LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên em xin cảm ơn quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận
tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để em có thể hoàn thành
được quá trình thực tập này. Và hơn hết em xin chân thành cảm ơn các thầy cô
Khoa Quản trị văn phòng những người đã trực tiếp hướng dẫn cho em trong quá
trình thực tập. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể cán bộ công
chức Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, đặc biệt là chị Nguyễn Thị
Nếp người trực tiếp hướng dẫn, đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm
hiểu, thu thập thông tin về UBND quận và công tác văn phòng tại Văn phòng
HĐND và UBND quận.
Báo cáo là sự tìm hiểu của em về nghiệp vụ Văn phòng tại Văn phòng
HĐND và UBND quận đồng thời cũng là những suy nghĩ, ý kiến của em trong
quá trình kiến tập. Do điều kiện thời gian thực tập có hạn, khả năng nghiên cứu
và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu
sót. Kính mong các thầy cô góp ý để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Ban quản lý
Thể dục thể thao
MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay bất cứ một cơ quan tổ chức nào cũng phải có văn phòng để phục
vụ cho hoạt động quản lý của mình.Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là
đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc,
đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham
mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói
cách khác, là tổ chức làm việc giúp lãnh đạo.
Để đảm bảo công tác tham mưu được nhanh chóng, chính xác thì việc thu
thập thông tin là vô cùng quan trọng đòi hỏi về độ chính xác cao. Hiện nay,
trong thơi đại công nghiệp hoá hiện đại hoá thì việc trao đổi thông tin được thực
hiện dễ dàng trên mọi phương tiện: sách, báo, tạp chí, mạng điện tử… tuy nhiên
một phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức nhà nước nói chung và các tổ chức đơn vị doanh nghiệp nói riêng,
nguồn thông tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báo của quốc gia không thể thiếu trong hoạt
động quản lý của các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, tổ
chức sự nghiệp… làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của
mỗi cơ quan, đơn vị được nhanh chóng chính xác. Để có các tài liệu được lưu
trữ có giá trị, có độ chính xác cao thì không thể không nói đến khâu văn thư. Tài
liệu lưu trữ là những bản góc, bản chính, bản sao hợp pháp do đó để một văn
bản có giá trị được lưu vào lưu trữ cần phải đảm bảo về thể thức, nội dung, thẩm
quyền ký và được đóng dấu đầy đủ. Không chỉ vậy để có được thông tin đầy đủ,
Tây Hồ – Nguyễn Thị Phương Hoa
Ngoài ra công tác tổ chức, quản lý về công tác văn thư - lưu trữ còn được
đề cập nhiều trên nhiều bài viết trên các trang thông tin điện tử của các cơ quan
tổ chức.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức, quản lý về văn thư – lưu trữ tại
UBND quận Tây Hồ. Với hai đối tượng chính là công tác văn thư và công tác
lưu trữ.
3
Thứ nhất, công tác văn thư:
-
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến
Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ
Thứ hai, công tác lưu trữ
4.
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Công tác chỉnh lý và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Công tác khai thác và sử dụng tài liệu
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò
hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược
hợp để hoàn thành bài tập này tôi còn sử dụng các phương pháp kỹ thuật:
• Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: đây là phương pháp chủ yếu
để thực hiện bài tập này, bao gồm tổng hợp những nguồn tài liệu có liên quan
đến vấn đề nghiêm cứu. Trong bài tập của mình, tôi đã thu thập thông tin sách
báo, các công trình nghiêm cứu khác có liên quan và qua mạng internet.
• Phương pháp khảo sát thực địa: đây là phương pháp tiếp cận trực tiếp
đối tượng từ đó có những kiến thức thực tế để hoàn thành bài tập.
• Phương pháp phân tích và tổng hợp: từ những tài liệu thu thập được
qua phương pháp thu thập và xử lý thông tin kết hợp với kiến thức thực tế thông
qua phương pháp khảo sát thực địa. Cần phải tiến hành phân tích và tổng hợp lại
thông tin. Đây là phương pháp được sử dụng trong suốt quá trình làm bài.
• Phương pháp so sanh, đối chiếu: nhờ phương pháp này, có cái nhìn
khách quan hơn, toàn diện hơn về công tác tổ chức, quản lý về conng tác văn thư
– lưu trữ tại UBND quận trước và sau khi áp dụng công nghệ thông tin vào công
tác quản lý.
• Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: đây là một phương pháp cần thiết và
quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài. Nhờ phương pháp này mà có được
những nhận định, đánh giá khách quan cho đề tài
5
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
Đề tài “Công tác tổ chức, quản lý về văn thư – lưu trữ tại UBND quận
Tây Hồ” là cơ sở lý luận, tài liệu và là căn cứ cho những bài nghiên cứu, đánh
giá về công tác văn thư lưu trữ sau này.
Thông qua bài nghiên cứu để phát huy vai trò của công tác văn thư – lưu
trữ tại các cơ quan, tổ chức. Đồng thời xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan
quản lý và cơ quan lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ, để có những giải phát hiệu
quả nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển.
KẾT LUẬN
Khát quát lại quá trình
thực tập tại Văn phòng
HĐND&UBND quận
Tây Hồ
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UBND QUẬN TÂY HÔ
1.1. Vị trí địa lý
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn
hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía
Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương. Phía đông giáp
quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp
quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương
đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam. Dân số của quận
(đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km 2, quận Tây
Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành.
Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa
giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc và
phía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam.
1.2. Lịch sử hình thành
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính được thành lập
theo Nghị định số 69/NĐ của Chính phủ ngày 28/10/1995 và được UBND
Thành phố Hà Nội gia cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn từ ngày
01/01/1996. Là điểm mới được thành lập do vậy ngay từ đầu UBND quận Tây
Hồ đã nhận được sự lãnh đạo chỉ đạo sát sao của Đảng, Chính quyền cũng như
sự quan tâm giúp đỡ của các sở ban nghành Thành phố Hà Nội. Và đây cũng là
đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế-xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn.
UBND quận thực hiện chức năng quan lý nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
rừ trung ương tới cơ sở.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận
Trong lĩnh vực kinh tế:
8
• Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hàng năm trình cho
HĐND thông qua để trình cho UBND Thành phố phê duyệt; kiểm tra và thực
hiện kế hoạch đó.
• Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách của quận ; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình cho HĐND quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài
chính cấp trên cấp trên trực tiếp.
• Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND
xã , thi trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐND
phường về việc thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật.
• Phê chuẩn kế hoạch kinh tế – xã hội của phường .
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:
• Xây dựng trình HĐND quận thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó;
• Chỉ đạo UBND xã , thị trấn thực hiện các biện pháp thực hiện chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển nghành nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
• Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và
du lịch trên địa bàn quận ;
• Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
• Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vựcgiáo dục, y tế, văn hoá, xã hội, thông tin và thể dục thể
thao:
• Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
• Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
10
chức các trường mần non; thưc hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn;
chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy
chế thi cử;
• Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các
phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục
thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam
thắng cảnh do địa phương quản lý;
• Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống
dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế
• Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà
nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và
các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
• Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
• Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
• Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
• Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
• Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật:
12
•
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chức
theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phù
hợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành viên của
UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mình
trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khác
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ. HĐND
& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên.
Sơ đồ tổ chức của UBND quận Tây Hồ (phụ lục I)
1.4. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng HĐND&UBND quận
1.4.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND&UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của
HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ
tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động HĐND, UBND và
các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND&UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng
UBND Thành phố.
1.4.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND
• Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, quý, sáu tháng và năm của UBND quận. Đôn đóc, kiểm tra các phòng,
ban chuyên môn, UBND các phường việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của UBND và Chủ tịch UBND quận.
14
HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng HĐND&UBND
quận có các nhiệm vụ sau:
15
• Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, quý, sáu tháng và năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND;
• Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung
của HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại
biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong hoạt
động đối ngoại;
• Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ
họp; đôn đốc cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp;
• Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo, thẩm tra
đề án, báo cáo, dự thảo Nghị quyết;
• Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu
HĐND tiếp công dân, tiếp nhận , xử lý kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công
dân; theo dõi đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân;
• Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp
xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
• Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội
và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật,
dự án pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND
thành phố;
• Phục vụ Thường trục HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng
năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;
• Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiêm cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND;
Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, đều hành công việc của cơ quan, tổ chức.
Nội dung
Công tác văn thư bao gồm những nội dung:
• Xây dựng văn bản: văn bản là những công văn, giấy tờ, tài liệu được
hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
• Thảo văn bản: căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm
giải quyết một số công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nào
đó.
• Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt: Tất cả các bản
thảo đều phải được duyệt trước khi đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản
ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn bản trình ký phải được duyệt
về thể thức và nội dung, đảm bảo đúng với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn
của cơ quan, tổ chức.
• Đánh máy văn bản: những bản thảo sau khi được người có trình người
có thẩm quyền duyệt được đánh máy và làm thủ tục trình ký và phát hành văn
bản.
• Ký văn bản: Tất cả những văn bản sau khi đã được duyệt đầy đủ cả về
nội dung và thể thức sẽ được trình cho người có thẩm quyền ký để làm thủ tục
phát hành văn bản.
• Quản lý và giải quyết văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản
bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
18
Yêu cầu của công tác văn thư
Để thực hiện đúng quy trình của nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
19
- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó,
xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc
giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan, tổ chức.
- Chính xác: Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng
văn bản do đó cần phải chính xác về mặt nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày
và các khâu kỹ thuật nghiệp vụ: đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển
giao văn bản…
- Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều
vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, việc xây dựng
văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc, cán bộ văn
thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được
quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Hiện đại: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư
gắn liền với sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại. Vì
vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền để
đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng
có năng suất chất lượng cao.
Ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị
nói riêng.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
- Tài liệu la vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản
đồ , công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim,
ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; ban thảo tác phẩm văn
học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ
hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
21
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gố,
bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế
bằng bản sao hợp pháp.
Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động chính trị, kinh
tế, văn hoá, khoa học… của loài người.
- Về mặt chính trị, tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng
làm công cụ bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp
đối địch.
- Về mặt kinh tế, tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên,
thiên nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển…) làm cơ sở cho việc
quy hoạch phát triển kinh tế văn hoá trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ
quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển hangf năm và nhiều năm trên đất
nước.
- Về nghiên cứu khoa học, tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu
tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự
nhiên, xã hội và tư duy.
- Về ý nghĩa di sản văn hoá, cùng với các loại di sản văn hoá khác mà
con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật
chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng
loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá
nhân theo giá trị của chúng về mặt chính trị, văn hoá, khoa học và các giá trị
khác.
• Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu: nguyên tắc chính trị; nguyên tắc
lịch sử; nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
• Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài
liệu; tiêu chuẩn tác giả tài liệu; tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông;
tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu; tiêu chuẩn thời gian và địa điểm
hình thành tài liệu; tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu
trữ; tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu; tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế
tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
23
Copyright: Tài liệu đại học ©