Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. MỤC LỤC

A. MỤC LỤC.......................................................................................................1
B. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
C. PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC...............3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.............3
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương..........6
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ(LƯU TRỮ) ............7
CỦA CƠ QUAN...................................................................................................7
2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ...........................................................7
2.1.1. Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng...............................8
2.1.2. Cách bố trí phòng làm việc của Văn phòng .............................9
2.1.3.Khảo sát công tác văn thư........................................................11
2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ......................................................12
2.2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư.....................................................12
2.2.1.1. Quản lý văn bản...................................................................12
2.2.1.2. Quản lý con dấu...................................................................12
2.2.1.3. Soạn thảo văn bản................................................................12
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu............................................................13
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ..................................................13
2.2.2.1.Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của cơ quan................13
2.2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản
lưu trữ tại cơ quan........................................................................................13
2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu......................................13
2.2.2.4. Tình hình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan............14

VĂN BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY
CÔNG AN TRUNG ƯƠNG:......................................................................24
1.Các bước thực hiện “Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến”.
.....................................................................................................................24
1.1.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến..................................................24
1.2.Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến..................................................24
1.3.Đăng ký văn bản đến ..................................................................25
1.4.Trình và chuyển giao văn bản đến .............................................25
1.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.....26
2. Ưu điểm.........................................................................................26
3.Nhược điểm....................................................................................27
4. Một số giải pháp nhằm nâng cao “Công tác quản lý và giải quyết
văn bản đến” của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
.....................................................................................................................27
Kết luận..............................................................................................................29
Phụ lục 01:.........................................................................................................33

Trần Thị Hằng
VTLT K6

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, nước ta đang trong tiến trình xây dựng và phát triển.Từ các cơ
quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ trong quá trình

vụ, với chức năng, nhiệm vụ là đào tạo chuyên môn về công tác Văn thư – Lưu
trữ và một số ngành liên quan đến công tác Văn phòng. Trường được coi là cái
nôi chủ chốt đào tạo nhiều khóa học, nhiều học sinh – sinh viên, đáp ứng nhu
cầu của xã hội, góp phần phục vụ tốt cho hoạt động quản lý xã hội.
Là một học viên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, em được các Thầy, Cô
trang bị cho rất nhiều kiến thức bổ ích về chuyên ngành của mình. Song, em
thiết nghĩ “Học phải đi đôi với hành”, “Lý thuyết luôn phải gắn liền với thực
tiễn” cho nên em đã lựa chọn việc tìm hiểu chuyên sâu về công tác Văn thư và
cụ thể hơn đó là tìm hiểu về “ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” –một
trong các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư, đúng như chuyên ngành mà
Trần Thị Hằng
VTLT K6

1

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mình đã được học; từ đó có thể vận dụng một cách hiệu quả vào công việc của
mình sau này. Quan trọng hơn là có điều kiện được cọ sát với thực tế. Được sự
đồng ý của Thủ trưởng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương,
em được thực tập tại Văn phòng Cơ quanđó là điều kiện thuận lợi trước tiên của
em trong thời gian thực tập; có điều kiện để nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công
tác Văn thư của cơ quan mình gắn với kiến thức đã được học tại trường; từ đó áp
dụng vào công tác Văn thư được tốt hơn nữa cho Cơ quan Ủy ban Kiểm tra
Đảng ủy Công an Trung ương.

Trần Thị Hằng
VTLT K6

2

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
C. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
a, Lịch sử hình thành
Ngay từ khi thành lập, Đảng ta và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã rất quan tâm
đến công tác kiểm tra, giám sát, luôn xác định kiểm tra, giám sát là một trong
những chức năng lãnh đạo chủ yếu của Đảng, một bộ phận quan trọng trong
công tác xây dựng Đảng, đảm bảo mục tiêu, lý tưởng, cương lĩnh, chiến lược,
đường lối, chính sách, chỉ thị, nghị quyết của Đảng được nghiêm chỉnh thực
hiện, đồng thời tăng cường việc giữ gìn kỷ luật, sự đoàn kết thống nhất trong
Đảng.
Cùng với sự ra đời và phát triển của Ngành Kiểm tra Đảng nói chung, tổ
chức bộ máy và hoạt động kiểm tra, giám sát trong Đảng bộ Công an Trung
ương cũng không ngừng phát triển về mọi mặt. Ngành Công an được thành lập
ngày 19/8/1945, lúc đó tổ chức đảng ở cấp Trung ương trong Công an nhân dân
là một chi bộ. Đến năm 1945, phát triển thành Đảng bộ cơ sở Cơ quan Bộ Công
an trực thuộc Đảng ủy Cơ quan Chính dân Đảng Trung ương. Thời gian này,


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được tặng danh hiệu “Chiến sỹ thi đua toàn lực lượng Công an nhân dân”, hằng
năm có nhiều tập thể và cá nhân được cấp trên khen thưởng.
+ Từ năm 2002 đến năm 2014 có 40 đồng chí trong cơ quan Ủy ban Kiểm
tra Đảng ủy Công an Trung ương được tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp kiểm
tra của Đảng”.
Cùng với toàn Đảng, toàn quân, toàn dân, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng
ủy Công an Trung ương đang bước vào chặng đường mới của thế kỷ XXI với khí
thế quyết tâm mới cùng với niềm tin về sự lớn mạnh, trưởng thành của mình.
b, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cơ quan Ủy
ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
Chức năng
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương (sau đây gọi tắt là
Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra) là cơ quan chuyên môn,nghiệp vụ thực hiện chức năng
tham mưu giúpỦy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương theo quy định của
điều lệ Đảng; chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện của Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy
Công an Trung ương. Thực hiện các nhiệm vụ do Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng
ủy Công an Trung ương giao.
Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương xây
dựng các nghị quyết, chỉ thị, phương hướng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch
của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy về công tác kiểm tra, giám sát tổ chức
đảng cấp dưới và đảng viên trong đảng bộ chấp hành Cương lĩnh chính trị, điều lệ
Đảng, nghị quyết, chỉ thị, quy định, quy chế của Đảng.
- Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát do Đảng ủy,
Ban Thường vụ Đảng ủy và Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương giao.

- Tham mưu cho Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương trong
công tác cán bộ thuộc diện Đảng ủy Công an Trung ương và Lãnh đạo Bộ quản
lý; tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương phối hợp với
các tỉnh ủy, thành ủy và ủy ban kiểm tra các tỉnh ủy, thành ủy trong công tác kiểm
tra, giám sát đối với đảng viên và tổ chức đảng ở đảng bộ Công an các địa
phương theo quy chế phối hợp.
- Thủ trưởng cơ quan Uỷ ban Kiểm tra được Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy
Công an Trung ương ủy quyền dự các hội nghị, hội thảo các chuyên đề liên quan
đến công tác xây dựng đảng, xây dựng lực lượng, công tác kiểm tra, giám sát của
Đảng ủy Công an Trung ương, Bộ Công an và các Tổng cục, Bộ Tư lệnh tổ chức
theo quy định; được tiếp nhận, nghiên cứu các báo cáo định kỳ của cấp ủy đảng
trực thuộc Đảng ủy Công an Trung ương, các văn bản của Trung ương, của Đảng
ủy Công an Trung ương và của Bộ Công an liên quan đến công tác Đảng, công
tác xây dựng lực lượng, hậu cần - kỹ thuật và các hoạt động chung của ngành
công an.
- Giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương phối hợp với các
đơn vị chức năng nghiên cứu đề xuất nội dung để Đảng ủy Công an Trung ương
tham gia, thẩm định các đề án, chủ trương, kế hoạch của Trung ương liên quan
đến công tác xây dựng Đảng, công tác kiểm tra, giám sát; thực hiện hợp tác quốc
tế về những vấn đề liên quan đến công tác kiểm tra, giam sát và thi hành kỷ luật
Đảng theo quy định.
- Thực hiện công tác đảng, công tác xây dựng lực lượng của cơ quan Uỷ
ban Kiểm tra; bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ kiểm tra viên theo các quy định của
Đảng và sự chỉ đạo của Đảng ủy Công an Trung ương.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương, Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Công an Trung ương giao. Khi
cần thiết Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra đề xuất Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương trưng tập cán bộ thuộc các cơ quan chức năng phục vụ công tác kiểm
tra, giám sát củaUỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
Tổ chức bộ máy

Trung ương (sau đây gọi là Thủ trưởng Cơ quan) tham mưu cho Ủy ban Đảng
ủy Công an Trung ương ( sau đây gọi là Ủy ban Kiểm tra) chỉ đạo, hướng dẫn và
tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng trong
Đảng bộ Công an Trung ương; giúp đảng ủy và Thủ trưởng Cơ quan tổ chức
thực hiện công tác Đảng, đoàn thể, công tác xây dựng lực lượng, hậu cần trong
nội bộ Cơ quan.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng tham mưu giúp Thủ trưởng Cơ quan thực hiện các nhiệm vụ
sau đây:
- Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch, công tác
kiểm tra, giám sát của Đảng ủy và Ban thường vụ Đảng ủy và Ủy ban Đảng ủy
Công an Trung ương; hướng dẫn, triển khai thực hiện các nghị quyết, chỉ thị,
quy định của Đảng về công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng trong
Đảng bộ Công an Trung ương.
- Tổng hợp, the dõi hoạt động công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật trong
Đảng bộ Công an Trung ương; xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết các chuyên đề,
báo cáo định kỳ, đột xuất của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy, Ủy ban Đảng
ủy Công an Trung ương về công tác kiểm tra, giám sát theo quy định; quan hệ,
phối hợp công tác với các phòng nghiệp vụ trong cơ quan, với các ủy ban kiểm
tra và cơ quan ủy ban kiểm tra các cấp trong Đảng bộ Công an Trung ương.
- Theo dõi và đề xuất tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện quy chế phối
hợp về công tác kiểm tra, giám sát giữa Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương
với ủy ban kiểm tra các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương.
- Thực hiện chức năng tham mưu về công tác Đảng, đoàn thể quần chúng,
công tác chính trị nội bộ, công tác bảo mật, công tác văn thư, hậu cần, quản lý
cán bộ, chiến sỹ và tài sản, phương tiện của cơ quan Ủy ban Kiểm tra và Văn
phòng theo quy định.
- Chánh văn phòng được dự các cuộc họp của Thường trực Ủy ban Kiểm
tra và Ủy ban Kiểm tra để làm nhiệm vụ thư ký hội nghị; đôn đốc các đơn vị
trong cơ quan thực hiện các chương trình, kế hoạch do Thủ trưởng Cơ quan chỉ

Thường trực (hoặc đồng chí Phó Chủ nhiệm khi đồng chí Phó Chủ nhiệm Thường
trực đi vắng) xem và cho ý kiến, gửi công văn tài liệu cho các đơn vị và cá nhân
trong Cơ quan UBKT để triển khai thực hiện;
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm, nhiệm kỳ của Đảng uỷ, BTV
Đảng uỷ, UBKT Đảng uỷ CATW và của Cơ quan.
- Báo cáo công tác tháng, chào cờ, quý, 6 tháng, năm, nửa nhiệm kỳ, nhiệm
kỳ của Uỷ ban Kiểm tra và Cơ quan Uỷ ban kiểm tra.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quan
đến công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật đảng của Uỷ ban kiểm tra.
- Theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo (phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí, kê khai tài sản minh bạch tài sản).
- Sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết và các chuyên đề về công tác kiểm tra,
giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,
Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKT
Đảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát thuộc phạm vi, lĩnh vực phụ trách.
- Chuẩn bị các nội dung, tài liệu cho các cuộc họp của Đảng uỷ, ghi biên bản
các cuộc họp Đảng uỷ khi Đảng uỷ yêu cầu;
- Dự thảo Nghị quyết, quyết nghị của Đảng uỷ, các thông báo, văn bản
hướng dẫn nội dung sinh hoạt định kỳ của các chi bộ;
- Thực hiện công tác nội bộ, thi đua – khen thưởng, chính trị, tư tưởng của
Văn phòng Cơ quan và Cơ quan UBKT.
- Lưu trữ, bảo quản các văn bản, tài liệu của Ủy ban Kiểm tra và Cơ quan
UBKT, quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên, bảo quản việc sử dụng con dấu của UBKT
và Cơ quan UBKT.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan gồm có 18 cán bộ chiến sỹ và nhân
viên, trong đó: 01 đồng chí Chánh Văn phòng, 03 đồng chí Phó Chánh Văn phòng,
Trần Thị Hằng
K6

7

cán bộ tổng hợp do yêu cầu đòi hỏi công việc hầu hết đã tốt nghiệp Đại học với
chuyên môn phụ trách. Những cán bộ có trình độ trung cấp và dưới trung cấp đảm
nhiệm những công việc như tạp vụ, lễ tân.
2.1.1. Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng
Trong quá trình làm việc tại văn phòng một trong những yếu tố không thể
thiếu để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng. Nhờ
những thiết bị này các cán bộ tổng hợp của Văn phòng tiết kiệm được thời gian
công sức, đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo Cơ quan chính xác đầy đủ, kịp
thời nhất. Văn phòng được trang bị đầy đủ góp phần nâng cao hiệu quả trong công
việc, phục vụ công tác cho mỗi cán bộ. Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở
vật chất và trang thiết bị hàng năm lãnh đạo Cơ quan, lãnh đạo văn phòng đều chú
ý bổ sung những thiết bị mới:
- Máy vi tính :
Trong văn phòng Cơ quan có tất cả 11 máy vi tính các loại của các hãng
máy tính như : hãng LG,Samsung, Lenovo, HP. Phần lớn máy tính văn phòng là
đời mới với dung lượng bộ nhớ lớn, chức năng đa dạng, đáp ứng nhu cầu sử dụng
của tập thể cán bộ chuyên viên trong văn phòng Cơ quan.

Trần Thị Hằng
K6

8

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


có tủ đựng tài liệu riêng cho cán bộ.Có một kho lưu trữ tài liệu riêng được kê nhiều
tủ đựng và giá đỡ tài liệu.Như vậy có thể khẳng định rằng, các trang thiết bị của
Văn phòng Cơ quan là tương đối đầy đủ, góp phần đắc lực trong việc nâng cao
năng suất lao động và hiệu quả công tác văn phòng cho các cán bộ chiến sỹ của Cơ
quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
2.1.2. Cách bố trí phòng làm việc của Văn phòng
Trong quá trình thực tập tôi nhận thấy Văn phòng cơ quan được bố trí một
cách khoa học đã hạn chế việc lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành
hoạt động của văn phòng và giảm được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời giúp
cho lãnh đạo Văn phòng tránh khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,
tạo điều kiện cho mỗi cán bộ, nhân viên văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự
chủ và hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất. Văn phòng được phân theo
chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận nhưng các hoạt động tập trung vào một
Trần Thị Hằng
K6

9

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đầu mối duy nhất đặt dưới sự chỉ đạo, điểu hành của Chánh Văn phòng Cơ quan Ủy
ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.

Trần Thị Hằng
K6

Biên chế văn thư Cơ quan do bên Tổng cục Xây dựng Lực lượng Công an
nhân dân quyết định.
Lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ của cơ quan đều rất quan tâm và đánh
giá cao vai trò của công tác văn thư trong hoạt động văn phòng.
Bên cạnh việc thường xuyên quan tâm chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, thì lãnh
đạo văn phòng cũng có chế độ khen thưởng, kỷ luật thỏa đáng nhằm khuyến khích
các cán bộ văn thư làm việc hiệu quả hơn. Hàng quý hàng năm, văn phòng đều tổ
chức tổng kết công tác văn thư để rút ra những thiếu sót, hạn chế, từ đó có những
biện pháp khắc phục kịp thời.
Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng có một ý nghĩa rất
lớn trong việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc và đồng thời
giảm nhẹ cường độ lao động cho nhân viên.
Chính vì vậy mà phòng văn thư được bố trí ngay gần nơi ra vào của cơ quan,
gần cầu thang, thuận lợi cho việc giao nhận và giải quyết công văn giấy tờ từ các
đơn vị tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan. Đây là một cách tổ chức khoa học
trong công việc, công việc qua nhiều bước nhưng được giải quyết nhanh chóng,
không mất nhiều thời gian đi lại, mà thông tin trong văn bản được đảm bảo bí mật.
Ngoài ra văn phòng đã trang bị cho bộ phậnvăn thư những trang thiết bị
tương đối hiện đại
- Một máy vi tính được nối mạng nội bộ
- 01 máy in được nối với máy vi tính để in các văn bản khi cần thiết
-01 máy fax để nhận và gửi fax
- 01 máy điện thoại, 2 tủ đựng tài liệu, 2 bàn làm việc
Trần Thị Hằng
K6

11

Lớp CĐ VTLT


2.2.1.2. Quản lý con dấu
Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu cho các loại
văn bản của cơ quan, thực hiện quản lý con dấu theo quy định về bảo mật, không
để cho bất cứ ai sử dụng ngoài nhân viên văn thư. Khi nghỉ làm, việc chuyển giao
dấu lại cho người khác do Chánh Văn phòng quyết định.
2.2.1.3. Soạn thảo văn bản
Văn phòng Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương chủ yếu
giúp Cơ quan ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các
công việc của mình. Chính vì vậy việc các chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn
thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn là cần thiết và quan
trọng bởi vì một mặt đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản mặt khác đây là
điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản chỉ đạo của Đảng ủy Cơ
quan được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên
có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
- Xác định mục đích, yêu cầu, tính chất
- Xác định tên loại văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Trần Thị Hằng
K6

12

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đảng, các hồ sơ về giải quyết khiếu nại, tố cáo, cũng như công tác chính trị tư
tưởng tại các chi bộ trực thuộc.Ngoài ra, có các văn bản do các cấp ủy cấp trên gủi
đến được đưa vào bảo quản làm căn cứ phục vụ cho các hoạt động của cơ quan.
- Số lượng phông lưu trữ.
Hiện nay phòng lưu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung
ương chỉ bảo quản hồ sơ, tài liệu ở dạng thông thường, không thành lập phông lưu
trữ.
- Thành phần tài liệu của kho lưu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy
Công an Trung ương.
Thành phần tài liệu gồm:tài liệu về chỉ đạo,lãnh đạo của Đảng ủy Công an
Trung ương gửi đến; tài liệu phản ánh hoạt động của các phòng, ban trong Cơ quan
Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương..
2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn bản,
nội dung văn bản, chức năng của các văn bản....các tài liệu trong kho được lập
Trần Thị Hằng
K6

13

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành các hồ sơ hiện hành. Các hồ sơ được xác định giá trị để lưu trữ theo mức thời
gian cụ thể ở ba mức: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Nhân viên văn thư lưu trữ
thường xuyên thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu. Tại phòng

chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có
thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
- Công tác thu thập bổ sung.
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm tổ chức thường
xuyên. Hàng năm vào quý 1 của năm sau cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ,tài
liệu từ các phòng ban, các đoàn thể,văn phòng và các bộ phận tham mưu giúp việc.
Việc lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như:Tài liệu chưa được sắp xếp
khoa học,chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơ còn thiếu
nhưng không tìm được tài liệu bổ sung vẫn còn tình trạng giữ lâu dài ở các bộ
phận.
- Công tác thống kê.
Trần Thị Hằng
K6

14

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đây là công việc thường xuyên của phòng lưu trữ bao gồm: thống kê tài
liệu, phương tiện bảo quản,công cụ tra cứu.Phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan tài
liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập
hồ sơ),cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ). Mục lục hồ sơ được lập
theo năm.Tài liệu sau khi được chỉnh lý,thống kê bổ vào hộp sắp xếp gọn gàng
giúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng.Tại phòng lưu trữ mối chỉ xây dựng
được sổ đăng ký mục lục hồ sơ các phương tiện thống kê khác chưa được xây


Trần Thị Hằng
K6

15

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN” CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG
I.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG
ƯƠNG:
1. Thực hành công tác văn phòng
1.1. Công tác tổ chức
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có tất
cả 18 cán bộ. Tất cả đều ở độ tuổi từ 22 đến 53. Nhìn chung đội ngũ cán bộ văn
phòng có độ tuổi và trình độ tương đối đồng đều, được bố trí sắp sếp đúng chuyên
nghành đào tạo đã giúp phát huy hết khả năng, năng lực của từng cán bộ.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan gồm có 18 cán bộ chiến sỹ và nhân
viên, trong đó: 01 đồng chí Chánh Văn phòng, 03 đồng chí Phó Chánh Văn phòng,
04 đồng chí làm công tác tổng hợp, tham mưu, 01 đồng chí kế toán, 01 đồng chí
Văn thư, 06 đồng chí lái xe, 02 đồng chí phục vụ, lễ tân.
* Đối với đồng chí Chánh Văn phòng:


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Theo dõi Chuyên đề NQTW 4 (Khoá XI) “Một số vấn đề cấp bách về xây
dựng Đảng hiện nay”.
- Tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKT
Đảng uỷ CATW và sơ kết, tổng kết các lĩnh vực thuộc phạm vi phụ trách.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quan
đến công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật đảng của Uỷ ban kiểm tra.
- Theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, giao ban V24 (phòng chống tham nhũng, thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí, kê khai tài sản minh bạch tài sản).
- Sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết và các chuyên đề về công tác kiểm tra,
giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,
Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKT
Đảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát thuộc phạm vi, lĩnh vực phụ trách.
- Công tác chính trị nội bộ: các phong trào thi đua, cuộc vận động, công tác
thi đua, khen thưởng của Văn phòng, Cơ quan và Uỷ ban kiểm tra; công tác pháp
chế, cải cách hành chính, hợp tác Quốc tế, công tác tuyên truyền.
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đến phạm
vi, lĩnh vực phụ trách.
* Đối với các cán bộ tổng hợp:
Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng đảm nhiệm:
- Công tác Đảng của Đảng uỷ V31 gồm: chuẩn bị nội dung cuộc họp Đảng
uỷ; công tác Đảng vụ; quản lý đảng phí và hồ sơ đảng viên của Đảng bộ Cơ quan.
- Công tác tổ chức, cán bộ, nâng lương, thăng cấp bậc hàm; công tác đào tạo cán bộ
của Cơ quan; công tác xây dựng lực lượng Ngành kiểm tra; quản lý Hồ sơ cán bộ của Cơ
quan.
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đến
phạmvi, lĩnh vực công tác đảm nhiệm.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quan

- Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng về công tác chính trị nội bộ, phong trào thi đua,
cuộc vận động; công tác thi đua, khen thưởng của Văn phòng, Cơ quan và Uỷ ban
kiểm tra; công tác pháp chế, cải cách hành chính, hợp tác Quốc tế, công tác tuyên
truyền.
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đến
phạmvi, lĩnh vực công tác đảm nhiệm.
* Đối với các bộ hậu cần, kế toán:
Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng đảm nhiệm về chế độ chính sách cán bộ,
hưu trí, nghỉ mát, bảo hiểm Y tế; thanh quyết toán, lương; quản lý tài sản, quân
trang và một số việc khác về công tác hậu cần; quản lý đảng phí của chi bộ Văn
phòng.
* Đối với cán bộ văn thư, lưu trữ:
Đối với công văn đi phải ghi sổ đăng ký, đánh số, ký hiệu. Mỗi thể loại văn
bản, văn thư có nhiệm vụ quản lý theo sổ riêng, đánh số riêng và ký hiệu theo quy
định. Mỗi loại tài liệu của cơ quan phát hành đi phải lưu lại bản chính và bảo quản
theo quy định (trường hợp khác do Chánh Văn phòng quyết định).
Đối với công văn đến phải đăng ký, đóng dấu, ghi ngày tháng năm số công
văn đến, nội dung, trích yếu và cơ quan ban hành. Vào sổ theo dõi, chuyển cho
Thường trực Cơ quan xử lý, sau đó mới chuyển tài liệu cho bộ phận hoặc người
nhận và phải có ký nhận vào sổ theo dõi. Các loại tài liệu gửi đích danh người
nhận thì đóng dấu công văn đến ngoài phong bì, ghi sổ theo dõi và chuyển cho
người nhận. Các loại tài liệu khẩn phải chuyển ngay cho người, nơi nhận; tài liệu
mật phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định.
Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu cho các loại
văn bản của cơ quan, thực hiện quản lý con dấu theo quy định về bảo mật, không
để cho bất cứ ai sử dụng ngoài nhân viên văn thư. Khi nghỉ làm, việc chuyển giao
dấu lại cho người khác do Chánh Văn phòng quyết định.
Đảm bảo đánh máy, in sao tài liệu phục vụ kịp thời yêu cầu của công tác
theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng
* Đối với nhân viên lái xe:

* Đối với nhân viên phục vụ, lễ tân:
Công tác lễ tân của Cơ quan; vệ sinh phòng họp, phòng làm việc một số
đồng chí lãnh đạo, chuẩn bị nước uống….
Thực hiện công tác vệ sinh cảnh quan môi trường Cơ quan, và thực hiện
công tác khác khi được lãnh đạo Văn phòng yêu cầu.
1.2. Bố trí văn phòng và trang thiết bị làm việc
Văn phòng của cơ quan được bố trí một cách khoa học đã hạn chế viêc lãng
phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng và giảm
được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời giúp cho lãnh đạo Văn phòng tránh
khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗi cán bộ,
nhân viên văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn thành nhiệm vụ
của mình một cách tốt nhất. Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của
từng bộ phận nhưng các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự
chỉ đạo, điểu hành của Chánh Văn phòng
- Ưu điểm của hình thức này là giúp Chánh Văn phòng dễ điều hành công
việc, dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra điều động trang thiết bị phương tiện làm
việc....
- Nhược điểm của hình thức này là khó chuyên môn hóa công việc, thiếu
chính xác, có thể dẫn đến sự trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm đúng
mức từng loại công việc.
Trong quá trình làm việc tại văn phòng một trong những yếu tố không thể
thiều để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng. Nhờ
những thiết bị này các cán bộ chuyên viên tiết kiệm được thời gian công sức, đảm
bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo chính xác đầy đủ, kịp thời nhất. Văn phòng
được trang bị đầy đủ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục vụ công
tác cho mỗi cán bộ. Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở vật chất và trang
thiết bị hàng năm lãnh đạo văn phòng đều chú ý bổ sung những thiết bị mới hiện
19
Trần Thị Hằng
Lớp CĐ VTLT

trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 24/8/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
+ Thông tư 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công an Thông tư quy
định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về
quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009.
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nhập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
+ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
Và một số văn bản khác mà theo quy định của Bộ Công an không được trình bày
ở báo cáo này.
II. NỘI DUNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN
BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG:
1. Cơ sở khoa học và thực tiễn
a. Cơ sở khoa học (lý thuyết)
Từ thực tiến và yêu cầu của việc tổ chức điều hành hoạt động công tác quản
lý và giải quyết văn bản đến, đồng thời theo Công văn số 425/VTLTNN_NVTW
Trần Thị Hằng
K6

20

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Thời hạn giải quyết văn bản đến
- Sao văn bản đến
Cụ thể được tiến hành như sau:
a. Tiếp nhận văn bản đến, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
Tất cả các loại văn bản đến Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương bất kể từ nguồn nào đều do văn thư tiếp nhận. Nguồn văn bản đến Cơ
quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương thông thường từ các cơ quan
Chính phủ, các bộ, ban ngành, các cơ quan trực thuộc Cơ quan Ủy ban Kiểm tra
Đảng ủy Công an Trung ương, các đơn vị đầu mối, ngoài ra còn một số văn bản
của các tỉnh ủy, thành ủy gửi đến. Khi tiếp nhận văn bản có kiểm tra, đối chiếu số
ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc
Trần Thị Hằng
K6

21

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bì không còn nguyên vẹn, bì đến muộn so với thời gian văn bản thì báo cáo Chánh
Văn phòng và nơi gửi văn bản biết để phối hợp giải quyết.
Sau khi tiếp nhận văn thư phân loại, bóc bì: loại được bóc là tất cả các loại
văn bản gửi đến Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương kể cả văn

chí Chánh văn phòng để xin ý kiến trình văn bản cho Lãnh đạo Cơ quan, trong
trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng sẽ ủy quyền cho Phó Chánh Văn phòng
thường trực xem xét. Văn bản khi có ý kiến của lãnh đạo Cơ quan sẽ được đưa lại
cho bộ phận văn thư. Cán bộ văn thư sẽ căn cứ vào ý kiến phân phối được ghi ở
góc trái trên cùng của văn bản mà phân loại đến địa chỉ phân phối.
Việc chuyển ý kiến của lãnh đạo văn phòng phải được văn thư chuyển đến
đúng địa chỉ một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn
bản.
Có thể nhận thấy việc quản lý văn bản đến trải qua rất nhiều quy trình. Tuy
nhiên thời gian văn thư tiếp nhận văn bản đến việc phân phối văn bản cho lãnh đạo
Trần Thị Hằng
K6

22

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và các phòng ban chức năng giải quyết không quá 3 ngày. Văn thư quản lý công
văn đến thực hiện đúng quy trình và tiến độ công việc, rất ít trường hợp để văn bản
chuyển chậm, chuyển vòng.
d. Giải quyết văn bản đến.
Khi Thủ trưởng Cơ quan hoặc Chánh Văn phòng cho ý kiến chỉ đạo, giải
quyết văn bản đến, các phòng nghiệp vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Những nội dung có ý kiến kết luận của Thủ trưởng Cơ quan phải được thông
qua Chánh Văn phòng xem xét lại và đồng ý mới thông báo cho các đối tượng có

ký, quản lý như văn bản chính.
Việc sao văn bản “tuyệt mật” phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan
ban hành.
Khi tiến hành sao gửi bản chính của văn bản đó được lưu lại Văn thư, sắp
xếp khoa học đúng nghiệp vụ để thuận lợi cho việc bảo quản và khai thác sử dụng,
hết năm bàn giao cho lưu trữ hiện hành.
Trần Thị Hằng
K6

23

Lớp CĐ VTLT