SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ĐỀ TÀI:
“MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN
TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC”
I.ĐẶT VẤN ĐỀ:
Lưu trữ hồ sơ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay
có một số đơn vị trường học gần hết niên độ kế toán năm nay nhưng vẫn chưa quyết toán
được ngân sách năm trước cũng như việc luân chuyển kế toán trong các đơn. Kế toán
không làm việc liên tục trong một đơn vị thì người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm
kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếp không có khoa học. Vì vậy việc lưu trữ
hố sơ kế toán sao cho khoa học và dễ tìm là một việc rất quan trọng trong công tác kế
toán.
Lưu trữ hồ sơ kế toán là công đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển chứng từ kế
toán gồm các bước:
1. Lập chứng từ kế toán
2. Kiểm tra chứng từ kế toán
3. Ghi sổ kế toán
4. Lập báo cáo tài chính
5. Lưu trữ hồ sơ kế toán
Và công việc hết sức quan trọng trong quá trình lưu trữ này là việc phối hợp thông
tin giữa các bộ phận trong hệ thống. Qua đó thiết lập số liệu chứng từ kế toán, vị trí lưu
trữ các thông tin và các chứng từ. Giúp cho việc kiểm tra tài chính một cách thuận lợi
cũng như việc báo cáo tài chính khi cần thiết.
II.CƠ SỞ LÝ LUẬN:
- Căn cứ quyết định số 218/2000/QĐ-BTC của bộ trưởng bộ tài chính ngày 29/12/2000
về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán. “Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ
theo quy định của chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy có
giá trị pháp lý về kế toán bao gồm:
1. Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
2. Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp.
3. Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài

IV. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU:
Việc lưu trữ hồ sơ kế toán có nguyên tắc chung của nó. Nếu việc lưu trữ hồ sơ kế toán
không khoa học chúng ta không thể nào nhớ hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh của những
năm trước .
A. Phân loại hồ sơ cần lưu trữ:
Thường là kế toán không phân loại mà lưu trữ hồ sơ chung, ví dụ như chi hoạt động quý I
trong đó có học phí, ngân sách thì lưu chung là chi hoạt động quý I như vậy sẽ rất khó
khăn trong việc phân tích nguồn, nhất là khi niên độ kế toán đã qua. Căn cứ quy định lưu
trữ và theo kinh nghiệm của bản thân đưa ra, tôi phân loại hồ sơ cần lưu trữ về kế toán
theo các nhóm sau:
1. Nhóm chứng từ kế toán:
- Gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các quyết định phân bổ liên quan trực tiếp đến
vấn đề hạch toán kế toán. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn tài chính, bảng tổng hợp
chứng từ, đây là nhóm có khối lượng lưu trữ lớn.
2. Nhóm sổ sách:
- Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo từng nguồn, sổ tài sản, sổ theo
dõi rút dự toán, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái theo chứng từ ghi sổ
3. Nhóm báo cáo tài chính: (trong đó có các loại đối chiếu qua kho bạc, bảo hiểm xã
hội).
Tất nhiên các hồ sơ kế toán nói trên phải được kiểm tra đầy đủ mang tính hợp pháp, hợp
lệ và cuối cùng điều kiện tiên quyết cho chương trình kế toán bằng máy là các chứng từ
đều phải in ra có chữ ký, đóng dấu trước khi lưu trữ. Có một số trường hợp ở các đơn vị
lưu sổ sách ở trong phần mềm máy tính như vậy là không đúng.
B. Lưu trữ:
1. Nhóm chứng từ:
a. Các quyết định phân bổ dự toán: Tôi tập hợp các quyết định phân bổ dự toán
đầu năm và các quyết định bổ sung dự toán trong năm theo thứ tự và tổng hợp theo từng
quý đến cuối năm có bảng tổng hợp chứng từ theo từng nguồn theo mẫu sau:
Đơn vị: ngàn đồng
Quyết

cộng.
Tôi làm bìa cứng theo mẫu:
RÚT DỰ TOÁN TỪ NGÂN SÁCH NHẬP QUỸ
NGUỒN: NĂM: 201
Bìa này đóng trên các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách về nhập quỹ để lưu trữ.
c. Chi lương:
Quý I (Chi lương từ tháng 1-3) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký một chứng từ
ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Quý II (Chi lương từ tháng 4-6) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký một chứng từ ghi
sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Quý III (Chi lương từ tháng 7-9) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký một chứng từ ghi
sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Quý IV (Chi lương từ tháng 10-12) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký một chứng từ
ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Cuối năm tổng hợp chi lương là bao nhiêu. Từ nguồn nào. Nếu chi lương từ nhiều nguồn
khác nhau. Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - ngày tháng - Nội dung chi - Số tiền - Ghi
chú. Đóng bìa cứng theo mẫu:
CHI LƯƠNG TỪ NGUỒN: …
NĂM 201
Đóng bìa này trên chứng từ chi lương phát sinh trong năm để lưu trữ
d. Chi hoạt động bằng tiền mặt
Tập hợp các chứng từ chi hoạt động bằng tiền mặt theo từng quý, tuỳ theo quý đó có
nhiều nguồn hay không? Ví dụ trong quý phát sinh ba nguồn; nguồn tự chủ, nguồn không
tự chủ, nguồn học phí ghi rõ trên mỗi chứng từ ghi sổ.
Quý I: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh
trong quý. (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý II: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh
trong quý. (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý III: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh trong
quý. (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)

CHỨNG TỪ
CHUYỂN BHXH, BHYT, BHTN
Năm: 201
Đóng bìa cứng này trên chứng từ phát sinh để lưu trữ .
g. Chuyển công đoàn phí:
Tôi tập hợp các chứng từ phát sinh chuyển công đoàn theo từng quý và đăng ký
một chứng từ ghi sổ, cuối năm có bảng tổng hợp chuyển tiền công đoàn phí trong năm
gồm các cột: TT - ngày tháng - nội dung - số tiền -Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng,
cột tổng cộng là tổng tiền chuyển công đoàn trong năm . Sau đó làm bìa cứng theo mẫu:
CHỨNG TỪ
CHUYỂN CÔNG ĐOÀN NĂM: 201….
Đóng bìa cứng này trên chứng từ phát sinh để lưu trữ .
h. Chứng từ thu sự nghiệp:
+ Hồ sơ miễn giảm:
- Danh sách miễn giảm tiền
Một số kế toán sắp xếp hồ sơ miễn, giảm không theo từng lớp mà sắp xếp một loạt đơn
xin miễn, giảm cho cả trường, làm như vậy thì thật là nhiêu khê khi kiểm tra theo dõi thu.
Để theo dõi chặt chẽ trong vấn đề này sau khi xét đơn miễn, giảm học phí được xét xong
tôi lập danh sách học sinh miễn giảm theo từng lớp, ví dụ :
Danh sách miễn giảm tiền lớp 10A
Năm học : 201 201….
STT Họ và tên Đối tượng Miễn Giảm Ghi chú
1 Nguyễn Văn A TB 2/4 100%
2 Phan Văn B Nghèo 100%
3 Nguyễn Văn C Cận nghèo 50%
Sau danh sách là đơn miễn giảm học sinh cũng thứ tự như trên em A trước và em B sau ,
và sắp xếp từ lớp 10 cho đến lớp 12 cuối cùng. Sau đó tôi lập bảng tổng hợp miễn giảm
học phí theo mẫu:
BẢNG TỔNG HỢP MIỄN GIẢM TIỀN
NĂM HỌC :201… 201

+ Chứng từ nộp vào kho bạc:
Tất cả các giấy nộp tiền vào kho bạc ở các quý. Mỗi quý đăng ký 1 chứng từ ghi sổ (Mẫu
chứng từ ghi sổ kèm theo phần phụ lục). Cuối năm có bảng tổng hợp nộp tiền vào kho
bạc gồm các cột: TT - ngày tháng - Số tiền nộp - Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng, cột
tổng cộng là tổng tiền nộp tiền vào kho bạc trong năm .
Sau mỗi niên độ kế toán tôi sắp xếp ngay thẳng các chứng từ đưa vào kẹp hồ sơ lưu trữ
ngoài kẹp và trên gáy kẹp làm nhãn tên hồ sơ, trang trí cho thẩm mỹ rồi đưa vào lưu trữ:
CHỨNG TỪ
NGUỒN: NĂM
2. Nhóm sổ sách:
Đối với kế toán trường thì chỉ cần mở các loại sổ sau:
- Nhật ký - Sổ cái
- Sổ quỹ tiền mặt
- Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc
- Sổ tài sản cố định
- Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ theo dõi dự toán
- Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí
- Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí
- Sổ chi tiết các khoản thu
- Sổ chi tiết chi hoạt động
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
- Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc
Tất cả các loại sổ làm bằng tay đầu năm trình Giám đốc ký chuyển văn thư đóng
dấu giáp lai, Kế toán đánh số trang từ trang đầu tiên cho đến trang cuối cùng. Trường hợp
ghi sổ bằng máy cuối kỳ kế toán phải tiến hành in ra giấy toàn bộ, đóng thành quyển sau
đó làm thủ tục pháp lý như sổ bằng tay rồi đưa vào lưu trữ như sau: Sau mỗi niên độ kế
toán tôi làm thủ tục khoá sổ rồi tập hợp các loại sổ trên sắp xếp ngay thẳng cho vào kẹp

* Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh.
* Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ.
* Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang.
* Thuyết minh báo cáo tài chính.
* Đối chiếu BHXH (qua các thông báo của BHXH về việc nộp tiền bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp về BHXH)
* Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt .
* Biên bản kiểm kê tài sản cuối năm .
* Biên bản thanh lý tài sản
* Bảng tính hao mòn tài sản
* Bảng tổng hợp theo dõi tài sản trong năm .
Tất cả các báo cáo trên tôi đóng thành tập in bìa và trang trí cho thẩm mỹ ngoài bìa
ghi: Tên cơ quan chủ quản - Tên đơn vị - Tên báo cáo quyết toán năm - Ghi trình tự hồ sơ
gồm có (như trình tự báo cáo quyết toán đã nói ở trên) .Như vậy cuối năm tôi tập hợp các
loại báo cáo về tài chính rồi đưa vào kẹp hồ sơ có nhãn tên (Hồ sơ báo cáo tài chính -
năm ) để lưu trữ .
Ví dụ 1: Tìm chứng từ chi lương tháng 5 năm 2010:
Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2010 và tìm kẹp chứng từ chi lương quý 2 lấy bảng
lương tháng 5 để xem.
Ví dụ 2: Có một phụ huynh đến thắc mắc về vấn đề đơn xin miễn giảm học phí của
năm học: 2011 -2012.
Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2011. Tìm kẹp hồ sơ miễn giảm năm học 2011 -
2012. Hỏi phụ huynh con phụ huynh học lớp nào, Ta lật danh sách lớp đó xem tên học
sinh ở số mấy trong danh sách và tìm đơn xin miễn giảm số đó để xem nội dung được ghi
như thế nào để giải thích cho phụ huynh tránh mất thời gian của phụ huynh.
Ví dụ 3: Phòng kế hoạch tài chính Sở giáo dục đi khảo sát tình hình tài chính ở
một số trường năm 2010 chi mục 110 (Vật tư văn phòng) là bao nhiêu, Sau khi đưa vào
cơ chế khoán chi bắt đầu năm 2011 thì mục này tiết kiệm được bao nhiêu:
Trước hết ta mở kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2010 tìm báo cáo quyết toán quý
4 năm 2010 và kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2011 tìm báo cáo quyết toán quý 4 năm

đánh giá cao về công tác tổ chức tài chính tại đơn vị.
- Bản thân đỡ vất vả trong việc tìm kiếm khi lãnh đạo cần một chứng từ kế toán nào
đó để tra cứu trong việc chi một hoạt động nào đó giữa năm này và năm khác, khi cán bộ
giáo viên thắc mắc về vấn đề lương ở một năm nào đó.
VI. KẾT LUẬN :
Việc trình bày trên đây chưa thể hiện hết được những vấn đề và việc làm cụ thể theo quy
định về quá trình quản lý tài chính kế toán của Nhà Nước quy định. Ở đây tôi chỉ trình
bày việc làm của một kế toán đã ứng dụng thực tế tại Trung Tâm GDTX Giá Rai và đã
đem lại kết quả phục vụ tốt cho công tác quản lý, chỉ đạo về tài chính tại đơn vị. Khi chưa
áp dụng phương pháp này Giám đốc tôi cần một chứng từ nào đó tôi phải xin hẹn hôm
sau, rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ năm trước, khi kiểm tra báo cáo số liệu rất
là cập rập. Từ khi áp dụng phương pháp này tôi rất yên tâm trong việc tìm kiếm và tự tin.
Số liệu luôn luôn sẵn sàng trên các bảng tổng hợp được lưu trữ thì rất thuận lợi trong việc
báo cáo khi cần.
VII. ĐỀ NGHỊ :
Công tác lưu trữ hồ sơ kế toán tại các đơn vị rất quan trọng.
- Vì vậy đề nghị các lãnh đạo của các đơn vị thuộc Sở Giáo Dục Đào Tạo nhắc nhở để
các kế toán làm tốt công tác này. Nếu làm tốt công tác này thì việc luân chuyển kế toán sẽ
không rắc rối khi bàn giao công tác cũng như hết niên độ kế toán mà vẫn có một số
trường chưa quyết toán ngân sách của năm trước.
- Khi đi thực tế kiểm tra tài chính tại các đơn vị trường đề nghị Sở Giáo Dục Đào
Tạo đưa mục này vào để góp ý thêm về công tác chỉ đạo tài chính tại đơn vị.
Đây cũng chỉ là một số phương pháp trong vô số phương pháp của người làm công tác kế
toán. Qua đề tài này tôi mong muốn góp một vài kinh nghiệm nhỏ của mình với mong
muốn đồng nghiệp thực hiện tốt Quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài
chính về việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán. Đề tài này chắc chắn không tránh
khỏi những thiếu sót, rất mong hội đồng khoa học các cấp và đồng nghiệp góp ý trao đổi
để bản thân tôi có thêm được nhiều kinh nghiệm tốt hơn trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán.
Tôi xin chân thành cảm ơn!