THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18
I, Công tác tổ chức kế toán NVL tại Công ty Cổ phần XDGT 18.
1, Đặc điểm NVL tại Công ty.
- Với đặc điểm chung của ngành xây dựng là thường xuyên sản xuất lưu
động, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung và thường xuyên làm vào
ban đêm với công việc cụ thể là: đào đường, xây dựng các công trình cầu
đường...Với đặc điểm như vậy nên NVL sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm
của Công ty cũng mang những đặc thù khác nhau.
Từ những đặc điểm trêm cho thấy việc quản lý NVL của Công ty có
những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho công ty là phải đưa ra những biện
pháp quản lý chặt chẽ NVL và sử dụng một cách hợp lý, giúp nâng cao kết quả
sản xuất, đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty. Chính vì vậy ở
Công ty đã tiến hành phân loại NVL.
2, Phân loại NVL :
Do có nhiều chủng loại NVL khác nhau, nên muốn quản lý tốt vật liệu và
hạch toán chính xác vật liệu chính xác vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại
NVL một cách khoa học và hợp lý.
- Căn cứ vào nội dung kinh kế vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của Công ty, tham gia vào quá trình
sản xuất, là cơ sở chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm. Bao gồm: Đất đá,
cát , sỏi, xi măng...
+ Vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực
thể sản phẩm song vật liệu phụ rất đa dạng và phong phú, nó mang tính đặc thù
khác nhau. Có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như
làm thay đổi bên ngoài của sản phẩm.
+ Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu, mỡ... phục vụ cho quá trình vận hành
máy móc thiết bị của Công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy
móc thiết bị.
+ Phế liệu thu hồi: chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình
sản xuất.

động kinh tế tài chính, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế tài
chính, phân loại hoạt động kinh tế theo đối tượng để ghi sổ kế toán đúng đắn và
quản lý có hiệu quả.
- Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển và tin học được ứng dụng
rộng rãi trong kế toán, các chứng từ cần được xây dựng, thiết kế như một
phương tiện ghi nhận, lưu giữ thông tin để sử dụng trong kế toán đảm bảo cho
các phương tiện kỹ thuật tin học sử dụng trong kế toán có thể thực hiện thu nhận
thông tin đã được ghi nhận, lưu giữ.
b) Yêu cầu: Những yếu tố cơ bản của hoá đơn là những yếu tố bắt buộc mà bất
cứ hoá đơn nào cũng phải có:
- Tên gọi của chứng từ: Mọi hoá đơn chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp
các hoạt động kinh tế tài chính đều phải có tên gọi. Giúp cho việc phân loại,
tổng hợp số liệu.
- Ngày lập hoá đơn: phải ghi rõ ngày lập, số hiệu của hoá đơn, mã số thuế
của đơn vị mua hàng.
- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có
liên quan tới hoạt động kinh tế tài chính ghi trong hoá đơn.
Phải có chữ ký của kế toán trưởng- người kiểm soát hoạt động kinh tế tài
chính, chữ ký của thủ trưởng đơn vị- người phê duyệt và đóng dấu của đơn vị.
- Nội dung tóm tắt các hoạt động mua bán cần diễn đạt gọn, rõ ràng,
chính xác.
- Các đơn vị đo lường cần thiết: Mỗi loại hàng hoá cần sử dụng đơn vị đo
lường thống nhất.
- Ngoài ra một số hoá đơn có thêm yếu tố thời gian thanh toán, hình thức
thanh toán, thuế...
- Các yếu tố này cần bố trí, sắp xếp hợp lý, đảm bảo cho việc ghi chép
thuận tiện.
c) Nội dung:
- Nội dung của hoá đơn thể hiện ý nghĩa tính hợp pháp, hợp lý của hoạt
động kinh tế tài chính, bởi vậy cần diễn đạt gọn, rõ ràng, chính xác giúp cho

không đảm bảo phải báo ngay cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để xử lý
kịp thời. Những chứng từ đảm bảo không vi phạm mới sử dụng để ghi số kế
toán.
- Tập hợp, phân loại chứng từ phục vụ ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần được tổ chức
luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ
kế toán và thông tin kinh tế. Việc luân chuyển cần tuân thủ những quy định của
kế toán trưởng về thứ tự và thời gian.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Sau khi sử dụng, chứng từ cần được bảo
quản và lưu trữ theo quy định mà nhà nước đã ban hành tránh gây hư hỏng, mất
mát, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại, phục vụ cho công tác kiểm tra,
thanh tra. Trường hợp sảy ra mất mát phải báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng.
- Sau đó kế toán hạch toán các chứng từ trên theo từng loại chi phí.
-Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn sẽ vào bên Có của sổ chi tiết thanh
toán với người bán( khi chưa trả tiền hoặc mới trả được một ít). Với trường hợp
đã thanh toán thì vào sổ nhật ký tiền mặt.
VD: Ngày 6 tháng 7 năm 2006 Công ty Cổ phần XDGT 18 mua xi măng
PCB 30.
HOÁ ĐƠN GTGT
(Liên 2: Giao khách hàng)
Ngày 06 tháng 03 năm 2006
Mẫu số: 01 GTKT- 01
Ký hiệu: AA/ 2003- T
Số: 047601
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng.
Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm.
Tài khoản:
MST: 5100100046.
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18.

Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành
tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1, Xi măng bao PCB 30 Tấn 6 668.128, 4.145.454,
Cộng tiền hàng 4.145.454,
Thuế GTGT 10%: 414.546,
Tổng số tiền t.toán: 4.560.000,
(Bằng chữ: Bốn triệu năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./.)
Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị.
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ
tên)
2, Phiếu nhập kho.
a). Mục đích:
- Phiếu nhập kho phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra,
sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó. Nó là cơ sở để ghi chép,
tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán thông tin kinh tế và kiểm tra, quản lý các
hoạt động kinh tế tài chính.
- Lập phiếu nhập kho để xác định số lượng, chất lượng, giá cả của vật tư
mua vào thực tế nhập kho, để ghi vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng.
b) Yêu cầu:
- Ghi đầy đủ tên người nhập, ngày nhập, tên vật tư, số lượng, đơn giá ,
thành tiền. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính
hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự
hoàn thành.
- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên
quan. Bắt buộc phải có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho, kế toán
trưởng, thủ trưởng đơn vị và đóng dấu của đơn vị.
c) Nội dung:
- Phiếu nhập kho được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng
loại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Cần phải kèm theo các chứng

- Dựa vào số lượng và đơn giá ở Cột 1 và Cột 2 trong hoá đơn GTGT kế
toán ghi vào Cột 1,2,3 trong phiếu nhập kho để theo dõi quá trình mua hàng và
tiêu thụ hàng hoá trong kỳ.Từ đó làm căn cứ để ghi vào thẻ kho.
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18
Bộ phận:
Mẫu số: 01- VT.
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 09 tháng 03 năm 2006
Số: 23/ 03
Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Lực.
Theo HĐ số 0056057 ngày 09 tháng 03 năm 2006 của.
Nhập tại kho: Kho vật tư số 1.
ST
T
Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản
phẩm hàng hoá
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành
tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập

Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1, Xi măng bao PCB
30
B30 Tấn 33 33 668.128 22.050.006,
Cộng 22.050.006,
Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu khong trăm năm mươi
nghìn không trăm linh sáu đồng./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01.
Ngày 06 tháng 03 năm 2006.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
3, Phiếu xuất kho.
a) Mục đích:
- Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ dụng cụ sản phẩm, hàng hoá
xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán
chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực
hiện định mức tiêu hao vật tư.
b) Yêu cầu:
- Ghi đầy đủ các khoản theo quy định như người nhận hàng, đơn vị, lý do
xuất kho. Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Ký và ghi rõ họ tên của người lập phiếu, người nhận phiếu, người nhận
hàng, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc.
c) Nội dung:
- Trong quá trình thi công kế toán công trường căn cứ vào nhu cầu sử
dụng vật liệu, làm thủ tục xuất kho vật liệu sử dụng cho thi công căn cứ vào
chứng từ xuất kho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu.

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán
để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
+ Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để
theo dõi ở bộ phận sử dụng.
- Dựa vào phiếu xuất kế toán ghi số liệu ở Cột 2 vào Cột 2 của thẻ kho
cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá.
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18
Bộ phận:
Mẫu số: 02- VT.
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 07 tháng 03 năm 2006