Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND quận Tây Hồ - Pdf 37

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

MỤC LỤC
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT.................................................................................2
Phần I.............................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.....................................................3
CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ......................................................................3
I – CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ......................................................................3
1. Tổng quan về UBND quận Tây Hồ...........................................................3
1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận
Tây Hồ...........................................................................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ..................4
1.2.1. Chức năng............................................................................................4
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ..................................4
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ...............................................5
1.4. Các phòng ban chuyên môn...................................................................6
II – KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ........................7
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng........................................................7
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND
quận Tây Hồ..................................................................................................7
1.1.1. Chức năng của văn phòng...................................................................7
1.1.2. Nhiệm vụ của văn phòng.....................................................................8
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng...........................................................9
1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng..12
III – CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ.

BỊ VĂN PHÒNG.........................................................................................31
1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn
phòng UBND & HĐND quận Tây Hồ........................................................31
2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc..............................................................................................................32
3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm được sử dụng trong công tác
văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. .32
Phần 2..........................................................................................................34
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..................................................34
I – ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ...........................................34
1.Ưu điểm....................................................................................................34
2. Nhược điểm.............................................................................................35
II – ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU
ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG KHUYẾT ĐIỂM................................36
1. Đề xuất....................................................................................................36
2. Gỉải pháp.................................................................................................36
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Phương Dung

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

LỜI MỞ ĐẦU

1

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

-

UBND: Uỷ ban nhân dân

-

QLNN: Quản lý nhà nước

-

CVP: Chánh văn phòng

-

HĐND&UBND: Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

-

BNV: Bộ Nội vụ

Báo cáo kiến tập
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
I – CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
1. Tổng quan về UBND quận Tây Hồ.
1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND
quận Tây Hồ.
Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội
tụ của dân cư đất Việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực
rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của Thăng Long Hà Nội.
UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị
định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành
phố Hà Nội giao nhiệm vụ QLNN trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm
1996.
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội
ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08
đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 08 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên,
Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện
tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh thiên nhiên đẹp
của Hà Nội và cả nước.
Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh
thắng, di tích Văn Hoá - Lịch Sử có giá trị của thủ đô Hà Nội và cả nước.

chủ của nhân dân địa phương.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
Lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều
hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề
ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và
UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch

Nguyễn Thị Phương Dung

4

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc
phòng, thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quy định của Nhà
nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân

Báo cáo kiến tập

* Các Phó Chủ tịch quận: 03
- Phó chủ tịch Kinh tế UBND (Đ/c: Lê Văn Phượng): Chịu trách nhiệm
quản lý và hướng dẫn các đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòng
HĐND&UBND quận, phòng Kinh tế, phòng Tài chính – Kế hoạch thực hiện
chức năng nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận.
- Phó chủ tịch Văn hoá – Xã hội (Đ/c: Đinh Trọng Sơn): Chịu trách nhiệm
trực tiếp và quản lý các đơn vị phòng ban như phòng LĐTB&XH, phòng
VHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT.
- Phó chủ tịch xây dựng, địa chính (Đ/c: Đỗ Anh Tuấn): Chịu trách nhiệm
trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòng Tài
nguyên môi trường.
* Khối nội chính
Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn vị, phòng ban còn
lại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và phòng Thanh tra quận.
* Ngoài ra quận còn có các hội, các đội: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao
tuổi, Hội nông dân, Đội quản lý môi trường, Đội thanh tra giao thông công
chính và Đội thi hành án.
Các ban chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm vụ,
quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật. Góp
phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa
phương.
1.4. Các phòng ban chuyên môn.
Giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch còn có 12 phòng, ban chuyên
môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, hoạt động theo nhiệm vụ và chức năng của
mình.
1. Văn phòng HĐND&UBND quận

1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND –
UBND quận Tây Hồ
1.1.1. Chức năng của văn phòng.
Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ là đơn vị
chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo , quản lý
về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, đồng thời
chịu sự chỉ đạo kiểm tra của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội.
Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện
các chức năng chung của văn phòng là chức năng tham mưu – tổng hợp và chức
năng hậu cần.
* Chức năng Tham mưu:
-Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ để tập thể thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với
Nguyễn Thị Phương Dung

7

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạo
đưa ra những quyết định kịp thời nhất.
-Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau: sách báo, tạp trí, internet…để đề xuất phương án tham mưu với lãnh đạo.
Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là: giúp lãnh đạo lập chương trình

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý , năm, và
lên lịch làm việc hàng tuần, hàng tháng. Theo dõi đôn đốc và tổng hợp báo cáo
kết quả thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ.
- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chức
việc thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của
UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Xây dựng chương trình UBND quận thông qua và giúp UBND quận
kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp
UBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận
với Thường trực Đảng uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể nhân dân
cùng cấp.
- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo
gửi cấp trên. Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngành
thực hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Bên cạnh đó giúp UBND
quận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân
chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo điều kiện thuận lợi vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp
HĐND-UBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND-UBND
triệu tập phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ. Bố trí sắp sếp nơi làm việc, đảm
bảo điều kiện phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND và UBND quận.
- Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán bộ
công chức quận. Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quan
chuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu trữ tài liệu, văn
bản theo quy định của công tác lưu trữ.

Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo.
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,
đột xuất của HĐND&UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn
đại biểu HĐND thành phố.
- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận.
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.
- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánh giá
kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c: Võ Bích Thuỷ
- Trực tiếp phụ trách các công việc: tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; giúp
chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: tiếp nhận hồ sơ và
trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin;

Nguyễn Thị Phương Dung

10

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề xuất
với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại
UBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

xe, trực tổng đài, quản lý phòng hội họp, hội trường , phục vụ, nấu ăn, bảo vệ,
chăm sóc vườn hoa, cây cảnh;
- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ
theo quy định: Giúp CVP thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phòng, ban
thuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND –
UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc thanh lý
tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương tiện
phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận: Chỉ đạo
điều hành công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương tiện cho cá nhân đến giao
dịch tại quận, công tác phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, công tác thực
hiện tiết kiệm tại trụ sở cơ quan HĐND – UBND quận: Chỉ đạo điều hành nấu
ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ
sinh môi trường;
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần được phân
công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản trị, họp
kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính, quản trị.
1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
* Bộ phận Tham mưu – Tổng hợp:
Các chuyên viên của bộ phận này được Chánh văn phòng phân công theo
dõi; giúp việc Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận

- Thường trực, hướng dẫn công dân đến yêu cầu, kiến nghị, khiếu nại với
Thường trực HĐND, UBND quận;
- Tiếp nhận các đơn thư tố cáo của công dân để báo cáo Phó văn phòng
phụ trách tham mưu giải quyết những việc thuộc thẩm quyền UBND quận;
- Phối hợp các đơn vị liên quan để tham mưu cho HĐND, UBND xử lý,
trả lời đơn thư, khiếu nại, tố cáo.
* Bộ phận Thi đua – Khen thưởng:
Thực hiện mảng thi đua trong công tác cũng như các hoạt động khác của
các bộ, nhân viên. Theo dõi các phong trào mà UBND quận tổ chức để xác định
mức khen thưởng. Giúp cấp trên nhận định thành tích công tác của các đơn vị và
cá nhân qua hàng năm.
* Bộ phận Hành chính – Quản trị:
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức trong UBND quận
chấp hành nghiêm các quy định, nội quy của cơ quan;
- Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị đảm bảo phương
tiện, cơ sở vật chất phục vụ các hoạt đông của UBND;
- Tổ chức công tác lễ tân phục vụ HĐND và UBND;
- Bảo vệ an toàn và vệ sinh môi trường cơ quan;

Nguyễn Thị Phương Dung

13

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Nguyễn Thị Phương Dung

14

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn
phòng. Nhờ công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản
được đảm bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách
nhanh chóng, chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu
kiểm tra thể thức và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về
tệ nạn quan liêu giấy tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt
động của cơ quan, cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
Như vậy công tác văn thu đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một
cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên UBND
và Văn phòng HĐND quận Tây Hồ luôn chú trọng xây dựng và phát triển công
tác văn thư. Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoa
học.
1. Hệ thống hoá các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.
Cũng như lĩnh vực công tác khác, công tác văn thư của Văn phòng HĐND
& UBND nhận được sự quan tâm của các cấp, các ngành bằng những văn bản
quản lý.
Qua quá trình kiến tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng
cho thấy cán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do cơ quan như: Chính

bày văn bản;
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
- Nghị định số 91/2006/NĐ – CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ về quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân;
- Văn bản số 139/VTLTNN – TTTH ngày 04/03/2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ
sơ trong môi trường mạng;
- Nghị định số 31/2009/NĐ – CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 về
quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Công văn số 1060/VTLTNN – TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư
và lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động
của Cục VTLTNN;
- Nghị định số 16/2013/NĐ – CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật.

Nguyễn Thị Phương Dung

16

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nước thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản,
UBND và Văn phòng UBND quận Tây Hồ được ban hành 02 loại văn bản:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
Nguyễn Thị Phương Dung

17

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

- Văn bản quản lý nhà nước thông thường.
Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền ban hành
các văn bản quy phạm pháp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn theo
chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ
chức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chính thông thường.
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có quyền ban hành văn bản
quản lý Nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền theo đúng quy định.
Văn bản do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở.
3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
quận Tây Hồ
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản chính là một quy trình mà trong
đó có trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo văn bản để
ban hành. Tại UBND quận Tây Hồ việc soạn thảo văn bản tại UBND quận Tây
Hồ được thực hiện theo đúng với các văn bản hiện nay: Thông tư số 01/2011/TT
– BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc “Hướng dẫn thể thức trình bày
văn bản hành chính” và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Là tác giả của văn bản giúp
người đọc, người thi hành văn bản nhận biết văn bản đó là của cơ quan nào ban
hành.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ và được
trình bày ở phía trên góc trái, dòng đầu của văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày cùng cỡ chữ của
Quốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ.
Ví dụ:

UỶ BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HÔ

+ Số ký hiệu văn bản: có tác dụng cho việc chỉ dẫn, trích dẫn, thống kê,
phân loại và tra cứu văn bản được dễ dàng.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì: Đánh số thứ tự theo năm ban
hành cho từng loại văn bản và mỗi loại có ký hiệu riêng theo kết cấu.
Số: ..... năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản- nhóm chữ viết
tắt tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Văn bản của UBND: 200/2010/QĐ – UBND
Văn bản của Văn phòng: 25/2014/TB – VP
Đối với văn bản quy phạm pháp luật liên tịch thì:
Số/ năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản quy phạm pháp
luật- nhóm chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Số ký hiệu văn bản được trình bày ở góc trái sau tên cơ quan ban hành

Trích yếu nội dung văn bản là câu văn tóm tắt nội dung của văn bản giúp
cho người giải quyết, người đọc nhanh chóng nắm bắt được một cách khái quát
nội dung của văn bản.
Trích yếu nội dung văn bản được trình bày bằng cỡ chữ in thường cỡ chữ
13, 14, kiểu đứng đậm được ghi dưới số ký hiệu văn bản.
+ Nội dung văn bản: Là thành phần quan trọng nhất của văn bản toàn bộ
thông tin của văn bản được thể hiện, phản ánh ở nội dung văn bản. Vì vậy nội
dung văn bản phải đảm bảo các yêu cầu như:
Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
Được trình bày ngắn gọn, chính xác, rõ ràng;
Sử dụng ngôn từ chữ viết dễ hiều;
Nguyễn Thị Phương Dung

20

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Dùng từ ngữ Việt Nam phổ thông;
Chỉ được viết tắt những cụm từ thông dụng ;
Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường; cỡ chữ 13, 14
khi xuống dòng chữ đầu dòng phải lùi vào 1cm đến 1,27cm.
+ Quyền hạn, chức vụ, họ và tên chữ ký của người có thẩm quyền

thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 của Nghị định 110.
Nguyễn Thị Phương Dung

21

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Dấu đóng phải đúng chiều, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái bằng mực đỏ tươi chỉ được đóng dấu lên những văn bản đã có chữ ký
của người có thẩm quyền; không được đóng vào giấy trắng…
+ Nơi nhận
Là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân gửi tới. Yếu tố thông tin này
góp phần giúp cho văn thư cơ quan làm thủ tục giao nhận văn bản được nhanh
chóng, chính xác vì vậy cần phải chú ý:
- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bả; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một
số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung
- Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “ Nơi nhận”
và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận văn bản.
- Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất
“ Kính gửi” sau đó là tên cơ quan, tổ chức; phần thứ hai bao gồm từ “ Nơi nhận”
phía dưới từ “ Như trên” tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên
quan khác nhận văn bản.
Nơi nhận văn bản có tên gọi được ghi ở cuối văn bản về phía góc trái và
được trình bày bằng cơ chưc 12, kiểu chữ đậm nghiêng. Sau “ Nơi nhận” có dấu

văn bản, số, ký hiệu trong văn bản, cách đóng dấu, chức vụ của lãnh đạo, nơi
nhận…
3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản chính là một quy trình mà trong
đó là trình tự các bước để có thể ban hành một văn bản đúng yêu cầu pháp luật
và có tính hiệu lực cao sau khi ban hành văn bản đó.
Để tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản cần phải thực hiện đầy đủ 09
bước sau:
B1: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
B2: Các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải xác
định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
B3: Chọn tên loại văn bản
B4: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo
B5: Thu thập và xử lý thông tin
B6: Xác định đề cương văn bản và viết bản thảo
B7: Duyệt bản thảo
B8: Nhân văn bản
B9: Kiểm tra, xử lý kỹ thuật, ký, hoàn thiện văn bản để ban hành văn bản.
Tại UBND quận Tây Hồ đã thực hiện đầy đủ và đúng tuần tự các bước
soạn thảo văn bản trên để đảm bảo tính pháp lý cho văn bản khi văn bản được
ban hành.
Nguyễn Thị Phương Dung

23

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Nhờ tải bản gốc

Tài liệu, ebook tham khảo khác

Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND quận Tây Hồ - Pdf 37

Tài liệu, ebook tham khảo khác

Học thêm