Họ và tên
Lớp

:
:

Nội dung của Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc:
1. Bản mô tả công việc
Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan
tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó.
Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với
các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc
đó.
Ý nghĩa của bản mô tả công việc
- Để mọi người biết họ cần phải làm gì
- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó
- Công việc không bị lặp lại do một người khac làm
- Tránh được các tình huống va chạm
- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì
• Những thông tin mô tả công việc cần có:
Không có một mẫu chuẩn nào dành cho tất cả bản mô tả công việc vì có quá
nhiều công việc khác nhau.Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là
hiệu quả đều gồm các thông tin sau:
- Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó vị trí trong sơ đồ tổ
chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v.
- Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công
việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định
phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được
giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương
pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn
đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.

quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải
quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả
công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng
chéo lên nhau.
VD:MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
I/ Thông tin chung:
Vị trí
Bộ phận
Quản lý trực tiếp
II/ Mục đích công việc
Thực hiện hoạt động hành chánh của công ty.

Thời gian làm việc


III/ Nhiệm vụ cụ thể:
1.
Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, tình hình công tác
vệ sinh một tuần kiểm tra 3 lần theo mẫu của Phòng HCNS (2/4/6 buổi sáng).
2.
Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng. Xác định định mức của các
dụng cụ vệ sinh của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng.
3. Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác. Lập sơ đồ các thùng rác cho các văn
phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác. Hàng tuần lập biên bản
kiểm tra việc thu gom tác của công ty, báo cáo TP HCNS.
4.
Làm thủ tục đăng báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt
động hành chánh văn phòng.
5.
Quản lý thực hiện hợp đồng giữ xe. Theo dõi số lượng xe trung bình gởi hàng

13. Quản lý các loại hợp đồng của Phòng HCNS. Lập file để lưu các loại hợp đồng
theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp
đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo.


14. Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm tra số
bản đăng ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp. Số bản công chứng
tồn là 20.
15. Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết
bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước khi cuộc họp diển ra 30 phút. Thư ký HC
thông báo lịch họp ngay sau khi nhận được thông tin, lập thư mời họp (nếu được
yêu cầu) và chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu nếu được phân công. Trước khi
cuộc họp diển ra thư ký HC có trách nhiệm nhắc lại các thành viên tham gia cuộc
họp. Trường hợp các cuộc họp thường kỳ của BGĐ thì thư ký hỏi người chủ trì về
thời gian họp và thông báo lại cho các thành viên khác được biết.
16. Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng
HCNS trừ VPP do tiếp tân làm thủ tục mua.
17. Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP HCNS.
18. Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại,
thư tín, fax.
19. Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng.
20. Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho các bộ phận liên quan.
21. Thực hiện các công tác hành chánh do TP.
22. Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ bảy hàng tuần.
23. Thực hiện các công việc khác do BGĐ, Trưởng phòng phân công.
IV/ Tiêu chuẩn:
1.
Trình độ học vấn/chuyên môn:
–
Có bằng Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Khoa học

Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong
phú.
Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là:
- Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua.
- Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ
yếu và tốt nghiệp. Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc,
nghe và viết.
- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.
- Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt.
- Hoàn cảnh gia đình; Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
- Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc
Công việc rất đa dạng, nên yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng. Nhưng nhìn
chung các yếu tố chung nhất thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là:
– Trình độ học vấn
– Trình độ chuyên môn
– Các kỹ năng cần thiết cho công việc
– Kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc: thâm niên trong nghề, các thành tích
kỷ lục đã đạt được.
– Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ nào và mức độ.
– Các phẩm chất về cá nhân: tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến,
hoàn cảnh gia đình , nghị lực ,mức độ thích nghi với hoàn cảnh, khả năng làm việc
độc lập, khả năng chịu được sự căng thẳng hay áp lực công việc …
– Một số các yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hoàn thành công việc .


Ví dụ: Bản tiêu chuẩn công việc – Thư ký bộ phận sản xuất
TÊN CÔNG VIỆC :

TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC :



nhân sự trong bảo dưỡng.
2. Bảo đảm truyền đạt thông tin và giải thích cho nhân viên vầ các chính sách

nhân sự và sản xuất.


3. Quản lý chương trình bảo dưỡng cần thiết thông qua thu thập các yêu cầu

bảo dưỡng,lên lịch và ghi chép theo dõi các hoạt động bảo dưỡng.
4. Quản lý các thủ tục giao ca trong phân xưởng sản xuất.
5. Thực hiện việc tập huấn và đào tạo chương trình an toàn lao động, nâng cao

chuyên môn cho nhân viên cấp dưới.
6. Lên lịch làm việ , phân công người đảm nhiệm cũng như chịu trách nhiệm

giải quyết cho nhân viên nghỉ phép.
7. Đảm nhận các nhiệm vụ theo dõi thời gian làm việc của công nhân và cập

nhật các thông tin liên quan đến tình hình sản xuât và nhân sự trong bộ phận
mình phụ trách.
8. Xây dựng dự đoán và chịu trách nhiệm về mức độ dự trữ nguyên vật liệu

trong khu vực sản xuất được phụ trách.
9. Đánh giá kết quả công việc hàng kyfcuar công nhân viên mà mình phụ trách.
10. Góp ý cho nhân viên về các vấn đề chuyên môn và các công việc liên quan

đến công việc.
Yêu cầu thể lực: Phải đi lại và trèo cầu thang
Các mối quan hệ báo cáo:

công việc là cơ sở trong quy trình xây dựng hệ thống tiền lương.
Các phân tích về điều kiện làm việc trong bản mô tả công việc giúp các nhà
quản trị cải thiện các điều kiện lao động cho nhân viên nhằm nâng cao năng suất
lao động đồng thời bảo đảm sự an toàn và sức khỏe cho nhân viên.


HOÀN THIỆN KẾT QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Từ những thông tin thu
thập và bản sơ lược ở trên, chúng em xây dựng cụ thể 3 bản: Bản mô tả công việc,
Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện công
việc.



Phạm vi quyền hạn