LỜI CẢM ƠN
Trong bất kì một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tới mục
tiêu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động. Việc tổ chức
lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó giúp cho công việc
tại văn phòng được thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng suất lao động và
hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị.
Nhận thức được vấn đề đó tôi đã chọn Viện Khoa học tổ chức nhà nước làm
điểm đến để thực hiện: “ Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lao động khoa
học của cán bộ văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước”.
Cha ông ta có câu “Học đi đôi với hành” , thông qua đợt tiến hành khảo sát
lần này, là một cơ hội quý báu giúp cho tôi có điều kiện tìm hiểu tình hình thực tế
để đưa ra nhưng tư vấn về bố trí nâng cao hiệu quả hoạt động của cán bộ văn thư
tại viện , nhờ đó sinh viên có thể hiểu sâu hơn về tổ chức lao động khoa học trong
công tác văn thư tại một đơn vị cụ thể và ở đây là Viện Khoa học tổ chức nhà
nước.
Trải qua đợt kiến tập tại Viện khoa học tổ chức nhà nước, tuy thời gian không
dài nhưng đây là thời điểm thuận lợi để chúng tôi có điều kiện và cơ hội để vận
dụng những kiến thức đã học trong trường để so sánh, đối chiếu với công việc thực
tế tại cơ quan công tác. Do đó, bước đầu tôi đã hình thành được những kiến thức
về thực tế công tác của một cơ quan nhà nước nói chung và vai trò, vị trí quan
trọng của công tác văn thư ở cơ quan đó nói riêng. Cùng với đó là sự tạo điều kiện
của cán bộ tại Viện giúp tôi hoàn thành được bài tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.

LỜI CAM ĐƠN


Tác giả xin cam đoan bài tập này là do tự bản thân thực hiện và không sao
chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêng mình.
Các thông tin thứ cấp sử dụng trong luận án là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ
ràng. Tác giả hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của luận

nhàng. Nó cũng góp phần rát lớn thúc đẩy tính chuyên môn hoá trong công việc.
Bên cạnh phân công công việc, còn có sự hợp tác lao động, có nghĩa là nhiều
người cùng hợp sức để làm một công việc nào đó. Hợp tác lao động sẽ nhân lên
được sức mạnh tập thể.Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan giao phó, văn thư luôn phải tìm ra phương thức tổ chức lao động
một cách khoa học nhất, nhằm hướng tới một mục đích chung là nâng cao chất
lượng và hiệu quả hoạt động tốt nhất. Nhận thức được lợi ích của tổ chức lao động


khoa học trong công tác văn thư nên tôi chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu
quả tổ chức lao động khoa học của cán bộ văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà
nước”.
2. Đối tượng và mục đích nghiên cứu
a, Đối tượng nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung hướng tới đối tượng nghiên cứu là tổ
chức lao động khoa học của cán bộ văn thư Viện khoa học tổ chức nhà nước.
b,Mục đích nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tôi hướng mục tiêu sau đây: Góp phần nâng cao chất
lượng hiệu quả lao động của cán bộ văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
3. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong nghiên
cứu khoa học như: Phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng,
phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện tổng hợp, đề tài còn sử
dụng các phương pháp cụ thể:
- Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng để tìm hiểu thực trạng của
phòng văn thư Viện khoa học và tổ chức nhà nước.
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan: được áp dụng để
nghiên cứu tài liệu có liên quan để đưa ra lập luận mang tính khoa học cao, từ
đó nghiên cứu xây dựng giải pháp nâng cao hiệu quả lao động của cán bộ văn
thư.


1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại Viện Khoa học tổ chức nhà
nước
Hiện nay, bộ phận văn thư của Viện nằm trong phòng Hành chính - Tổng hợp
bố trí 01 cán bộ làm công tác Văn thư có trình độ cử nhân chuyên ngành hành
chính Văn thư, có phẩm chất chính trị tốt, có ý thức phấn đấu luôn luôn tìm tòi học
hỏi những kinh nghiệm của những người đi trước và hiểu rõ vị trí, ý nghĩa, tầm
quan trọng của công việc, nhiệm vụ nên luôn luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ
được giao, đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại của công
tác Văn thư- Lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công việc của Phòng nói riêng và
của Viện nói chung.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
Phòng Tổng hợp
Chức năng: Tham mưu giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức, hành
chính- quản trị và hợp tác quốc tế
Nhiệm vụ cơ bản:
- Giúp viện trưởng quản lý công tác hành chính- quản trị của Viện.
- Giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức của Viện.
- Giúp viện trưởng thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế.
- Chủ trì, tham gia nghiên cứu, thực hiện các đề án, dự án, chương trình, đề tà
chuyên đề nghiên cứu khoa học và tham gia góp ý kiến thẩm định các đề án, dự án,
dự thảo văn bản theo sự phân công của Viện trưởng.
- Tham gia thực hiện các dịch vụ công theo sự phân công của Viện trưởng.
Phòng Kế hoạch tài chính
Chức năng: Tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý công tác kế hoạch, tài
chính, kế toán của Viện theo quy định.


Nhiệm vụ cơ bản:

- Chủ trì tham gia nghiên cứu, thực hiện các đề án, dự án, chương trình, đề
tài, chuyên đề nghiên cứu khoa học tham gia góp ý kiến thẩm định các đề án, dự
án dự thảo văn bản.
Phòng Nghiên cứu quản lý cán bộ công chức
Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng nghiên cứu phát triển lý luận cơ
bản, nghiên cứu xây dựng chiến lược cơ chế chính sách; triển khai ứng dụng các
kết quả nghiên cứu khoa học về chế độ công vụ và cán bộ, công chức vào thực tiễn
công tác của các Bộ, ngành và địa phương.
Nhiệm vụ cơ bản:
- Nghiên cứu lý luận cơ bản về quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ, công
chức
- Nghiên cứu xây dựng chiến lược, cơ chế chính sách phục vụ chức năng
quản lý Nhà nước của Bộ
- Nghiên cứu ứng dụng các kết quả nghiên cứu vào thực tiễn công tác của Bộ,
ngành và địa phương.
Trung tâm thông tin và thư viện
Chức năng: Giúp Viện trưởng quản lý công tác thông tin khoa học, thông tin
về cải cách hành chính, nghiên cứu và triển khai công nghệ thông tin tại Viện khoa
học tổ chức nhà nước nhằm phục vụ các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.
Nghiện vụ cơ bản:
- Xây dựng, quản lý và phục vụ khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin
khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và quản lý nhà nước của Bộ Nội
vụ.


- Biên tập, xuất bản các ấn phẩm thông tin, tư liệu khoa học, bản tin về hoạt
động nghiên cứu của Bộ; Phổ biến tuyên truyền việc ứng dụng các kết quả nghiên
cứu khoa hoc vào giải quyết các nhiệm vụ thực tiễn của Bộ.
1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư tại Viện Khoa học tổ chức
nhà nước.

bản trước Viện trưởng.


Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra
đôn đốc tình hình thực hiện công tác Văn thư tại Viện.
Cán bộ làm công tác Văn thư phải chịu trách nhiệm thực hiện những nội dung
nghiệp vụ của công tác Văn thư theo đúng quy định hiện hành của công tác văn thư
sau:
- Luật ban hành văn bản QPPL năm 1996 sửa đổi bổ sung các năm 2002, 2008
- Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004
- Nghị định số 24/ 2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 của Chính phủ hướng dẫn thi
hành Luật Ban hành văn bản QPPL năm 2008
- Nghị định 92/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ hướng dẫn thi
hành Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004
- Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn
bản đi, văn bản đến
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu và thong tư số 58/2003/TTLT ngày 12/5/2003 của Bộ Công an về
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về
việc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước.
Ngoài những văn bản trrên thì cán bộ làm công tác Văn thư còn phải thực
hiện đúng những quy định nội quy làm việc của Bộ cũng như của Viện.
Chương 2: Vai trò của việc tổ chức lao động khoa học trong công tác
văn thư



càng nâng cao nhất là đối với công tác văn thư thì việc trang bị những thiết bị,
phương tiện thích hợp cho mỗi loại công việc là một việc không thế thiếu. Vì nó
giúp cho cán bộ làm việc được thuận lợi, tiết kiệm được thời gian và công sức.
Chính nhờ có trang thiết bị hiện đại nó làm giảm đi tính thủ công, chậm chạp
trong công việc. Trước đây, cán bộ văn thư cần lập sổ đăng kí văn bản mất nhiều
thời gian, nhưng ngày nay nhờ có nền khoa học kĩ thuật phát triển đã phát minh
ra máy tính… Vì vậy việc đăng kí thông tin văn bản được nhanh chóng, dễ dàng
hơn. Cho nên, văn thư trong mọi cơ quan cần được trang bị những thiết bị hiện
đại để phục vụ cho công việc của mình.
Bên cạnh đó việc tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng còn
nhằm tạo ra năng suất trong quá trình làm việc, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng hành
chính cần quan tâm nghiên cứu để tạo ra mội trường lao động tốt nhất, giúp cán
bộ nói chung và cán bộ văn thư nói riêng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Môi
trường lao động đó là sự bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lí, là việc tạo khung
cảnh làm việc thuận lợi và trang bị những thiết bị hiện đại. Điều đó sẽ giúp cho
cán bộ, nhân viên có được tâm lý làm việc thoải mái và có tinh thần trách nhiệm
với công việc được giao. Việc này gắn liền với mục tiêu hoạt động của cơ quan
nói chung và trong những điều kiện cụ thể nói riêng. Chính vì vậy, để tạo ra hiệu
quả làm việc cao đồng thời tạo điều kiện lao đông tốt cho cán bộ, đòi hỏi ở các
nhà làm lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề để tổ chức lao động khoa học
để vận dụng vào việc quản lý điều hành một cách tối ưu nhất.
Ngày nay do khoa học quản lý ngày càng phát triển, các hình thức và biện
pháp quản lý mới luôn xuất hiện nhằm góp phần nâng cao năng suất lao động.
Vì vậy, công tác tổ chức lao động khoa học ngày càng được vận dụng rộng rãi
trong các cơ quan nói chung, văn phòng cơ quan nói riêng và chính nó đã khẳng
định được vị trí riêng của mình. Việc đưa công tác tổ chức lao động khoa học
vào văn thư ngày càng có hiệu quả, nó giúp cho quan hệ giữa các cán bộ ngày
càng tốt đẹp, giúp cán bộ có tâm lý thoải mái trong khi làm việc và tiết kiệm
được chi phí.Bên cạnh đó, vận dụng công tác này vào văn thư giúp cho việc

lý, nó đã thể hiện một cách khái quát đúng người, đúng việc, phân công đúng chức
danh và công việc, phù hợp với chuyên môn của người đó, phù hợp với khả năng
và chuyên môn của cán bộ. Do vậy, nhờ có sự phân công đó tạo cho cán bộ phòng


Hnh chớnh hng phn, thoi mỏi v ho hng, nhit tỡnh, t hiu qua cao trong
cụng vic.
Để làm tốt nhiệm vụ đợc giao góp phần đảm bảo sự lớn
mạnh của Vin thì việc tổ chức lao động khoa học đối với phòng
Hành chính là rất quan trọng. Vì vậy các bộ phận của phòng đợc tổ chức nh sau:
- Bộ phận văn th chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng Hành
chính về công tác văn th và lu trữ của Vin;
- Bộ phận quản trị có nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất
và trang thiết bị, dọn dẹp tạo cảch quan sạch đẹp cho Vin và lo
việc lễ tân, hậu cần trong các buổi hội họpcủa Vin;
- Bộ phận tổ chức cán bộ quản lý về nhân sự, giải quyết
các chế độ cho cán bộ, công chức, viên chức của Vin;
- Bộ phận bảo vệ, Phũng chỏy cha chỏy trực 24/24 giờ có
nhiệm vụ bảo vệ an ninh kho tàng và tài sản của Vin.
Cách tổ chức phân công công việc cho từng bộ phận
nh trên của phòng Hành chính là tơng đối hợp lý và thuận tiện
cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng.
Cựng vi vic t chc lao ng khoa hc thỡ cỏch b trớ ni lm vic cho
lónh o phũng, cỏc chuyờn viờn v cỏc cỏn b ca phũng Hnh chớnh - T chc
c b trớ rt khoa hc v hp lý. Bi l b trớ ni lm vic l mt nhim v
mang tớnh khoa hc. Vic b trớ v trớ lm vic ca phũng Hnh chớnh ó m bo
cho cỏn b lónh o, cng nh cỏn b khỏc trong phũng thoi mỏi, phi kt hp
cụng vic c din ra rt thun li, t hiu qu v nng sut cao nht. iu ú
c chng minh qua vic phũng ó tn dng ti u mt bng ch lm vic, b trớ
ch ngi, phũng lm vic cựng tng 1 gn nhau, thun tin trong vic gii quyt

Các cộng sự phải có khả năng làm việc độc lập (có trình độ chuyên môn vững
vàng, có kinh nghiệm, có khả năng làm việc sáng tạo). Thường người ta không
dùng hình thức này cho những cộng sự mới, còn non kém về chuyên môn (đối với
những cộng sự này có thể giao cho những người có kinh nghiệm kèm cặp).
b. Phân công lao động phát triển:
Việc phân công này cũng được bắt nguồn từ kế hoạch. Lãnh đạo tiếp nhận, phân
tích, sau đó giao cho Cộng sự A, sau khi Cộng sự A làm xong, sẽ chuyển cho
Cộng sự B, sau khi Cộng sự B làm xong sẽ chuyển cho Cộng sự C… Cộng sự cuối
cùng khi hoàn thành công việc sẽ trình lãnh đạo để lãnh đạo tổng hợp kết quả báo
cáo chung. Có thể khái quát bằng sơ đồ sau:


Hình thức phân công lao động này thường được áp dụng trong các cơ quan làm về
thủ tục hành chính theo trình tự nhất định .Có thể nhận xét về cách phân công này
như sau:
+ Đây là cách phân công lao động theo trình tự (chuyên môn hoá)
+ Thời gian tiến hành công việc thường kéo dài
+ Liên quan đến việc cải cách hành chính
c. Phân công lao động phát triển kết hợp với hợp tác lao động đơn giản:
Hình thức này tương đối giống hình thức (b) ở trên, nhưng các cộng sự có sự trao
đổi với nhau, do đó có thể rút ngắn được thời gian công việc.
d. Phân công và hợp tác lao động:
Lãnh đạo sau khi tiếp nhận kế hoạch, phân chia công việc cho các cộng sự A, B, C,
nhưng các cộng sự trên cùng làm việc trong sự phối hợp, sau đó trình lãnh đạo để
có kết quả chung. Có thể khái quát bằng sơ đồ:


Nhận xét:
+ Cách phân công lao động này thường đối với những công việc phức tạp, đòi hỏi
nhiều người, nhiều máy móc, thiết bị cùng tham gia.

những biện pháp kịp thời sửa chữa, và đồng thời cho thay mới các trang thiết bị
khi không còn khắc phục được.
Tuy nhiên, với những tính năng, công dụng của các trang thiết bị tại phòng Hành
chính của Viện như đã nói ở trên thì cũng còn tồn tại một số hạn chế như: Một số
phòng sử dụng các trang thiết bị còn lãng phí, ý thức chưa cao trong việc quản lý
và sử dụng. Để việc quản lý và sử dụng tốt hơn những trang thiết bị văn phòng,
Viện Khoa học tổ chức nhà nước đang tiến hành xây dựng Qui định cụ thể trong
việc quản lý và sử dụng các loại máy móc được trang bị cho các phòng, các cán bộ
đang làm việc tại Trung tâm .
Tổ chức lao động khoa học là nhằm giải quyết công việc cho có hiệu quả và đảm
bảo sức khoẻ người lao động. Cụ thể:


– Đối với phòng làm việc: Vị trí phải được bố trí phù hợp với nhiệm vụ được phân
công, tạo điều kiện làm việc tốt nhất. Phòng văn thư là nơi giao dịch với nhiều đơn
vị, bộ phận trong cơ quan thì nên dặt ở nơi “cửa ngõ” của cơ quan để dễ tìm, dễ
thấy; phòng lãnh đạo cần yên tĩnh, cần có trung gian, đảm bảo sức khoẻ… thì nên
đặt ở vị trí trung tâm cơ quan. Chỗ ngồi làm việc: Việc bố trí chỗ ngồi làm việc
chính là tạo điều kiện làm việc tốt nhất. Cần lưu ý đến các yếu tố gây hại đến sức
khoẻ người lao động như quá gần những trang thiết bị ảnh hưởng đến sức khoẻ,
hoặc trong một phòng nhỏ có quá nhiều thiết bị hiện đại (như máy phô tô, máy vi
tính, máy fax…) phát ra những sóng điện từ hay từ trường có hại cho sức khoẻ.
Bàn ghế kê đặt phải khoa học, tiết kiệm thời gian cho việc di chuyển, tránh được
sự tự tiện của người công có nhiệm vụ khi vào giao dịch công tác.Bàn ghế của
nhân viên văn thư phải đảm bảo không cho người đến liên hệ công việc xem được
các loại công văn giấy tờ.Cùng với đó ánh sáng phải sử dụng một cách khoa học,
nên vận dụng những kiến thức về y học để bố trí ánh sáng cho phù hợp, không nên
dùng lẫn lộn ánh sáng tự nhiên với ánh sáng nhân tạo sẽ làm mắt chóng bị
mỏi.Tiếng ồn cần phải được khắc phục trong phạm vi cho phép và màu sắc có tác
động đến thái độ và năng suất lao động. Đối với văn phòng nên dùng gam màu

thư- Lưu trữ bỏ công tác quản trị đi, có như vậy cán bộ Văn thư mới có thời gian
làm tốt công việc của mình.

KẾT LUẬN
Qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học ở Viện Khoa học tổ chức
nhà nước sẽ bổ sung thêm cho tôi kiên thức về lưu trữ và công tác tổ chức lao động
khoa học trong lưu trữ. Đồng thời qua đó tìm ra những ưu điểm – nhược điểm của
công tác này để có thể rút ra những phương hướng khắc phục hạn chế không chỉ ở
Viện Khoa học tổ chức nhà nước mà còn là vấn đề đang tồn tại ở nhiều cơ quan
khác. Từ đây mở ra cho tôi những kiến thức khoa học, những thực tiễn trong quá
trình hoạt động của cán bộ văn thư và những kinh nghiệm bổ ích trong quá trình
công tác của cá nhân sau này.
Vấn đề tổ chức lao động khoa học cho đến nay đã được nhiều giới trong và
ngoài nước quan tâm nghiên cứu . Điều này không chỉ thể hiện trong các giáo
trình, sách tham khảo, các bài viết về quản trị hành chính văn phòng, mà còn là


vấn đề quan tâm của nhiều tác giả. Song trên thực tế chưa có một tiếng nói chung
có hệ thống và quá trình tổ chức lao động khoa học ở tất cả các cơ quan.
Tuy nhiên, do thời gian và điều kiện có hạn, tôi không thể đi sâu nghiên cứu
công tác tổ chức lao động khoa học ở tất cả các văn phòng cơ quan mà chỉ đi sâu
vào tại Viện Khoa học tổ chức nhà nước.

Danh mục tài liệu tham khảo
1. Luật lưu trữ 2011
2. Luật lao động
3. Nguyễn Tiệp,2011, Giáo trình tổ chức Lao động , Nhà xuất bản Lao động xã
hội
4. Nguyễn Hiến Lê, 2003, Tổ chức công việc theo khoa học , Nxb Văn hóa
thông tin