Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương
MỤC LỤC

Lời mở đầu........................................................................................................2
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN
PHÚC NGUYÊN..............................................................................................4
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY PHUCNGUYEN MEDIA..................................10
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CỦA CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN PHÚC NGUYÊN...............15
Kết luận...........................................................................................................22
Phụ Lục............................................................................................................23
Tài liệu tham khảo:..........................................................................................27

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 1


Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

Lời mở đầu
Hiện nay, với thời đại của khoa học - công nghệ thông tin đã mở ra một vận
hội mới cho các cá nhân và cộng đồng. Theo đó, cấu trúc ngành kinh doanh đã thay
đổi, các doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, chuyên nghiệp hơn trong tất
cả các lĩnh vực. Nhưng để khẳng định được vị trí vững chắc trên thị trường thì các
công ty luôn có xu hướng quan tâm đến việc quảng bá và đánh bong hình ảnh
thương hiệu của mình. Và tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biến
nhất hiện nay, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường, luôn gây được

doanh dịch vụ tổ chức sự kiện trong giai đoạn 2013-2015 và một số ý kiến đóng góp
nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ trong những năm tiếp theo.

Báo cáo của em gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công ty Truyền thông- sự kiện Phúc Nguyên
Chương 2: Thực trạng về chất lượng Hoạt động tổ chức sự kiện của công
ty truyền thông sự kiện Phúc Nguyên.
Chương 3:Đánh giá chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty truyền
thông sự kiện Phúc Nguyên.

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 3


Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN
PHÚC NGUYÊN
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty: công ty truyền thông sự kiện Phúc Nguyên
Trụ sở chính: Số 27, Ngách 3/40, Phố Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
Webside: www.phucnguyenmedia.com
Tel: 04-3735 9024
Fax:04-3511239
Hotline: 0904.604.228 - 0904.712.858
Mã số thuế: 0106690106
Công ty truyền thông sự kiện Phúc Nguyên ( PhucNguyen Media) được
thành lập năm 2013. PHUCNGUYEN MEDIA là đơn vị hoạt động chuyên nghiệp
trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo, cung ứng thiết bị sự

 Lập mục tiêu, kế hoạch cho các sự kiện, trình ban giám đốc phê duyệt
định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai
 Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch
công việc của Phòng từng tháng để trình Giám đốc phê duyệt.
 Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn
thành ngân sách năm, kế hoạch công việc của phòng/ban đã được phê
duyệt từng thời kỳ.
 Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo
khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
 Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng;
đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải
tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công.
- Nhiệm vụ phòng kế toán
 Giúp Giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, các hoạt
động liên quan đến quản lý tài chính.
 Xây dựng trình Giám đốc và Hội đồng quản trị ban hành quy chế quản lý
quản lý tài chính của Công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện quy chế,
đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty
phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh.
 Cân đối kế hoạch tài chính của Công ty, điều hoà các loại vốn trong Công
ty, quan hệ với Tổng công ty, ngân hàng và tài chính, cũng như các cổ

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 5


Báo cáo thực tập giữa khoá

-


ngôn ngữ, thiết bị âm thanh ánh sang..
- Dịch vụ thiết kế, in ấn: thiết kế và dàn dựng, thiết kế sản xuất các loại ấn
phẩm phục vụ hội nghị, thiết kế- in ấn các loại ấn phẩm quảng cáo..
- Dịch vụ hỗ trợ sự kiện: nhân sự phúc vụ sự kiện, đón khách VIP tại sân bay,
dịch vụ cung cấp phương tiện đi lại, đặt phòng khách sạn trong nước và quốc tế…
- Tổ chức tour du lịch: tổ chức các tour du lịch trong nước, tổ chức tour du
lịch nước ngoài…
1.4 Tổng quan các hoạt động của công ty những năm gần đây
Bảng: Doanh thu và lợi nhuận sau thuế của các lĩnh vực kinh doanh của công
ty giai đoạn 2013-2015:
Đơn vị: triệu đồng

Thuê thiết bị
Thiết kế, in ấn
Tổ chức sự kiện
Hỗ trợ sự kiện

2013
100
420
200
300

2014
230
500
415
500

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 6


Biểu đồ thể hiện tỷ trọng các lĩnh vực kinh doanh của công ty năm 2015.

Từ bảng doanh thu cho thấy, năm 2013 - 2014 phần lớn doanh thu của công
ty từ hoạt động cũng cấp dịch vụ thiết kế in ấn và hỗ trợ tổ chức sự kiện. Cho thấy
trong giai đoạn này lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là thiết kế, in ấn và hỗ
trợ tổ chức sự kiện. Do trong giai đoạn đầu thành lập, công ty chưa có chỗ đứng
trên thị trường, cũng như lượng khách hàng tiềm năng còn thấp, kỹ thuật chuyên
môn và vấn đề về tài chính và vốn đầu tư còn thấp nên doanh nghiệp chưa thể có đủ
điều kiện để tổ chức trọn gói cho một sự kiện, hội nghị , hội thảo.
Tuy nhiên, từ biểu đổ thể hiện tỷ trọng các lĩnh vực kinh doanh của công ty
năm 2015, hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện đang chiếm tỷ trọng cao nhất với

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 7


Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

33%, đem lại nguồn doanh thu chính cho công ty. Nhưng lợi nhuận của công ty
năm 2015 thấp hơn so với năm 2014, nguyên nhân là do giai đoạn này công ty tập
trung nhiều vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên để nâng cao nghiệp vụ đồng thời
tuyển thêm nhân viên mới để mở rộng quy mô. Đến nay công ty đã có khoảng 30
nhân viên chính thức và hơn 20 cộng tác viên cho các sự kiện. PhucNguyen Media
chính thức là một trong những công ty chuyên tổ chức, đồng hành, hỗ trợ các sự
kiện hội nghị.
Các sự kiện được Phúc Nguyên hỗ trợ và đồng hành tổ chức đều nhận được
sự hài lòng từ phía khách hàng. Những sự kiện đó phần lớn là các hội nghị quan
trọng, mang tầm quốc tế và mang tính chất chính trị. Một số sự kiện nổi bật như:

Nam
9 Kỷ niệm 10 năm Bộ tài chính
thành lập hội thẩm

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 8

Thời gian
Ngày 5 tháng 3 năm 2016
Ngày 3 tháng 3 năm 2016
Ngày 5 tháng 3 năm 2016
Ngày 14 tháng 4 năm
2015
Ngày 6 tháng 4 năm 2015
Ngày 5 tháng 6 năm 2015
Ngày 28 tháng 5 năm
2016

Ngày 18 tháng 3 năm
2016

Ngày 10 tháng 1 năm
2016


Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

định giá
10 Sự kiện Ngày hội Bộ tư pháp và tổ chức Ngày 23 tháng 11 năm

ta có thể phân loại dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:
- Theo địa điểm làm event.
Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình
giới thiệu sản phẩm...
Ngoài trời: ca múa nhạc - thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao...
- Theo mục đích của event.
+ Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ...
+ Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học
+ Chương trình nhân dịp đặc biệt.
+ Chương trình cảm ơn khách hàng.

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 10


Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

+ Chương trình kỉ niệm công ty.
+ Chương trình quảng cáo đơn thuần
2.1.2 Mục tiêu của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với khách hàng
với công chúng là một trong những công việc quan trọng của doanh nghiệp giúp
doanh nghiệp gần với khách hàng hơn.
Theo đó, các chiến dịch quảng bá thương hiệu ngày càng được doanh nghiệp
chú trọng hơn khi không chỉ áp dụng những chiến dịch quảng bá thông thường như
treo băng rôn, quảng cáo trên truyền hình mà các doanh nghiệp ngày càng mạnh
dạng đầu tư cho việc tổ chức sự kiện. Có thể nói trong các hình thức quảng cáo,
chiến dịch marketing thì tổ chức sự kiện là một trong những hình thức mang lại hiệu
quả truyền thông, xây dựng hình ảnh hiệu quả nhất.



Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

được chú trọng, đó cũng là một trong những tiêu chí đánh giá sự thành
công của sự kiện.
 Nắm bắt những yêu cầu của khách hàng: Những công ty tổ chức sự
kiện phải đặc biệt lưu ý nắm bắt yêu cầu của khách hàng về thể loại sự
kiện, thời gian tổ chức và số lượng người tham dự. những điều đó sẽ
ảnh hưởng rất lớn tới địa điểm hay thiết bị và phong cách tổ chức,
những tiêu chí rất quan trọng làm nên sự thành công của sự kiện.
2.2 Thực trạng chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty truyền
thông sự kiện Phúc Nguyên giai đoạn 2013-2015.
2.2.1 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Phucnguyen Media
Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Phúc Nguyên:

Tìm kiếm khách hàng
Xác định yêu cầu và thương lượng
Chuẩn bị thực hiện
Thực hiện
Truyền thông sau sự kiện
Kết thúc hoạt động, đánh giá

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 12


Báo cáo thực tập giữa khoá



Địa điểm tổ chức.
Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình
Chủ đề của chương trình
Thiết kế hình ảnh cho chương trình
Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 13


Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiet nhất trước khi tiến
hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như sau:
•
•
•
•
•
d)

Ngân sách
Nguồn nhân lực thực hiện
Nhà cung cấp thiết bị dụng cụ
Vận chuyển như thế nào
Phân tích rủi ro có thể xảy ra
Thực hiện kế hoạch có kèm theo kiểm soát


Bảng: Doanh thu từ hoạt động tổ chức sự kiện của công ty từ năm 2013 đến
2015 so với doanh thu toàn công ty:

Tổ chức sự kiện
Tổng doanh thu

2013
200
1020

2014
2015
415
500
1730
1530
Nguồn: phòng kế toán công ty Phúc Nguyên Media

Công ty Phúc Nguyên bắt đầu lĩnh vực sự kiện vào năm 2013. Cũng như
những công ty khác, công ty bắt đầu với những sự kiện nhỏ lẻ doanh thu từ những
sự kiện chưa cao. Bên cạnh đó, do mới bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực này nên
không khó tránh khỏi những sai sót trong quá trình tổ chức, sắp xếp và thiết kế.
Từ những sai sót của năm 2013, đến năm 2014, các nhân viên trong công ty
đã rút ra kinh nghiệm và công ty đã bắt đầu với những sự kiện lớn nhờ đó góp phần
đưa doanh thu của công ty vượt xa so với năm trước.
Năm 2015, khách hàng đã bắt đầu quen với cái tên Công ty sự kiện truyền
thông Phúc Nguyên. Công ty vẫn tiếp tục duy trì những thành công mình đạt
đượcvà tiếp tục mở rộng quy mô cũng như tìm kiếm khách hàng mới. Công ty đã
bắt đầu hợp tác với những sự kiện mang tính chất chính trị, bộ công thương…Với
đội ngũ nhân viên không ngừng trau dồi kiến thức và học hỏi kinh nghiệm nên các


viên chức, 20% là người khác ( người cao tuổi, người đã về hưu..)
Đối tác ( khách hàng của Phúc Nguyên): 40 bảng hỏi và phỏng vấn chuyên
sâu.
3.1 Đánh giá chất lượng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện
3.1.1 Đánh giá chung của các bên đối tác
Theo đánh giá của đối tác ( được điều tra trong bảng hỏi) về việc Phúc

Nguyên đáp ứng tốt mong muốn của họ sau khi sự kiện diễn ra ở mức độ như sau:
mức độ thỏa mãn mong muốn
hoàn toàn
chưa hoàn toàn
không như mong muốn

tỷ lệ %
62,5
32,5
5

Điều này cho thấy kịch bản chương trình, công tác tổ chức thực hiện của
Phúc Nguyên chưa hoàn toàn đáp ứng đươc mong muốn của khách hàng. Phần lớn
đối tác đêu cho rằng Phúc Nguyên khá cẩn thận, chi tiết, thuận tiện cho khách hàng
trong công tác tổ chức vì hầu như làm trọn gói, tuy nhiên phần kết nối với họ chưa
tốt, chưa liên tục, thường là thực hiện theo chủ quan, theo thói quen.
Trong kịch bản của chương trình, hầu hết khách hàng đánh giá mức sáng tạo
là không cao, cụ thể là:
Mức độ sáng tạo
Sáng tạo
Chưa sáng tạo
Không sáng tạo

vẫn còn nhiều yếu tố cần xem xét để nâng cao khả năng chuyên nghiệp của Phúc
Nguyên mà đối tác phản hổi như: lịch trình diễn ra không chuẩn xác, ánh sáng chưa
đủ độ sáng, không có đầu mối liên hệ rõ ràng làm đối tác cảm thấy khó khăn cho
việc liên lạc, nhân sự chồng chéo, sắp xếp thời gian chưa hợp lý…Phúc Nguyên cần
quan tâm hơn tới những yếu tố trên để có giải pháp thích hợp cho mỗi trường hợp
xảy ra, hoàn thiện khả năng chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.
Đối với chất lượng tổ chức sự kiện theo điều tra cho thấy:
Còn mong muốn cộng tác lần tiếp theo
%
Có
60
Còn tùy
40
Không
0
Từ điều tra cho thấy, Phúc Nguyên chưa hoàn toàn thỏa mãn mong muốn của
đối tác.
Những yếu tố then chốt để đem đến thành công cho tổ chức sự kiện , được
những đối tác lựa chọn và đánh giá như sau:
Yếu tố mấu chốt để thành công
Nhân sự
Sự chuyên nghiệp
Chất lượng kỹ thuật

Ý kiến đồng ý (%)
50
90
55

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 17

25
Không cảm nhận gì
3,9
Chán
0,9
Phần lớn công chúng đều cảm thấy rất thích khi tham dự chương trình sự
kiện (70,4%). Số còn lại đều cảm thấy không thích lắm (25%) và chán (0,9%). Nhìn
chung đó cũng là sự thành công bước đầu. Công chúng đến với sự kiện với nhiều
nhu cầu mong muốn khác nhau, cảm giác ưa thích dựa trên chương trình đáo ứng
đúng với mong muốn của họ. Vậy mặc dù Phúc Nguyên làm việc dựa trên ý kiến
đối tác và ý kiến chủ quan, thì cũng đáp ứng đúng với số đông công chúng tham
gia.
Xét về ý nghĩa chương trình sự kiện, 56,5% cho rằng chương trình rất có ích,
62,6 % lập lờ cho rằng chương trình cũng được, một số ít người cho rằng chán
0,9%.
Cảm nhận về ý nghĩa chương trình
Rất có ích
Cũng được
Phí thời gian

%
56,5
42,6
0,9

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 18


Báo cáo thực tập giữa khoá


Đánh giá mức độ chuyên nghiệp
%
Rất chuyên nghiệp
54,9
Có điểm chuyên nghiệp
45,1
Hoàn toàn không chuyên nghiệp
0
Phần lớn công chúng đều có đánh giá Phúc Nguyên rất chuyên nghiệp
(54,9%), hay cũng có điểm chuyên nghiệp (45,1%), không ai cho rằng Phúc
Nguyên không chuyên nghiệp. Tuy nhiên phần lớn công chúng đánh giá theo cảm
giác, ít có cơ sở khoa học cụ thể. Nhìn chung so với các chương trình tổ chức sự
kiện khác, phần lớn công chúng đánh giá Phúc Nguyên là khá tốt.
Tóm lại, dựa vào kết quả phân tích trên, ta thấy rằng phần lớn đối tác và công
chúng mục tiêu có đánh giá tốt với công ty Phúc Nguyên. Họ đều cho rằng quan

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 19


Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

trọng nhất là đúng với mục tiêu chương trình, đem lại lợi ích lơn nhất cho công
chúng mục tiêu. Và một chương trình sự kiện thành công thì yếu tố chuyên nghiệp,
sáng tạo là những yếu tố đặc biệt quan trọng. Và phần lớn đều đánh giá Phúc
Nguyên đã có sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện, nhưng về mặt sáng
tạo thì chưa được đánh giá cao. Để nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện, ta cần xem
xét kỹ và có giải pháp cụ thể đối với những yếu tố trên.
3.2 Một số đề xuất cá nhân nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ

Công ty nên đầu tư để tuyển một bộ phận chuyên trách về ánh sáng để tiến tới 1
dịch vụ trọn gói và hoàn hảo. Để doanh nghiệp có cơ hội tiến tới tổ chức các sự kiện
lớn của các tập đoàn, mở rộng hơn nữa quy mô tổ chức sự kiện.

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 21


Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

Kết luận
Thông qua việc nghiên cứu đi sâu vào lĩnh vực tổ chức sự kiện để thấy được
thực trạng cung cầu, và tình hình cạnh tranh của dịch vụ này trên thị trường. Qua đó
ta thấy được thị trường của hoạt động này ngày càng sôi động đặc biệt là mấy năm
gần đây. Đề tài trên đã đưa ra được thực trạng tổ chức sự kiện của công ty và những
giải pháp hoàn thiện để giúp công ty có thể tiến đến những dịch vụ trọn gói và hoàn
chỉnh, đạt được hiệu quả về sự kiện mà họ tổ chức với chi phí thích hợp. Hiệp hội
quảng cáo và cơ quan nhà nước cần tạo điều kiện để các doanh nghiệp hoạt động
hiệu quả và cạnh tranh lành mạnh trên thị trường, thoả mãn tốt nhất nhu cầu của
khách hàng.
Công ty sự kiện truyền thông Phúc Nguyên là một công ty đã và đang hoà
nhập vào xu thế phát triển chung của thị trường với nhiều lĩnh vực hoạt động: tổ
chức sự kiện, thiết kế và in ấn. Đó là ba mảng chính để công ty xây dựng được nhận
thức tích cực về thương hiệu trong tâm trí khách hàng, đạt được mục tiêu kinh
doanh trên thị trường, đứng vững được trên thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt như
hiện nay, làm nên một thương hiệu vững mạnh trên thị trường.
Vì điều kiện và trình độ và khả năng hạn chế nên bài viết của em không thể
tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết. Em xin chân thành cảm ơn sự đóng
góp ý kiến quý báu của cô giáo: Ths. Trần Thị Thoa, các anh chị trong phòng kinh


Chưa chuyên nghiệp lắm

Không chuyên nghiệp.

Cụ thể:……………………………………………………………………………
3. Độ sáng tạo trong công tác tổ chức của Phúc Nguyên:
Rất sáng tạo

Chưa sáng tạo lắm

Không sáng tạo

Cụ

thể:

………………………………………………………………………………………
4. Theo ông/bà, đâu là mấu chốt để dẫn đến thành công của một chương trình
sự kiện? (3 yếu tố quan trọng nhất)
Nhân sự

Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 23


Báo cáo thực tập giữa khoá

Trường đại học Ngoại Thương

Sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức


Email:

…………………………………….
1. Bạn cảm nhận ra sao về không khí của chương trình hôm nay? Ông có cảm
thấy sao trong ngày hội này?
Rất thích

Không thích lắm

Không cảm thấy gì

Chán

2. Bạn cảm nhận ra sao về ý nghĩa chương trình?
Rất có ích

Cũng được

Phí thời gian

3. Những điều gì bạn quan tâm ở một chương trình như thế này?
• Thông tin doanh nghiệp.
Vui chơi giải trí
Giao lưu làm quen
Có một nơi để đi trong lúc rỗi rãi
Tìm hiểu văn hóa

Khác:…………..