gian có thể
1.2 Chuẩn đoán tổ chức
Chuẩn đoán là một quá trình phối hợp giữa các thành viên của tổ chức với tƣ vấn
để thu thập những thông tin thích hợp, phân tích chúng và rút ra những kết luận cho
hoạch định hành động và can thiệp.
Mục đích của chuẩn đoán là xác định vấn đề đang tồn tại trong công ty và hoặc

1.6 Đánh giá và thể chế hóa
Sau khi thực hiện can thiệp vào tổ chức, chúng ta cần phải thực hiện đánh giá để
cung cấp thông tin về tiến trình và kết quả tác động của các can thiệp. Cuối cùng, chúng
ta phải thể chế hóa để các can thiệp trở thành một phần chính thức trong các chức năng
hoạt động của doanh nghiệp.

Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đặng Đức Minh Trang 4

CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƢƠNG VÀ HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY
TNHH SX TM THẨM CƢƠNG

Công ty TNHH SX TM Thẩm cƣơng đƣợc thành lập từ năm 2004. Theo đà phát
triển của thị trƣờng nói chung và thị trƣờng đồ nhựa Việt Nam nói riêng, hiện nay các
sản phẩm kinh doanh của công ty rất phong phú và đa dạng chủng loại.
Các sản phẩm sản xuất và kinh doanh của công ty hiện nay:
- Sản phẩm nhựa phục vụ nông ngƣ nghiệp.
- Đồ bảo hộ lao động công nghiệp.
- Sản phẩm nhựa dùng cho ngành nail.

2.2.4 Thực trạng Cải tiến theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001-2008:
Theo yêu cầu 8.5 của tiêu chuẩn ISO 9001-2008 : “Tổ chức phải cải tiến liên tục
hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng chính sách chất lượng,
mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, hành động khắc phục, phòng
ngừa và sự xem xét của lãnh đạo”.
Chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng đƣợc xây dựng và văn bản hóa, thông
báo tới tất cả cán bộ nhân viên Công ty, thông qua các khóa đào tạo về ISO hay trên
trang thông tin nội bộ của Công ty. Đề từ đó từng thành viên trong công ty nắm đƣợc nội
dung của chính sách chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng, góp phần vào việc nâng cao chất
lƣợng sản phầm đầu ra và cũng nâng cao nhận thức về quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn
ISO 9001-2008.
Kết quả đánh giá nối bộ và kế hoạch khắc phục đƣợc triển khai định kỳ theo đúng
theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Kết quả đƣợc công ty QAS Indochina đánh giá, bản
đánh giá đƣợc gửi đến ban lãnh đạo và ban kiểm soát nội bộ của công ty, trong đó có
đính kẻm kế hoạch khắc phục, giúp các ban và bộ phận thấy điểm chƣa hợp lý cà có
hƣớng khắc phục phù hợp, góp phần vào cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng phù hợp
với điều kiện thực tế tại Công ty, góp phần vào nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý
chất lƣợng đƣợc áp dụng.
Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đặng Đức Minh Trang 6
CHƢƠNG 3 : NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA THẨM CƢƠNG
TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ISO
3.1. Thuận lợi trong quá trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008
- Quá trình triển khai ISO tại công ty đã đƣợc sự chỉ đạo thƣờng xuyên, kịp thời,
sát sao của lãnh đạo, sự cầu thị học tập theo phƣơng pháp làm việc khoa học của đội ngũ
công nhân viên trong công ty.
- Đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo trong việc hỗ trợ duy trì, cải tiến HTQLCL
thông qua công tác đào tạo, bồi dƣỡng cho đội ngũ công nhân viên, hỗ trợ một phần kinh
phí trong hoạt động đánh giá giám sát và tái chứng nhận.

đến suy nghĩ: vì quy trình mới mà họ phải bị đào tạo lại. Điều này dẫn tới việc thiếu tinh
thần hợp tác ở một số nhân viên trong những ngày đầu triển khai.
Nhân viên chƣa thực sự quan tâm và chƣa có nhận thức đúng về vai trò, lợi ích của
việc áp dụng ISO. Họ cho rằng việc thực hiện ISO là trách nhiệm của ban lãnh đạo công
ty. Do vậy, họ thực hiện quy trình theo tính hình thức, mang tâm lý bị ép buộc, không
thoải mái. Từ đó, lãnh đạo công ty cũng rất khó để đánh giá hiệu quả của công tác đào
tạo cũng nhƣ nhận biết hiệu quả của quy trình mới mang lại khi áp dụng tiêu chuẩn ISO.
3.2.3. Hệ thống tài liệu phức tạp.
Việc ghi lại những gì đang làm một cách có hệ thống là khá phức tạp. Hệ thống
đảm bảo chất lƣợng ISO đòi hỏi cần phải có hệ thống tài liệu đầy đủ, rõ ràng, lƣu giữ hồ
cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm tra, thống kê và giám sát. Vì áp dụng ISO 9001
nên các quy trình đều đƣợc chuẩn hóa một cách chuyên nghiệp tuy nhiên còn một số quy
trình chƣa thực sự sát với thực tế làm việc hiện tại của các nhân viên gây ra một số khó
khăn cho việc thực hiện. Ngoài ra, việc xây dựng thói quen thực hiện có kế hoạch, tuân
thủ các qui định và ghi lại những gì đã làm là một công việc tốn nhiều công sức, thời
gian.
3.2.4. Bộ máy giám sát thực thi tiêu chuẩn ISO chƣa đáp ứng đƣợc so với tốc độ
phát triển công ty.
Đánh giá nội bộ là một cơ chế kiểm tra lại toàn bộ hoạt động quản lý chất lƣợng
trong doanh nghiệp để qua đó xác định sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống. Tuy
Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đặng Đức Minh Trang 8
nhiên tại năng lực của chuyên gia đánh giá nội bộ còn hạn chế. Việc đánh giá còn mang
tính hình thức, chƣa đi sâu vào nội dung cụ thể để cải tiến liên tục.
Việc ngại va chạm trong đánh giá của đánh giá viên với đơn vị đƣợc đánh giá cũng
là một vấn đề khó khăn trong khâu giám sát việc thực thi tiêu chuẩn ISO tại công ty.
Việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện QLCL cũng nhƣ hiệu quả của QLCL còn cảm
tính chƣa có số liệu thống kê chính xác và việc đánh giá còn mang tính chung chung.


Lập các biểu mẫu ( phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy bảo hành,…, quy
định, quy trình làm việc chung ) thống nhất trong toàn công ty.
Xây dựng hệ thống quy định, quy trình làm việc xuyên suốt.
Có chính sách rõ ràng để làm cơ sở cho đánh giá, khen thƣởng, sự ổn định
trong công ty.
Mô tả công việc, mẫu biểu, hồ sơ
− Ngay từ lần đầu soạn thảo, hình thức trình bày, mã số và nội dung của từng nhóm
tài liệu đã đƣợc thống nhất và chuẩn hóa theo quy trình kiểm soát tài liệu.
− Tất cả các tài liệu đƣợc chuyển từ dạng văn xuôi sang lƣu đồ giúp rút ngắn số
trang của tài liệu và dễ đọc, thuận tiện cho công tác phổ biến.
− Các tài liệu đƣợc chia theo nhóm công việc nên rất dễ dàng cho việc truy tìm.
Về nội dung: qua nhiều lần sửa đổi, nội dung tài liệu đã dần phù hợp với hoạt
động thực tế và hỗ trợ cho việc kiểm soát công việc. Nhìn chung hệ thống tài liệu đã
đƣợc đảm bảo tƣơng đối tính đầy đủ, phù hợp với tình hình thực tế của các hoạt động tại
công ty.
Về hình thức: đa số tài liệu đã đƣợc soạn thảo, ban hành thống nhất và chuẩn hóa
theo quy trình kiểm soát tài liệu.Hệ thống tài liệu đã đƣợc tin học hóa, phân chia thành
nhiều nhóm rõ ràng tạo sự tiện lợi và thống nhất trong việc sử dụng và áp dụng toàn hệ
Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đặng Đức Minh Trang 10
thống. Việc kiểm soát hệ thống tài liệu trên mạng nội bộ do Bộ phận Công nghệ thông tin
và Ban ISO phụ trách.
Về hồ sơ, mọi hồ sơ hiện hành hay cần phải hủy bỏ đều tuân theo quy trình kiểm
soát hồ sơ
Kiểm soát tài liệu
TNHH SX TM Thẩm Cƣơng xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu để kiểm soát
mọi tài liệu có ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm/dịch vụ hoặc HTQLCL. Các tài liệu
đƣợc kiểm soát bao gồm:
− Tài liệu bên trong: bao gồm tài liệu thuộc HTQLCL nhƣ sổ tay chất lƣợng, chính

đảm bảo nhân viên làm đúng quy trình, thủ tục.
4.5.Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực
 Soạn thảo và ban hành các tài liệu liên quan đến trách nhiệm của CBCNV đối với
công ty; triển khai các khóa huấn luyện, đào tạo định hƣớng; truyền đạt qua các
phƣơng tiện thông tin nhƣ mạng nội bộ, trang web, bản tin; hƣớng dẫn CBCNV
thực hiện nghiêm túc các sứ mệnh và chính sách của công ty; chú trọng rèn luyện
CBCNV tính trung thực, thanh liêm, tinh thần trách nhiệm, đạo đức và lƣơng tâm
nghề nghiệp.
 Cơ hội tuyển dụng minh bạch và công bằng
 Chính sách này cho phép mọi ứng viên trong nội bộ cũng nhƣ bên ngoài có thể
tham gia ứng tuyển vào một vị trí công việc nào đó. Không có bất kỳ sự phân biệt
nào về giới tính, thành phần gia đình của ứng viên trong quá trình tuyển dụng tại
TNHH SX TM Thẩm Cƣơng
Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc và thăng tiến của nhân viên tại công ty
TNHH SX TM Thẩm Cƣơng, chính sách này cũng đƣợc thể hiện rất rõ ràng. Năng
lực cạnh tranh thực sự là yếu tố quyết định thành công của ngƣời lao động tại
công ty.
 Cơ hội đào tạo
Mọi nhân viên tân tuyển của sẽ đƣợc công ty đào tạo hội nhập ít nhất là hai tuần
trƣớc khi chính thức làm việc. Vì vậy, nhân viên đƣợc trang bị những kiến thức và
kỹ năng cần thiết cho công việc của mình. Hiểu rõ nội quy, văn hóa của công ty.
 Cơ hội phát triển khả năng lãnh đạo và thăng tiến
Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đặng Đức Minh Trang 12
Tìm kiếm các ứng viên giỏi, có tố chất lãnh đạo để đào tạo đội ngũ lãnh đạo kế
thừa. Bên cạnh đó, ƣu tiên đề bạt lên các cấp quản lý đối với những nhân viên trẻ
có năng lực, có nhiệt huyết và có những thành tích tốt. Các nhân viên trẻ sẽ có
nhiều có hội để trở thành nhà quản lý các cấp khi tham gia các chƣơng trình nhƣ
Quản trị viên tập sự, chƣơng trình phát triển nhân sự quản lý kế thừa và nhiều